Vivências e convivências

Vivências e convivências

quarta-feira, 27 de agosto de 2014

Reunião: oportunidade para ser proativo(a)

 
O envolvimento da assessoria executiva é fundamental na organização de reuniões por ter a incumbência de administrá-la, operacionalizá-la e fazer o follow-up dos assuntos tratados.
Administrar, operacionalizar e fazer o follow-up três verbos embutidos de ações que requerem do assessor habilidades e atitudes para atuar em um âmbito de abrangência mais voltado para responsabilidades de maior complexidade, sem, contudo, se eximir da execução de tarefas padronizadas e estruturadas.
Este espaço de atuação para além do operacional nem sempre é de fácil percepção para um profissional. É comum ouvir um profissional do secretariado dizer: 
-  Sempre sobra para eu fazer a redação da ata e adivinhar o que foi discutido e decidido. Seria muito mais prático se meu chefe me levasse para participar da reunião do que tentar deduzir o que decidiram a partir dos papeizinhos que ele me entrega.

 É fato que as reuniões - se não bem conduzidas - estrangulam o tempo da equipe de trabalho, muitas vezes alimentado por falhas na sua organização e condução no tratamento dos assuntos, antes, durante e após a reunião.
Pergunto: quantos profissionais de secretariado têm a iniciativa (e a coragem!!!) e se prontificam para participar da reunião, mesmo correndo o risco de receberem um sonoro “não” do chefe?

Carmem, secretária da diretoria da área de Desenvolvimento Organizacional, fez o seguinte relato:
- Sempre que meu diretor precisa convocar uma reunião, assumo toda a organização e operacionalização, entretanto, não participo da reunião propriamente dita. Defino a pauta com ele, envio a convocação aos participantes, organizo o ambiente do local da reunião, dou as boas vindas no dia da reunião, encaminho-os ao local e saio de cena até o momento em que o diretor, geralmente, no dia seguinte à reunião, me passa breves anotações das decisões tomadas para eu fazer o registro em forma de ata.
Carmem continua:
- Tenho habilidade para sistematizar e redigir textos e documentos empresariais, expresso minhas ideias com clareza e objetividade, tenho coesão e poder de síntese. Porém, isso não é o suficiente para redigir uma ata quando me faltam informações. Percebo que meu diretor não tem demonstrado muita paciência para me dar detalhes de decisões na reunião, muitas vezes necessárias para a redação. É como se quisesse que “adivinhasse” o que eles trataram. Sem contar o sufoco causado pelos prazos que se perdem dos assuntos tratados na reunião por falta de um efetivo acompanhamento.
A situação se repete nas demais diretorias da empresa. Nenhum profissional de secretariado participa das reuniões convocadas pelos executivos que assessoram. Uma situação que permanece em conformidade com o que sempre foi. Mas será que não está na hora de se acabar com a síndrome da Gabriela? Eu nasci assim, eu fui sempre assim, serei sempre assim. (personagem de Jorge Amado). A síndrome do “sempre foi assim”.
Carmem, sem dúvida alguma, precisa considerar a possibilidade de conversar com seu diretor a respeito, num momento oportuno. Precisa argumentar que o fato de não participar da reunião tira-lhe a oportunidade de ampliar seus conhecimentos sobre os negócios da empresa. E que sua participação poderá agregar valor ao seu trabalho porque está lá para contribuir diretamente para os resultados que a empresa quer alcançar.
Tenho certeza de que o diretor da Carmem irá se surpreender positivamente com sua solicitação. E atitude proativa e colaborativa.
E você? Já pensou em ter uma participação mais efetiva nas reuniões coordenadas pelos seus gestores?
 

Pense em algo que você poderia mudar ou fazer melhor uma vez por semana.

 

terça-feira, 26 de agosto de 2014

Pensamentos que me levam à reflexão


"Não existe um caminho para a felicidade,  felicidade é o caminho." (Mahatma Gandhi)


"A alegria é a forma mais simples de gratidão."  (Karl Berth)


"Da justiça de cada um, nasce a paz para todos."  (João Paulo II)


"Bem feito é melhor que bem dito."  (Benjamin Franklin)


"O verdadeiro amor começa quando nada se espera em troca."  (Exupéry)



"Não é livre quem não obteve domínio sobre si mesmo."  (Pitágoras)



"Comece fazendo o que é necessário, depois o que é possível, e de repente você estará fazendo o impossível."  (São Francisco de Assis)




segunda-feira, 25 de agosto de 2014

Comportamento à mesa: gafes imperdoáveis



è Usar palito.
è Não usar o guardanapo antes de beber.
è Gesticular com os talheres.
è Falar de boca cheia.
è Levar a faca à boca.
è Colocar os cotovelos em cima da mesa.
è Recusar os vinhos. Se for abstêmio, aceitar só um pouco.
è Colocar a mão sobre o copo para dizer que não bebe.
è Sentar à mesa de refeição sem ser convidado ou sem camisa.
è Servir-se de grande quantidade de comida.
è Cortar toda a carne ou o peixe de uma só vez.
è Colocar a taça na mesa, após o brinde, sem antes beber um pouco.
è Deixar colher dentro da taça de sorvete ou dentro da xícara de café. Só no pires.
è Fazer ruído ao tomar sopa.
è Abrir os cotovelos como asas.
è Colocar sal ou pimenta antes de provar a comida.
è Pendurar o guardanapo no colarinho.
è Arrotar. Só é fino no mundo árabe.
è Oferecer álcool e carne de porco a visitantes muçulmanos.
è Pedir pratos sofisticados e difíceis de comer nas refeições de negócios.
è Chamar o garçom de companheiro, amigo,.....
è ......

