Otimizando o tempo

Meus hábitos em relação à distribuição do meu tempo são influenciados grandemente pela presença da internet (acessos a websites diversos e e-mails). Nos últimos três para quatro anos passei trabalhando em atividades que me propiciavam o acesso irrestrito à internet pelas 8 horas do meu dia. Sou humilde em afirmar que desenvolvi uma espécie de “neura” para sempre checar e-mails, dar uma olhada no Facebook, olhar websites com “promoções imperdíveis” e assim por diante. Encontrando algo que me agradasse ou me entretivesse. Pronto: era a senha para parar o que estava fazendo (uma tarefa importante, um e-mail longo etc).

Isso é bastante prejudicial pois acabamos não realizando o que é importante e focando em coisas desnecessárias. E quando ocorre isso, como vemos na disciplina Tempo, Organização e Planejamento, ao fim do dia temos uma agenda carregada de coisas emergenciais para ser feitas, pois elas foram deixadas de lado ou, no meu caso específico, “espremidas” ao fim do dia.

Recentemente, tomei uma decisão muito relevante: deixei meu cargo em uma empresa pública e fui trabalhar em outra do mesmo segmento, como Atendente Comercial. Ele tem várias diferenças ao cargo anterior. É um cargo de apenas 4 horas diárias e, durante essas horas, eu fico impossibilitado de fazer outras coisas, porque simplesmente não é possível e mesmo permitido. Outro ponto importante é que fiquei com uma grande parte do meu tempo livre, especialmente as tardes. Com isso, necessito aproveitar esse tempo para explorar minhas potencialidades, exercer outras atividades (como lecionar idiomas) e mesmo fazer algo por mim (leituras, atividades físicas, melhorar minha alimentação etc.).

Ainda é bastante cedo para dizer se foi uma decisão 100% acertada ou não.  Nos primeiros dias, percebi que tenho aproveitado melhor meu tempo, especialmente nas tardes, realizando tarefas pessoais que sempre ficavam em segundo plano, por exemplo. Outro ponto positivo é que fico livre para desenvolver atividades com foco empreendedor: tenho a meta de criar uma empresa para prestar aulas de inglês in company, e esse tempo a tarde serve para estreitar contatos com empresas.

Portanto, no meu caso, o acesso à internet em meio às atividades profissionais é que influencia na demanda e distribuição do meu tempo. Além disso, há outros elementos influenciadores, que estão sendo retratados em aula, e que vou detalhar mais abaixo.

Tenho a experiência pessoal para relatar que tendemos a priorizar tempo e sua distribuição para o que é mais prazeroso fazer. Dá mais satisfação, é algo que você se habitua e prefere realizar. Com isso, as atividades que não gosta vão sendo postergadas, e com isso elas ou não são realizadas, ou viram – num certo momento – coisas emergenciais.

O mesmo se aplica àquelas tarefas que são mais simples e rápidas. Tenho por hábito costumeiramente interromper uma atividade, até mais de uma vez, para realizar uma ou mais atividades menores. Seria melhor terminar e concluir no prazo adequado, sem rodeios, a primeira! Isso torna produtivo o dia, e as minhas horas poderiam ser melhor aproveitadas. Felizmente, meu novo emprego não me permite fazer isso – o que tem que ser feito, deve ser feito no ato!

Detalhando ainda mais o acima, é basicamente não priorizar as atividades: em minha vida profissional elas não ganham uma escala de prioridade, ou de importância, e vão sendo “encavaladas” de maneira aleatória.

I – O que atrapalha a otimização do seu tempo?

R.: E-mails e a “falsa necessidade” de sempre checá-los e respondê-los no ato; a internet com acesso ilimitado; a minha própria incapacidade de priorizar tarefas.

II – Qual é a atividade que mais otimiza o seu tempo ?

R.: Quando eu ficava 100% do tempo em minha empresa, a ocasião que melhor eu otimizava o tempo eram as reuniões com clientes: procurava torná-las o quanto mais objetivas possível. Apesar de responder e ler muitos e-mails durante o dia, nessa época eu também me “policiava” para respondê-los de maneira mais sucinta e clara.

III – E em qual atividade você mais desperdiça seu tempo?

R.: Com acessos constantes e às vezes demorado a websites dos mais diversos, para fins de lazer, leitura etc., sem um objetivo definido, apenas “por olhar”.

 

(Fonte: Depoimento de Rodrigo Laemmle, na disciplina Tempo, Organização e Planejamento, do curso de Pós-Graduação em Assessoria Executiva Empresarial, da Universidade Regional de Blumenau, ministrado pela Professora Eliane Wamser.)