Secretaria Escolar: papel e responsabilidades

Este texto tem a finalidade de apresentar a você, que atua em secretaria escolar, o resultado de discussões e reflexões de uma capacitação que ministrei em 2019.

Por que faço isso? Para incentivar você a ter atitudes intra-empreendedoras no seu fazer cotidiano na unidade escolar, bem como valorizar seu trabalho nesse ambiente, tendo, sobretudo, clareza de suas responsabilidades e atribuições, que nem sempre são esclarecidas em documentos formais. Subentendidas sim, mas ainda não documentadas, porém sujeitas a serem, dependendo da proatividade (e boa vontade!!) de pessoas envolvidas no processo.

Devo salientar que, na ocasião da discussão, foram consultados e tomados como referência “manuais da Secretaria Escolar” publicados na internet, como por exemplo: Secretaria de Estado da Educação do Paraná, do Ceará, de São Paulo, e de Prefeituras como Blumenau (SC), Florianópolis (SC), São Paulo (SP), Sorocaba (SP). Para citar algumas referências, dentre inúmeras consultadas na ocasião.

 

O PAPEL DA SECRETARIA ESCOLAR

Coração da escola, porta de entrada da escola para a comunidade, elo família-escola, ponto de referência para pais e alunos. Seja qual for a referência que se queira dar, a Secretaria Escolar é o reflexo do bom andamento e desenvolvimento da rotina e estrutura da unidade escolar.

A Secretaria Escolar assume papel de primordial relevância ao manter e preservar, com zelo e efetividade, de forma escrita ou digitalizada, toda a documentação, a escrituração e os arquivos que constituem a história de alunos e docentes da unidade escolar e que dão subsídios para a elaboração do Projeto Político Pedagógico.

 

AS RESPONSABILIDADES

Dentre suas responsabilidades está:

a)   atuar como mediadora/interface entre gestores, professores, pais, alunos e equipe de trabalho;

b)   gerenciar e organizar os processos e procedimentos administrativos e de secretaria determinados pela Secretaria Municipal de Educação e pela legislação educacional vigente;

c)   guardar e expedir a documentação escolar do aluno, respondendo por qualquer irregularidade;

d)   organizar e realizar o atendimento presencial, telefônico e eletrônico;

e)   coordenar a comunicação interna da unidade escolar;

f)     executar a redação e a gestão da correspondência;

g)   assessorar o(a) diretor(a) da unidade escolar em serviços e informações inerentes à secretaria;

h)   conhecer o Projeto Político-Pedagógico da Unidade Escolar. 

 

É a Secretaria Escolar que dá valor legal à ação da unidade escolar. Razão pela qual a organização e a administração da Secretaria Escolar são fundamentais para o bom andamento da Unidade Escolar. Isso significa que o profissional organizado:

Ø  sabe onde buscar e encontrar as informações e os documentos na hora em que se precisa;

Ø  usa métodos e instrumentos confiáveis e ágeis para conseguir acesso fácil às informações sem perigo de extravios;

Ø  mantém os documentos na mais perfeita ordem, possibilitando rápida localização do que é necessário;

Ø  tem responsabilidade e mantém cada objeto, material e documento em seu devido lugar, fazendo com que o ambiente de trabalho seja o mais funcional possível. Estabelece regras gerais de organização e segui-las;

Ø  administra o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou para realizar cada tarefa;

Ø  é disciplinado e proativo e tem conhecimento geral da unidade escolar em que trabalha.

 

ATRIBUIÇÕES/ATIVIDADES

Listamos a seguir algumas das atribuições/atividades básicas inerentes a esse profissional nas unidades escolares. Sim, são básicas porque variações e acréscimo de atribuições são passíveis de acontecer, o que vai depender da estrutura organizacional da Secretaria Estadual ou Municipal de Educação.

1.  Proceder a matrícula escolar dos alunos.

2.  Expedir e assinar documentos solicitados: declarações, históricos escolares, atestados de frequência e de vaga, transferências e outros documentos inerentes aos alunos.

3.  Organizar e manter atualizadas fichas e documentos relativos à vida escolar dos alunos.

4.  Inserir, manter e atualizar os registros dos alunos no sistema.

5.  Manter atualizados e organizados os arquivos de legislação e da vida da Unidade Escolar.

6.  Receber, redigir, expedir e encaminhar a correspondência que lhe for confiada.

7.  Classificar, protocolar e arquivar documentos e correspondências, registrando a sua movimentação referente a vida escolar dos alunos.

8.  Atender aos servidores, aos alunos e aos pais, prestando-lhes informações e orientações sobre escrituração e legislação educacional vigente, bem como sobre a organização e o funcionamento da Unidade Escolar, de acordo com o Regimento Escolar.

9.      Coletar e digitar dados estatísticos no sistema informatizado.

10.   Atender e encaminhar as chamadas telefônicas recebidas e realizadas.

11.   Gerenciar a comunicação interna, divulgando as informações recebidas.

12.   Gerenciar o estoque/almoxarifado.

13.   Auxiliar na execução de registros, controles, de todo e qualquer serviço de caráter administrativo, pessoal ou material.

Recordo que na ocasião, os participantes acentuaram a importância e a necessidade de se ter, por escrito, as atribuições/atividades da Secretaria. Claro, isso vale somente para aquelas instituições que, por alguma razão, ainda não sistematizaram isso.

Ah, também vale ressaltar que, além de se criar um manual com as responsabilidades e as atribuições da Secretaria Escolar, há a necessidade de se normatizar e padronizar procedimentos e documentos para que as Secretarias Escolares das unidades possam atuar de maneira uniforme.

Exemplos de procedimentos que garantirão mais eficácia se forem normatizados: atendimento telefônico; impressão de material pedagógico; registro do contato com os pais dos alunos, envio de bilhetes para os pais; quadro final de movimentação de alunos; processo de matrícula, rematrícula, de transferência; processo de arquivamento dos documentos dos alunos (tabela de temporalidade e quais documentos arquivar na unidade escolar)...

Para finalizar, quero ressaltar que a construção coletiva desses procedimentos e padronizações conduz a um competente funcionamento de uma Secretaria Escolar. Pode ser (e, na minha forma de ver, é!!) uma estratégica assertiva para se ter um olhar mais ampliado para o trabalho realizado pelas Secretarias Escolares de tal forma a garantir o melhor desempenho e o melhor resultado, com qualidade e mais credibilidade, porque todos os profissionais vão agir dentro de padrões consensados.

Espero que aproveite essas reflexões.