Dos Escribas à Internet: um pouco da história da profissão de Secretário (parte VII)
AS
COMPETÊNCIAS QUE FAZEM A DIFERENÇA
As
opções de carreira dos profissionais que atuam nos escritórios estão se
expandindo rapidamente como resultado da automação dos serviços administrativos.
As inovações tecnológicas têm gerado mudanças na operacionalização de inúmeras
atividades administrativas, bem como no gerenciamento da informação,
possibilitando novas oportunidades de desenvolvimento profissional. Como
consequência, passa-se a exigir do trabalhador cada vez mais profissionalismo.
(Jaderstrom et al. 1997, p. 3).
Inúmeras
organizações estão revolucionando seus ambientes de trabalho. É o que Junqueira
(1996, p. 82) denomina de “ambientes revolucionários de trabalho, onde está
havendo uma passagem de sistemas tayloristas para sistemas de gestão na base de
equipes autogerenciadas.” Esta revolução tem como objetivo o aumento da
eficiência e produtividade, competir com a concorrência internacional e atender
aos clientes cada vez mais exigentes em termos de qualidade, preços e valores
agregados para encantá-los.
O
secretário executivo que sempre ocupou uma posição privilegiada junto aos
executivos que tomam as decisões, pelo fato de ser detentor de informações
sigilosas, também teve seu trabalho afetado pelo corte de pessoal motivado pela
reestruturação das organizações. Passou a acumular tarefas, ganhou mais
autonomia e mais executivos para gerenciar. Precisa ter uma preocupação com o
todo empresarial, com a produtividade, com a qualidade, com o lucro. Agora, é
visto como um produtor de lucros e resultados e administrador de informações.
É, na verdade, um executivo adjunto.
Em
seu papel atual de extensão do executivo, de acordo com a Proposta de
Diretrizes Curriculares para os Cursos de Secretariado Executivo, elaborada
pela Comissão de Especialistas de Administração do Ministério da Educação, um
secretário executivo deve ter o seguinte perfil:
gestor;
empreendedor; inovador; programador de soluções; iniciativa; criativo,
dinâmico, polivalente; negociador; culto; participativo; conhecedor de
tecnologia, comunicação e pesquisa; gestor do fluxo de informações,
indispensável às decisões do executivo; conhecedor de gestão estratégica;
discreto – conhecedor de cerimonial; administrador de conflitos; leitor de
ambientes para fins de veiculação de mudanças na estrutura logística e nas
relações interpessoais; competência interpessoal, grupal e organizacional
[...].
A
tecnologia de informação e de comunicação continuará a impulsionar as mudanças
e isto provocará uma constante redefinição do papel do secretário executivo e
dos profissionais de escritório, de forma geral. Para continuarem a fazer parte
do time que administra, indiferentemente do título do cargo, as organizações
exigirão novas competências, além da habitual competência técnica. As tarefas
estão se tornando, gradativamente, mentais e mutáveis à medida que deixam de
ser repetitivas e musculares.
Para
Chiavenato (1996, p. 146), “os cargos estão deixando de ser individualizados e
confinados socialmente para se tornarem socialmente interdependentes e com
forte vinculação grupal”, privilegiando, assim, as relações interpessoais e o
espírito de equipe. No entender de Medeiros e Hernandes (1995, p. 20), a
competência de um secretário executivo deve ser avaliada “por sua habilidade em
lidar com pessoas”, e não somente por sua capacidade em lidar com papéis e
objetos materiais.
Diante
deste contexto, as organizações começam a dar um sentido mais amplo e
abrangente para a avaliação do desempenho de seus empregados, envolvendo novos
aspectos, como competência pessoal, tecnológica, metodológica e social.
Os profissionais do secretariado, como todos os profissionais
rumo ao século XXI, devem estar capacitados a aprender a aprender, saber pensar
estrategicamente, responder criativamente a situações novas e inusitadas, agir
pró-ativamente. O secretário executivo, para manter-se empregável, assumir e
desempenhar as novas atribuições que lhe são delegadas, deve procurar
desenvolver essas competências.
