Secretariado e Assessoramento Executivo

As festas de final de ano sempre geram muita expectativa, tanto no âmbito das famílias como no meio corporativo. Agitam quem responde pela organização, e mexem com a zona de conforto dos convidados. Sim, porque uma festa de fim de ano da empresa não é uma festa qualquer. É da empresa. É a ocasião em que vamos encontrar as pessoas de nossa convivência diária num outro clima, com mais descontração, mais animação, longe das cobranças por metas e resultados.  E aqui vai o meu temperinho, para não dizer, meu veneninho de “toma cuidado!!”: é uma festa corporativa e como tal é a extensão do dia de trabalho, com uma dinâmica mais festiva e comemorativa, eu diria.   “Tá, e daí? O que queres dizer com isso?” talvez alguém queira me interpelar assim. Quero dizer que na festa de fim de ano, você deve manter o mesmo cuidado, a mesma preocupação com a sua imagem que você mantém no cotidiano. Nada de relaxar porque é festa.   As festas corporativas de fim de ano são uma exc...

Proatividade A s organizações buscam por profissionais comprometidos, dinâmicos, interessados em aprender sobre as diversas áreas e processos; com perfil intraempreendedor, que se portem como agentes de mudança e proponham melhorias no seu escopo de trabalho. O fato de estar diretamente envolvido com a execução e o gerenciamento de determinados processos e procedimentos administrativos faz com que o assessor tenha condições de visualizar e propor mecanismos para a racionalização e simplificação do fluxo de determinada atividade. Isso permite que o assessor otimize o tempo para gerenciar mais atentamente o relacionamento com clientes internos e externos. Muitas vezes, este relacionamento é prejudicado pela ausência de racionalização de procedimentos administrativos. Muitos secretários não buscam caminhos para aperfeiçoar as ferramentas voltadas à otimização do processo decisório porque estão sobrecarregados com o excesso de tarefas operacionais, repetitiv...

Tudo depende de nossas escolhas. Nossas atitudes são frutos de nossas escolhas!! Quantas vezes já lembrei essa máxima em minhas conversas com jovens profissionais em busca de um direcionamento para sua carreira profissional. Ou melhor dizendo, e como pessoalmente prefiro, um direcionamento para sua caminhada profissional. Lanço aqui alguns questionamentos, que se refletidos em busca da resposta mais adequada para o seu momento atual, poderão ajudá-lo(a) a caminhar  e tomar decisões racionalmente e ainda deixar sua alma satisfeita. Como você enxerga o mundo? Como você enxerga o trabalho que está fazendo hoje? Quais são seus múltiplos talentos?  Com qual estratégia você pretende implementar seu desenvolvimento profissional? O que vai garantir sua empregabilidade? Você se valoriza? Qual é a “marca” que você quer deixar no mundo do trabalho? Pergunte-se: Como posso alcançar algo melhor? Lembre-se, porém, que mudar o percurso, em muitos mom...

De acordo com Christopher Lasch, a cultura do narcisismo é a cultura centrada no "eu" e no "agora". Afirma que o indivíduo, suas experiências, seus sentimentos, sua "felicidade", são o centro das atenções, da verdade e dos valores. Danah Zohar, em seu livro O ser quântico , ressalta que o narcisismo é uma doença do relacionamento, uma doença que surge da incapacidade de se formar relacionamentos significativos consigo mesmo e com os outros. O oposto do narcisismo, no entanto, é uma atitude perante a vida que salienta a importância de compromisso, envolvimento, amor, compaixão, empatia, disposição em servir. Envolve um contexto mais amplo de vida e do relacionamento. Qual é, em sentido geral e simplificado, o perfil do narcisista? - Incapacidade de se sentir parte do fluxo da história. - Incapacidade de se identificar com a posteridade. - Perda da capacidade de se indignar. - Desvaloriza o passado, o que acaba minando a competência cotidiana ...

