Secretariado e Assessoramento Executivo

As organizações inseridas em um ambiente crescentemente competitivo, e sujeito às rápidas e constantes mudanças, precisam cada vez mais inovar seus produtos e serviços. O melhor caminho para criar o vínculo com fornecedores e clientes (internos e externos) é estabelecer uma relação de parceria com esses atores. Relação esta que se constrói com base num bom atendimento, que se caracteriza pela maneira como cada integrante se relaciona e interage. Pode-se afirmar que: Ø um atendimento eficiente e eficaz está diretamente relacionado com o tratamento correto e respeitoso por parte dos dirigentes aos funcionários. Tratamento este que vai resultar num atendimento igualmente respeitoso aos clientes e fornecedores; Ø um atendimento eficaz, em geral, decorre de funcionários atenciosos e bem-humorados, com capacitação e treinamento eficientes, com autonomia para prestar bons serviços, e com autoestima elevada por se sentirem valorizados e respeitados como pessoas e profissionais qu...

As organizações estão buscando pessoas/profissionais dispostos a aceitar desafios, com vontade e disposição de se superarem como profissionais, que saibam calcular riscos e se arrisquem e tragam resultados para a organização.   No caso do profissional de secretariado, requer-se que tenha um amplo conhecimento de termos e ferramentas administrativas para interagir com a equipe na consecução de metas e objetivos. Uma forma de garantir que se tenha a visão da corporação com um todo, é participar do planejamento estratégico, ou pelo menos ter conhecimento da direção que a gestão pretende dar ao negócio. O que é planejamento estratégico? De forma simplificada, é a técnica administrativa que, por meio da análise do ambiente de uma organização, cria a consciência das suas oportunidades e ameaças dos seus pontos fortes e fracos, para o cumprimento da sua missão e, por meio dessa consciência, estabelece o propósito de direção que a organização deverá seguir para aproveitar as opo...

O perfil do profissional contemporâneo contempla uma visão sistêmica da organização, com a compreensão de seus processos e a integração cliente e fornecedor internos e externos, com a qualidade e a produtividade constituindo-se em atributos relevantes.  O PDCA, traduzido para: planejar ( P lan), executar ( D o), controlar (C heck) e agir ( A ction) é um método conhecido em Administração, voltado a auxiliar na resolução de problemas encontrados na busca da Qualidade Total nas empresas.  No contexto da Qualidade Total, entende-se por: Controlar (C heck ) - comparar o planejado com o executado; identificar os defeitos (variações), os problemas, as necessidades de correções e/ou melhorias; Executar ( Do ) - atuar no processo para implementar as correções e/ou melhorias necessárias; se as metas forem alcançadas, é preciso procurar efetuar melhorias contínuas para mantê-las como padrões; Planejar ( Plan ) - estabelecer as metas organizacionais e os ...

Acredito plenamente nisso. Por telefone a expressão facial e a linguagem corporal se perdem. Precisa-se utilizar de uma sensibilidade para interpretar o tom de voz e as sutilezas do que está sendo dito. Todo telefonema, para uma organização, indiferente de sua natureza jurídica, é uma oportunidade de prestar um excelente serviço. Isso, entretanto, independe do cargo que se exerce. Afinal de contas, todos atendem em uma empresa. Alguns procedimentos garantem a eficácia do atendimento telefônico. Quem atende deve fazer perguntas, em número suficiente à pessoa que liga, para ter certeza de que lhe será dada uma solução para suas necessidades. Deve procurar maneiras de superar as suas expectativas. Ouvir atentamente o que a pessoa que liga está dizendo, evitando lhe interromper assim que acredita saber e conhecer o assunto motivo da chamada. O atendimento telefônico envolve o conhecimento de princípios básicos como: cortesia, tranquilidade e atenção. A troca d...

É o documento ou livro – que pode ser em formato físico ou eletrônico, ou online.... (tudo depende do grau de informatização da organização), que comprova o encaminhamento e a entrega/recebimento de documentos ou processos. A sua forma e estrutura incluem: destinatário (unidade/setor, nome da pessoa que receberá, endereço); discriminação: tipo de documento enviado; data: dia/mês/ano de envio do documento; data: dia/mês/ano do recebimento do documento; assinatura ou carimbo de quem recebe.