Muito se tem falado na extinção da profissão de secretário. Natalense
(1998, p. 4) acha interessante que os comentários, muitas vezes, sejam “feitos
por consultores e empresários, profissionais habituados a lidar com constantes
mudanças organizacionais [...].” Em seu parecer, isto comprova a falta de
informação que ainda existe sobre a profissão no Brasil. Uma falta de
informação não só por parte de consultores e empresários, mas, principalmente,
por inúmeros profissionais que não estão atentos às muitas mudanças no mercado
de trabalho e não percebem o espaço que têm para desempenhar suas atividades.
Assim, deixam de desenvolver as diferentes competências que as organizações
procuram num profissional.
A
palavra competência é aqui usada para
designar as capacidades que possibilitam a um profissional exercer sua
profissão com excelência e ser empregável, reconhecendo a sua função social no
contexto em que está inserido.
O entendimento dessas novas competências está baseado na
definição apresentada por Chiavenato (1996, p. 146) ao analisar as novas
tendências em avaliação do desempenho humano nas organizações, quais sejam:
a) Competência
pessoal - principalmente, a
capacidade de aprendizagem e absorção de novos e diferentes conhecimentos e
habilidades.
b) Competência
tecnológica - principalmente, a capacidade de assimilação do
conhecimento de diferentes técnicas necessárias ao desempenho da generalidade e
da multifuncionalidade.
c) Competência
metodológica - principalmente, a
capacidade de empreendimento e de iniciativa para resolução de problemas de
diversas naturezas. Algo como espírito empreendedor e solucionador espontâneo
de problemas.
d) Competência
social - principalmente, a
capacidade de se relacionar eficazmente com diferentes pessoas e grupos, bem
como desenvolver trabalhos em equipe.
Apenas
algumas das pessoas que são classificadas como ‘secretárias’, por exemplo,
executam estritamente tarefas rotineiras, como introduzir e recuperar dados em
um computador. Outras ‘secretárias’
executam serviços pessoais, como marcar compromissos e servir café. Um
terceiro grupo de ‘secretárias’ executam tarefas simbólico-analíticas
estreitamente ligadas ao que fazem seus chefes. (Reich, 1994, p. 168.).
Na opinião de Reich (1994, p. 214), abstração, raciocínio
sistêmico, experimentação e colaboração são as quatro aptidões básicas para um
analista-simbólico estar preparado a atuar em organizações na identificação e
resolução de problemas e promoção da venda de soluções para tais
problemas. Um analista-simbólico tem
formação universitária, mas seu aprimoramento não termina com a formatura. Está
continuamente se atualizando, enfrentando o desafio do aprender a aprender.
“Portanto, inútil pensar numa educação formal com término estabelecido. Não
bastam cursos de segundo e terceiro graus para exercer com competência a função
de secretário, que exige aprimoramento permanente.” (Medeiros & Hernandes,
1995, p. 20).
O mercado absorverá, cada vez mais, profissionais bem
preparados, com iniciativa, criatividade, visão global dos negócios,
entusiastas, polivalentes. Cada vez mais, uma
educação continuada será requerida para os profissionais acompanharem a transição para um escritório
eletrônico e, consequentemente, responder às demandas do mercado (Jaderstrom et
al., 1997, p. 3).
Quais são as exigências ao
se contratar um secretário executivo?
Nas
palavras da SECRETÁRIA C, a gerência de Recursos Humanos da organização na qual
trabalha faria as seguintes exigências se precisasse contratar um para a
diretoria:
curso superior; inglês
fluente; conhecimentos de informática; [...] visão holística, porque não
poderia contratar uma pessoa que não
tivesse ideia do que é realmente uma empresa;
no mínimo dois anos de experiência; [...] ele disse que seria
importante, na entrevista, a tonalidade da voz, postura, aparência. Também são
importantes os modos, o jeito de se portar. Tudo isso faz parte. Felizmente ou
infelizmente, a nossa função requer muito mais requisitos do que as outras.
[...] Temos que nos vestir de uma forma adequada. Não podemos nos portar igual
a uma pessoa que vai de minissaia [...]
