Reunião: oportunidade para ser proativo(a)

 

O envolvimento da assessoria executiva é fundamental na organização de reuniões por ter a incumbência de administrá-la, operacionalizá-la e fazer o follow-up dos assuntos tratados.

Administrar, operacionalizar e fazer o follow-up – três verbos embutidos de ações que requerem do assessor habilidades e atitudes para atuar em um âmbito de abrangência mais voltado para responsabilidades de maior complexidade, sem, contudo, se eximir da execução de tarefas padronizadas e estruturadas.

Este espaço de atuação para além do operacional nem sempre é de fácil percepção para um profissional. É comum ouvir um profissional do secretariado dizer: 

-  Sempre sobra para eu fazer a redação da ata e adivinhar o que foi discutido e decidido. Seria muito mais prático se meu chefe me levasse para participar da reunião do que tentar deduzir o que decidiram a partir dos papeizinhos que ele me entrega.

 É fato que as reuniões - se não bem conduzidas - estrangulam o tempo da equipe de trabalho, muitas vezes alimentado por falhas na sua organização e condução no tratamento dos assuntos, antes, durante e após a reunião.

Pergunto: quantos profissionais de secretariado têm a iniciativa (e a coragem!!!) e se prontificam para participar da reunião, mesmo correndo o risco de receberem um sonoro “não” do chefe?

Carmem, secretária da diretoria da área de Desenvolvimento Organizacional, fez o seguinte relato:

- Sempre que meu diretor precisa convocar uma reunião, assumo toda a organização e operacionalização, entretanto, não participo da reunião propriamente dita. Defino a pauta com ele, envio a convocação aos participantes, organizo o ambiente do local da reunião, dou as boas vindas no dia da reunião, encaminho-os ao local e saio de cena até o momento em que o diretor, geralmente, no dia seguinte à reunião, me passa breves anotações das decisões tomadas para eu fazer o registro em forma de ata.

Carmem continua:

- Tenho habilidade para sistematizar e redigir textos e documentos empresariais, expresso minhas ideias com clareza e objetividade, tenho coesão e poder de síntese. Porém, isso não é o suficiente para redigir uma ata quando me faltam informações. Percebo que meu diretor não tem demonstrado muita paciência para me dar detalhes de decisões na reunião, muitas vezes necessárias para a redação. É como se quisesse que “adivinhasse” o que eles trataram. Sem contar o sufoco causado pelos prazos que se perdem dos assuntos tratados na reunião por falta de um efetivo acompanhamento.

A situação se repete nas demais diretorias da empresa. Nenhum profissional de secretariado participa das reuniões convocadas pelos executivos que assessoram. Uma situação que permanece em conformidade com o que sempre foi. Mas será que não está na hora de se acabar com a síndrome da Gabriela? Eu nasci assim, eu fui sempre assim, serei sempre assim. (personagem de Jorge Amado). A síndrome do “sempre foi assim”.

Carmem, sem dúvida alguma, precisa considerar a possibilidade de conversar com seu diretor a respeito, num momento oportuno. Precisa argumentar que o fato de não participar da reunião tira-lhe a oportunidade de ampliar seus conhecimentos sobre os negócios da empresa. E que sua participação poderá agregar valor ao seu trabalho porque está lá para contribuir diretamente para os resultados que a empresa quer alcançar.

Tenho certeza de que o diretor da Carmem irá se surpreender positivamente com sua solicitação. E atitude proativa e colaborativa.

E você? Já pensou em ter uma participação mais efetiva nas reuniões coordenadas pelos seus gestores?

 

Pense em algo que você poderia mudar ou fazer melhor uma vez por semana.