Dos Escribas a Internet: um pouco da história da profissão de Secretário (parte VI)
Aperfeiçoamento e
desenvolvimento profissional
Torna-se
cada vez mais necessária a participação constante em cursos de aperfeiçoamento
e desenvolvimento profissional. Os secretários executivos tradicionais, que
perceberam que deveriam evoluir, assim como a tecnologia, ganharam novas
funções. Outros perderam espaço.
Segundo
a SECRETÁRIA B, nesta virada de século em que estamos vivendo mudanças
frenéticas e radicais, “qualquer
profissional precisa estar muito atualizado. O que era última geração ontem, hoje
já não é mais. Então, há necessidade, muita necessidade de aperfeiçoamento.
[...] senão nós seremos engolidos logo, logo.”
A
SECRETÁRIA A concordou plenamente com essa afirmação. Em qualquer atividade,
uma pessoa precisa estar atualizada, informada, participar de cursos,
palestras, leituras. Participar ativamente dos cursos “in company” que muitas
organizações oferecem para o aperfeiçoamento profissional e pessoal de seus
empregados, bem como para mantê-los motivados.
A
SECRETÁRIA C afirmou que fez muitos cursos em São Paulo e Porto
Alegre, que lhe deram a noção de como desempenhar seu papel de secretária
executiva. Hoje ainda faz cursos, porém não com tanta frequência como no
passado. A empresa oferece mais palestras que acontecem na cidade e como sempre
há certo número de inscrições pagas, quem tiver interesse pode participar. “Hoje, todo mundo dá mais incentivo para se
participar no campo motivacional, porque as empresas estão tão dinâmicas, que
estamos fazendo curso todo dia na empresa.” Disse que não está saindo com muita frequência
de sua empresa para fazer cursos, pois acredita estar aprendendo no dia-a-dia.
A
tecnologia do escritório e o secretário executivo passaram a ter uma certa
cumplicidade desde 1870, com a invenção da máquina de escrever. Precisa estar
ciente das inovações tecnológicas e saber como funcionam, pois é ele quem
gerencia o fluxo de informações entre as mais diversas pessoas, nos mais
diversos lugares. A cada nova tecnologia no escritório, seu método de trabalho
é afetado. Ao contrário de sua função, que é privilegiada. Como quase todas as
inovações convergem ao secretário executivo, ele é privilegiado por ter acesso
a todas, tendo a oportunidade de conhecê-las e introduzi-las no seu cotidiano,
modificando processos de trabalho e até redefinindo sua posição na organização.
Infelizmente,
muitos secretários executivos tiveram suas funções afetadas em virtude das
novidades tecnológicas no escritório, porque não estavam preparados
profissionalmente e não buscaram atualizar-se por conta própria, deixando a
cargo da organização. Muitas organizações não o fizeram. Preferiram demitir.
Excluíram do quadro funcional os que não evoluíram com a tecnologia, por falta
de competência tecnológica, que, segundo Chiavenato (1996, p. 146), “é a capacidade
de assimilação do conhecimento de diferentes técnicas necessárias ao desempenho
da generalidade e da multifuncionalidade.”
Também
é verdade que há escritórios que continuam operando com equipamentos de muitos
anos atrás: papel, máquina de escrever, arquivos, calculadoras, telefone,
lápis, canetas, copiadoras e outros. Mas não deve ser um impeditivo para o
profissional secretário executivo atualizar-se em relação às novidades
tecnológicas que começam a modificar o ambiente de trabalho.
Os
escritórios estão sendo transformados em ambientes bonitos e aconchegantes, com
móveis práticos, funcionais e visual agradável. São as estações de trabalho, ou
os escritórios inteligentes, totalmente informatizados e todos ligados em rede.
Com a racionalização do espaço, o secretário executivo
perdeu a exclusividade de uma sala. Muitos gerentes ainda mantêm suas salas,
mas outros passaram a ter apenas sua estação de trabalho. Com esse novo
conceito de escritório, seu trabalho vem se tornando mais integrado e dinâmico
com os demais departamentos da organização.
