Abraços... (não "beijos"...) é um e-mail corporativo

Sempre foi assim..... Independentemente da tecnologia que temos à nossa disposição, a comunicação escrita empresarial sempre exigiu de nós muita responsabilidade e habilidade ao redigir. Afinal de contas, como o próprio nome já diz - “empresarial” ou “corporativo” - quem escreve, escreve em nome de uma corporação e não de seu próprio.

Como profissionais de secretariado, estamos a serviço de uma corporação e de gestores que têm uma imagem a zelar e preservar. A redação e o layout de uma carta, por exemplo, devem retratar o que é a instituição. Como ela quer ser vista pelo mercado. O que confere a quem escreve um e-mail em nome da empresa dupla responsabilidade.

Todos, que se utilizam de ferramentas eletrônicas de comunicação, devem ter o conhecimento mínimo dos códigos de ética e relacionamento que regem este espaço. Regras de Netiqueta. Isso vale para quem elabora e-mails corporativos.

Assim como há normas e um padrão para a elaboração de ofícios, memorandos e demais documentos empresariais, também há para o e-mail.

Por se tratar de uma comunicação eletrônica, a velocidade é a tônica. Dá a muitos profissionais o entendimento de que não se precisa obedecer normas e critérios. Que é só apertar o send....e foi.....

Claro que não é bem assim. Estamos tratando de um tipo de correspondência corporativa. Mais informal, porém do mesmo modo precisa ser respeitosa e com uma linguagem objetiva, coesa, clara, sem erros gramaticais e ortográficos.

Por ser um instrumento de comunicação mais informal, sua saudação é mais direta: “bom dia, Fulano de Tal”, “Olá, Senhor Fulano de Tal”. É algo mais informal como é a característica do e-mail. Jamais se vai direto ao assunto. Nada de “Ilustríssimo Senhor, Fulano de Tal”.

Mais um lembrete: sempre preencher o campo Assunto, de forma objetiva. Trata-se de um campo considerado indispensável.

Finalizando-o, cabe uma despedida simpática e assiná-lo com a identificação do remetente. Dê preferência a uma assinatura padrão. Nada de símbolos e emoticons.