Secretariado e Assessoramento Executivo

A inserção do profissional de secretariado no ramo de Cerimonial e Organização de Eventos   Vou expressar minha opinião a partir de dois pontos de vista: um, sob a ótica de quem foi secretária executiva (de 1980 até 1992); e o outro, enquanto professora universitária, em curso superior de Secretariado Executivo (de 1992 até 2010), lecionando disciplinas como Técnicas de Secretariado e Cerimonial e Etiqueta, e hoje como consultora na área de Etiqueta Empresarial e Protocolo Corporativo. Bem, sou da “velha guarda do secretariado”, como costumo me   identificar para a nova geração de profissionais (não quer dizer que não esteja atualizada com tudo o que está aí em matéria de tecnologia e métodos de se fazer). Contudo, é para dizer que vivi situações (eu e todas as profissionais de minha época) que serviram para embasar a legislação e muitas das técnicas de secretariado aplicadas hoje em nossas organizações. Lá em 1980, quando a secretária era denominada de “o cão de...

Quem sabe um dia desses você queira escrever sobre..... Quais são as 3 dimensões da profissão de secretário? Quais são os saberes que contribuem para a construção profissional do secretário executivo? Como as diversas disciplinas do curso superior em Secretariado contribuem para o estágio? Quem sou eu? Por que optei por ser secretário executivo? Onde e como tenho lugar no mundo corporativo? Quanto a profissão de secretário é importante para a pessoa que a exerce? Qual é a identidade do educador/professor que atua nos cursos de secretariado? Como se utilizar da expressão estética nas relações profissionais para facilitar a convivência e a eficácia no trabalho? O que os profissionais do secretariado SÃO (valores, motivações, traços pessoais, caráter), SABEM (habilidades) E FAZEM (comportamentos, hábitos, estilos, competências?...

Uma carreira profissional bem sucedida também depende da importância que você der ao tratar as pessoas ao seu redor. Cada um nós quer e precisa preservar seu espaço pessoal. Em outras palavras, nenhum de nós quer ter seu espaço de conforto invadido. Sentimo-nos desconfortáveis e angustiados quando uma pessoa com quem conversamos se aproxima muito de nós. Sem manter uma certa distância, aquela que permite o conforto. Assim, ao falar com alguém procure uma distância equivalente ao seu braço esticado. É uma forma de referência. Preserve e respeite também o espaço e o território da pessoa que você for visitar corporativamente. Evite colocar sua pasta ou bolsa sobre a mesa dele ou dela. 

Ou com seu gestor. Ou com sua gestora. Enfim, ganhe pontos com o ou a big boss . Ao agendar uma reunião com o superior ou chefia, deixe-o(a) saber quantos tópicos tem para discutir e a previsão de tempo para essa discussão. Na reunião, cumpra com o estabelecido ao agendar a reunião. Seja breve, objetivo e leve os tópicos anotados em sua agenda, ou caderno de anotações. Essa atitude denota objetividade e direcionamento. Lembre-se, pontualidade é sinônimo de profissionalismo.

Dica simples, que todo mundo já sabe, porém praticá-la é que é a questão: Você tem uma reunião ou um compromisso de qualquer natureza, e sabe que o trânsito até lá é sempre uma incógnita, um problema? Saia com antecedência. É muito melhor chegar cedo, ter tempo de sobra, do que se atrasar e ter que ligar dizendo estar preso no trânsito. Use o tempo de espera no local do compromisso para organizar as ideias, checar o correio eletrônico e as notícias. Ou quem sabe, ler alguma coisa para limpar a mente, relaxar, respirar fundo. O mais legal disso tudo é que você irá para a reunião, para o encontro, com foco, concentrado, sem correria, sem desespero. Além de mostrar que você tem respeito por quem está te recebendo. Lembre-se, pontualidade é uma virtude do profissional sábio .