Há
necessidade de educação continuada para possibilitar atualização e adaptação às
inovações tecnológicas, uma vez que, conforme Knechtel (1995, p. 112), “a
divulgação das novas tecnologias, em geral, é acompanhada de problemas como
insegurança, temor, carência de orientação, crises de identidade [...]”.
O secretário executivo
diante da reestruturação organizacional e administrativa
Desde o seu surgimento nos
escritórios dos Estados Unidos, por volta de 1870, a função de
secretário sempre foi diretamente afetada pelas mudanças que se processaram nos
modelos de administração. Está sendo um participante ativo no redimensionamento
de seu papel junto às organizações que se reestruturam em decorrência dos novos
protagonistas. Afinal de contas, é um elemento facilitador da ação
administrativa, proporcionado pelo contato que tem com os mais diferentes
públicos, quer sejam internos ou externos.
Faria
(1986, p. 15) concorda com este entendimento quando diz que o secretário
executivo “é uma peça vital do processo administrativo.” Para ele, é a peça da
engrenagem administrativa que imprime velocidade aos fluxos administrativos e
operacionais, que quando não está em perfeito funcionamento é um verdadeiro
gargalo de estrangulamento ou obstáculo que produz morosidade e dificuldades na
consecução dos objetivos da organização.
A minha empresa [...]
passou por transformações muito sérias nos últimos anos. [...] tivemos uma nova
fase. E a nossa adaptação teve que ser muito rápida, porque quem não se adaptou
logicamente não está mais conosco. A partir de 1993, as mudanças continuaram;
um processo dinâmico, muito intenso. [...] E quem não é fortemente adaptável,
fica fora. Tínhamos, em 1985, 6.200 funcionários. Hoje, temos 1.700
funcionários. Como, então, foi afetada fortemente, tínhamos, num certo momento,
18 secretárias. A partir de 93, fizemos um pool. Trabalhávamos em duas para
toda a diretoria, que eram 5 pessoas, muito ativas, com atividades até extra
empresa. E, hoje, a partir deste ano de 98,
estou sozinha na diretoria. Então, além do trabalho normal de
secretária, tenho outras atividades. Eu tive que realmente me adaptar para
poder continuar. (SECRETÁRIA C).
A
organização em que a SECRETÁRIA B atuou
também passou por um processo de reestruturação e ela teve que se adaptar às
novas regras de multifunção, que lhe exigiam flexibilidade e novos
conhecimentos na área administrativa e de assessoria, para poder acompanhar o
ritmo acelerado das mudanças.
Nossa empresa também reestruturou,
enxugou, apertou. Havia, na empresa, três secretárias que atendiam aos
diretores. Havia, também, uma secretaria administrativa, com oito funcionários.
Quem trabalhava nessa secretaria administrativa? A menina do telex, do fax, os
office-boys, os garotos que faziam toda a circulação de correspondências em
diferentes setores. Tinha um coordenador da área. E esse grupo precisou ser
extinto. Todas as suas funções passaram para o pool de secretárias. Então, além
de atender aos diretores, nós assumimos as outras responsabilidades. Todo
escritório, material e equipamento,
passou a ser controlado por nós. Éramos em três. Então , de oito,
o serviço foi dividido em 3. E a capacidade de adaptação [...] foi muito
importante, porque tivemos que nos desdobrar e adaptar.
A secretária deixou de ser
aquela função operacional, para ser uma função estratégica. A secretária passou
a ter poder de decisão. Por quê? Porque começamos a fechar contratos para a
empresa por terceirizar serviços. [...] vamos contratar fora? Então, o que
vamos fazer? Vamos buscar uma empresa que faça esse serviço. Tentamos fechar
esse contrato e apresentar para a diretoria o custo-benefício, os cálculos de
redução de custos. Então, realmente, a função foi beneficiada com todo esse
enxugamento, porque a secretária passou a ter outras atividades. E aí vem mais
um benefício. Precisamos estar preparadas para essa nova atividade. Precisamos
assumir riscos, porque antigamente, ninguém, nenhuma secretária assumia riscos.
