Dos Escribas à Internet: um pouco da história da profissão de Secretário (parte III)

ANOS 90: OS NOVOS DESAFIOS DO SECRETÁRIO EXECUTIVO

A década de 90 foi marcada por uma série de fatores que influíram sobremaneira na reestruturação de organizações nacionais e internacionais. Proporcionou o melhor momento para a conquista de espaço do secretário executivo, abrindo o caminho para a profissão, como resultado da dinâmica do mercado e das profundas mudanças organizacionais, administrativas e tecnológicas, principalmente causadas pela “Era da Informática e da Qualidade”. Natalense (1998) corrobora esta opinião.

Nos últimos anos, as organizações foram assoladas por uma onda de reengenharia, downsizing, programas de competitividade e produtividade, de qualidade total e valorização do cliente. Muitas organizações, estruturadas com base na Revolução Industrial e nas idéias clássicas de administração, que pregam rigidez hierárquica, centralização de poder e controle absoluto, estão se reestruturando e se adequando à nova realidade do mercado. Um mercado cada vez mais competitivo e veloz, em decorrência da globalização da economia, da revolução científica e tecnológica; esta, liderada pela tecnologia de informações e de comunicações, que invadiu os escritórios, passando a fazer parte do cotidiano das organizações que, para sobreviverem, tiveram que ter uma integração total de informações. 

Na verdade, o trabalho do secretário executivo como de tantos outros profissionais, está impregnado de ideias e técnicas defendidas pelos autores da escola da eficiência. Mas as profundas mudanças com as quais nos deparamos no final do século XX, além de influenciarem as organizações como um todo, estão alterando também, e significativamente, a atuação do secretário executivo. Segundo Maximiano (1997, p. 25), as organizações do presente “são profundamente influenciadas pelos computadores, que facilitaram a redução de quadros, além de introduzir a empresa virtual e o trabalhador virtual no cenário.”

A chegada ao mercado das secretárias eletrônicas, do computador e, mais recentemente, da internet e do e-mail, provocou mudanças organizacionais e administrativas, tornando as organizações mais dinâmicas e os executivos mais independentes. Os secretários executivos tradicionais que perceberam que deveriam evoluir, assim como a tecnologia, ganharam novas funções. Já outros, perderam espaço.

A abolição gradativa do modelo de organização tradicional, o crescimento dos negócios em tamanho e complexidade, a necessidade de redução dos custos do escritório por meio de maior produtividade e  automação de tarefas repetitivas e monótonas, colaboraram para ampliar a  responsabilidade do profissional do secretariado em relação ao escritório. Para Jaderstrom et al. (1997), o secretário executivo está se tornando um “paraprofissional”, que assessora a direção a processar e organizar informações. Sustenta sua opinião baseado na Associação Internacional de Secretárias(os), denominada Professional Secretaries International (PSI), que define o secretário executivo de hoje como um assessor executivo que possui prática nas rotinas de escritório, que demonstra habilidade para assumir responsabilidade sem supervisão direta, e que tem iniciativa e capacidade de tomar decisões sem precisar receber ordens.

 

As responsabilidades e cargos variam de organização para organização. O cargo “secretário”, em algumas, está sendo substituído por outras nomenclaturas, tais como assistente administrativo, assistente executivo, assessor executivo, para refletir as mudanças nas rotinas e em suas responsabilidades no escritório de hoje. Neste entendimento, convém repetir a opinião de Natalense (1998, p. 12) sobre a classificação como assessor. “Assessorar não é cargo. É uma função inerente a algumas profissões como a de secretário.” A autora defende que assessorar os diversos níveis gerenciais é a razão de ser da profissão e não é algo a ser conquistado no futuro do secretário executivo.

Outras organizações, porém, têm eliminado de sua estrutura de cargos e salários o de secretário devido à lei 7.377/85, que institucionalizou a profissão e requer que o cargo seja ocupado por um profissional com registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT). Para tanto, deverá ter formação em nível de Segundo Grau em Técnico em Secretariado ou em nível superior, em Secretariado Executivo. Medeiros e Hernandes (1995, p. 38), também, concordam que “em virtude da lei, as empresas, para fugirem às multas, se a profissional não tem curso de secretariado, registram-na com outras ocupações.”

São muitas as denominações encontradas para o registro de um profissional secretário. Contudo, secretário júnior é aquele com pouca experiência, que está no início de carreira, e ainda necessita ser orientado para a execução de tarefas. O secretário executivo, por sua vez, executa as tarefas a partir de iniciativa pessoal e tem experiência profissional, fato pelo qual já trabalha com os executivos da alta administração.

Existe uma diversidade de nomenclaturas que caracterizam os vários níveis de secretariado. Medeiros e Hernandes (1995, p. 43) afirmam que, independentemente da denominação, os profissionais realizam “as mesmas tarefas, mas com metodologias de trabalhos diferentes, com performance diversa.” Mas, onde está a diferença entre um profissional do secretariado e outro e, por conseguinte, entre uma nomenclatura e outra? Está na sua “atitude profissional, nos hábitos de trabalho, na forma de encarar as dificuldades, nas tarefas que têm por realizar, na capacidade de tornar a rotina menos fatigante.“ (Medeiros & Hernandes, 1995, p. 44).

Texto extraído de:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

Referências bibliográficas

 

JADERSTROM, Susan et al. Professional Secretaries International complete office handbook: the definitive reference for today’s  electronic office. New York: Random House, 1997.

MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Gente, 1999.

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da administração: da escola científica à competividade em economia globalizada. São Paulo: Atlas, 1997.

MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. 6.ed. São Paulo: Atlas, 1995.

NATALENSE, Liana. A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998.

REICH, Robert B. O trabalho das nações: preparando-nos para o capitalismo do século 21. (tradução de Claudiney Fullmann). São Paulo: Educator, 1994.

RIFKIN, Jeremy. O fim dos empregos: o declínio inevitável dos níveis dos empregos e a redução da força global de trabalho. (tradução Ruth Gabriela Bahr). São Paulo: Makron Books, 1995.