De tempos em tempos, torna-se necessário repensar a atuação e caminhada profissional. Indiferente do tempo de caminhada que cada um de nós efetivamente tenha. É um exercício salutar que resulta na revisão de programações anteriormente feitas. Devemos nos dar o direito de fazê-la para o bem de nosso bem estar e alegria profissional. Os pensamentos que estão direcionando meu momento de rever minha futura caminhada profissional são esses: “A idade credencia a gente.” (Fernanda Montenegro)   “Há apenas um bem, o conhecimento, e apenas um mal, a ignorância.” (Sócrates)   “Nossa grandeza não está em ser capaz de refazer o mundo. Mas em refazer nós mesmos.” (Gandhi)    

Exerci o secretariado, ensino secretariado, estudo e pesquiso secretariado, leio secretariado, falo sobre o secretariado, discuto secretariado. E quanto mais faço tudo isso, e muitas dúvidas e perguntas ainda tenho a respeito. E hoje persiste só uma certeza: tanto na área de secretariado como em qualquer outra, o sucesso e êxito profissional acontece para quem tem um planejamento de carreira. E ter planejamento de carreira significa optar um algo que tem a ver com ele mesmo e gostar de fazer isso. Eu ACREDITO no secretariado!! Porque sempre tive o secretariado como uma profissão. E não como algo passageiro até decidir fazer outra coisa. O Secretariado é uma profissão; passou por etapas distintas ao longo das transformações do mundo corporativo. Cada etapa esteve ajustada aos padrões de sua época, à mentalidade predominante, às necessidades corporativas, à forma de gerenciamento e de compreensão dos executivos.   Uma profissão só existe porque existem profissio...

       É cada vez maior o interesse em se conhecer as regras de conduta, nem sempre ditas e escritas, que regem o comportamento social e profissional dos membros de uma sociedade ou organização. Por quê? Pelo fato de serem indispensáveis para a convivência num mundo que se torna dia-a-dia mais inquietante e ríspido.          O mundo dos negócios, em particular, está requerendo dos seus componentes uma postura profissional elegante que lhes assegure êxito pessoal e profissional ao se relacionar com clientes internos e externos. Ser bem-educado é predicado cada vez mais valorizado na vida como um todo.          Você, profissional, está prestando atenção para sua inteligência social? Karl Albrecht em seu livro Inteligência social ( 2006, M .Books do Brasil Editora) define inteligência social como a habilidade de se relacionar bem com as outras pessoas e conquistar sua cooperação....

O atendimento é a empresa. É intangível. É um misto de emoção e razão. E não há possibilidade de devolução ou troca. São afirmações de especialistas.   Concordamos que a avaliação do cliente é subjetiva; depende também de seu estado emocional. O cliente espera atitude de quem atende. Sim, o atendimento é um questão de atitude.   O que o cliente avalia ao ser atendido? Educação, simpatia, cortesia, cordialidade, confiança, disposição para resolver seus problemas, compreensão, empenho, comprometimento, polidez, prontidão, profissionalismo, responsabilidade, lealdade, empatia, respeito, gentileza, tratamento personalizado, interesse real em servir, .....   A imagem da empresa é refletida no comportamento de quem atende.   No atendimento telefônico, quem liga, não interrompe nosso trabalho. É o propósito, é o objetivo de nosso trabalho. Ao menos deveria ser.....!!!! Nós não fazemos favor ao cliente ao atendê-lo. Lembrando Phillip Kotler, "a ...

Pergunte-se: O que eu gosto e não gosto de fazer ? Quais são meus valores ? O que eu aprecio e não aprecio em mim? E nos outros? Quem são as pessoas que admiro? Em quais situações agi ou ajo reativamente e proativamente? Que qualificação busco? Ou, que qualificação preciso ? Que reconhecimento quero? Ou, que reconhecimento busco ter? Lembrete:  Quem pensa, manda. Quem operacionaliza e processa, obedece.