A
SECRETÁRIA B, também, ressaltou a importância da postura profissional, da
discrição e sobriedade no modo de se vestir, do tom de voz ao tratar com as
pessoas com quem trabalha e se relaciona no cotidiano. A prudência e a
discrição são qualidades indispensáveis a um profissional do secretariado, pois
evitam que se envolva e intervenha quando não deve fazê-lo. Conforme Faria
(1986, p. 160), deve trabalhar com cautela para não cometer imprudências, pois
uma imprudência pode levar a situações difíceis. Assim, ao ser discreto,
conquista a confiança que merece, evitando fomentar a discórdia e o uso de
tráfico de influências.
Geralmente um secretário executivo trabalha
com pessoas importantes, que têm um nome dentro e fora da comunidade a zelar. E
como tal é muito bajulado pelas pessoas com as quais tem contato frequente,
pois cada uma tem interesses próprios a serem defendidos. Como elo entre essas
pessoas e sua chefia, deve estar preparado para administrar essa situação.
A SECRETÁRIA A recorda que, como
secretária, era sempre muito bajulada.
Recebíamos visita das
agências A, B, e C querendo prestar serviços. A agência “A” mandava perfumes, a
“B” convidava para um jantar; a “C”
mandava um presente; o banco tal oferecia cartão de crédito sem pagar a
anuidade; o outro banco oferecia cheque especial à taxa de juros menores.
Em
sua opinião, esta situação é muito comprometedora e perigosa e é preciso saber
administrar isso, não se deixando levar por presentes e agrados típicos de
pessoas que querem alcançar suas metas, não pela competência, mas bajulando
quem está próximo à pessoa de decisão. Na opinião de Faria (1986, p. 160), o
secretário executivo precisa ter personalidade para atuar corretamente, para
sobressair sem se impor, defender seu ponto de vista sem agredir e admitir a
mudança de opinião.
Enquanto
estiver trabalhando numa determinada organização, o secretário executivo assume
como sobrenome o nome da organização. “Se
você, por exemplo, trabalhasse no banco, o seu sobrenome seria Tereza Banco
Boston. Então, nós somos visados porque as pessoas sabem que a secretária é
poderosa [risadas]. Eu acho secretária poderosa e esse poderoso, esse poder,
ela tem que saber administrar e, às vezes, é fácil se deslumbrar.” (SECRETÁRIA
A).
Daí
a importância da ética profissional, que é o conjunto de princípios que regem a
conduta dos seres humanos no exercício da profissão escolhida. De acordo com Medeiros
e Hernandes (1995, p. 45), “a ética é utilizada para conceituar deveres e
estabelecer regras de conduta do indivíduo, no desempenho de suas atividades
profissionais e em seu relacionamento com clientes e demais pessoas.” A
profissão de secretário também tem seu Código de Ética Profissional com o
objetivo de fixar as normas de procedimentos dos profissionais quando no
exercício de sua profissão. Foi publicado no Diário Oficial da União, em 7 de
julho de 1989, e deveria ser do conhecimento dos profissionais que vão se
candidatar a uma vaga de secretário.
A
SECRETÁRIA C é de opinião que, daqui para a frente, as organizações começarão a
contratar profissionais com “formação
superior em
secretariado. Não vão mais se formar, naturalmente, dentro
das empresas. [...] Na minha época não havia o curso superior de secretariado e
acabávamos aprendendo na prática.”
De
acordo com a EQUIPE III, que teve uma componente visitando três organizações
(EMPRESA A, EMPRESA B e EMPRESA C) localizadas em São Paulo , para levantar
algumas informações sobre a realidade da profissão nesse mercado, os requisitos
para a contratação de um secretário executivo são, basicamente, os seguintes:
registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT); curso superior; fluência em
inglês e espanhol; experiência mínima de 3 (três) anos; boa aparência; amplos
conhecimentos em informática; liderança, confiabilidade; espírito de equipe.