Ética se refere à teoria ou aos estudos sistemáticos sobre a prática moral. Desta forma, pode se afirmar que ética é o conjunto de normas de conduta que deverão ser postas em prática no exercício de qualquer profissão.   Faz com que o profissional respeite seu semelhante quando no exercício de sua profissão. Objetiva a dignidade humana e a construção do bem-estar no contexto sócio-cultural onde exerce a profissão.   Um profissional competente e ético, indiferente da área em que atua, observa as normas administrativas da organização e presta contas de acordo com a relação hierárquica vigente na organização.   Utilizar informações e influências obtidas para conseguir vantagens pessoais e fomentar a discórdia são consideradas faltas contra a dignidade do trabalho.   A discrição no exercício da profissão e honestidade no trabalho é um dos muitos princípios que os Códigos de Ética Profissional trazem em seu texto. Acrescente-se a isso o desenvolvimento do...

Inúmeros autores e escritores afirmam que o segredo do sucesso vem de dentro.... e também de fora!!!   Afirmam ainda que o ponto inicial necessário a todo e qualquer desenvolvimento humano é conhecer-se a si mesmo.  Pergunto: O que você está realmente fazendo com o que possui para que possa gerar melhores resultados nas atividades profissionais e na sua postura pessoal? Aprendemos quando somos capazes de fazer coisas que não fazíamos antes. Por isso, tenham sempre um motivo em suas vidas para aprender.

O medo de cometer gafes já fez muitos profissionais recusarem o convite de clientes para almoço ou jantar. Eles me confessam que temem não saber se comportar de forma correta à mesa.  O convite recusado poderia ser um vínculo social firmado para profícuos negócios profissionais. E você?  Que tal tentar responder estas perguntas?   O que fazer quando o guardanapo que estamos usando escorrega e cai no chão? Quando é dispensável que todos sejam servidos para começar a comer? Existe uma posição certa para repousar os talheres entre uma garfada e outra? Como os talheres devem ser colocados ao final da refeição? Quando se deseja repetir um prato, onde deve-se colocar talheres que estão sendo usados? Pode-se colocar o guardanapo pendurado no pescoço para proteger a roupa? É feio perguntar quem são os outros convidados ao receber um convite? O que fazer se algum resíduo de comida ficar preso entre os dentes? Existe um jeito polido de se ...

Profissional de secretariado, a seguir estão alguns dos questionamentos que costumava utilizar para instigar diálogo com os estudantes e avaliar seus posicionamentos a respeito.  Aqui vai um convite para você também refletir sobre essas colocações como uma alternativa de sair do piloto automático; que muitas vezes é responsável por executarmos as atividades sem nos darmos conta que poderiam ser executadas de uma forma mais eficiente. Primeiro questionamento: Como o profissional de secretariado pode transformar sua mesa de trabalho num centro de operações para otimizar o tempo? Segundo questionamento: A reunião, como um dos instrumentos de trabalho, se não for bem planejada e organizada, pode acabar desperdiçando tempo e não produzir resultados. O que o profissional de secretariado precisa saber e fazer para gerenciar e organizar reuniões corporativas de tal forma que sejam um meio importante de estabelecer decisões coletivas e os participantes se envolvam na soluções ...

A inserção do profissional de secretariado no ramo de Cerimonial e Organização de Eventos   Vou expressar minha opinião a partir de dois pontos de vista: um, sob a ótica de quem foi secretária executiva (de 1980 até 1992); e o outro, enquanto professora universitária, em curso superior de Secretariado Executivo (de 1992 até 2010), lecionando disciplinas como Técnicas de Secretariado e Cerimonial e Etiqueta, e hoje como consultora na área de Etiqueta Empresarial e Protocolo Corporativo. Bem, sou da “velha guarda do secretariado”, como costumo me   identificar para a nova geração de profissionais (não quer dizer que não esteja atualizada com tudo o que está aí em matéria de tecnologia e métodos de se fazer). Contudo, é para dizer que vivi situações (eu e todas as profissionais de minha época) que serviram para embasar a legislação e muitas das técnicas de secretariado aplicadas hoje em nossas organizações. Lá em 1980, quando a secretária era denominada de “o cão de...

