Secretariado e Assessoramento Executivo

Ontem recebi um e-mail de uma secretária formada há pouco tempo, mostrando-se apreensiva com o início da semana, a tão comentada segunda-feira. Sua falta de sono na noite anterior era geralmente motivada pelo fato de não estar conseguindo colaborar com o executivo que ela assessora na organização de sua agenda. Geralmente vive tumultuada, atrasando compromissos, prejudicando a pontualidade e consequentemente a imagem dele e da corporação. Sem muitos rodeios e com certa simplicidade, as orientações básicas foram: a) evitar agendar compromissos para a 2a feira de manhã e 6a feira a tarde; para poder organizar a semana que entra e a próxima que está por vir; b) procurar não agendar compromissos para as primeiras horas do dia para possibilitar o planejamento das atividades do dia; c) deixar sempre um intervalo entre um compromisso e outro prevendo algum atraso ou imprevisto; além de dar ao executivo a chance de se preparar para o próximo; d) lembrar sempre ao executivo, co...

Talvez muitos de vocês vão achar que este assunto é algo do passado. Há quanto tempo fala-se na importância de se dar uma atenção especial a forma como se atende um cliente, um visitante. Atendimento esse que deve começar pela portaria de uma empresa. No caso, a responsabilidade desse primeiro atendimento é dos vigilantes e das recepcionistas. Isso, sem considerar que muitas empresas nem contam mais com o serviço de recepcionistas. São os vigilantes que gerenciam a movimentação de pessoas nas portarias. São responsáveis por dar as boas-vindas em nome da empresa e causar a primeira impressão. Geralmente seguem um ritual no início de cada expediente para nada ficar fora de seus olhares sempre atentos a toda espécie de movimentação, quer de pessoas, quer de produtos, quer de mercadorias. O ritual de organização de seu espaço de trabalho inclui: a) chegar pelo menos 5-10 minutos antes do seu horário; b) verificar se o ambiente está limpo e arrumado/organizado, iluminado; c...