O profissional de secretariado em empresas de Tecnologia da Informação

A função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avaliação, controle, supervisão e coordenação de atividades, qualificadas e finalísticas, para a consecução de objetivos e metas corporativas.

O profissional do secretariado em empresas de Tecnologia da Informação constitui-se no organizador e harmonizador do ambiente de trabalho, o que compreende o gerenciamento da informação, de relacionamentos, de processos e procedimentos administrativos.

É fornecedor de subsídios para a tomada de decisões e para isso precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a empresa e sua equipe estão comprometidas. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes. Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas. Agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades comportamentais são requisitos básicos para um desempenho eficaz.

A organização sempre foi a sua melhor aliada. Qualquer perda de minutos na procura de algum documento ou número de telefone significa perda de tempo precioso e gera estresse, que por sua vez prejudica a harmonia do ambiente de trabalho. Um profissional organizado:

• sabe onde buscar as informações e encontrá-las na hora em que se precisa;
• sabe quais compromissos e atividades são importantes e/ou urgentes e dá as devidas prioridades;
• lembra seu dirigente, com antecedência, dos compromissos assumidos para que ele possa também se organizar;
• mantém arquivos, agenda e o próprio escritório em ordem e exclui materiais e papéis desnecessários; faz com que o ambiente de trabalho seja o mais funcional possível e proporcione agilidade na hora em que forem solicitados;
• administra o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar a tarefa;
• usa o “caderno da secretária” para registrar as inúmeras solicitações e providências que lhe são solicitadas e devem ser tomadas no dia;
• adota o sistema follow-up para fazer a cobrança sistemática de respostas e soluções de assuntos pendentes ou que aguardam providências;
• abre os e-mails de acordo com o grau de importância, observando o assunto e remetente;
• ao escrever um e-mail, usa linguagem objetiva e clara, com certa formalidade. Evita gírias e abreviações;
• é disciplinado e pró-ativo.

Ser organizado é, antes de tudo, fazer uma seleção de prioridades e segui-las, sempre cumprindo horários. Ter em mente o discernimento de qual tarefa pode ficar para mais tarde. E saber otimizar o tempo dos dirigentes que assessora.

A organização relaciona-se muito bem com responsabilidade, tendo em vista que uma pessoa organizada, de forma alguma, poderá ser irresponsável. A organização é a base do equilíbrio tanto no campo profissional e pessoal de quem assessora.