Secretariado e Assessoramento Executivo

De acordo com o dicionário Aurélio, assessorar é servir de assessor a; assistir; auxiliar, tecnicamente, graças a conhecimentos especializados em dado assunto. Considera assessor como um adjunto, auxiliar, assistente, ajudante, organismo que fornece assessoramento, ou seja, o ato ou efeito de assessorar. Assessorar é fazer o acompanhamento do executivo e de sua equipe nas soluções dos conflitos, gestão, execução de funções técnicas e gestão do conhecimento. É fazer o elo entre a empresa, clientes e fornecedores internos e externos, facilitando o desenvolvimento do trabalho. Consiste na gestão e execução de processos e procedimentos administrativos de forma eficaz, possibilitando o alcance dos objetivos corporativos. É compartilhar problemas e desafios. É saber negociar, gerenciar o tempo, definir prioridades, sendo o facilitador e intermediador entre a organização e seus clientes internos e externos. Um assessor executivo gerencia a informação e os processos de forma a disponibilizar f...

Conhecer o protocolo do ambiente de trabalho "nos protege de colidir com os outros, de magoar sentimentos dos colegas ou de prejudicar a reputação de uma firma", escreve Nancy Tuckermann em O livro completo de etiqueta de Amy Vanderbilt (Editora Nova Fronteira, 2000). Você pode revelar através de sua postura corporal se está se sentido bem no ambiente que está, ou se está com vontade de sair correndo. Mantenha sempre suas costas retas, os ombros para trás, a cabeça erguida. Como está seu local de trabalho? Lembre-se: o ambiente de trabalho interfere em nosso estado mental e consequentemente em nossa postura.

O mundo corporativo está requerendo, cada vez mais, dos seus componentes uma postura profissional elegante que lhes assegure êxito pessoal e profissional ao se relacionar com clientes internos e externos. Apesar de vivermos numa sociedade apressada e competitiva, ser bem-educado é predicado cada vez mais valorizado na vida como um todo. Conhecer as regras de conduta, nem sempre ditas e escritas, que regem o comportamento social e profissional dos membros de uma sociedade ou organização torna-se indispensável. Por quê? Pelo fato do conhecimento e a prática correta das normas que regem o comportamento no mundo dos negócios gerarem benefícios imediatos, tanto para o profissional que as pratica como para a organização do qual faz parte. Possibilitam um comportamento com mais confiança, simplicidade e naturalidade diante de situações inusitadas. Melhoram o relacionamento entre colegas e dirigentes, o que acaba refletindo de maneira positiva em todas as áreas da organização, indiferente de s...

Once, as a young editorial assistant, I left my to-do list for the next day on my desk, in the company of numerous stacks of paper and a few used coffee cups. The next morning, the list bore a P.S. in my boss's handwriting: "CLEAN DESK." It didn't matter that I was able to keep her organized, or that I knew my way through those paper mountains like a sherpa knows the Himalayas. I had to change my ways. Books about organization didn't help. They were written by people from another galaxy, a place where babies are born with innate knowledge of pegboards and filing cabinets instead of Babinski's reflex. Then I discovered the missing link: I couldn't have an organized desk until I got a simplified life. If you'd like one, too, try this 30-day system for simplifying office routines: ■ Start the serenity process before you leave for work. Get up earlier. Spend at least 10 minutes in quiet contemplation or writing in a journal; this is when you decide that yo...

o que o Brian Dyson, ex-presidente da Coca Cola, falou numa conferência sobre a relação entre o trabalho e os outros compromissos da vida, para uma platéia de jovens universitários americanos. " Imaginem a vida como um jogo, no qual vocês fazem malabarismo com cinco bolas que lançam ao ar. Essas bolas são: o trabalho, a família, a saúde, os amigos e o espírito. O trabalho é uma bola de borracha. Se cair, bate no chão e pula para cima. Mas as quatro outras são de vidro. Se caírem no chão, quebrarão e ficarão permanentemente danificadas. Entendam isso e busquem o equilíbrio na vida. Como? Não diminuam seu próprio valor, comparando-se com outras pessoas. Somos todos diferentes. Cada um de nós é um ser especial. Não fixem seus objetivos com base no que os outros acham importante. Só vocês estão em condições de escolher o que é melhor para vocês próprios. Dêem valor e respeitem as coisas mais queridas aos seus corações. Apeguem-se a elas como a própria vida. Sem elas, a vida carece de ...

