Eventos corporativos: o papel da secretaria e assessoria executiva

 

Desde sua inserção nos escritórios, o papel do profissional de secretariado sempre foi afetado pelas mudanças que se processaram nos modelos de administração.

Hoje, este profissional integra forças-tarefa e assume atribuições de acordo com a necessidade do projeto em questão. A ordem é agregar valor para a organização da qual faz parte. Isso significa o exercício de novas funções, o gerenciamento e supervisão de equipes de apoio, a ampliação de suas responsabilidades principalmente na atuação como elemento de assessoria executiva.

Assim, quem assessora:

a)   atua como interface entre dirigentes, equipe de trabalho, clientes internos e externos;

b)   fornece subsídios para a tomada de decisões;

c)   gerencia e executa processos e procedimentos administrativos e de secretaria;

d)   é gestor de serviços, de informações e do conhecimento corporativo;

e)   maximiza a utilização de recursos e propõe novas ferramentas para a eficácia no âmbito profissional. 

Diante da gama de funções, uma de suas atribuições – dependendo da estrutura organizacional na qual se encontra inserido – é supervisionar o planejamento e a organização de eventos corporativos.

Quais conhecimentos e habilidades são primordiais para conduzir essa atividade dentro do melhor desempenho possível?

Ø  Conhecimento profundo da organização e de seu negócio, do cliente e do mercado, para ter uma visão sistêmica da organização e das peculiaridades das relações hierárquicas.

Ø  Conhecimento da cultura organizacional, das normas de conduta e dos procedimentos, que dará dinamismo para criar situações e oportunidades para argumentar, opinar, participar e sugerir mudanças, no caso específico de eventos.

Ø  Conhecimento dos elementos teóricos e práticos que envolvem a gestão de eventos: conceituação, classificação, tipologia, as fases essenciais para um evento bem sucedido, para administrar a logística que um evento requer.

Ø  Domínio das técnicas de comunicação, para expressar ideias com clareza e objetividade, fazer-se entender e apresentar-se diante de pessoas; além de ter de utilizar diferentes tipos de linguagem para lidar com a diversidade de situações.

Ø  Técnicas de gestão de conflitos e relacionamento interpessoal, que permitem ter a capacidade de trabalhar em equipe, negociar, administrar conflitos, acolher opiniões, argumentar.

Ø  Utilização de tecnologias de informação e comunicação e ferramentas de automação disponíveis.

Ø  Capacidade de elaborar e controlar sistemas financeiros e orçamentários. 

Claro que saber e saber fazer são primordiais. Contudo, querer fazer e efetivamente fazer é a característica que marcará o diferencial de um profissional. Estamos tratando de atitude e valores humanos. 

Ø  Determinação, disciplina, disposição em aprender;

Ø  iniciativa, interesse, versatilidade, flexibilidade;

Ø  comprometimento, engajamento, cooperação;

Ø  bom humor, cordialidade, empatia, paciência, tolerância;

Ø  raciocínio lógico, concentração, discernimento;

Ø  percepção, sensibilidade, discrição, autoconhecimento.

             São atitudes que credenciam o profissional a se tornar um líder que, ao lado das lideranças corporativas, possa atuar por intermédio de suas ideias e ações para contribuir na transformação do mundo dos negócios em um sistema mais humano e plenamente sustentável.

Certamente, essa postura de pertencimento contribuirá para a construção de um caminho mais seguro para se ter empregabilidade e felicidade no que se faz.