Eventos corporativos: como supervisionar e coordenar sua organização

  

       O conhecimento e a prática correta dos aspectos que envolvem o planejamento, a organização e a supervisão de eventos nas esferas pública e privada, geram benefícios imediatos tanto para o profissional como para a instituição do qual faz parte. Possibilitam um saber agir com mais confiança, simplicidade e naturalidade diante de situações inusitadas, além de melhorarem o relacionamento com órgãos internos e externos, refletindo de maneira positiva em todas as áreas.

            Elaborei alguns textos com o objetivo de apresentar conceitos, técnicas e procedimentos que compõem o planejamento, a organização e a supervisão de eventos por parte da secretaria e assessoria executiva. São aspectos que precisam ser observados na gestão de um evento, indiferente de seu porte.

Para a elaboração do presente material, além de nossa experiência prática e estudos, tomamos como referências básicas determinadas técnicas e procedimentos adotados no planejamento e na supervisão de eventos a partir de estudos de autores especialistas na área como: Cesca (1997), Luz (2005),  Matias (2007), Meirelles (2002). Esses autores e outros, com muita propriedade, sistematizam e explicitam técnicas, procedimentos, rituais e normas condizentes com o planejamento e a organização de eventos em todos os seus elementos.

As obras estão citadas a seguir com o convite para a sua leitura sempre que existir a vontade, ou a necessidade, de saber mais sobre o tema. 

CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. São Paulo: Summus, 1997.

LUZ, Olenka Ramalho Luz. Cerimonial e Protocolo e Etiqueta: Introdução ao Cerimonial do Mercolsul: Argentina e Brasil. São Paulo: Saraiva, 2005.MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo: Atlas, 2003.

MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 4.ed. Barueri/SP: Manole, 2007.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Protocolo e cerimonial: normas, ritos e pompa. 2.ed. São Paulo: STS Ed., 2002.

MIRANDA, Luiza. Negócios & festas – cerimonial e etiqueta em eventos. Belo Horizonte: Autêntica, 2001.

NUNES, Marina Martinez. Cerimonial para executivos: um guia para execução e supervisão de eventos empresariais. Porto Alegre: Sagra DC Luzzatto, 1996. 

Eventos: conceituação 

            A palavra evento, sem que se busque uma definição mais apurada no dicionário ou junto a especialistas, num primeiro momento ao pronunciá-la já sentimos intrinsecamente um certo movimento, algo dinâmico. E é de fato o que caracteriza um evento: dinamismo, movimento, ação.          

            Os eventos estão presentes em toda a economia, em todas as classes sociais, religiões, raças e credos, afirma a autora Vanessa Martin (2003). Com data e local definidos e divulgados, com objetivos claros quanto a sua natureza, um evento congrega formal e solenemente pessoas ou entidades. Segundo a autora, evento é a soma de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados pré-definidos junto ao seu público alvo.

            Para Marlene Matias (2007, p. 81), evento significa:

Ø  ação do profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados;

Ø  conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu público-alvo pelo lançamento de produtos, apresentação de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem;

Ø  realização de um ato comemorativo, com finalidade  mercadológica ou não, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu público-alvo;

Ø  soma de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos perante seu público-alvo.

             Evento é a implantação de um projeto com o intuito de atingir o público-alvo com resultados concretos. É um fato que desperta a curiosidade e a atenção de um público-alvo, podendo ser formal ou informal, dependendo do objetivo.

            Um evento é algo que acontece. Alguém tem que fazer com que aconteça. Os eventos bem-sucedidos só acontecem por meio da ação de pessoas ou equipes que o realizam. A atenção aos mínimos detalhes é fundamental e faz a diferença, não importando o porte do evento, grande ou pequeno. Dependendo da estrutura organizacional, essa tarefa cabe ao profissional que atua na secretaria e assessoria executiva.