Secretariado e Assessoramento Executivo

                    Ei!! Você... bem-vinda! Bem-vindo... a essa obra em andamento! Que cor você escolheria para representar seu momento atual se tivesse diante de si uma caixa com 24 lápis de cor? Pronta para começar?             Certamente, antes de escolher a cor, em sua tela mental deslizaram slides de inúmeras cenas de sua história de vida, imagens de memórias afetivas guardadas no coração, de conquistas e momentos de vitórias. Talvez, momentaneamente, você também visualizou um cenário sombrio, desalentador, frustrante. Lembrou de desastres ambientais, da falta de respeito entre os seres humanos, ou ainda, de um cenário econômico-político turbulento, confuso, indefinido. Indiferente da cor que você tenha escolhido, tenho a certeza de que ela é a sua predileta, que simboliza o que você viveu até aqui, quem você se tornou ao longo desses anos, movida pela sua corajosa capa...

 

 

Tempo, tempo.... como otimizá-lo? Em geral, nunca se tem tempo para fazer o que é preciso, não é mesmo? Estamos trabalhando cada vez mais presencial e virtualmente, fazendo com que, às vezes, o tempo pareça curto. O atendimento ou entrevista sem horário, os atendimentos interrompidos, o atendimento telefônico de forma errada, o atendimento à equipe e as reuniões online ou presenciais não programadas ainda se constituem desperdiçadores de tempo no mundo corporativo. A função de quem assessora é otimizar o tempo de dirigentes, de forma que seja bem administrado, não só planejando a distribuição de horários para entrevistas, reuniões e outros compromissos, mas também solucionando problemas que possam ser resolvidos por você que assessora. Para ser eficaz e atingir seus objetivos do modo desejado ou até mesmo superar suas próprias expectativas, você precisa programar seu tempo começando pela eliminação dos supérfluos. Ops, verdade, isso você já está cansado e cansada de saber de tant...

  A função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avaliação, controle, supervisão e coordenação de atividades, qualificadas e finalísticas, para a consecução de objetivos e metas corporativas. O profissional do secretariado em empresas de TI é o   organizador e o harmonizador do ambiente de trabalho, o que compreende o gerenciamento da informação, de relacionamentos, de processos e procedimentos administrativos. É o fornecedor de subsídios para a tomada de decisões e para isso precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a empresa e sua equipe estão comprometidas. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes. Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas. Agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades...

N o livro “O trabalho das nações”, Robert Reich identifica o surgimento, nos   Estados Unidos, de três amplas categorias de trabalho que também estariam tomando forma em outros países. Convencionou chamá-las de serviços rotineiros de produção, serviços pessoais, e serviços simbólico analíticos. Os serviços rotineiros de produção estão relacionados a tarefas repetitivas, tediosas e intermináveis, similares às executadas na Sociedade Industrial, com uma diferença: hoje, na Sociedade do Conhecimento, esses serviços são executados na montagem de componentes eletrônicos e na operação de terminais de computador, introduzindo e recuperando dados. São os peões da Era da Informática. Os serviços pessoais também estão relacionados a tarefas repetitivas e simples. Para Reich, o que diferencia os serviços pessoais dos produtores de rotina é que os servidores pessoais têm contato direto com os usuários finais. Seus honorários são calculados com base nas horas trabalha...

As organizações buscam por profissionais comprometidos, dinâmicos, interessados em aprender sobre as diversas áreas e processos; com perfil intraempreendedor, que se portem como agentes de mudança e proponham melhorias no seu escopo de trabalho. O fato de estar diretamente envolvido com a execução e o gerenciamento de determinados processos e procedimentos administrativos faz com que o assessor tenha condições de visualizar e propor mecanismos para a racionalização e simplificação do fluxo de determinada atividade. Isso permite que o assessor otimize o tempo para gerenciar mais atentamente o relacionamento com clientes internos e externos. Muitas vezes, este relacionamento é prejudicado pela ausência de racionalização de procedimentos administrativos. Muitos secretários não buscam caminhos para aperfeiçoar as ferramentas voltadas à otimização do processo decisório porque estão sobrecarregados com o excesso de tarefas operacionais, repetitivas e, até mesmo, desnece...

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