Mais uma etapa da organização de um evento

Pré-evento

     Etapa do planejamento. Etapa das mais importantes porque envolve todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento.

        Nesta etapa, segundo Marlene Matias (2007), são definidos e realizados: serviços iniciais, serviços de secretaria, elaboração e detalhamento do projeto.

SERVIÇOS INICIAIS

a)   Identificação dos patrocinadores, apoiadores...

b) Levantamento de nomes e confirmação de palestrantes, conferencistas, convidados, autoridades, ...

c)   Definição de responsabilidades de profissionais e prestadores de serviços;

d)   Definição da gestão de receitas e despesas.

SERVIÇOS DE SECRETARIA

a)   Preparação e expedição de correspondências para empresas, entidades, pessoas que possam de alguma forma colaborar com a realização do evento;

b) Orçamento e confecção de material administrativo (papel carta, envelopes, impressos....;

c)   Controle e arquivo da correspondência recebida e expedida;

d)   Organização da mailing list para envio de circulares, informativos, folders para o público-alvo;

e)   Recebimento e confirmação de inscrições e adesões;

f)    Elaboração e execução do cronograma de trabalho;

g)   Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços.

PROJETO DO EVENTO

O projeto de um evento deve, basicamente, contemplar o seguinte roteiro:

a)   Título (nome do evento)

b)   Entidade e/ou empresa promotora

c)   Entidade e/ou empresa organizadora

d)   Cidade-sede

e)   Local do evento

f)    Tema do evento

g)   Objetivos: geral e específicos

h)   Justificativa de sua relevância

i)     Público-alvo e número previsto de participantes

j)    Descrição do evento

k)   Período de realização e horário

l)     Inscrições e informações

m) Taxa de inscrição

n)   Recursos necessários: recursos humanos; materiais/administrativos, estratégias de comunicação, divulgação e marketing; recursos audiovisuais e equipamentos

o)   Instalações

p)   Serviços: transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração...)

q)   Previsão orçamentária: receitas, despesas

r)    Cronograma básico

s)   Considerações gerais

MODELO DE CRONOGRAMA PARA EVENTOS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

Evento:

Local:

Data:                                                           Horário:

Responsável:

Discriminação	Área/setor	Responsável	Situação
Reserva do local
Reunião para constituição da comissão organizadora
Distribuição das atividades para as comissões
Definir tema e programação
Contratar prestadores de serviços
Criação do material de divulgação
Buscar patrocínio e apoio
Definição do material de divulgação
Contratação de gráfica
Listagem de convidados e palestrantes
Enviar carta convite para autoridades, palestrantes...
Reserva equipamentos....
Divulgação na mídia
Contratar e treinar recepcionistas
Montar as pastas
Definir mestre de cerimônia
Elaborar cartas de agradecimento
Reunião e relatório de avaliação do evento

Lembro que o roteiro do projeto e o modelo de cronograma necessitam ser adaptados à especificidade do evento e ao jeito de se organizar da equipe que tem a responsabilidade de fazê-lo acontecer dentro de um rigor de qualidade 107%.