O alfabeto fonético internacional é usado para identificar letras do alfabeto por meio de palavras-código na comunicação falada para soletrar palavras. A - Alfa B - Bravo C - Charlie D - Delta E - Eco F - Fox G - Golf H - Hotel I - India J - Juliet K - Kilometro L - Lima M - Mike N - November O - Oscar P - Papa Q - Quebec R - Romeo S - Sierra T - Tango U - Uniform V - Victor W - Whisky X - X-Ray ou Xadrez Y - Yankee Z - Zulu Na área de secretariado e assessoramento executivo, o alfabeto fonético é frequentemente usado na comunicação com a agência de viagens para a compra de passagens aéreas ao se dizer o nome e sobrenome do passageiro. Para exemplificar, se comprar uma passagem para eu viajar, diria para a agente de viagens: “é uma reserva em nome de: whisky – alfa – mike – sierra – eco – romeo (ou seja) Wamser. Ah! Sua tela mental sintonizou com a seguinte cena: w de whisky; a de amor; m de Maria; s de saúde; e de esperança; r de rato? Deleta-a por completo. Soletrar palavras e ...

A vocês, mulheres, flores e fonte da eterna primavera, bem vindas. Sejam bem-vindas a este mundo que construímos. Parabéns pelos novos caminhos. Cuidado com as antigas trilhas. Vocês chegam não como um fato, como uma antropologia a mais da história do mundo. Vocês chegam para o complemento. Vocês conquistaram a posição que merecem. Vocês estão aí para a correção. Vocês adentram a reconstrução porque nós homens cartesianos, com orgulho, já fizemos muito. Quantos erros, quantos acertos. Com estes continuemos. Com nossos desvios, cuidado! Porque muitas vezes somos pilotos de máquinas registradoras. Maximizamos o lucro financeiro, minimizamos a realização pessoal. Usamos e abusamos do cérebro esquerdo. Racionalizamos a emoção. Matematizamos o coração. Tornamos o país e a vida em um fluxo de caixa. Isso não é tudo, aliás talvez não seja quase nada. É hora de mudar. Graças a Deus, vocês chegam. Mas, pelo amor de Deus, cheguem para a soma, jamais para o confronto. Eu proponho nos dar um perdã...

- Não, não, não! A linha não caiu. É que te deu um branco e você acabou desligando? Não é mesmo? - Sim. Uma sensação de completa apatia toma conta de alguém em início de carreira ao atender uma chamada e do outro lado da linha ouvir: Good morning, may I...... É uma situação comum. Logo, logo você atenderá com muita naturalidade. Também passei por isso. A falta de prática causa o tradicional “branco” e nem sequer cumprimentar o interlocutor conseguimos. Para ajudar a dirimir esta aflição, quando iniciei minha vida profissional como bilíngue, elaborei uma lista com as expressões mais corriqueiras que usamos em inglês no atendimento telefônico. Esta lista ficava afixada no caderno da secretária que eu usava, ou no risque-rabisque. O importante é que ela estava sempre à minha vista quando recebia uma chamada internacional. Compartilho-a com você agora. Can I/May I speak to Margaret, please? Who’s calling please? (or) Could you give your name please? It’s been nice to talking with you, Ms. ...

O telefone é um instrumento de comunicação fundamental no mundo dos negócios. Um telefonema é uma forma eficaz para incrementar contatos e uma oportunidade de se prestar um excelente serviço visando à satisfação do cliente. Ainda mais atualmente, diante de um ambiente corporativo globalizado, com os clientes tornando-se cada vez mais críticos em relação aos serviços. Prestar serviço é dar atenção e servir. Profissionais atenciosos e corteses são recursos tão ou mais valiosos do que a tecnologia à disposição. O atendimento telefônico deve transmitir uma imagem profissional de eficácia e capacidade de organização. Todos os integrantes de uma empresa são responsáveis pela qualidade no atendimento telefônico porque suas atitudes ao telefone “vendem” a imagem corporativa. Quem atende ao telefone deve ter ciência de que está falando em nome da empresa, que tem suas normas, regras e postura de conduta. Por esta razão, todos devem buscar habilidade e assertividade no seu uso. Envolve o conheci...

Ser organizado é ............... Ø Saber onde buscar as informações e encontrá-las na hora em que se precisa. Ø Saber quais compromissos e atividades são importantes e/ou urgentes e dar as devidas prioridades. Ø Usar métodos e instrumentos confiáveis e ágeis para conseguir acesso fácil às informações sem perigo de extravios. Ø Manter arquivos, agenda e o próprio escritório em ordem e excluir materiais e papéis desnecessários. Ø Ter responsabilidade e manter cada objeto, material e documento em seu devido lugar, fazendo com que o ambiente de trabalho seja o mais funcional possível. Estabelecer regras gerais de organização e segui-las. Ø Manter todos os compromissos em dia, cumprindo prazos, gerenciando os documentos e papéis sobre a mesa, afim de proporcionar agilidade na hora em que forem solicitados. Ø Saber administrar o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar cada tarefa. Ø Saber separar documentos úteis de documentos obsoletos. Ter visão para o f...