Vivências e convivências

Vivências e convivências

quinta-feira, 26 de agosto de 2010

Documentos sobre a mesa: o que fazer?

A pessoa que secretaria utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório.

Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis.

Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a ter o conhecimento macro dos assuntos.

Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes e geradores de conflitos para a atenção e providências por parte do dirigente.

Resumidamente, podemos dizer que cabe a você captar e deter a informação em detalhes, e como conhecedora de assuntos em seus detalhes, dará apoio a quem não dispõe desse conhecimento. É sua responsabilidade alertar o dirigente quando algo está fora dos padrões determinados pela organização e indicando um procedimento alternativo.

terça-feira, 17 de agosto de 2010

A qualidade da semente

Esta é a história de um fazendeiro bem sucedido. Ano após ano, ele ganhava o troféu "Milho Gigante" da feira da agricultura do município. Entrava com seu milho na feira e saía com a faixa azul recobrindo seu peito. E o seu milho era cada vez melhor.

Numa dessas ocasiões, um repórter de jornal, ao abordá-lo após a já tradicional colocação da faixa, ficou intrigado com a informação dada pelo entrevistado sobre como costumava cultivar seu qualificado e valioso produto.

O repórter descobriu que o fazendeiro compartilhava a semente do seu milho gigante com os vizinhos. "Como pode o Senhor dispor-se a compartilhar sua melhor semente com seus vizinhos quando eles estão competindo com o seu em cada ano?" - indagou o repórter.

O fazendeiro pensou por um instante, e respondeu: "Você não sabe? O vento apanha o pólen do milho maduro e o leva através do vento de campo para campo. Se meus vizinhos cultivam milho inferior, a polinização degradará continuamente a qualidade do meu milho. Se eu quiser cultivar milho bom, eu tenho que ajudar meus vizinhos a cultivar milho bom".

Ele era atento às conectividades da vida. O milho dele não poderia melhorar se o milho do vizinho também não tivesse a qualidade aumentada. Assim é também em outras dimensões da nossa vida.

Aqueles que escolhem estar em paz devem fazer com que seus vizinhos estejam em paz. Aqueles que querem viver bem têm que ajudar os outros para que vivam bem. E aqueles que querem ser felizes têm que ajudar os outros a encontrar a felicidade, pois o bem-estar de cada um está ligado ao bem-estar de todos.

Fonte: www.holos.org.br (autor desconhecido)

quinta-feira, 12 de agosto de 2010

Mundo corporativo


Todos os dias, a formiga chegava cedinho ao escritório e pegava duro no trabalho. Era produtiva e feliz.

O gerente marimbondo estranhou a formiga trabalhar sem supervisão. Se ela era produtiva sem supervisão, seria ainda mais se fosse supervisionada. E colocou uma barata, que preparava belíssimos relatórios e tinha muita experiência, como supervisora.

A primeira preocupação da barata foi a de padronizar o horário de entrada e saída da formiga. Logo, a barata precisou de uma secretária para ajudar a preparar os relatórios e contratou também uma aranha para organizar os arquivos e controlar as ligações telefônicas.

O marimbondo ficou encantado com os relatórios da barata e pediu também gráficos com indicadores e análise das tendências que eram mostradas em reuniões. A barata, então, contratou uma mosca, e comprou um computador com impressora colorida. Logo, a formiga produtiva e feliz, começou a se lamentar de toda aquela movimentação de papéis e reuniões!
O marimbondo concluiu que era o momento de criar a função de gestor para a área onde a formiga produtiva e feliz, trabalhava. O cargo foi dado a uma cigarra, que mandou colocar carpete no seu escritório e comprar uma cadeira especial.

A nova gestora cigarra logo precisou de um computador e de uma assistente (sua assistente na empresa anterior) para ajudá-la a preparar um plano estratégico de melhorias e um controle do orçamento para a área onde trabalhava a formiga, que já não cantarolava mais e cada dia se tornava mais chateada.

A cigarra, então, convenceu o gerente marimbondo, que era preciso fazer um estudo de clima. Mas, o marimbondo, ao rever as cifras, se deu conta de que a unidade na qual a formiga trabalhava já não rendia como antes e contratou a coruja, uma prestigiada consultora, muito famosa, para que fizesse um diagnóstico da situação.

A coruja permaneceu três meses nos escritórios e emitiu um volumoso relatório, com vários volumes que concluía : "há muita gente nesta empresa". E adivinha quem o marimbondo mandou demitir? A formiga, claro, porque ela andava muito desmotivada e aborrecida.

Moral da história: Tenho certeza que você está pensando: "já vi esse filme em algum lugar!"

(Autor e fonte desconhecidos)

quinta-feira, 5 de agosto de 2010

Participando de reuniões

Nunca é demais recordar aspectos que denotam elegância de quem participa de reuniões, como:

  • ser pontual;
  • preparar-se para a reunião, listando os tópicos sobre os quais pretende opinar, obter mais informações e esclarecimentos;
  • listar perguntas;
  • só se sentar quando convidado para tal;
  • apresentar-se caso não tenha sido apresentado aos outros;
  • se porventura chegar atrasado, entrar na sala discretamente e não passar em frente ao coordenador;
  • ouvir primeiro antes de falar;
  • apresentar suas idéias e sugestões, com objetividade, sem se estender demais;
  • se for o caso, discordar com diplomacia: “Acredito que devemos também considerar....”; “É possível que tenhamos esquecido......”
  • olhar para os demais participantes quando está falando;
  • cuidar para não monopolizar a discussão;
  • atentar para não interromper os outros, cortando seus pensamentos;
  • ..................... e detalhes que você julgar necessários para ser considerado alguém de postura profissional elegante e convivencial em reuniões.
  • Sucesso, sempre!!