Secretariado e Assessoramento Executivo

Dias atrás recebi um e-mail de uma profissional graduada em secretariado executivo, cuja resposta quero compartilhar com você. Eis o teor do e-mail: “Atualmente trabalho na área de gestão de pessoas. Minha gerente pediu para eu escolher: trabalhar com treinamento na área “A” ou “B”. Se eu optar por trabalhar com o treinamento na área “A” é para trabalhar com aquelas pessoas que estão de plantão para puxar o tapete – atitude que eu não admito – porém é uma área que eu gostaria de trabalhar.... mas eu não sei até que ponto eu arrisco. A outra é trabalhar na área “B” – tudo de bom! Tem muita coisa para fazer nesta área e a gerente é uma pessoa focada para este segmento.” Minha resposta: "Anna Elizabeth (é nome fictício), sei que não tenho e nem vou fazer a opção por você. Talvez eu vá mesmo é te deixar com mais uma interrogação. Se experiência vale, o que posso te dizer é que nos momentos de decisões profissionais, sempre considerava algo mais longe do que hoje e amanhã. Pensava em m...

Promovido pela AMPE Gaspar (SC), em parceria com o Instituto Bem Viver de Blumenau (SC), foi realizado nos dias 13 e 14 de julho de 2010, o curso de Gestão de Rotinas para Secretárias. Durante o curso as participantes tiveram a oportunidade de discutir, conhecer e ou aprimorar técnicas secretariais e metodologias básicas utilizadas na execução de rotinas administrativas e secretariais. Temos a certeza de que as discussão das temáticas, as atividades em grupo e o diálogo no decorrer do curso possibilitarão que as profissionais presentes tenham condições de redesenhar suas atividades e formas de fazer visando à otimização de tempo e recursos, dentro da realidade da empresa e do ramo de atividade em que atuam. Agradeço de coração a participação empenhada e alegre de todas as profissionais presentes.

A pessoa que secretaria e assessora utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório. Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis. Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a ter o conhecimento macro dos assuntos. Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes e geradores de conflitos para ...

Gostar-se. Gostar verdadeiramente das outras pessoas. Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas. Tratar a todos como gostaria de ser tratado. Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único. Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural. O relacionamento interpessoal se dá segundo o princípio do espelho: nosso comportamento se reflete nas atitudes do outro. A resposta que nos chega é reflexo da mensagem que emitimos. Se damos simpatia, recebemos o mesmo em troca. Quando sorrimos, a pessoa “do espelho” também sorri. Adote, pois, a atitude e a ação que deseja receber das outras pessoas. (Maria Aparecida Araújo, 2004) Nunca julgar o cliente, deixando que idéias preconcebidas atrapalhem o atendimento. Perguntar ao cliente: “Em que posso ajudá-lo?” e deixar ele dizer o que deseja e escutá-lo atentamente para encaminhá-lo co...

Princípios da ética profissional: Honestidade no trabalho; Lealdade para com a instituição; Formação de uma consciência profissional; Respeito à dignidade da pessoa humana; Segredo profissional; Discrição no exercício da profissão; Observação das normas e procedimentos administrativos; Tratamento cortês e respeitoso a todos. Condutas éticas: Ser pontual; Respeitar a privacidade do outro; Oferecer apoio a quem precisar; Agradecer uma gentileza recebida; Devolver o que pedir emprestado;....... Condutas não éticas: Aceitar elogio pelo trabalho de outra pessoa; Chamar as pessoas aos gritos; Corrigir ou repreender alguém em público; Fomentar a discórdia; Utilizar informações e influências da posição para conseguir vantagens pessoais; Prestar serviço de forma deficiente, demorando propositadamente; Ser interesseiro e medir as pessoas pelo que elas podem ser úteis para alcançar os objetivos.

A profissão de secretária(o) executiva(o) foi institucionalizada pela Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, que foi adaptada em alguns de seus incisos pela Lei 9.261, de 10 de junho de 1996. Os critérios legais para a contratação de um profissional do secretariado são: formação em curso superior de Secretariado Executivo com respectivo registro no Órgão de Classe; ou formação superior em outra área, desde que tenha a habilitação legal para o exercício da profissão, ou seja, o Registro DRT (na Delegacia Regional do Trabalho), atual SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, como secretária(o) executiva(o), através do direito adquirido e conferido pela legislação da categoria secretarial. Assessorar é um princípio da profissão de secretária(o) executiva(o). A função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avalia...

Praticar boas maneiras no cotidiano; Saber se relacionar com as pessoas e conquistar sua cooperação; Respeitar as diferenças entre as pessoas; Ser capaz de escolher o comportamento certo para cada ocasião, usando sempre o bom senso; Aprender a se auto-encantar diariamente; Saber que uma imagem pessoal bem cuidada abre as portas para o sucesso; Prezar pela pontualidade em todos os compromissos; Saber encantar seus clientes internos em suas relações profissionais; Saber conduzir o carro com elegância; Fazer críticas produtivas e construtivas; Fazer com as reuniões sejam absolutamente produtivas; Saber tirar proveito da cortesia e da gentileza ao usar o telefone; Usar o telefone celular sem ser inconveniente; Encantar clientes com atendimento de excelência; Saber se apresentar e apresentar as pessoas corretamente umas as outras; Respeitar a convivência em espaços públicos como: cinemas, escadas, rua, elevador, bancos......; Conhecer a importância dos cartões de visita e saber como usá-los...

Está disponível interessante estudo realizado pelo Centro de Gestão de Estudos Estratégicos (CGEE) por encomenda do Ministério da Ciência e Tecnologia, Doutores 2010: estudos da demografia da base técnico-científica brasileira. Trata-se de abrangente diagnóstico sobre o desempenho da pós-graduação do País nos últimos anos, com ênfase na formação de doutores. Por ele ficamos sabendo que o sistema nacional liderado pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Capes) teve um desempenho formidável nos últimos 15 anos, com destaque para o período 1996-2008, em que foram titulados 87 mil doutores, na taxa média de 12% de crescimento anual. Esses resultados têm sido muito comemorados pelo governo federal e pelas universidades e os autores do estudo refletem essa onda de otimismo. Afinal, nas suas palavras, doutores "são profissionais com capacidade para realizar pesquisa e desenvolvimento (P&D) original" e, por isso, defendem a tese de que para alcançarmos ...