Você agora é o/a gestor(a) da secretaria executiva, que é composta por 5 profissionais. É responsável pela construção e formação da equipe e criar uma rede de relacionamento interpessoal para garantir um ambiente de trabalho profissional e harmônico. A secretaria atenderá e assessorará cinco (5) diretores e oito (8) gerentes. A equipe deverá trabalhar em busca do resultado corporativo planejado e agregar valor ao negócio. Para formar sua equipe de profissionais do secretariado, quais valores você levará em consideração? De acordo com Keith Harrell, em seu livro Atitude é tudo , editado em 2001, os valores são padrões em função dos quais as atitudes são moldadas. Os valores ajudarão a transformar atitudes em ação.

O que você tem lido nos últimos meses? Certamente, você me dirá que sua leitura estava concentrada nos livros indicados pelos professores como bibliografia básica ou complementar para dar conta do conteúdo programático das disciplinas do seu curso superior. Perfeito! Leitura obrigatória e necessária para cada um de nós construir seu conhecimento e suas habilidades na área profissional pela qual optou se profissionalizar. Agora, que você está de férias "escolares", vamos assim dizer, convido para ampliar o campo de conhecimento. Que tal ler sobre física e energia quântica ? A integração do ser humano no universo ? Recomendo a leitura do livro Em O Ser Quântico, a cientista Danah Zohar, formada em física e filosofia, argumenta que somos co-autores do universo e que a nova física pode iluminar nosso entendimento da existência e do mundo em geral. A autora traz uma nova visão do mundo, que muda nossa compreensão das relações entre corpo e mente, e gera conceitos in...

"Ser excelente é exercer a nossa liberdade e sermos responsáveis por cada uma de nossas ações." (by Miguel Angel Cornejo y Rosado) "Elogie a si mesmo, pois em você existe a vida de Deus." (autor desconhecido) Que a semana de você seja de muita paz, saúde, sucesso e prosperidade!

Letter of condolence   (To a firm)   Dear Mr.   Wagner:   I was saddened to learn of the death of your president, Mr. (full name), and I wish to extend to you and to the members of your firm my sympathy. Mr. (name)´s high ethical standards and staunch business principles will be long remembered throughout the industry. His loss will be sorely felt.   Sincerely yours, (signature and name)   Informing a death   It is with great sorrow that we inform you of the sudden death of Mr. (full name). Together with his Family, we deeply mourn his loss. We will especially miss Mr. (name) for his enterprise and dynamics leadership which helped make (name of firm) become one of the largest international business groups.   Truly yours,  

I am pleased to share with you a short article I wrote on May 17, 1988, while I was attending to the English for Secretaries course in São Paulo (SP), at Associação Alumni.   To be a successful secretary   To be a successful secretary was the main goal I have set up for my professional career since the first day I have started working twelve-years ago.   Working for a top executive of a large and well-known corporation and being the “right arm”, as we secretaries used to say, of such a boss, were, according to my point of view, synonyms of being a well-succeeded secretary.   I believe that we should have satisfaction in whatever we do. To get real satisfaction out of doing anything, we need to do it well. To achieve the successfulness in a professional activity we should do always the best job for the company we are working for.   I am happy because I am quite sure that I did it well as a secretary so far despite the ups and downs of every ...

Professional executive secretaries, here you have an example of a job application letter which I wrote in 1998 to help a friend in getting a new job.     Attention to the Manager of Recruitment and Placement   Dear Sir,   I understand you are looking for an Executive Secretary. I have eleven years of secretarial experience and can provide good experience. I´m 32 years old and married.   For the past seven years I´m been working as secretary for the (name of the company). My reason for wanting to leave my present position as executive secretary   to the Vice President of Foreign Operation of (name of the company) is that, after seven very happy years, I can see no prospect of real challenge or job development beyond my present level.   Enclosed is a brief history of my education and job experience.   I would appreciate getting together and discuss in more detail what I can offer as an executive secretary. I am lo...