Fazia o que era mandado fazer e pronto. Temos que ter capacidade para liderar,
pois temos subordinados. Temos que responder por aquela equipe com quem
fechamos o contrato e fazê-la funcionar. Temos que contratar agentes de viagens
e fazer todo um trabalho com a agência de viagens. [...] a função enriqueceu, a
função cresceu. (SECRETÁRIA B).
O
secretário executivo não lida somente com materiais, equipamentos, objetos
palpáveis, mas, sobretudo, com pessoas. A eficácia de um executivo depende da
eficácia de quem o assessora. A evolução do papel e a importância do
profissional do secretariado nas organizações estão relacionadas diretamente à
sua eficiência e eficácia na execução de suas tarefas, pois seu progresso
profissional é medido pela busca contínua de novas técnicas e sistemas para
realizar seu trabalho. Em todas as suas atividades diárias, o secretário
executivo faz uso de procedimentos para aumentar sua eficiência e eficácia.
Estão, ao fazer e receber ligações telefônicas, ao redigir, datilografar,
receber, classificar e distribuir as correspondências, ao organizar a agenda, ao preparar reuniões e
roteiros de viagens, ao atender clientes internos e externos, ao prestar e administrar as
informações.
Medeiros
e Hernandes (1995, p. 57) aconselham o secretário executivo a se interrogar
sempre sobre o próprio procedimento quanto à realização de tarefas, para que
obtenha desempenho máximo. É necessário que tenha planejamento da sua rotina de
trabalho, desde a primeira tarefa do dia até a hora do término do expediente,
bem como interesse e conhecimento das atividades profissionais do executivo com
quem trabalha, além de visão global da organização.
Numa
corporação virtual, o profissional do secretariado é incentivado a questionar a
relevância de determinada tarefa e atividade, ou seja, por que fazer?, para que
fazer? além do costumeiro como fazer?
Isso requer competência pessoal. Em outras palavras, “a capacidade de
aprendizagem e absorção de novos e diferentes conhecimentos e habilidades” (Chiavenato,
1996, p. 146).
Mudanças significativas na
função secretarial
No
entendimento da SECRETÁRIA C, a mudança
mais significativa de
todas foi o fato de nós, hoje, termos que estar onipresentes na empresa. Temos
que saber de tudo, de tudo. O diretor chega e pergunta e temos que saber o
porquê e o que está acontecendo. Por isso é muito importante se estar antenada,
informada. Antigamente, ficávamos numa sala isolada e não tínhamos mesmo como
saber o andamento dos outros setores. Hoje, eu trabalho no meio de todo o
pessoal administrativo. [...] não tem mais sala fechada nem para eles, nem para
mim. Então, ali eu fico antenada, fico ligada [...] É preciso realmente ajudar
a administrar a empresa, porque atualmente eles pedem a nossa opinião. A nossa
opinião tem um peso enorme.
O
secretário executivo, a partir de sua estação de trabalho, poderá se comunicar
com qualquer parte do mundo, bem como ter acesso a uma série de informações que
precisarão ser selecionadas e transmitidas de acordo com os objetivos e missão
da organização a qual integra. Poderá elaborar documentos com gráficos e
figuras, pois terá à sua disposição equipamentos de editoração eletrônica e uma
impressora para gerar textos e imagens quase fotográficos.
Na opinião da SECRETÁRIA
B, as mudanças que aconteceram foram muito significativas e
a informática modificou
totalmente o nosso mundo. O tempo hoje é real. Antigamente, o representante da
empresa ia ao cliente, formulava o pedido, colocava-o no malote, e três dias depois o malote chegava aqui na
matriz da empresa. Encaminhava-se
para a engenharia, se fazia o orçamento, colocava-o
no malote de volta com o pedido ou confirmação ou orçamento para o cliente.
