Secretariar e assessorar é otimizar o tempo

Tempo, tempo.... como otimizá-lo?

Em geral, nunca se tem tempo para fazer o que é preciso, não é mesmo? Estamos trabalhando cada vez mais presencial e virtualmente, fazendo com que, às vezes, o tempo pareça curto.

O atendimento ou entrevista sem horário, os atendimentos interrompidos, o atendimento telefônico de forma errada, o atendimento à equipe e as reuniões online ou presenciais não programadas ainda se constituem desperdiçadores de tempo no mundo corporativo.

A função de quem assessora é otimizar o tempo de dirigentes, de forma que seja bem administrado, não só planejando a distribuição de horários para entrevistas, reuniões e outros compromissos, mas também solucionando problemas que possam ser resolvidos por você que assessora.

Para ser eficaz e atingir seus objetivos do modo desejado ou até mesmo superar suas próprias expectativas, você precisa programar seu tempo começando pela eliminação dos supérfluos. Ops, verdade, isso você já está cansado e cansada de saber de tanto ouvir os especialistas orientarem a esse respeito.

Concordo!! Pode ser assunto repetitivo. Mas, acredite, nunca é demais revisitar dicas simples e eficientes de gestão do tempo de quem assessora. Vai por mim! Eu mesma me dou conta por vezes que peco ao gerenciar atividades rotineiras e patinar ao procrastinar, ou seja, deixar para outro dia, deixar para mais tarde. Quem sabe mês que vem....

Vamos lá! Confira as dicas de gestão de tempo que eu considero essenciais:

 § Estabeleça prioridades e não perca tempo com coisas fúteis, inúteis e inadequadas em seu local de trabalho. A execução de suas tarefas inicia-se com a organização de seus instrumentos de trabalho.

§ Esteja completamente inteirada das atividades da instituição. Quanto mais detalhes você souber acerca do assunto de que vai tratar e sobre qual deverá tomar alguma providência, mais visão terá sobre a situação. Permitirá analisá-la de várias perspectivas e ângulos.

§ Para administrar o tempo, antes de tudo, identifique, organize e programe o seu dia de trabalho com a Lista de Coisas a Fazer (1° alta prioridade e depois as demais). Faça uma lista de tarefas, projetos e obrigações.

§ Aproveite os momentos de energia e entusiasmo para ampliar o poder de concentração.

§ Solucione os problemas antes de se tornarem problemas.

§ Cumpra os prazos consensados (inicie um projeto assim que for incumbido de fazê-lo).

§ Saiba recusar um pedido quando não for importante.

§ Apresente ao dirigente apenas os problemas sobre os quais não tem competência delegada.

§ Quando delegada a tarefa, estabeleça prazo para o término.

§ Anote e arquive as instruções recebidas do dirigente e da equipe com quem trabalha. Use a ferramenta com a qual você tiver mais afinidade. Seja um caderno; seja uma ferramenta online a exemplo do Trello para gerenciar atividades e tarefas. Enfim, há uma infinidade de ferramentas no mercado com essa finalidade.

 

Organização e dinamismo caminham lado a lado.  Sempre foram os melhores aliados de quem assessora, pois permite-lhe ser prático e ágil ao avaliar o próximo passo. #ficaadica