Gestão do tempo nas reuniões corporativas
Elen Mari Brandes Siegel
João Mario de Moura
Nair Teodoro Machado
Professora Eliane Wamser
Disciplina: Tempo, Organização e Planejamento
Curso de Pós Graduação em Assessoria
Executiva Empresarial
Universidade Regional
de Blumenau – FURB
1
INTRODUÇÃO
Se considerarmos o significado literal da palavra reunião, vamos partir
do pressuposto de que ela existe para decidir alguma coisa considerada útil, e
que deve ser produtiva.
É fato que no atual cenário corporativo, dinâmico, competitivo e veloz, e
com ênfase nas relações interpessoais, as organizações têm a necessidade de
acompanhar o ritmo e as mudanças, a fim de ser e se manter sustentáveis. Dentro
deste cenário, é comum percebermos o quão banalizada está a busca de soluções e
resoluções de problemas, utilizando-se das reuniões, na grande maioria das vezes,
sem um devido planejamento.
De acordo com Christian Barbosa, especialista em metodologias voltadas à
gestão do tempo, esta tendência a intensificar as solicitações e participações
em reuniões, vem desde muito tempo, antes mesmo da descoberta do fogo, onde as
pessoas já sentiam a necessidade de ficar juntas (seja para se aquecer ou
caçar).
O comportamento de promover reuniões de forma exacerbada é natural, pois
tem-se a ideia de que se algo pode ser conversado em grupo, porque fazê-lo,
sozinho?
Acontece que para manter-se de forma sustentável no âmbito corporativo, a
organização deve ter foco, acima de tudo, na sua performance ligada à produtividade.
Logo, planejar, organizar e acompanhar suas ações devem ser práticas cotidianas
para as organizações que almejam otimizar seu desempenho na busca pelos
objetivos.
2 REUNIÕES
PRECISAM TER BONS RESULTADOS
Através de sua obra “Estou em Reunião” (Editora Agir, 2008), Christian
Barbosa nos convida a refletir sobre as características das reuniões
ineficazes, assim como nos alerta para os prejuízos absurdos que as reuniões
causam às empresas.
Considerando a ênfase dada ao relacionamento interpessoal, à valorização
do conhecimento e ao reconhecimento do outro como parceiro da organização,
podemos constatar que extinguir a prática de reunir-se dentro do processo de
gestão organizacional, não é tão fácil e natural como deveria.
Culpados pelas Reuniões Ineficazes
ü
reunir-se pelo simples fato de estar junto, não
decidir sozinho;
ü
ausência de um líder (condutor), presença de
lideranças situacionais;
ü
necessidade autovalorização/reconhecimento;
ü
falsa sensação de que algo está sendo feito;
ü
muita ação/pouca solução;
2.1 A REUNIÃO
IDEAL
Segundo Christian Barbosa (2008, p. 21), o melhor tipo de reunião é a que
não acontece. O ideal, baseado na metodologia apresentada pelo autor,
especializado em técnicas focadas em produtividade, é reduzirmos ao máximo a
frequência de realização de reuniões, e só realizá-las em casos primordiais,
após um minucioso planejamento, que consiste na utilização da metodologia e
estruturação através da aplicação “PAT” Plan
(planejamento), Act (ação), Track (acompanhamento).
a) Plan - palnejamento
Fase que antecede a reunião, elaboração dos itens de relevância para que
a reunião aconteça: logística, infraestrutura necessária, convocação adequada
(priorizando a socialização imediata do assunto a ser tratado e especificação
dos objetivos a serem atingidos).
Como pode-se perceber, mesmo antes de ser realizada, no planejamento é
que começam as ações que tornarão a reunião eficaz.
b) Act - ação
Fase de realização, do fazer acontecer. Além de deixar os objetivos
encaminhados aos envolvidos quando na convocação, visível em todo momento do
encontro, deve-se dar ênfase ao papel do condutor.
Sabe-se que mais de 60% das reuniões realizadas nas organizações não tem
foco, nem tão pouco são eficazes na obtenção dos objetivos, em decorrência de
má condução. Cabe ao condutor direcionar as ideias, com foco no objetivo
proposto na convocação.
c) Track - acompanhamento
Finalizada a reunião, a fase de acompanhamento está diretamente ligada a
qualidade das fases anteriores, ou seja, se a reunião foi mal convocada, ou
posteriormente mal conduzida, a fase de acompanhamento será mais complexa, pois
necessitará de reforços, revisão de ações, entre outros percalços.
Por outro lado, uma vez que bem planejada e executada, o acompanhamento
será simples e fácil de ser concluído.
Trata-se do fechamento de todo o processo, uma vez que reforça todas as
decisões tomadas, formaliza as informações levantadas, e direciona os
envolvidos para as ações posteriores e ressalta o hábito de boas reuniões na
organização.
O acompanhamento, além de certificar-se da eficácia da reunião, envolve
as pessoas e traz o pertencimento do indivíduo a conquista.