Para
a contratação de um secretário júnior ou de gerência, é exigido,
preferencialmente, registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT); curso
superior (cursando); bons conhecimentos em inglês e espanhol; experiência
mínima de um ano; boa aparência; conhecimento nas rotinas do escritório;
conhecimentos em informática; facilidade para se relacionar.
A
secretária executiva da EMPRESA A assessora totalmente a diretoria. Atua em
todas as atividades e eventos culturais dentro da empresa, como seminários, workshops, convenção nacional de vendas.
É responsável pelas atividades de relações públicas da empresa como um todo.
Além disso, coordena e orienta o trabalho das outras secretárias da empresa.
Não que seja chefe delas, apenas as orienta. Por isso, a exigência de liderança
e confiabilidade, visto que orienta e interage com a equipe com quem trabalha.
A EMPRESA A está investindo no ”material
humano dentro da empresa, investindo em quem está lá, proporcionando a
oportunidade de fazer cursos, seminários e atualização. Eles dão muito, muito
valor a quem não para no tempo.” (EQUIPE III).
Ao
visitar a EMPRESA B, também teve a oportunidade de conversar com a secretária
executiva, que é formada em secretariado executivo e trabalha junto à diretoria
há muitos anos. “Ela tem um alto grau de
confiabilidade pela diretoria. Tão grande é o grau de confiabilidade que ela
representa a empresa quando eles [os diretores] não podem. Ela vai a reuniões,
anota, opina e trabalha como se fosse uma diretora; seria uma coadjuvante.” (EQUIPE
III).
Essa
secretária vai se aposentar daqui a cinco anos e a empresa já contratou uma
secretária júnior para aprender seu serviço e estar apta a assumir o cargo de
secretária executiva quando de sua aposentadoria. Eles exigem cinco anos de experiência e sua
preocupação é compreensível pelo fato de ser uma empresa grande, que trabalha
com o mercado japonês. Querem uma pessoa extremamente confiável e assim têm
cinco anos para analisar seu trabalho e avaliar sua competência.
Na
EMPRESA C, a secretária executiva é responsável pelo departamento de
assistência à diretoria. Assessora dois diretores, um americano e o outro
brasileiro. Coordena o trabalho de quatro profissionais, sendo duas secretárias
e dois assistentes de serviços gerais. Ela aboliu o departamento de
comunicações da empresa e assumiu a responsabilidade de suas atividades,
dividindo seu departamento em secretariado, correspondência e serviços gerais.
Assim, as secretárias trabalham diretamente com ela nas atividades relacionadas
à diretoria e os dois assistentes atuam no setor de correspondência e serviços
gerais, porque ambos estão interligados. É responsável pela administração de
uma conta de US$ 70,000.00, quantia destinada para a manutenção do seu
departamento. É ela quem faz o orçamento e tem de prestar contas, pois como em
toda a empresa, os números são muito importantes. Esta secretária executiva “é falante fluente de inglês e espanhol; é
formada em
Secretariado Executivo Bilíngüe. Anualmente, faz cursos de
aperfeiçoamento fora e dentro da empresa. Veste elegantemente tailleur, sapato
com salto baixo, maquiagem leve.” (EQUIPE III).
Se
considerarmos o perfil e a atuação das secretárias executivas dessas empresas e
verificarmos a classificação feita por Reich (1994, p. 168), que dividiu as
funções em três amplas categorias de trabalho, podemos classificá-las no terceiro
grupo de secretários, os que executam tarefas simbólico-analíticas, e como tal
necessitam de formação universitária e aperfeiçoamento constante. São os
profissionais preparados para atuar na identificação e resolução de problemas,
e na tomada de decisões. O secretário júnior, por sua vez, faz parte da
categoria dos secretários que executam serviços pessoais.
Como
estamos a caminho de uma nova espécie de organização e, por conseguinte, de um
novo profissional, permitimo-nos, por analogia, dizer que ao longo deste
caminho está surgindo, também, um novo profissional do secretariado. Está
nascendo o “secretário executivo analista-simbólico” e se extinguindo,
parcialmente, aquele que faz única e exclusivamente tarefas rotineiras e/ou
executa serviços pessoais. Por que parcialmente? Porque sempre haverá
organizações recrutando pessoas para trabalhos rotineiros e pessoais, e do
mesmo modo sempre haverá “secretários” para executá-los em decorrência de uma
formação profissional carente ou servindo para adquirir experiência até chegar
a ser “secretário executivo analista-simbólico”, enquanto estiver estudando
numa universidade, por exemplo.
