Secretariado e Assessoramento Executivo

Muitos paradigmas foram quebrados a partir do momento em que as Secretárias Executivas se adequaram aos padrões exigidos pelo globalizado mercado de trabalho. Por este motivo, as tarefas de atender telefone e servir cafezinho, por exemplo, tornaram-se muito distantes da realidade. Hoje participam de ações mais focadas em resultados. Conduzem e mediam reuniões, organizam viagens corporativas nacionais e internacionais, planejam e organizam eventos empresariais ou sociais e fazem todo o gerenciamento dos documentos e relatórios para seus gestores. Sabemos que a rotina secretarial em geral acontece sempre em uma velocidade avassaladora durante o período de trabalho, por isso a importância dos profissionais terem os processos administrativos organizados e padronizados. O que significa isso? De acordo com especialistas, é necessário que tenham uma ordenação específica das atividades sob sua responsabilidade no tempo e no espaço, com começo, meio e fim, e com todos os passos bem especificado...

Vivemos a era da globalização na qual a competitividade é cada vez mais acirrada e a organização não pode perder clientes, tempo e dinheiro. Assim sendo, as organizações, numa visão mais ampla, tornaram a padronização de seus serviços e produtos como ponto primordial para conquista de novos clientes e sua perpetuação no mercado. Direcionando para o âmbito da assessoria executiva verificamos como a aplicação da padronização influencia a eficiência dos trabalhos empresariais. Tomaremos aqui neste texto dois exemplos: o atendimento telefônico e a terceirização de serviços. O atendimento telefônico, num primeiro momento, parece ser algo muito simples que qualquer pessoa pode executar. No entanto, é aqui que muitas organizações pecam e acabam com sua imagem corporativa. O atendimento telefônico é a porta principal de entrada de uma organização. O primeiro contato é com a telefonista e depois as suas sucessivas transferências. Diz-se que a primeira impressão é a que fica, será que todos têm ...

Como a sua empresa está gerenciando as despesas com viagens? Em tempos de economia globalizada, as viagens de negócios ganharam importância e complexidade, sendo a segunda maior despesa das empresas – só perdem para salários. Enfrentando crescentes pressões financeiras as empresas têm como prioridade a redução de custos com viagens de negócios. Diante deste cenário, surgiu um novo papel para a secretária, a gestora de viagens corporativas. O gerenciamento de viagens corporativas é uma atividade importante que a secretária vem ocupando. É uma função estratégica. Trabalha desenvolvendo políticas de viagens adequadas para sua empresa, gerenciando recursos, negociando com fornecedores e educando usuários internos das empresas. Com o uso de um bom programa de gestão ela pode balancear as necessidades de viagem do funcionário com os objetivos da empresa; minimizar as despesas; controlar e acompanhar custos; facilitar conformidade com as políticas de viagens corporativas; conferir os desconto...

Quando lançamos uma semente na terra, juntamos a ela a esperança e a certeza de que vai nascer uma planta. Da planta, o fruto; e do fruto, novas sementes. Toda semente carrega no seu bojo uma planta dormindo. É fantástica a lição da semente! A educação também é assim. A gente planta, planta sempre, mas não pode exigir que a planta venha amanhã. Se desperte do seu sono no berço da semente. Nem sempre é possível colher o que se plantou As coisas caminham devagar. As coisas nem sempre caminham a curto prazo. Mas é preciso “acreditar” e plantar com a certeza de que mesmo a longo prazo, a semente germinará! (Maria Radespiel)

A preocupação de Joana começou quando ouviu conversas no refeitório, entre funcionários, que estavam insatisfeitos com o ambiente de trabalho. Joana trabalha a oito anos em uma empresa metalúrgica de pequeno porte. Assessora o Diretor Administrativo, proprietário da empresa. O Setor Administrativo responde pela área financeira, recursos humanos, vendas e compras. A empresa tem como prática investir em treinamento e no bem estar dos funcionários. A qualidade de vida e a melhoria contínua de processos integram a filosofia da empresa. O que ouviu no refeitório motivou-a a verificar o que estava acontecendo. Conversou pessoalmente com cada um dos 23 funcionários da empresa que trabalhavam na Produção. Alguns estavam insatisfeitos por sua própria desorganização; outros pela falta de estrutura, como uma boa mesa, bons materiais para trabalho; e outros por pensar que não estava correto o que acontecia no setor, como: ferramentas fora de lugar, máquinas sujas e materiais de limpeza em lugares ...

A pessoa que secretaria utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório. Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis. Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a ter o conhecimento macro dos assuntos. Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes e geradores de conflitos para a atenção e ...

Esta é a história de um fazendeiro bem sucedido. Ano após ano, ele ganhava o troféu "Milho Gigante" da feira da agricultura do município. Entrava com seu milho na feira e saía com a faixa azul recobrindo seu peito. E o seu milho era cada vez melhor. Numa dessas ocasiões, um repórter de jornal, ao abordá-lo após a já tradicional colocação da faixa, ficou intrigado com a informação dada pelo entrevistado sobre como costumava cultivar seu qualificado e valioso produto. O repórter descobriu que o fazendeiro compartilhava a semente do seu milho gigante com os vizinhos. "Como pode o Senhor dispor-se a compartilhar sua melhor semente com seus vizinhos quando eles estão competindo com o seu em cada ano?" - indagou o repórter. O fazendeiro pensou por um instante, e respondeu: "Você não sabe? O vento apanha o pólen do milho maduro e o leva através do vento de campo para campo. Se meus vizinhos cultivam milho inferior, a polinização degradará continuamente a qualidade do...