O uso de aplicativos em prol da efetividade profissional - gestão do tempo

SILVA, Gabriela Kemmerich e

LIMA, Valéria Gomes de

MELLO, Grazielle de Freitas de

SCHAZMANN, Elizete Julia

LUBENOV, Sandra Regina

 

Pós-Graduandos em Assessoria Executiva Empresarial,

da Universidade Regional de Blumenau (FURB) / Blumenau, SC,

disciplina Tempo, Organização e Planejamento

 

1.            INTRODUÇÃO

 

Sabe-se que o celular tomou conta da vida das pessoas e da sociedade como um todo. Por este motivo, a constante necessidade de estarmos por dentro das situações do cotidiano e tentarmos ao máximo nos fazermos presentes em todas as áreas de nossa vida, tanto pessoal quanto profissional. Para que isso aconteça, muitos aplicativos de celular são utilizados na otimização do tempo e organização em sentido geral.

Atualmente, o celular ganhou status de aliado nas organizações, deixando para trás a imagem de vilão que rouba tempo e provoca distração e discórdia por isolar as pessoas e atrapalhar a interação entre elas.

Ante a ampla adesão de quem possui smartphones, ferramentas como WhatsApp e seus similares (Viber, Skype, WeChat, Telegram, Line, etc), bem como a utilização do celular no horário de trabalho ou durante reuniões, era ato falho, falta de respeito e displicência.

Hoje, a troca rápida de mensagens de texto, áudio e imagens, é indispensável no dia a dia das organizações. Sabemos que estas ferramentas são aliadas e nos proporcionam sim, ganho de tempo e produtividade, visto que permitem nos comunicar, reunir, decidir o que preciso for, rapidamente, globalmente e economicamente. 

 

2.    O USO DE APLICATIVOS NA ORGANIZAÇÃO DO TEMPO 

 

2.1.    Gestão do tempo

 

Diante de um mundo que exige cada dia mais conhecimentos e atitudes acertadas, a sensação de falta de tempo é comum entre a maioria das pessoas. De acordo com Christian Barbosa, em seu livro A Tríade do Tempo, “essa sensação é comum porque, geralmente, utilizamos o tempo de forma inadequada. Costumamos gastá-lo com atividades que nada têm a ver com nossos maiores objetivos, com nossos sonhos, com nossa missão de vida. Isso resulta na sensação de que o tempo passou rápido demais e que não aproveitamos o suficiente.”

Na administração do tempo, para obtermos melhores resultados, é fundamental identificarmos em quais atividades estamos desperdiçando nosso tempo. Barbosa nos questiona: Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada tem a ver com seus objetivos ou que não eram urgentes. Quantas vezes você jogou tempo fora em uma conversa sem sentido, uma festa que você não queria ter ido (mas seus amigos ou sua família o “empurraram”), assistindo um programa de TV ou lendo uma revista, que não agregaram valor nenhum à sua vida? Quantos e-mails de piadas, correntes mágicas de felicidade ou sites não “recomendados” você viu?

Entre as recomendações de Barbosa para ganharmos mais tempo, vale destacar que é preciso assumir uma postura mais assertiva e proativa em sua vida. Proatividade significa que cada indivíduo é o único responsável pela sua vida, que cada um toma a iniciativa e age para conseguir o que deseja. Assertividade significa que se tem confiança no que faz e expressa isso para o mundo de forma sincera e aberta.

Se existem os "ladrões de tempo" também não faltam aliados para utilizá-lo da melhor maneira e, ser assertivos é buscar por estes aliados. Para ganharmos mais tempo em prol da produtividade e qualidade do trabalho, podemos lançar mão de diversos aplicativos que nos trazem uma gama enorme de possibilidades. Desde aplicativos para o arquivamento digital de cartões de visita, até os  que nos dão dicas do melhor trajeto para o trabalho, passando por aqueles que confirmam a leitura da mensagem, estão disponíveis para quem busca ferramentas eficazes para ganhar mais tempo. 