A opinião de um executivo
Para
o Diretor-Presidente de uma empresa localizada na região do Vale do Itajaí,
convidado pela Equipe III para participar do Seminário de Estágio
Supervisionado,
uma secretária, acima de
tudo, é o braço direito e o braço esquerdo e, muitas vezes, a cabeça do
presidente. [...] Ela tem que lembrar, cobrar, brigar e absorver a empresa. Ela
tem que vestir a empresa e defendê-la sempre. É um outro diretor; um diretor substituto. (DIRETOR).
Ao
falar sobre o que espera de um profissional do secretariado, o DIRETOR
referiu-se à competência, ao grau de instrução, à fluência em idiomas, aos
conhecimentos e cultura geral, à desenvoltura e agilidade na execução de
tarefas (iniciativa e dinamismo), à autonomia.
Considera
a competência fundamental e “é agregada a
uma outra coisa que se chama atualização. Para você ser cada vez mais
competente, tem que estar sempre atualizado, ir atrás das informações e saber
onde estão as oportunidades [...].” Por isso, acredita que quanto mais
estudo, mais abrangente fica o nível de absorção de informações e,
consequentemente, mais segurança terá na identificação e resolução de problemas
e na tomada de decisões, se for o caso.
Quanto
aos idiomas, é de opinião que “os dois
idiomas mais importantes para nossa região são o inglês e o espanhol. Eu não
teria certeza qual colocaria em primeiro, mas pelo nível de empresa regional, o
espanhol. O inglês é quase que uma necessidade.” (DIRETOR). Assim como é
necessária a cultura geral.
Na minha empresa, quando
contrato uma pessoa, vou basicamente num ponto: iniciativa e dinamismo. Essa
pessoa tem condições de crescer mesmo sem treinamento [...] A que não tem esses
dois pontos não adianta. Pode-se dar dez anos de treinamento, que ela não
desenvolve. Não consegue atuar de forma
significativa na função em que foi solicitada. [...] Nós temos que ser
dinâmicos. A secretária tem que pensar, muitas vezes, na frente do chefe. Se o
chefe não gosta que ela tome decisões, deve entregar os fatos para ele. Se você
sabe que ele vai pedir um número de telefone, já vai com o número de telefone.
Mostre a capacidade e a força que tem uma secretária. (DIRETOR).
É
fundamental que o secretário executivo tenha desenvoltura e agilidade na
execução de tarefas, assim como iniciativa e dinamismo, pois muitas vezes vai
decidir na ausência do chefe. “Normalmente,
está trabalhando com um diretor ou gerente administrativo, ou normalmente com
um cargo do alto escalão. Uma pessoa que trabalha nesse nível empresarial,
necessita que as pessoas que a rodeiam,
tragam-lhe informações com absoluta precisão.” (DIRETOR). A certeza de que a informação que vem da
pessoa que está trabalhando ao lado é correta e confiável, “é a garantia e a confiabilidade que vai
existir no profissional” (DIRETOR), por parte da chefia.
Para
este executivo, pode-se delegar praticamente qualquer coisa a um secretário
executivo, desde que tenha capacidade. No entanto, ressaltou que em nossa
região ainda “existem algumas barreiras.
Os nossos profissionais ou diretores de empresas são muito patriarcas, fechados
e, dificilmente, vão admitir uma pessoa formada com o título de secretário,
tomando decisões. [...] É muito importante vencer essa barreira no mercado. É
mostrar a capacidade que vocês têm.” (DIRETOR). É ter criatividade para apresentar ideias que facilitem a solução
de problemas e otimizem os processos e métodos de trabalho, eliminando atividades
desnecessárias, para o melhor gerenciamento do tempo de trabalho.
Texto extraído de:
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