Quem sabe um dia desses você queira escrever sobre..... Quais são as 3 dimensões da profissão de secretário? Quais são os saberes que contribuem para a construção profissional do secretário executivo? Como as diversas disciplinas do curso superior em Secretariado contribuem para o estágio? Quem sou eu? Por que optei por ser secretário executivo? Onde e como tenho lugar no mundo corporativo? Quanto a profissão de secretário é importante para a pessoa que a exerce? Qual é a identidade do educador/professor que atua nos cursos de secretariado? Como se utilizar da expressão estética nas relações profissionais para facilitar a convivência e a eficácia no trabalho? O que os profissionais do secretariado SÃO (valores, motivações, traços pessoais, caráter), SABEM (habilidades) E FAZEM (comportamentos, hábitos, estilos, competências?...

Uma carreira profissional bem sucedida também depende da importância que você der ao tratar as pessoas ao seu redor. Cada um nós quer e precisa preservar seu espaço pessoal. Em outras palavras, nenhum de nós quer ter seu espaço de conforto invadido. Sentimo-nos desconfortáveis e angustiados quando uma pessoa com quem conversamos se aproxima muito de nós. Sem manter uma certa distância, aquela que permite o conforto. Assim, ao falar com alguém procure uma distância equivalente ao seu braço esticado. É uma forma de referência. Preserve e respeite também o espaço e o território da pessoa que você for visitar corporativamente. Evite colocar sua pasta ou bolsa sobre a mesa dele ou dela. 

Ou com seu gestor. Ou com sua gestora. Enfim, ganhe pontos com o ou a big boss . Ao agendar uma reunião com o superior ou chefia, deixe-o(a) saber quantos tópicos tem para discutir e a previsão de tempo para essa discussão. Na reunião, cumpra com o estabelecido ao agendar a reunião. Seja breve, objetivo e leve os tópicos anotados em sua agenda, ou caderno de anotações. Essa atitude denota objetividade e direcionamento. Lembre-se, pontualidade é sinônimo de profissionalismo.

Dica simples, que todo mundo já sabe, porém praticá-la é que é a questão: Você tem uma reunião ou um compromisso de qualquer natureza, e sabe que o trânsito até lá é sempre uma incógnita, um problema? Saia com antecedência. É muito melhor chegar cedo, ter tempo de sobra, do que se atrasar e ter que ligar dizendo estar preso no trânsito. Use o tempo de espera no local do compromisso para organizar as ideias, checar o correio eletrônico e as notícias. Ou quem sabe, ler alguma coisa para limpar a mente, relaxar, respirar fundo. O mais legal disso tudo é que você irá para a reunião, para o encontro, com foco, concentrado, sem correria, sem desespero. Além de mostrar que você tem respeito por quem está te recebendo. Lembre-se, pontualidade é uma virtude do profissional sábio .

Some image spoilers for the professional: > not returning phone calls > not responding to RSVP > no-shows > drinking too much > wimpy handshakes > interrupting > gossiping > poor grammar > constant complaining > empty promises

Some of today´s texting terminology: 121 - One Two One 2G2BT - Too Good To Be True AATK - Always At The Keyboard ADAD - Another Day Another Dollar AISI - As I See It AYK - As You Know FYI - For Your Information B4N - By For Now BRB - Be Right Back CTO - Check This Out JK - Just Kidding NTW - Not To Worry

N o livro “O trabalho das nações”, Robert Reich identifica o surgimento, nos   Estados Unidos, de três amplas categorias de trabalho que também estariam tomando forma em outros países. Convencionou chamá-las de serviços rotineiros de produção, serviços pessoais, e serviços simbólico analíticos. Os serviços rotineiros de produção estão relacionados a tarefas repetitivas, tediosas e intermináveis, similares às executadas na Sociedade Industrial, com uma diferença: hoje, na Sociedade do Conhecimento, esses serviços são executados na montagem de componentes eletrônicos e na operação de terminais de computador, introduzindo e recuperando dados. São os peões da Era da Informática. Os serviços pessoais também estão relacionados a tarefas repetitivas e simples. Para Reich, o que diferencia os serviços pessoais dos produtores de rotina é que os servidores pessoais têm contato direto com os usuários finais. Seus honorários são calculados com base nas horas trabalhad...

P or falta de outras opções de trabalho, acaso, status ou simplesmente por precisar do salário para sobreviver, profissionais de outras áreas empregavam-se como secretárias. Cursos de formação na área ainda não existiam. A maioria era autodidata e contava apenas com o ensino médio. Em termos salariais, era uma função pouco gratificante. O mesmo já não pode ser dito em relação ao status : secretariar empresários influentes e bem-sucedidos era sinônimo de prestígio, o que acabava atraindo inúmeras candidatas para as vagas. Algumas delas infelizmente utilizavam a profissão como trampolim para outras carreiras, uma vez que o acesso direto aos dirigentes favorecia o contato com quem detinha o poder de decisão. Essa postura prejudicou consideravelmente a imagem da categoria que, ainda hoje, não está livre dos estereótipos gerados por tais comportamentos. Muitas, porém, ingressaram na carreira por escolha, por gostar e perceber que tinham habilidade para desenvolver as...

