Hábitos X Tempo

Este ano completo 10 anos na WEG. Em 2005 comecei como Secretária de Departamento na Divisão Internacional assessorando dois Gerentes e dois Chefes. Em 2008 acrescentaram mais três chefes. Em 2010 fui promovida para Secretária da Diretoria de Finanças e Relações com Investidores, para assessorar o Diretor, três Gerentes e quatro Chefes. Em 2014 fui promovida para Secretária da Diretoria de Controladoria, nesta assessorando somente um Diretor.

Posso afirmar que nestes 10 anos atuando como secretária em três departamentos distintos, não são os padrões e as regras que são difíceis, mas sim as pessoas que não gostam de segui-las, que não atendem os prazos e que não levam seu trabalho a sério.

A Controladoria gera informações confidenciais para a Presidência, Vice-presidência, Diretorias das unidades produtoras e ao Conselho de Administração praticamente todos os dias.

Meu trabalho como assessora do Diretor é tranquilo e tem muita rotina. Minhas tarefas e responsabilidades são: organização da agenda interna e externa, atendimento telefônico (filtrar as ligações, anotar os recados, retornar as ligações), digitar as propostas elaboradas pela Diretoria, organizar o arquivo físico e eletrônico, digitar atas, organizar a logística das viagens, organizar a prestação de contas, distribuir documentos aos respectivos responsáveis, organizar reuniões (apresentações, sala), atentar para a manutenção preventiva do meu local de trabalho e sala da diretoria (chamados internos), auxiliar o diretor com suas demandas particulares, etc.

Tenho todos os tipos de situações no meu dia de trabalho, desde as mais tranquilas até as mais urgentes. As tarefas importantes, urgentes e circunstanciais são minhas colegas do dia a dia, sou bem amiga delas e consigo tratá-las com paciência e atenção. Como tenho um diálogo muito aberto com meu diretor, consigo negociar com ele os prazos e priorizar os trabalhos conforme esperado por ele. Não tenho tarefas que possam ser consideradas difíceis; o meu trabalho é agilizar e facilitar a rotina de trabalho do meu diretor. Preciso ficar sempre atenta aos horários para avisar dos compromissos, dos dias para alertar dos prazos de entrega das tarefas. Gosto muito de ser útil, assim não tenho responsabilidades que não são do meu agrado, salvo a organização do arquivo físico que é um pouco sem graça. A rotina das tarefas a executar depende da demanda que vem das Diretorias e da Presidência. Tão logo eles demandam trabalho para nós, o mesmo vira urgência e largamos os procedimentos importantes para acatar as ordens.

Nosso tempo não é curto, é apropriado, mas as interrupções diárias que são muitas atrapalham o andamento das tarefas, que de importantes passam a ser urgentes. As interrupções são muitas; são ligações para outros setores, colegas de trabalho reclamando do clima, da manutenção dos toaletes, do ar condicionado, do colega de trabalho, dos procedimentos internos, do salário, do vizinho, da vida, etc. Como secretária do diretor preciso estar ciente de todas as situações que acontecem nos bastidores para ajudar na gestão e melhorar o clima no trabalho.

Eu mesma sou responsável pela minha própria perda de tempo, pois quando não sou interrompida pelos colegas, quando fico muito tempo concentrada/sentada produzindo, sinto vontade de levantar e conversar um pouco para relaxar e depois continuar minhas tarefas.

Meu diretor é perfeccionista, muito organizado e não esquece nada nunca. É muito difícil conseguir surpreendê-lo.

Autora:

Elani Bachmann, texto produzido para a disciplina: Tempo, Organização e Planejamento, do Curso de Pós-Graduação em Assessoria Executiva Empresarial, na Universidade Regional de Blumenau, em fevereiro de 2015.