Profissional de secretariado: a proatividade deve ser seu foco

As organizações buscam por profissionais comprometidos, dinâmicos, interessados em aprender sobre as diversas áreas e processos; com perfil intraempreendedor, que se portem como agentes de mudança e proponham melhorias no seu escopo de trabalho.

O fato de estar diretamente envolvido com a execução e o gerenciamento de determinados processos e procedimentos administrativos faz com que o assessor tenha condições de visualizar e propor mecanismos para a racionalização e simplificação do fluxo de determinada atividade. Isso permite que o assessor otimize o tempo para gerenciar mais atentamente o relacionamento com clientes internos e externos.

Muitas vezes, este relacionamento é prejudicado pela ausência de racionalização de procedimentos administrativos. Muitos secretários não buscam caminhos para aperfeiçoar as ferramentas voltadas à otimização do processo decisório porque estão sobrecarregados com o excesso de tarefas operacionais, repetitivas e, até mesmo, desnecessárias.

Ajude a repensar as mudanças! Envolva-se em comissões que elaboram procedimentos administrativos! O assessor que chama para si a responsabilidade de pensar e gerenciar os processos administrativos está cumprindo seu verdadeiro papel de secretário analista simbólico, conforme definido por Robert Reich.

A função de gestor de processos e procedimentos administrativos requer:

¨       visão sistêmica sobre toda a empresa;

¨       compreensão do negócio;

¨       conhecimento das estratégias e políticas da empresa;

¨       facilidade de se relacionar e integrar com os colegas de trabalho independentemente da posição hierárquica;

¨       atitude investigativa contínua;

¨       paciência, tolerância e perseverança;

¨       compreensão ampla e percepção acurada;

¨       modéstia equilibrada, que permita “vender o peixe”.

Em outras palavras, quanto mais você conhecer a empresa em que trabalha, seu negócio, suas normas e procedimentos; mais dinamismo imprimirá ao seu trabalho, maior será a probabilidade de criar situações e oportunidades para argumentar, opinar, participar e sugerir mudanças.

O papel de quem assessora pode ser modificado a partir da mudança na postura profissional. Comece por ampliar sua atuação na área específica. Se você está assessorando o Diretor de Logística, aprenda tudo o que puder sobre o assunto. Se você é secretária do Diretor de Gestão de Pessoas, faça um curso de especialização em Recursos Humanos. Se você é secretária em uma clínica, participe de um curso sobre administração hospitalar. E assim por diante.

Agregue valor e responsabilidades ao cargo! Pense estrategicamente! Seja inovador! Ajude a organizar comitês voltados à sustentabilidade e à responsabilidade social. Integre grupos de trabalho. Envolva-se em atividades que estão em sincronia com os objetivos corporativos. A sua proatividade corroborará para a gradativa mudança na visão ultrapassada que alguns grupos conservadores mantêm da secretária. Passe da reivindicação verbal para a ação concreta.

Agora pare e pense: com quais processos e procedimentos administrativos e secretariais você está diretamente envolvido? É possível racionalizá-los? Tenha iniciativa e discernimento para questionar! Pense em algo que você poderia mudar ou fazer melhor uma vez por semana. Está esperando o que para colocar em prática?

 

Fonte: WAMSER, Eliane. A secretária que faz... Blumenau: Nova Letra, 2010.