Secretariado e Assessoramento Executivo

Amaze yourself with what you discover you can do. You are capable of miracles of your own making.   You are wonderful, capable person whose opportunities will come, whose goals will be achieved, and who will become a believer in many beautiful things.     Where you are can greatly affect what you are. The right environment can work wonders.       (Based on Douglas Pagels in Chasing away the Clouds).

Muitos profissionais de secretariado têm dificuldade de se adaptar ao estilo e ritmo de trabalho da pessoa que assessoram. Perdem-se até na hora de pegar assinatura em um documento; ao encaminhar as pessoas para uma reunião; no momento de contornar situações corriqueiras por telefone; na hora de comentar questões ocorridas na empresa. Por que isso acontece? Que atitude tomar para reverter a situação? Entendo que é preciso se estabelecer um contrato psicológico entre quem assessora e quem é assessorado. Os especialistas em gestão de carreira, como Joel Souza Dutra, por exemplo, fazem referência ao contrato psicológico quando abordam questões de carreira. Neste caso aqui, o que é o contrato psicológico entre o assessor e o assessorado? Certamente não estou me referindo a um documento escrito com cláusulas e incisos, registrado em cartório. Trata-se de um conjunto de expectativas mútuas, implícitas, que precisam ser verbalizadas entre as duas p...

A habilidade na comunicação escrita deve ser uma atitude de melhora contínua para quem quer se dar bem no mundo corporativo. A afirmação fiz durante a palestra que ministrei na Semana Acadêmica do curso de Secretariado Executivo Bilíngue, da Universidade Regional de Blumenau, no dia 14 de outubro de 2013.   Mesmo que nós, os professores, tenhamos esta condição como algo do qual não abrimos mão durante o processo de formação de profissionais, sabemos que nem sempre conseguimos atingir quem não aprendeu a ter a virtude e atitude de gostar de escrever. Ou porque não teve a oportunidade de ler bons livros; ou porque não foi incentivado e instigado a ler bons livros. De qualquer forma, faz muita diferença para quem gosta de ler, e lê muito, na hora de produzir bons e coerentes textos.   Tenho um exemplo em família. Minha sobrinha e afilhada, Anna Elizabeth, 13 anos, cursando o oitavo ano do Ensino Fundamental, ama ler. Sei dizer que só em 2013 já leu...

Você é um profissional entusiasmado pelo seu trabalho?   Quantas vezes já lemos ou ouvimos dizer que o sucesso está em se fazer o que se gosta, que fazemos melhor quando gostamos do que fazemos.   As pessoas não se entusiasmam ao executar atividades com as quais não têm afinidade. Gostar do que fazemos energiza nossa capacidade de superação. Esta, por sua vez, só prevalece quando os objetivos são maiores do que as adversidades.   Como profissionais de assessoramento executivo , somos parte da equipe que administra; opina; pensa junto; sofre junto; vibra com o êxito do projeto; festeja a assinatura de mais um contrato; aflige-se quando o fornecedor não cumpre o prazo de entrega; empolga-se porque irá coordenar a recepção de uma comitiva do Oriente Médio que vem conhecer a empresa; irrita-se quando alguém diz que não vai dar certo; quer jogar tudo para o alto quando o chefe tem seus rompantes e diz que não foi avisado quando o foi.   Ora, para isso e ...

Aos 18 anos de idade vivia pensativa em querer traçar minha trajetória profissional. Almejava - com toda a energia de vida - construir uma carreira fundamentada na competência e credibilidade profissional.   Lembro-me que, nos momentos em que tudo parecia dar errado, apoiava-me em algumas frases que despertavam minha reflexão e me davam força para acreditar em mim. Eram frases que acabavam funcionando como mola propulsora para o meu desenvolvimento pessoal e profissional. Infelizmente não cheguei a guardar essas frases.   Em 1998 - para minha alegria - Marco Aurélio F. Vianna escreveu o livro 30 anos de ideias , repleto de frases inspiradoras e críticas.  Fica difícil selecionar algumas para publicar aqui no blog, porque todas são ótimas. Para hoje escolhi as seguintes: "Só há uma pessoa capaz de levar adiante as transformações e evoluções de que você necessita: você mesmo." "As empresas devem lembrar sempre: aqui trabalham ...

