O profissional de secretariado na organização de eventos

A inserção do profissional de secretariado no ramo de Cerimonial e Organização de Eventos

 Vou expressar minha opinião a partir de dois pontos de vista: um, sob a ótica de quem foi secretária executiva (de 1980 até 1992); e o outro, enquanto professora universitária, em curso superior de Secretariado Executivo (de 1992 até 2010), lecionando disciplinas como Técnicas de Secretariado e Cerimonial e Etiqueta, e hoje como consultora na área de Etiqueta Empresarial e Protocolo Corporativo.

Bem, sou da “velha guarda do secretariado”, como costumo me  identificar para a nova geração de profissionais (não quer dizer que não esteja atualizada com tudo o que está aí em matéria de tecnologia e métodos de se fazer). Contudo, é para dizer que vivi situações (eu e todas as profissionais de minha época) que serviram para embasar a legislação e muitas das técnicas de secretariado aplicadas hoje em nossas organizações.

Lá em 1980, quando a secretária era denominada de “o cão de guarda da ante-sala do poder”, “a esposa do escritório”, “o anjo da guarda do chefe”, “a dona da agenda”, e mais uma centena de outros apelidos estereotipados, uma de nossas inúmeras atribuições era contribuir na organização dos eventos empresariais e mais ainda dos eventos sociais dos dirigentes que secretariávamos. 

Na verdade, os eventos sociais eram a maioria, porque a demanda vinha diretamente por parte das esposas dos dirigentes, que recorriam à secretária para toda a parte da logística. Os eventos eram dos mais diferentes tipos: aniversário de filhos, jantares para homens de negócios na casa do chefe, café da tarde para as amigas da esposa do chefe, e por aí vai.

Sim, naquela época a secretária tinha a função de “assessorar” também a família, principalmente a esposa do chefe. Ainda, hoje, é sabido que muitos profissionais do secretariado têm a responsabilidade de assessorar o executivo em seus assuntos particulares e sociais.

Quais eram nossas atribuições diretas para a consecução desses eventos?

As atribuições giravam em torno de: elaboração e acompanhamento do convite junto à gráfica, envio do convite, controle e atendimento por telefone da confirmação de presença, contato com o bufê e a floricultura, contato com o local do evento, isso se não fosse realizada na própria casa do executivo.

Geralmente cabia às secretárias fazerem a supervisão geral e final do evento, mesmo na casa do chefe. Isso envolvia verificar: a colocação da mesa com todos os talheres e taças devidamente colocadas e de acordo com o cardápio; a determinação dos lugares à mesa condizentes com a ordem de precedência e de acordo com o privilégio que o diretor queria que o convidado de honra ou homenageado tivesse.

Depois de recepcionar os convidados (a exemplo do que acontece no filme “O diabo veste Prada”), acompanhava os serviços do bufê na hora de servir. Enfim, ficava até o final do evento.

Por todo o envolvimento que a secretária tinha com eventos, a Lei 7.377/85, que institucionalizou a profissão de Secretário, traz em seu Artigo 4º. (que trata das atribuições do Secretário Executivo), alínea X, a necessidade de “conhecimentos protocolares”.

Claro, que depois da regulamentação da profissão e o surgimento dos cursos de formação de Secretários Executivos, essas atividades de organização de eventos ganharam um aliado, que foi sua inclusão nos conteúdos curriculares dos cursos superiores de Secretariado. Paralelamente, essas atribuições foram incrementando e se sofisticando. Tanto que atualmente o profissional de secretariado exerce a supervisão e coordenação direta da organização de eventos corporativos e sociais.

Para tal responsabilidade, precisa ter amplo conhecimento de tudo que envolve essa área. Não pelo fato de colocar a mão na massa para fazer um evento, mas porque planeja e coordena eventos dos mais diversos na empresa e sociais. E quem planeja e coordena tem que conhecer, caso contrário corre um grande risco de ser visivelmente ludibriado por um fornecedor mal intencionado, por exemplo. Ou por pessoas que fazem corpo mole na hora em que tudo tem que estar perfeito.

Sem falar de eventos – como feiras, por exemplo, que requer toda uma logística adequada porque envolve viagem doméstica ou internacional dos participantes. Envolve a vinda de estrangeiros, outras vezes.

Daí a necessidade de uma formação contemplar conteúdo sobre planejamento e organização de eventos, como elaborar um cronograma de atividades, o briefing e o checking list, o orçamento.

Além desse conteúdo, devem ser incluídos na formação os conhecimentos de cerimonial e protocolo, as normas do Cerimonial Público e da Ordem Geral de Precedência, segundo o Decreto 70.274.

É evidente que uma parte importante para o sucesso do profissional de secretariado que faz essas atividades na empresa, ou quer no futuro abrir seu próprio negócio na organização de eventos, é o perfil comportamental. Costumo dizer que quem organiza um evento, não pode e nem deve se comportar durante o evento como se fosse o anfitrião do evento.

Quem é responsável por organizar um evento está lá no momento para trabalhar, fazer acontecer, e não “aparecer” (no sentido de chamar atenção). Deve agir discretamente em todos os momentos e situações, sejam elas de elogio ou de reclamação. Só assim adquirirá respeito e confiabilidade para fazer o próximo. Durante o evento, quem organiza não bebe, não come, não fuma, não se altera nem discute. Deve ser tão elegante como um beija-flor. O seu glamour deve ser percebido pelo seu profissionalismo e dedicação.

Deve ser alguém com acentuada inteligência social, com habilidade de liderar e se relacionar muito bem com as pessoas, e ter a sensibilidade para perceber quando algo precisa mudar de rumo. Ter “radar social” ampliado e conectado, caso contrário terá dificuldades de manter a coesão da equipe que está colocando a mão na massa para dar visibilidade ao evento.