 

2.2.    Tipos de aplicativos para smartphones e/ou microcomputadores

 

Há empresas que não permitem o uso de aplicativos de mensagens em horário de trabalho, considerando-os desperdiçadores de tempo. Porém esta norma é mais comum nas áreas operacionais e auxiliares, pois nas demais, é impensável não estar disponível, online e responder clientes, fornecedores e colegas de trabalho.

Por questões de mobilidade (entendemos, também, mobilidade como agilidade), a maioria dos aplicativos de comunicação e ferramentas que visam nos dar ganho de tempo resolvendo questões do dia a dia estão disponíveis para smartphones.  Aqui, elencamos alguns aplicativos que abrangem várias necessidades.

 

Scanbot - para armazenar, digitalizar, imagens e vídeos. Pode-se utilizar a câmera do  telefone celular para digitalizar qualquer documento em formato PDF e em ótima qualidade.

Dropbox -  para armazenar documentos, vídeos e afins; além de guardar arquivos, facilita o compartilhamento dos conteúdos que ali estão e permite também a edição deles, com a opção de backup. É possível se ter um banco de dados a mão em qualquer ocasião.

CamCard – indicado para aquelas pessoas que recebem um volume alto de cartões de visita, e dedicam muito tempo olhando e procurando por um contato. Este é um aplicativo que permite digitalizar e armazenar os cartões. De navegação fácil, permite editar os cartões; além de um sistema de busca eficiente, reconhece 17 idiomas, incluindo chinês, japonês e russo.

Wunderlist - Precisando se organizar melhor? Distribuir melhor as atividades durante o dia sem desperdiçar tempo e esquecer compromissos? A Wunderlist é a versão moderna da lista de "coisas a fazer", com a diferença que neste aplicativo pode-se classificar as atividades, anexar fotos, programar lembretes e compartilhar o conteúdo com outras pessoas.

Voice Reader - transforma qualquer texto em arquivos de áudio automaticamente. Permitido se utilizar no carro, enquanto se está no trânsito.

Waze - é um dos mais utilizados aplicativos de trânsito e navegação. Os usuários formam uma “comunidade” onde compartilham informações de trânsito em tempo real, possibilitando que o usuário ganhe tempo em seus deslocamentos, escolhendo o caminho mais adequado, baseado nas informações compartilhadas. Este aplicativo é visivelmente útil para otimização do tempo e planejamento.

WhatsApp – é a ferramenta mais utilizada hoje no quesito comunicação.  Nas organizações, decisões importantes são tomadas utilizando-se este aplicativo. Porém, a ferramenta possui uma aura de informalidade, visto que sua origem é para uso informal e não foi desenvolvida para o mundo coorporativo. Porém, mesmo sendo o meio (WhatsApp) informal, a postura em utilizá-los no e com pessoas do trabalho, sugere a formalidade dos e-mails coorporativos, visto que a diferença do WhatsApp ao e-mail, nesse meio, é a agilidade na escrita, mas não a ausência de tato profissional. 

 

Em grupos de WhatsApp de pessoas da empresa, o criador do grupo deve agir como um moderador, pois pode ocorrer de um participante ser muito informal, ou “fofo” enviando muitas imagens e saudações que em nada estão relacionadas a questões coorporativas. É importante ressaltar que, se um profissional usa um aparelho celular fornecido pela empresa, ele e seus aplicativos, como o WhatsApp, são de propriedade da empresa. Assim como seu e-mail corporativo o é. Então, a empresa pode sim verificar o conteúdo de mensagens e arquivos que transitam nos aparelhos de sua propriedade.

Ao trocar mensagens com os gestores/colegas de trabalho através do WhatsApp, sugere-se ter cuidado. A comunicação pode ser efetiva, porém não tem a necessidade de sair do âmbito do profissionalismo. Seguir a linguagem formal, utilizar palavras completas (sem abreviaturas), escrever de forma sucinta e simples são algumas das dicas ao se trocar mensagens no meio corporativo. É bem verdade que, neste caso, não se justifica a utilização de assinatura, nome completo, entre outros. Estas atitudes formam o que as organizações chamam de “protocolo para utilização de smartphones”. Utilizá-lo, da maneira correta, trará sim benefícios a todos.

