Como organizar e redigir e-mails corporativos
INTRODUÇÃO
O e-mail, no contexto atual, ainda é considerado uma das principais
formas de comunicação das empresas. É um canal bastante procurado pelos
clientes para obter informações e negociar produtos e serviços, bem como por
representar parte da imagem que a organização passa a seu público consumidor.
Também é muito utilizado na comunicação interna das organizações.
Este
texto tem como objetivo auxiliar na elaboração de e-mails mais efetivos, e consequentemente contribuir para a melhora
da organização do tempo e planejamento de um profissional cuja prioridade seja
gerir sua vida profissional de maneira eficaz.
Por
isso, investir em um modelo de e-mail
corporativo eficaz, com o objetivo de enviar mensagens de maneira profissional
e responsável e de ser uma ferramenta de otimização de tempo, é o primeiro
passo para que se obtenha o máximo de sucesso com este canal de comunicação. Certamente
isso requer a observação de algumas regras básicas, que serão citadas e
comentadas a seguir.
1 ORGANIZAÇÃO DE
MENSAGENS
Segundo Christian Barbosa (2013), “um
profissional chega a gastar até três horas lendo, organizando e respondendo
suas mensagens”. Por isso, é recomendado que se estipulem horários para ler e
responder seus e-mails, o ideal é fazer isso a cada uma ou duas horas,
dependendo do fluxo de contatos. Importante é não deixar pendências.
Os
e-mails precisam ser respondidos e
arquivados por pastas. Para otimizar o tempo
através de uma busca rápida, o ideal é eleger prioridades e adicionar as
pastas mais importantes aos favoritos. Somente
os e-mails que possuem pendências a
serem resolvidas e/ou respondidas devem ser deixados na caixa de entrada. Excluam-se
os e-mails desnecessários.
Também
é possível criar compromissos, agendamentos e gerar tarefas realizando uma
sincronização com a agenda, para que assim possa se resolver pendências dentro
do prazo. O fato é que os programas de e-mails
possuem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar a
organização e otimizar o tempo. São medidas simples que podem resultar em uma
melhor reputação e imagem institucional, fazendo com que o cliente perceba a
organização e a agilidade, imagem de empresa comprometida e estruturada.
2 ESTRUTURA DO E-MAIL
O endereço de um e-mail pessoal deve ser claro, objetivo
e formal, preferencialmente um nome neutro; não se deve utilizar apelidos,
números e hifens.
O
assunto deve ser um título relevante
e condizente com o contexto do e-mail;
é um fator importante que irá gerar a curiosidade e atenção do leitor receptor.
Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou
inadequado.
A
saudação inicial e final deve ser
redigida com grau de formalidade adequado. Preferencialmente dirigir-se ao destinatário
pelo nome, acompanhado de expressões e/ou títulos formais como "Prezado
Sr. Fulano" ou “Caro Dr. Ricardo”. Para finalização ou despedida usam-se termos como
“Atenciosamente”, “Cordialmente” ou “Grata(o)”, seguido por uma vírgula. E a
assinatura do e-mail, preferencialmente
deve ser com nome, cargo e número de telefones, dados indispensáveis para a
continuidade do contato.
Caso
seja necessário enviar documentos anexos
ao e-mail, no corpo da mensagem precisa
ser informado o que está sendo enviado, com nomes e dizeres adequados à
linguagem corporativa. É preciso tomar cuidado para que os anexos não deixem a
mensagem pesada, prejudicando o seu recebimento.
Quando
for enviar a mesma mensagem para mais pessoas, torna-se necessário analisar se
é necessário que os destinatários saibam para quem foi enviado, assim como o
endereço de e-mail de todos. Se
necessário, enviar para os contatos com cópia
oculta (CCO). Da mesma maneira, ao receber um e-mail que foi enviado para diversas pessoas, ao respondê-lo, cabe
analisar cuidadosamente para quem irá a resposta, se somente ao remetente, ou também
para todos os demais.
3 CONTEÚDO DA
MENSAGEM
A
redação empresarial caracteriza-se pela impessoalidade, uso padrão culto da
linguagem, clareza, concisão, formalidade. O e-mail, como integrante da comunicação escrita empresarial, também vai
demandar que sua mensagem seja clara, objetiva, concisa, direta, e que se
aborde somente o essencial. Ainda, deve ser redigido de maneira formal.
São
aspectos e cuidados que facilitarão a compreensão da mensagem e evitarão a
perda de tempo tanto do destinatário como do remetente. Um texto objetivo e conciso transmite o
máximo de informações com o mínimo de palavras. Se a mensagem for complexa e
longa demais, ela poderá ser interpretada da forma diversa da pretendida, ou
nem ser lida pelo receptor, por não ser atrativa.
A
mensagem do e-mail não pode conter
erros ortográficos e nem gramáticos. É recomendado o uso de editores de texto
que possuem funções de corretor ortográfico. O uso de vírgulas e pontos pode
modificar toda a interpretação do assunto, assim, é indispensável o seu correto
uso.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A redação e a organização de um e-mail corporativo seguem
necessariamente algumas regras. O ideal é se ter um padrão estabelecido
corporativamente para ser utilizado sem melindres no dia-a-dia, poupando tempo.
Boa
gramática, objetividade, organização e disciplina são alguns dos itens
necessários para secretários, assessores e profissionais da administração em
geral conseguirem se organizar para que o e-mail
não lhes tome muito tempo em relação a outras tarefas.
De
forma sucinta, pode-se afirmar que saber gerenciar e redigir corretamente e-mails é uma característica muito
importante e um fator que poderá construir ou denegrir a imagem de um
profissional. Segundo a instrutora de comunicação escrita do Centro de
Pesquisa, Desenvolvimento e Educação Continuada (CPDEC), Vivian Cristina Rio:
“escrever corretamente um e-mail é importante porque, por meio da linguagem,
transmitem-se o conhecimento e a organização de quem redigiu o texto”.
Revista
Online Exame. Disponível em http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/as-regras-para-acertar-ao-escrever-um-email-corporativo
Site
Uol. Disponível em http://classificados.folha.uol.com.br/empregos/1191959-confira-5-dicas-para-escrever-e-mail-corporativo-corretamente.shtml
10
Dicas para elaborar um e-mail. Disponível em http://www.rh.com.br/Portal/Comunicacao/Dicas/6057/10-dicas-para-elaborar-um-e-mail-corporativo.html
BARBOSA,
CHRISTIAN. 60 Estratégias para ganhar mais
tempo. Editora Sextante. Rio de Janeiro, 2013.
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