[...] A informática veio e mudou o sistema de informações. As informações
sempre existiram, mas era difícil consegui-las. Era difícil chegar até elas. E
hoje, não. Acessamos nosso computador e temos o que quisermos a nossa frente.
Não existe mais o famoso papel que tanto tínhamos que guardar e controlar. O
papel acabou. Hoje, ligamos um botãozinho e o mundo se descortina a nossa
frente.
Na mesma direção, a SECRETÁRIA A reforçou
esse depoimento ao exemplificar o procedimento que adotava no envio de malotes
para os representantes localizados em todas as capitais do país.
[...] nós organizávamos e
fazíamos os malotes. E muitas vezes o representante tinha que saber se o item
tal foi cancelado, se a camiseta tal teve aumento de preço, se o cliente tal é
inadimplente, enfim. Tudo isso era feito. As famosas comunicações internas.
[...] Então, veja o tempo que nós perdíamos datilografando a comunicação
interna. Aí corríamos para pedir o visto, a rubrica do diretor. Era envelopado,
porque não podia ir aberto, e envelopado era colocado no malote. Imaginem, o
tempo que perdíamos para fazer tudo isso. E, hoje, como é que é? Coloca-se a mensagem
na internet, e pronto, acabou. Coisa maravilhosa. Fantástica! (SECRETÁRIA
A).
De
acordo com a SECRETÁRIA B, em 1971, quando estava trabalhando em Brusque, “fazer uma ligação para Blumenau demorava,
às vezes, quatro horas [...]” . Toda ligação era feita via telefonista, que
dava a previsão da demora. Dependendo da urgência e importância do assunto a
ser tratado com o contato em Blumenau,
alguém pegava um jipe,
porque as estradas eram de barro, e vinha para Blumenau resolver o assunto e
levava de volta as informações. E a ligação ainda não tinha sido completada.
Isso aconteceu em 71. Hoje, em questão de segundos, nos comunicamos com o
mundo. [...] o fax já começou a revolucionar o trabalho da secretária. A informática, então, nem se fala.” (SECRETÁRIA
B).
É
importante ressaltar que, no início, houve, por parte de muitos profissionais
secretários, um certo medo e até uma forte aversão ao uso do computador. Apesar
de treinamento adequado oferecido pela organização, muitos operavam com certa
desconfiança, preferindo, em inúmeras situações, a antiga e sempre companheira
máquina de escrever.
A
SECRETÁRIA C entende que a era da informática, era da qualidade total, era da
globalização, seja qual for o nome, trouxe um reforço fantástico para todas as
funções. Mais especificamente falando da função de secretário, o que mais a
impressiona, hoje em dia, é a possibilidade de ter voz ativa junto ao seu
diretor. Não se vai mais para uma reunião, por exemplo, para ficar anotando o
que é discutido. Há momentos em que se tem que explicar os resultados da
empresa numa reunião. “Hoje, eu tenho
funções que vocês talvez não imaginam, junto com o desempenho como secretária.
Eu analiso balanços, sei fazer análise de balanços, o que antes olhava, jogava
para o lado e não queria nem ver.” (SECRETÁRIA C). Ela faz o benchmarking, ou seja, compara sua
empresa às empresas concorrentes, além de toda a parte societária da empresa,
redação de atas legais como aumento de capital e emissão de debêntures.
Secretário: profissão em
extinção?
Em
decorrência das mudanças empresariais, neste final de século muito se tem
falado na extinção da profissão de secretário. Vai terminar, ou já estaria se
modificando?
Na
opinião da SECRETÁRIA B,
é uma profissão que está
evoluindo a cada dia que passa. [...] a secretária, a assistente, a assessora,
é fundamental na vida de qualquer diretor de empresa, de qualquer dirigente, de
qualquer homem de negócios. [...] é a pessoa que está na retaguarda. É quem faz
a coisa acontecer. Então, eu não acredito na extinção da profissão. [...] Onde
houver um homem de negócios, [...] vai ter alguém que precisa assessorá-lo, que
precisa dar continuidade.