As ferramentas de comunicação, como e-mail coorporativo, possuem legislação respaldando as empresas em monitorar ou ter livre acesso ao conteúdo de mensagens e arquivos, acessados ou transmitidos por seus colaboradores, segundo o artigo 932, inciso III, do Código Civil, e a recém-aprovada Lei Anticorrupção (nº 12.846/14).

“O empregado que utiliza o e-mail corporativo para assuntos particulares deve saber que o acesso pela empresa não caracteriza violação de sua privacidade”, segundo publicou no site UOL em 21/08/2014, Celina Mendonça, advogada especialista em direito digital. 

 

3.    CONSIDERAÇÕES FINAIS 

 

Se um profissional usa um celular particular nas atividades da empresa, essa não pode de forma alguma interferir no seu uso. Porém, ao trocar mensagens com colegas de trabalho em horário comercial e o conteúdo for impróprio, a empresa pode questionar pelo horário do acesso, principalmente se a empresa adota a postura de proibir o uso de smartphones em suas dependências. Logicamente que, em situações de impasse, cabe o diálogo. Quanto à empresa proibir o uso de aparelho celular, ela assim pode proceder se o sindicato ao qual está vinculada possui convenção coletiva estabelecendo esta norma. Se nos questionarmos se aplicativos de mensagens rápidas, organizadores de agendas e aplicativos de armazenamento e transmissão de arquivos nos trazem agilidade no dia a dia, a resposta dependerá de comparar a forma como se realizava essas atividades antes do surgimento dos aplicativos. Certamente o WhatsApp e  o Skype são mais produtivos do que enviar e-mail, pois é mais comum as pessoas estarem recebendo mensagens em seus Smartphones que em desktops.

O que também acontece em armazenar e compartilhar arquivos. Se pensarmos em quanto esses aplicativos podem nos ajudar e focarmos em como eles estão presentes hoje em nossas vidas, sabemos que não nos perderemos ou desviaremos do foco profissional. Ao utilizar essas ferramentas resolveremos os problemas mais rapidamente e consequentemente, teremos mais tempo para planejar e desenvolver ao invés de correr atrás das coisas e resolver urgências todos os dias.

Se utilizamos ferramentas para produzir, e não substituir o contato com nossos colegas, estamos no caminho certo. Não precisamos nos reunir para tomar algumas decisões, porém se houver possibilidade, melhor. Pois ainda, a presença permite desdobramentos que a distância de textos e áudios não alcança. Se os aplicativos são aliados ou não, depende da nossa postura em utilizá-los, e se posicionar perante aos que nos procuram através deles, no caso das mensagens rápidas. Ganhar tempo não justifica intransigência ou falta de noção.  

 

REFERÊNCIAS

 

O artigo foi baseado na opinião dos alunos que integraram a equipe que elaborou este material. Outras fontes foram utilizadas, como sites de notícias e redes sociais. 

 

Aplicativos de celular para serem utilizados no ambiente de trabalho. Acessado em 06/04/2016. http://noticias.r7.com/carreiras/fotos/conheca-os-melhores-aplicativos-de-celular-para-usar-no-ambiente-de-trabalho-09072015#! 

 

Microempresários indicam 10 aplicativos para melhorar a rotina de trabalho. Acessado em 05/04/2016. Site: http://economia.uol.com.br/noticias/redacao/2013 /05/15/empreendedores-indicam-10-aplicativos-para-melhorar-a-rotina-de-trabalho.htm#fotoNav=1 

 

Empresas têm o direito de monitorar e-mails corporativos de funcionários. Acessado em 08/04/2016. Site: http://noticias.uol.com.br/opiniao/coluna/ 2014/08/21/empresas-podem-monitorar-e-mails-corporativos-de-funcionarios.htm 

 

BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011.