Como administro meu tempo pessoal e profissional

Estou muito focada na minha vida profissional, esforçando-me para realizar um bom trabalho, atualizando-me, buscando conhecimento, fazendo cursos, para consequentemente ser reconhecida e realizar os meus sonhos profissionais e pessoais.

Minhas tarefas diárias estão ligadas diretamente a estratégia da empresa, conhecer o produto, estar atualizada com a multiculturalidade (diversidade de culturas), gerenciamento das informações, organização de reuniões e eventos e planejamento das diversas atividades do escritório (viagens, agenda, manuseio de documentos, arquivo, informática, entre outras).

Ter bom comportamento, agir de acordo com o código de ética da empresa, ser proativa, leal, transparente e ter espírito de trabalho em equipe é fundamental para assessorar com qualidade e dignidade.

Minha postura diante dos executivos que assessoro é procurar respeitá-los e fazer o meu trabalho com dedicação e qualidade.

Procurei informar-me pela leitura de várias bibliografias sugeridas no plano de aula sobre administração do tempo. Tomo como referência alguns desses autores renomados especialistas em “Administração do Tempo” para direcionar meus pensamentos.

Christian Barbosa (2007), autor do livro A tríade do Tempo. Desenvolveu o conceito da Tríade do Tempo, com a divisão das atividades em três critérios: Importância, Urgência e Circunstâncias. Fiquei curiosa e fiz o teste da tríade. Surpreendi-me com o resultado.

Segundo Christian Barbosa (2007), devo trabalhar para melhorar a composição da minha tríade de forma a ficar mais próxima da ideal para mim. O objetivo é ter uma vida baseada na esfera da importância, com poucas urgências e pouquíssimas circunstâncias. Devo fazer uma autoanálise do que realmente eu quero para minha vida.

Percebi que o alto índice de circunstâncias estão na minha vida pessoal. Há uns anos me anulei em alguns pontos de vista para não criar problemas/atritos entre membros da família. Deixei o tempo me levar. Atualmente, com a maturidade e conhecimento, estou muito mais segura e aprendi a lidar com a situação, mas ainda tenho o que melhorar. Saber dizer “não”.

Na minha vida pessoal, procuro dedicar boa parte do meu tempo em coisas importantes (41,07%), que gerarão bons resultados e felicidade:

·         praticar uma atividade física (pilates);

·         fazer exames periodicamente (saúde);

·         cuidar da minha aparência;

·         viajar, sempre que possível;

·         estar perto da família e amigos;

·         manter-me informada (telejornais, revistas, bons livros);

·         conversar.

Infelizmente, conforme mostrado no teste da tríade, há as circunstâncias (32,14%) que, de certa forma, fogem do meu controle, sem que eu tenha muitas vezes a mínima vontade de realizar, que considero uma verdadeira perda de tempo e atrapalham a realização do que realmente é importante na minha vida:

·         participar de certos eventos/encontros;

·         receber visitas inesperadas e que não tenho afinidade;

·         não saber dizer “não”.

Quanto às urgências (26,79%), procurarei me reeducar e refletir sobre os ensinamentos dos especialistas acima citados, e melhorar para diminuir esse índice para ter melhor qualidade de vida. 

Flores, Gilberto Timm. Gestão do tempo como contribuição ao planejamento estratégico pessoal. Santa Maria, RS, 2011. Dissertação (Mestrado em Administração) Programa de Pós-Graduação em Administração), Universidade Federal de Santa Maria (UFSM-RS), cita vários autores que julgo importante compartilhar alguns deles:

“Proença (2003), alega que o tempo é considerado o bem mais democrático do mundo, pois todas as pessoas possuem as vinte e quatro horas do dia para usufruírem...”

“Barbosa (2007),....saber dizer não sem culpa.”

“Barbosa (2008), ...o tempo é igual para todos, a diferença é o que cada um faz com ele.”

“Koch (2000),...não há falta de tempo, o que existe é o seu desperdício e o excesso de afazeres.”

“Barbosa (2008),...realizou uma pesquisa com 18 mil pessoas no Brasil, chegando ao resultado de que somente 30% do tempo do brasileiro é gasto com coisas importantes e 70% é distribuído entre coisas urgentes e circunstanciais.”

“Foster (2009), a origem do mau uso do tempo está centrada na natureza humana; é inerente ao ser humano e a sua tendência à procrastinação e à acomodação.”

“Covey (1994) declara que, para aproveitar melhor o tempo, usa o seguinte método: dar maior ênfase ao paradigma da importância, colocar e manter as tarefas prioritárias em primeiro lugar e investir em relacionamentos.”

“Seiwert (2004): o gerenciamento do tempo deve propiciar equilíbrio à vida profissional e pessoal e incentivar a concentração naquilo que é realmente importante.”

Dentro da minha experiência na empresa, o que mais otimiza o meu tempo é a comunicação (e-mails, telefone, atendimento aos superiores, colegas de trabalho, visitantes....)

Uma das funções do assessor é ajudar a administrar o tempo do executivo, da melhor maneira possível, levando ao seu conhecimento ou até mesmo resolvendo os assuntos sem chegar ao conhecimento dele, dando prioridade aos assuntos, conforme o grau de importância e solicitações, sem interrupções desnecessárias.

Impressionante o quanto as pessoas estão acostumadas a falar “é urgente”, parece que tudo é urgente, principalmente quando chega para a Diretoria. Sempre que recebo material urgente, antes de passar para o meu superior eu faço questionamentos (do que se trata, por que da urgência, há quanto tempo o material estava em poder deles.....)

O que mais desperdiça o meu tempo são:

·         as interrupções (inclusive das chefias);

·         assuntos inesperados (que aparecem sem terem sido programados);

·         retrabalho (inclusive dos outros que de repente não tomaram cuidado com os detalhes e fizeram errado ou falta de informação para fazer um trabalho completo);

·         um certo grau de perfeccionismo;

·         falta de atenção/ansiedade;

·         reuniões com mais de 1h de duração (sem foco).

 

Autora: Jandira Correia Weschenfelder - Texto produzido para a disciplina de Tempo, Organização e Planejamento, do curso de Pós-Graduação em Assessoria Executiva Empresarial, da Universidade Regional de Blumenau, em fevereiro de 2015.