Na
mesma direção, Natalense (1998, p. 41) reafirma que a era da informática não
acabou com o secretário executivo mas, sim, “criou condições para que o seu
real papel fosse descoberto, revitalizado e valorizado.” Lembra que não é a profissão de secretário que se
extingue, mas a sua prática inadequada.
Embora
esteja sendo eliminado da estrutura funcional de muitas organizações
tradicionais e ser alvo de comentários de consultores, o profissional
secretário executivo tem lugar para atuar na corporação virtual. Não para fazer
tarefas repetitivas e monótonas, mas como elemento importante na administração
das informações e participar ativamente das forças-tarefas. Para Natalense
(1998, p. 46), é o secretário executivo quem gerencia as informações da área
que assessora, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, filtra e
divulga as informações que servirão para a tomada de decisões. É um
empreendedor que cria condições para ampliar sua área de atuação.
Para
a SECRETÁRIA A, é uma profissão em evolução e não em extinção. É uma profissão
que já se modificou muito, pois na sua época, no início de sua carreira, secretária
não era paga para pensar.
Então, o que se exigia? A
tal da boa aparência.[...]. Tinha que ser jovem, bonita, boa aparência. Era
isso que importava. Inclusive nos anos 80, no início dos anos 90, quando eu era
professora de Técnicas de Secretariado, uma aluna minha, um dia veio chorando
porque havia se preparado para uma entrevista - e olha que era uma aluna
brilhante. Havia-se preparado para o teste. Fez o teste e passou pela
entrevista. Quando chegou na pessoa da área de recursos humanos, ele olhou para
ela e falou: “Sinto muito, você não serve. Você é gordinha.” Graças a Deus que isso terminou ou está
terminando. Hoje o que conta é a competência.
Para
a SECRETÁRIA B, hoje, o secretário executivo ”é aquela pessoa a quem o chefe pede cinco, esperando sete, e ela
entrega nove.” Em outras palavras, espera-se que tenha comportamento
proativo, que pense no problema antes que ele aconteça e que se antecipe às
suas necessidades na resolução de determinado assunto. Para Junqueira (1996, p.
121), é preciso que esteja sempre um passo à frente neste jogo de tomadas de
decisões. Isto significa esclarecer dúvidas e expectativas, ter conhecimento da
rotina e modos de trabalho da chefia e visão global da organização para saber
quem é quem, quais as metas e os planos, quem são os principais clientes e
fornecedores.
É
sempre bom lembrar que, no momento atual, tanto os clientes internos quanto os
externos esperam que seus fornecedores os surpreendam com o fornecimento de
pequenos extras, que custam muito pouco mas rendem dividendos fantásticos. Como
membro da equipe, espera-se do secretário executivo idéias para superar a
expectativa dos clientes internos e externos da organização na qual atua.
Consideramos cliente interno seu superior imediato e todos os membros da
organização para os quais presta algum tipo de serviço.
Com
este retrospecto, podemos dizer que a profissão de secretário saiu fortalecida,
apesar de toda uma série de transformações, sobretudo na última década,
caracterizada por uma verdadeira reengenharia nos organogramas e nas descrições
de funções das organizações. E uma das razões deste fortalecimento, certamente,
é a somatória de um conjunto de fatores, como
a adaptação à modernidade,
a profissionalização e regulamentação da profissão. [...] a importância da profissão de secretário
está na razão direta da amplitude do seu domínio das informações. Considerando
que, no futuro próximo, o poder estará nas mãos de quem detiver a informação,
podemos concluir e entender toda essa transformação da atividade secretarial,
já reconhecida em alguns segmentos como assessora organizacional. (EQUIPE
I).
Graças
à transformação gradativa de uma antiga figura decorativa das ante-salas dos
executivos em um profissional atuante, com perfil voltado para a gestão de informações,
novas competências e habilidades são requeridas deste profissional pelas
organizações, especialmente por aquelas que já passaram por processos de
reestruturação administrativa e tecnológica.
Texto extraído de:
WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a
contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f . 2000. Dissertação
(Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina,
2000.
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