Como organizar e redigir e-mails corporativos

 

Ana Paula Pereira

 Bruna Nayara Ruthes

 Cintia Daiane dos Santos

 Juçara Schulz Köpp

 Raquel Sauer Walker

Disciplina: Tempo, organização e Planejamento

Curso de Pós raduação em Asessoria Executiva Empresarial,

da Universidade Regional de Blumenau

Professora Eliane Wamser

 

INTRODUÇÃO

            O e-mail, no contexto atual, ainda é considerado uma das principais formas de comunicação das empresas. É um canal bastante procurado pelos clientes para obter informações e negociar produtos e serviços, bem como por representar parte da imagem que a organização passa a seu público consumidor. Também é muito utilizado na comunicação interna das organizações.

Este texto tem como objetivo auxiliar na elaboração de e-mails mais efetivos, e consequentemente contribuir para a melhora da organização do tempo e planejamento de um profissional cuja prioridade seja gerir sua vida profissional de maneira eficaz.

Por isso, investir em um modelo de e-mail corporativo eficaz, com o objetivo de enviar mensagens de maneira profissional e responsável e de ser uma ferramenta de otimização de tempo, é o primeiro passo para que se obtenha o máximo de sucesso com este canal de comunicação. Certamente isso requer a observação de algumas regras básicas, que serão citadas e comentadas a seguir.

1 ORGANIZAÇÃO DE MENSAGENS

            Segundo Christian Barbosa (2013), “um profissional chega a gastar até três horas lendo, organizando e respondendo suas mensagens”. Por isso, é recomendado que se estipulem horários para ler e responder seus e-mails, o ideal é fazer isso a cada uma ou duas horas, dependendo do fluxo de contatos. Importante é não deixar pendências.

Os e-mails precisam ser respondidos e arquivados por pastas. Para otimizar o tempo  através de uma busca rápida, o ideal é eleger prioridades e adicionar as pastas mais importantes aos favoritos.  Somente os e-mails que possuem pendências a serem resolvidas e/ou respondidas devem ser deixados na caixa de entrada. Excluam-se os e-mails desnecessários.

Também é possível criar compromissos, agendamentos e gerar tarefas realizando uma sincronização com a agenda, para que assim possa se resolver pendências dentro do prazo. O fato é que os programas de e-mails possuem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar a organização e otimizar o tempo. São medidas simples que podem resultar em uma melhor reputação e imagem institucional, fazendo com que o cliente perceba a organização e a agilidade, imagem de empresa comprometida e estruturada.

2 ESTRUTURA DO E-MAIL

            O endereço de um e-mail pessoal deve ser claro, objetivo e formal, preferencialmente um nome neutro; não se deve utilizar apelidos, números e hifens.

Já as empresas, se possível, deveriam ter um domínio próprio, isso dará mais credibilidade. Também se recomenda subdividir endereços eletrônicos que levem o nome da empresa de acordo com setores e departamentos, como por exemplo: vendas@empresa.com.br ou rh@empresa.com.br. Desta forma, transmite ao cliente uma ideia de organização e preparação para atender às suas mais diferentes demandas. Da mesma forma que agiliza e facilita a resolução de problemas e o encaminhamento de assuntos específicos a cada área de atuação, o que garante maior satisfação dos clientes e confiança de que terão suas solicitações devidamente tratadas.

O assunto deve ser um título relevante e condizente com o contexto do e-mail; é um fator importante que irá gerar a curiosidade e atenção do leitor receptor. Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou inadequado.

A saudação inicial e final deve ser redigida com grau de formalidade adequado. Preferencialmente dirigir-se ao destinatário pelo nome, acompanhado de expressões e/ou títulos formais como "Prezado Sr. Fulano" ou “Caro Dr. Ricardo”. Para finalização ou despedida usam-se termos como “Atenciosamente”, “Cordialmente” ou “Grata(o)”, seguido por uma vírgula. E a assinatura do e-mail, preferencialmente deve ser com nome, cargo e número de telefones, dados indispensáveis para a continuidade do contato.

Caso seja necessário enviar documentos anexos ao e-mail, no corpo da mensagem precisa ser informado o que está sendo enviado, com nomes e dizeres adequados à linguagem corporativa. É preciso tomar cuidado para que os anexos não deixem a mensagem pesada, prejudicando o seu recebimento.

Quando for enviar a mesma mensagem para mais pessoas, torna-se necessário analisar se é necessário que os destinatários saibam para quem foi enviado, assim como o endereço de e-mail de todos. Se necessário, enviar para os contatos com cópia oculta (CCO). Da mesma maneira, ao receber um e-mail que foi enviado para diversas pessoas, ao respondê-lo, cabe analisar cuidadosamente para quem irá a resposta, se somente ao remetente, ou também para todos os demais.

3 CONTEÚDO DA MENSAGEM

A redação empresarial caracteriza-se pela impessoalidade, uso padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade. O e-mail, como integrante da comunicação escrita empresarial, também vai demandar que sua mensagem seja clara, objetiva, concisa, direta, e que se aborde somente o essencial. Ainda, deve ser redigido de maneira formal.

São aspectos e cuidados que facilitarão a compreensão da mensagem e evitarão a perda de tempo tanto do destinatário como do remetente.  Um texto objetivo e conciso transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Se a mensagem for complexa e longa demais, ela poderá ser interpretada da forma diversa da pretendida, ou nem ser lida pelo receptor, por não ser atrativa.

A mensagem do e-mail não pode conter erros ortográficos e nem gramáticos. É recomendado o uso de editores de texto que possuem funções de corretor ortográfico. O uso de vírgulas e pontos pode modificar toda a interpretação do assunto, assim, é indispensável o seu correto uso.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

            A redação e a organização de um e-mail corporativo seguem necessariamente algumas regras. O ideal é se ter um padrão estabelecido corporativamente para ser utilizado sem melindres no dia-a-dia, poupando tempo.

Boa gramática, objetividade, organização e disciplina são alguns dos itens necessários para secretários, assessores e profissionais da administração em geral conseguirem se organizar para que o e-mail não lhes tome muito tempo em relação a outras tarefas.

De forma sucinta, pode-se afirmar que saber gerenciar e redigir corretamente e-mails é uma característica muito importante e um fator que poderá construir ou denegrir a imagem de um profissional. Segundo a instrutora de comunicação escrita do Centro de Pesquisa, Desenvolvimento e Educação Continuada (CPDEC), Vivian Cristina Rio: “escrever corretamente um e-mail é importante porque, por meio da linguagem, transmitem-se o conhecimento e a organização de quem redigiu o texto”.

 

REFERÊNCIAS

Revista Online Exame. Disponível em http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/as-regras-para-acertar-ao-escrever-um-email-corporativo

Site Uol. Disponível em http://classificados.folha.uol.com.br/empregos/1191959-confira-5-dicas-para-escrever-e-mail-corporativo-corretamente.shtml

10 Dicas para elaborar um e-mail. Disponível em http://www.rh.com.br/Portal/Comunicacao/Dicas/6057/10-dicas-para-elaborar-um-e-mail-corporativo.html

BARBOSA, CHRISTIAN. 60 Estratégias para ganhar mais tempo. Editora Sextante. Rio de Janeiro, 2013.