Secretariado e Assessoramento Executivo

Mesmo sabendo que posso estar "chovendo no molhado", como se diz, cabe relembrar determinadas regras básicas de atendimento telefônico. Vamos a algumas delas:   Atender ao telefone no segundo ou terceiro toque, se possível . Caso contrário, pedir desculpas pela demora no atendimento. Identificar seu nome e o da empresa imediatamente. Instituto Bem Viver, bom dia, aqui é Fulana de Tal. Ter sempre à mão material (caneta, lápis, papel) para fazer as anotações e lembrar o que foi solicitado pelo interlocutor. Usar vocabulário adequado e correto. Ser breve. Prestar atenção na postura. Evitar falar mexendo com as mãos, gesticular demais, roer unhas, mexer nos cabelos. Sorrir e falar com entusiasmo. Cuidar para não falar mole ou alto demais. Recomenda-se ouvir a voz gravada ou perguntar a um amigo. Utilizar o nome do interlocutor e expressar o desejo de ajudá-lo. Usar expressões mágicas: por favor, por gentileza, muito obrigado(a). ...

O estágio supervisionado, independentemente de curso, é uma importante etapa para a formação de pessoas com competência profissional e ética. Confronto do mundo real com o mundo acadêmico, especialmente para o estudante que ainda não teve uma experiência de trabalho.  Reconhecendo a importância do estágio supervisionado no processo de ensino-aprendizagem, ao articular teoria e prática, e ser uma forma de interação Universidade e organizações, deve-se buscar avaliá-lo em nossos cursos superiores.  Aqui, em particular, o curso de Secretariado Executivo , para cuja avaliação apresento alguns indicadores que levam em consideração o aluno-estagiário , segundo o critério "desempenho nas atividades práticas supervisionadas". Exemplo de indicadores: Quantidade de atividades executadas; qualidade das atividades executadas; cumprimento dos prazos fixados (administração do tempo); domínio das técnicas para realizar as atividades; frequência de erros e trabalhos ...

Falar de  seu escritório na década de 70, para Ingrid, é lembrar de uma sala pequenina, com um conjunto de poltronas onde recebia as visitas. Tinha uma mesa e uma máquina de escrever elétrica,  além de um armário enorme para guardar todo tipo de formulário, como por exemplo, de requisição, de pedido, para correspondências, cópia de cartas e papel carbon o de lápis e de máquina. A sua primeira máquina de escrever era manual, preta, hoje objeto de museu.  Recorda ter feito o curso de datilografia e recebido o respectivo diploma. A maioria do tempo de trabalho do secretário era utilizada para a datilografia ou reprodução de documentos, muitos dos quais em quatro, cinco, seis vias. Era preciso usar papel de carbono, muito cuidado e paciência, porque qualquer erro na datilografia anulava tudo o que já tinha sido datilografado. Não existia ainda o corretivo, somente o lápis-borracha. Apresentar um trabalho organizado e limpo, dentro de um lay-out esmerado, nem sempre e...

Muitos profissionais de secretariado assessoram dirigentes que são da "velha guarda", ou seja, já eram bem sucedidos na época em que finais de correspondências como "Limitados ao exposto somos com estima e consideração, atenciosamente...." eram usados. Hoje considerados rebuscados. Os tempos mudaram. Os inícios e finais de cartas ficaram mais objetivos e concisos. No entanto, sabemos que nem sempre é fácil mudar o hábito ao escrever (ou ao assinar cartas.... no caso de dirigentes, quando leem finais mais diretos).  Tudo é uma questão de aprendizado, mesmo que lentamente. Então, a recomendação que dou a você, assessor e assessora: mude paulatinamente, de tal maneira que quem assina vá assimilando essa mudança na redação corporativa. Introduza, em sua forma de elaborar as correspondências, alguns termos atualizados gradativamente. Quando você menos espera, estará usando expressões diretas e concisas, e seu dirigente assinando as cartas. Porque não vale a pe...

Per ou Transevento Etapa da realização propriamente dita do evento. O grande dia!! Onde tudo o que foi planejando e previsto durante a fase do pré-evento agora se concretiza para o sucesso do evento. Envolve: SECRETARIA DO EVENTO – responsável pelo apoio administrativo, instalada no local do evento, conta geralmente com um coordenador que orienta as recepcionistas. Recepciona e atende os participantes, convidados e autoridades; Atende ao plenário ou salas de apoio; Prepara os materiais necessários; Efetua novas inscrições; Fornece materiais aos participantes; Presta informações gerais a quem solicitar; Entrega certificados; Elabora controles determinados pela organização; Aplica a avaliação aos participantes. Materiais usuais da Secretaria de um evento Alfinetes, tachinhas, percevejos Cordão para crachás Almofada para carimbo e tinta para almofada Carimbos diversos ...