Qual pontuação você se atribuiria - de 5 a 1, sendo 5 = a máxima e 1 = a mínima para as seguintes questões? 1) Uma vez dada minha palavra, podem confiar que irei mantê-la. 2) Meus colegas de trabalho têm minha integridade em alta conta. 3) Tento ser educado, por mais que não goste da outra pessoa ou que ela me irrite. 4) Gosto de fofocas, principalmente sobre meus colegas. 5) Acredito que o humor é imprescindível para me dar bem com as pessoas. 6) Sou querido e respeitado por meu colegas. 7) Cuido tanto da aparência quando estou entre meus colegas como quando saio com pessoas de fora do trabalho. 8) Para mim, fazer bem o meu trabalho é tão importante quanto minha aparência quando estou trabalhando. 9) Reconheço e me lembro dos favores que me fazem e os retribuo quando posso. 10) Gosto de ouvir o ponto de vista das outras pessoas antes de expressar o meu. Estas questões foram extraídas do livro: Etiqueta no Trabalho, de David Robinson (Clio Editora: São Pau...

Vamos dar boas vindas a setembro de 2013 com a poesia de Théophile Gautier (1811-1872). Vilanela   A o chegar a nova estação, quando o frio já estiver sumindo, nós iremos, meu coração, colher lírios no bosque lindo. De manhã, tremente, veremos sob os pés o orvalho brilhar, e a voz do melro ouviremos cantar.   A Primavera enfim chegou com a benção dos enamorados; e o pássaro as asas lustrou em seu ninho ao som de trinados. Vem na relva aqui te assentar, minha bela, entre musgo e flores; tua voz doce ouvirei falar de amores.   Caminhando longe da estrada, busquemos a lebre escondida e o acervo, que inclina a galhada sobre a fonte em que é refletida. Mãos dadas, voltemos contentes depois dos passeios campestres; no cesto, os morangos rubentes, silvestres.      

O resultado do trabalho de um conjunto de pessoas será sempre maior que os resultados que cada um conseguiria individual e isoladamente. Correto?   Correto. Porque ouvir as pessoas diretamente envolvidas com um determinado assunto, antes de se tomar decisões que as afetam, é o caminho mais adequado quando se busca uma solução colaborativa para problemas corporativo.   A metodologia utilizada para se encontrar a solução colaborativa é a convocação de uma reunião. Quem convocar?   Há empresas que recomendam manter o grupo tão reduzido quanto possível, incluindo apenas as pessoas que:   a) puderem executar as decisões tomadas na reunião; b) puderem fazer uma contribuição específica; c) puderem aprovar as medidas necessárias; d) tiverem responsabilidade oficial pelo assunto em discussão; e) puderem organizar uma articulação estratégica; f) puderem criar uma atitude positiva em relação ao assunto; g) tiverem uma contribuição pessoal a fa...

As reuniões, vira e mexe, têm sido enquadradas como as maiores desperdiçadoras de tempo dos integrantes do mundo corporativo. A sua empresa já conseguiu se livrar das reuniões? Ou pelo minimizar o número de reuniões?   Ao organizar os milhares de papéis que tenho nos meus arquivos deparei-me com 18 dicas para uma reunião de sucesso, que foram listadas por alunas minhas do curso de Pós Graduação em Secretariado. Infelizmente não posso citar os nomes das autoras porque não fizeram constá-los no papel que tenho aqui comigo.   Tenho certeza, contudo, que são dicas sempre bem-vindas (e nunca demais!!) para quem secretaria, assessora, convoca, lidera e participa de reuniões. 1. Estabeleça previamente os propósitos da reunião. 2. Convoque ou convide as pessoas certas. 3. Cuide dos detalhes como: local, funcionamento dos equipamentos, café, água, intervalo, lista de presença, material a ser disponibilizado. 4. Inicie a reunião enfatizado o objetivo. 5. Regi...

