Secretariado e Assessoramento Executivo

Ontem recebi um e-mail de uma secretária formada há pouco tempo, mostrando-se apreensiva com o início da semana, a tão comentada segunda-feira. Sua falta de sono na noite anterior era geralmente motivada pelo fato de não estar conseguindo colaborar com o executivo que ela assessora na organização de sua agenda. Geralmente vive tumultuada, atrasando compromissos, prejudicando a pontualidade e consequentemente a imagem dele e da corporação. Sem muitos rodeios e com certa simplicidade, as orientações básicas foram: a) evitar agendar compromissos para a 2a feira de manhã e 6a feira a tarde; para poder organizar a semana que entra e a próxima que está por vir; b) procurar não agendar compromissos para as primeiras horas do dia para possibilitar o planejamento das atividades do dia; c) deixar sempre um intervalo entre um compromisso e outro prevendo algum atraso ou imprevisto; além de dar ao executivo a chance de se preparar para o próximo; d) lembrar sempre ao executivo, co...

Talvez muitos de vocês vão achar que este assunto é algo do passado. Há quanto tempo fala-se na importância de se dar uma atenção especial a forma como se atende um cliente, um visitante. Atendimento esse que deve começar pela portaria de uma empresa. No caso, a responsabilidade desse primeiro atendimento é dos vigilantes e das recepcionistas. Isso, sem considerar que muitas empresas nem contam mais com o serviço de recepcionistas. São os vigilantes que gerenciam a movimentação de pessoas nas portarias. São responsáveis por dar as boas-vindas em nome da empresa e causar a primeira impressão. Geralmente seguem um ritual no início de cada expediente para nada ficar fora de seus olhares sempre atentos a toda espécie de movimentação, quer de pessoas, quer de produtos, quer de mercadorias. O ritual de organização de seu espaço de trabalho inclui: a) chegar pelo menos 5-10 minutos antes do seu horário; b) verificar se o ambiente está limpo e arrumado/organizado, iluminado; c...

Torne sua comunicação mais eficaz. Ao escrever cartas comerciais faça uso de uma linguagem direta, clara e objetiva. Cuidado com gírias, palavreado comum, jargões, etc, etc..... São algumas das muitas recomendações que damos aos nossos alunos quando o assunto é Correspondência Comercial e Oficial. Outra recomendação que insistimos em fazer é alertá-los sobre o uso de expressões e frases inúteis ao iniciar o texto de uma carta. Tenho ciência de que você talvez queira me dizer que - na condição de secretário e assessor - de dirigentes mais tradicionais, a eliminação de determinadas expressões ao iniciar uma carta é algo quase impossível. Que você já tentou escrever uma carta com inícios mais objetivos e diretos e que ele (o chefe) fez você alterá-la para uma introdução mais rebuscada. Certo? Sim, sei que isso acontece ainda com frequência. São executivos que se habituaram ao uso de expressões hoje consideradas ineficazes para se transmitir uma mensagem. Expressões que poluem uma...

Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Caracteriza-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. São princípios que aplicam-se às comunicações oficiais, que devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem. O Manual de Redação da Presidência da República traz, muito bem explicados, os preceitos que se deve seguir na redação das comunicações oficiais. Explicita os aspectos a serem obedecidos e que são comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário. Com relação aos fechos para comunicações, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, têm a finalidade de saudar o destinatário. Os modelos para fecho foram simplificados e uniformizados e o Manual de Redação da Presidência da...

Como em todo ambiente corporativo, o início de cada expediente requer um certo ritual de seus integrantes. E com quem atua na recepção da empresa não é diferente. Eu diria até que a exigência é maior ainda, porque a recepcionista, em sendo a pessoa que primeiro recebe o visitante ou cliente, deve estar com seu ambiente de trabalho completamente em ordem quando é hora de se iniciar o atendimento. Mesmo simples, a recepccionista deve fazer o check-list em torno de 10 minutos antes do início do expediente.  O referido check-list deve basicamente contemplar: [  ]  Mesa de trabalho: organizada e limpa. [   ]   Bloco de anotações e caneta no lugar. [  ]  Formulários e/ou documentação utilizados no atendimento selecionados e posicionados nos seus devidos lugares [   ]   Computador ligado. Sistema testado. [   ]   Ambiente limpo, arrumado e arejado. [   ]   Ar-condicionado/ventilação bem regulados. ...

Ter um bom radar situacional é sinônimo de inteligência social. Provavelmente já fomos vítimas de pessoas com cegueira ou insensibilidade situacional. Já nos deparamos com pessoas que agridem as outras com seu comportamento rude e com sua total falta de percepção de quem está ao seu lado. Moro em uma região muito quente e úmida no verão. O resultado são pés inchados, que por sua vez fazem com que o sapato ou a sandália apertem. Até aqui, sem novidade, quem já não sentiu seu pé inchado e a sandália ou o sapato fazendo calo? Conheci André (nome de meu personagem), no curso sobre postura profissional que ministrei dias atrás. André, um executivo de negócios que se vangloria por ter um jeito descontraído de se portar e lidar com as pessoas, sempre cai na tentação de tirar seus sapatos quando está em reunião. Diz que é para aliviar seus pés, o que lhe ajuda a pensar melhor e se concentrar mais nos assuntos em pauta. Não pretende abrir mão “deste conforto”. O que para André é u...