2.2 O CENÁRIO
IDEAL
Dentro da metodologia de Christian Barbosa, o cenário ideal, de acordo
com a ênfase despendida no processo de realização de reuniões, sempre que não
podem ser evitadas, consiste:
ü
40% Planejamento
ü
50% Condução
ü
10% Acompanhamento
3 CONSIDERANDO A TRÍADE NAS REUNIÕES
Christian Barbosa em sua obra A
tríade do Tempo (Editora Sextante, 2011), nos traz uma ferramenta poderosa
voltada para a gestão do tempo. O autor divide as atividades realizadas em
Importantes, Urgentes e Circunstanciais.
O ideal seria que houvesse um planejamento e controle de nossas
atividades, para sempre conseguirmos focar nas atividades importantes, que são
atividades planejadas, que geram resultados, nos dão prazer, pois temos tempo
para realizá-las.
Trazendo este cenário para as reuniões, nosso objeto de estudo,
consideramos que o ideal seria que todas as reuniões dentro de uma organização
fossem importantes.
Reuniões Importantes são
reuniões planejadas, bem conduzidas, que envolvem seus participantes nas ações
claramente definidas, possuem um objetivo específico e finalmente que geram
ações futuras, com um acompanhamento preciso que avaliará a eficiência da
reunião.
Se um assunto não foi resolvido em tempo hábil, com um planejamento
conciso, ele vira um assunto urgente. Assuntos urgentes devem ser tratados
logo, sem muito tempo para planejamento, acompanhamento, porque o foco de
atenção está única e exclusivamente voltado para a resolução de um problema.
Assuntos urgentes serão tratados nas reuniões urgentes.
Reuniões Urgentes tratam de
atividades em atraso, que precisam ser executadas imediatamente. Não terão
tempo hábil para um planejamento e acompanhamento eficaz. Envolvem geralmente
um número excessivo de pessoas com a finalidade de buscar soluções, pessoas
convocadas aleatoriamente, que geralmente não contribuem efetivamente para
solucionar o problema.
Ainda encontramos nas organizações, e podemos atrelar a última instância
da trilogia de Christian Barbosa, as formas Circunstanciais de utilizar o
tempo. Uma circunstância, sempre depende de alguma coisa, está atrelada a
fatores que a influenciam.
Reuniões Circunstanciais são
tidas como desperdiçadores do tempo, uma vez que não há um propósito definido,
nem tão poucos resultados mensuráveis.
Não agregam valor, não possuem uma pauta e assuntos coerentes definidos,
envolvendo geralmente um número elevado de pessoas que deveriam estar
contribuindo para a organização em outros sentidos.
4 CONSIDERAÇÕES
FINAIS
Gerenciar o tempo não é uma habilidade exclusivamente necessária para sua
vida pessoal, geralmente ligada com a qualidade de vida.
No âmbito das organizações, cada vez mais, indivíduos serão cobrados
acerca de sua produtividade e eficiência. É necessário ter uma conscientização
corporativa que prioriza a otimização do tempo e performance no trabalho.
Identificadas práticas de reuniões ineficazes dentro das organizações,
sem dúvida, faz-se necessário introduzir ações e metodologias a fim de fomentar
esta ferramenta de gestão para a obtenção dos objetivos e sucesso da
organização.
Uma vez que ignorada a definição das prioridades na forma de utilização
do tempo dentro da organização, o cenário ficará vulnerável a ser “levado” e
surgindo, conforme desdobramento das circunstâncias.
É preciso decidir que o tempo deve ser organizado e gerido para que a
busca ao objetivo comum flua dentro de um planejamento, uma boa execução e/ou
direção, e controles sólidos.
Durante o processo de aprendizado dentro da organização e planejamento do
tempo, podemos constatar que as reuniões são um problema comum a muitas
organizações, mesmo que de diferentes segmentos. Assim o aprofundamento na
metodologia de Cristian Barbosa, nos fez concluir que é possível utilizar as
reuniões como uma ferramenta eficaz na obtenção dos objetivos, uma vez que bem
planejada, executada e acompanhada dentro de suas perspectivas.
Sugerimos que todos se questionem e busquem uma conscientização corporativa,
fazendo um levantamento dos hábitos ineficazes e improdutivos atuais que
envolvem as reuniões, mostrem o desperdício gerado, e convençam sua liderança
através da apresentação do cenário atual e criando uma visão para a necessidade
de mudar.
A partir daí, começam ousados desafios, ou seja, quanto melhores
ficarmos, mais teremos a capacidade de resolver as coisas sem precisar de
modelos formais de reuniões.
REFERÊNCIAS
BARBOSA, Christian. Estou em Reunião: um programa para
modernizar as reuniões na sua empresa. Rio de Janeiro: Editora Agir 2005.
BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: Um modelo comprovado
para organizar sua vida e aumentar sua produtividade e equilíbrio. Rio de
Janeiro: Sextante 2011.
Comentários
Postar um comentário