Dias 27 e 28 de agosto de 2013 estarei ministrando curso aberto de   Etiqueta e Comportamento Corporativo promovido pelo Valor Humano Instituto de Ensino e Pesquisa, em Blumenau, Santa Catarina. das 18h30min às 22h30min. Para mais informações, acessar: http://www.valorhumanopos.com.br/pagina.php?livre.etiqueta ou entrar em contato pelo e-mail atendimento@valorhumanopos.com.br Telefone 47 3222-3336 begin_of_the_skype_highlighting   GRÁTIS  47 3222-3336   end_of_the_skype_highlighting

Antes de começar seu dia na empresa, já tem planejado cerca de 70% de seu trabalho. Tem conhecimento claro e concreto dos principais eventos/compromissos da agenda de sua chefia imediata nas próximas duas semanas. Ao invés de apenas "fazer as coisas", você analisa as necessidades da atividade e então planeja, organiza, controla e coordena o fluxo de trabalho. Demonstra capacidade de gerenciar as informações da área que assessora, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, armazena, filtra e divulga para quem de direito. Sua chefia lhe consulta para obter informações e dados antes da tomada de decisões. Organiza a sistemática de seu trabalho de tal forma que permite ao dirigente trabalhar com um temporária, caso você tenha que se afastar. Costuma facilitar a comunicação e o relacionamento interpessoal com as pessoas que procuram o dirigente. Tem por hábito dialogar com a chefia imediata para encontrar meios de contribuir de forma estratégica e eficaz ...

O atendimento é uma questão de atitude . Não dá direito ou possibilidade de troca ou devolução. Depende da motivação que a pessoa tem de querer fazer .... e fazer , de fato. No atendimento e relacionamento com o cliente, algumas atitudes não saem jamais da moda. E você vai concordar comigo... não é mesmo? Bom humor - expressão de contentamento, de bem estar e feliz ao receber o cliente. Disponibilidade - estar livre, à disposição. É fazer tudo o que estiver ao alcance para o cliente sentir-se seguro, bem-vindo, que pode contar com você e com a empresa. Sorriso sincero - um sorriso é o melhor boas-vindas que um profissional pode dar a um cliente. Desarma um cliente estressado. Sorrir é hábito. Hábito se cria. Bom senso - boa vontade, capacidade intuitiva de distinguir a melhor conduta a seguir. É fazer bom julgamento e escolhas diante de situações, sem prejudicar o outro. Entusiasmo e espírito de servir - é energia viva. Ter prazer em servir. É energia passada ao clien...

  O trabalho em equipe, a integridade, o respeito e as boas maneiras dentro das organizações proporcionam qualidade de vida, ambiente mais saudável e pessoas mais felizes. Trata-se da solidariedade dentro do ambiente de trabalho.   O nosso dia a dia corrido nem nos permite parar para prestar atenção e dar importância a gestos de sociabilidade e civilidade. Lidamos com pessoas diferentes umas das outras. Cada uma tem o seu próprio modo de falar, ouvir e agir. Precisamos ser compreensivos e saber lidar com essas diferenças.   Ações simples alimentam a solidariedade para com o outro. Por exemplo, respeitar a privacidade do outro, sem sermos inconvenientes. Evitar as famigeradas fofocas que poluem e intoxicam o ambiente de trabalho.   Podemos ganhar pontos ao elogiar o colega por uma tarefa bem feita. Fará com que se sinta valorizado e reconhecido.   Hábito de reclamar.... além de prejudicar a si mesmo, interfere no humor dos colegas de tra...

Mesmo sabendo que posso estar "chovendo no molhado", como se diz, cabe relembrar determinadas regras básicas de atendimento telefônico. Vamos a algumas delas:   Atender ao telefone no segundo ou terceiro toque, se possível . Caso contrário, pedir desculpas pela demora no atendimento. Identificar seu nome e o da empresa imediatamente. Instituto Bem Viver, bom dia, aqui é Fulana de Tal. Ter sempre à mão material (caneta, lápis, papel) para fazer as anotações e lembrar o que foi solicitado pelo interlocutor. Usar vocabulário adequado e correto. Ser breve. Prestar atenção na postura. Evitar falar mexendo com as mãos, gesticular demais, roer unhas, mexer nos cabelos. Sorrir e falar com entusiasmo. Cuidar para não falar mole ou alto demais. Recomenda-se ouvir a voz gravada ou perguntar a um amigo. Utilizar o nome do interlocutor e expressar o desejo de ajudá-lo. Usar expressões mágicas: por favor, por gentileza, muito obrigado(a). ...