A   função secretarial é antiga. Surgiu no Período Dinástico (3.200 a 525 a .C.), quando a descoberta do papiro e a criação da escrita hieroglífica deram origem ao ofício de escriba. A princípio, os escribas registravam fatos históricos, informações e copiavam leis. Com o passar do tempo, formaram um seleto grupo de sábios, que ensinava, interpretava as escrituras, encarregava-se dos documentos oficiais e cuidava das contas. Vale salientar que os escribas - secretários do Egito Antigo - eram todos do sexo masculino. Homens que, embora pertencessem à classe de pequenos e médios empregados, desfrutavam de certo prestígio por dominar a escrita hieroglífica, famosa pela beleza e grau de complexidade de seus caracteres. Na época, já se fazia necessário frequentar a escola para aprender o ofício. Os reis mantinham escribas na corte para copiar manuscritos, escrever cartas e documentos oficiais. No livro “Você, Secretária”, Néris Bertocco e Ângela Schneider Loyola rela...

A profissão de secretário foi regulamentada pela Lei 7.377, aprovada em 30 de setembro de 1985. Em 10 de janeiro de 1996, aprovou-se a Lei 9.261 para adaptar a legislação a realidade do momento e incluir categorias que não haviam sido enquadradas na lei anterior. A Lei 9.261 define critérios para o exercício da profissão de secretário executivo e técnico em secretariado, bem como suas respectivas atribuições. De acordo com o Artigo 2º: Secretário Executivo: (a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei. (b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 4º desta Lei. Técnico em Secretariado: (a) o profission...

          O endereço de um e-mail deve ser claro, objetivo e formal, preferencialmente um nome neutro; não se deve utilizar apelidos, números e hifens.  O assunto deve ser um título relevante e condizente com o contexto do e-mail ; é um fator importante que irá gerar a curiosidade e atenção do leitor receptor. Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou inadequado. A saudação inicial e final deve ser redigida com grau de formalidade adequado. Preferencialmente dirigir-se ao destinatário pelo nome, acompanhado de expressões e/ou títulos formais como "Prezado Sr. Fulano" ou “Caro Dr. Ricardo”.  Para finalização ou despedida usam-se termos como “Atenciosamente”, “Cordialmente” ou “Grata(o)”, seguido por uma vírgula.  E a assinatura do e-mail , preferencialmente deve ser com nome, cargo e número de telefones, dados indispensáveis para a continuidade do contato. Caso seja necessário enviar documentos anexos ...

Sempre vale a pena (re)lembrar..... A redação empresarial caracteriza-se pela impessoalidade, uso padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade. O e-mail , como integrante da comunicação escrita empresarial, também vai demandar que sua mensagem seja clara, objetiva, concisa, direta, e que se aborde somente o essencial. Ainda, deve ser redigido de maneira formal. São aspectos e cuidados que facilitarão a compreensão da mensagem e evitarão a perda de tempo tanto do destinatário como do remetente.   Um texto objetivo e conciso transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Se a mensagem for complexa e longa demais, ela poderá ser interpretada da forma diversa da pretendida, ou nem ser lida pelo receptor, por não ser atrativa. A mensagem do e-mail não pode conter erros ortográficos e nem gramáticos. É recomendado o uso de editores de texto que possuem funções de corretor ortográfico. O uso de vírgulas e pontos pode modificar toda a interpretaç...

A redação e a organização de um e-mail corporativo seguem necessariamente algumas regras. O ideal é se ter um padrão estabelecido corporativamente para ser utilizado sem melindres no dia-a-dia, poupando tempo. Boa gramática, objetividade, organização e disciplina são alguns dos itens necessários para secretários, assessores e profissionais da administração em geral conseguirem se organizar para que o e-mail não lhes tome muito tempo em relação a outras tarefas. P ode-se afirmar que saber gerenciar e redigir corretamente e-mails é uma característica muito importante e um fator que poderá construir ou denegrir a imagem de um profissional.  O e-mail é o retrato do conhecimento e da organização de quem redigiu o texto.