O estágio supervisionado, independentemente de curso, é uma importante etapa para a formação de pessoas com competência profissional e ética. Confronto do mundo real com o mundo acadêmico, especialmente para o estudante que ainda não teve uma experiência de trabalho.  Reconhecendo a importância do estágio supervisionado no processo de ensino-aprendizagem, ao articular teoria e prática, e ser uma forma de interação Universidade e organizações, deve-se buscar avaliá-lo em nossos cursos superiores.  Aqui, em particular, o curso de Secretariado Executivo , para cuja avaliação apresento alguns indicadores que levam em consideração o aluno-estagiário , segundo o critério "desempenho nas atividades práticas supervisionadas". Exemplo de indicadores: Quantidade de atividades executadas; qualidade das atividades executadas; cumprimento dos prazos fixados (administração do tempo); domínio das técnicas para realizar as atividades; frequência de erros e trabalhos ...

Falar de  seu escritório na década de 70, para Ingrid, é lembrar de uma sala pequenina, com um conjunto de poltronas onde recebia as visitas. Tinha uma mesa e uma máquina de escrever elétrica,  além de um armário enorme para guardar todo tipo de formulário, como por exemplo, de requisição, de pedido, para correspondências, cópia de cartas e papel carbon o de lápis e de máquina. A sua primeira máquina de escrever era manual, preta, hoje objeto de museu.  Recorda ter feito o curso de datilografia e recebido o respectivo diploma. A maioria do tempo de trabalho do secretário era utilizada para a datilografia ou reprodução de documentos, muitos dos quais em quatro, cinco, seis vias. Era preciso usar papel de carbono, muito cuidado e paciência, porque qualquer erro na datilografia anulava tudo o que já tinha sido datilografado. Não existia ainda o corretivo, somente o lápis-borracha. Apresentar um trabalho organizado e limpo, dentro de um lay-out esmerado, nem sempre e...

Muitos profissionais de secretariado assessoram dirigentes que são da "velha guarda", ou seja, já eram bem sucedidos na época em que finais de correspondências como "Limitados ao exposto somos com estima e consideração, atenciosamente...." eram usados. Hoje considerados rebuscados. Os tempos mudaram. Os inícios e finais de cartas ficaram mais objetivos e concisos. No entanto, sabemos que nem sempre é fácil mudar o hábito ao escrever (ou ao assinar cartas.... no caso de dirigentes, quando leem finais mais diretos).  Tudo é uma questão de aprendizado, mesmo que lentamente. Então, a recomendação que dou a você, assessor e assessora: mude paulatinamente, de tal maneira que quem assina vá assimilando essa mudança na redação corporativa. Introduza, em sua forma de elaborar as correspondências, alguns termos atualizados gradativamente. Quando você menos espera, estará usando expressões diretas e concisas, e seu dirigente assinando as cartas. Porque não vale a pe...

Per ou Transevento Etapa da realização propriamente dita do evento. O grande dia!! Onde tudo o que foi planejando e previsto durante a fase do pré-evento agora se concretiza para o sucesso do evento. Envolve: SECRETARIA DO EVENTO – responsável pelo apoio administrativo, instalada no local do evento, conta geralmente com um coordenador que orienta as recepcionistas. Recepciona e atende os participantes, convidados e autoridades; Atende ao plenário ou salas de apoio; Prepara os materiais necessários; Efetua novas inscrições; Fornece materiais aos participantes; Presta informações gerais a quem solicitar; Entrega certificados; Elabora controles determinados pela organização; Aplica a avaliação aos participantes. Materiais usuais da Secretaria de um evento Alfinetes, tachinhas, percevejos Cordão para crachás Almofada para carimbo e tinta para almofada Carimbos diversos ...