 

 

segunda-feira, 18 de agosto de 2014

Protocolo: determinação de lugares


O conhecimento e a prática correta das normas que regem o Cerimonial e Protocolo na esfera pública geram benefícios imediatos tanto para o profissional que as pratica como para a instituição do qual faz parte. Possibilitam um comportamento com mais confiança, simplicidade e naturalidade diante de situações inusitadas. Melhoram o relacionamento com a comunidade e órgãos internos e externos, refletindo de maneira positiva em todas as áreas.
 
Para quem é da área de Secretariado e Assessoramento Executivo, e se vê diante de ocasiões em que se faz necessário a utilização de regras de protocolo, eis alguns procedimentos que farão a diferença na próxima oportunidade em que for organizar uma recepção de autoridades na empresa.
 
Convencionou-se o centro da mesa como o lugar de honra, pela posição estratégica, por ser o lugar de onde o anfitrião comanda o evento. Pode acontecer de um convidado ter hierarquia superior à do anfitrião, que lhe cede a posição à mesa como deferência e cortesia.  O anfitrião deverá sentar à esquerda da autoridade, ficando à direita o convidado de maior hierarquia presente. Se não houver autoridade de hierarquia superior, a prerrogativa da direita será do anfitrião.
 
§  O lugar de honra é, sempre, a direita do anfitrião.
 
§  A composição da Mesa de Honra numa solenidade obedece a ordem de precedência das autoridades convidadas e confirmadas. Recomenda-se que uma Mesa de Honra seja integrada por, no máximo, sete autoridades.
§  Para que cada autoridade ocupe o seu lugar correto à Mesa, uma pessoa(recepcionista) deve ser designada para orientar seu lugar.
§  No automóvel, o lugar de honra é no assento traseiro à direita em relação ao motorista; segue o lugar no assento traseiro à esquerda; por último o lugar do meio. O banco da frente é para assessores e o segurança.
§  Quem entra primeiro é a autoridade ou convidado de maior hierarquia. O anfitrião dá a volta e entra pela outra porta do carro.
§  No aeroporto, quem desembarca primeiro numa comitiva é a pessoa/autoridade mais importante. Ao embarcar, ela é a última pessoa a entrar no avião.
§  Atraso de autoridade – Em eventos estilo plenário ou auditório e se for autoridade do primeiro escalão, em caso de atraso, o evento não começará e o anfitrião e os convidados aguardarão sua chegada.
§  Se o atraso for de um dos integrantes da Mesa Diretora, o protocolo recomenda que a solenidade comece, após uma espera de, no máximo, trinta minutos. Ao chegar comporá a Mesa em outra posição, não naquela que lhe corresponde.
§  Em eventos de auditório, a primeira fila à esquerda é reservada aos convidados especiais. É considerada um prolongamento da mesa de honra.

 
 
 

sábado, 16 de agosto de 2014

Gestão de documentos e arquivos


Todos os documentos e processos que circulam nas empresas públicas e privadas necessitam receber um tratamento adequado e correto.
 
Na estrutura curricular dos cursos superiores em Secretariado Executivo esta questão é profundamente estudada (ou pelo menos deveria ser) em disciplina que trata da Gestão da Informação, Documentação e Arquivo.
 
É uma disciplina que aborda, por exemplo, conceitos de gestão de documentos, legislação referencial para documentação, resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificação de documentos; conceito, finalidade, tipos e idade de arquivos, destinação de documentos, tabela de temporalidade e outros assuntos mais.
 
Vamos recordar alguns conceitos e definições básicos da área para evitar que se continue usando a designação de "arquivo morto"?
 


ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
 
ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: Formado por documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razão de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
 
ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

GESTÃO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
 
 
Estes conceitos foram extraídos do Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivos, organizado pela Advocacia-Geral da União e disponível no www.agu.gov.br/page/download/index/id/2661777.
É um Manual que recomendo consultar para quem tem a incumbência de elaborar um projeto para organizar e sistematizar os documentos e arquivos da empresa.
 
Além desse endereço, sugiro acessar a página do CONARQ (http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/) e baixar a política nacional de arquivos que trata da Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de  Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
 
Tudo bem que compreende da adoção de um conjunto de normas e procedimentos para disciplinar as atividades relativas aos serviços arquivísticos da administração pública. Contudo, é uma fonte extraordinária para orientar a administração de empresas privadas a implantar sua política de gestão de documentos e arquivos.
 
Por sinal, uma excelente oportunidade para o Secretário Executivo que quer mostrar seu lado intraempreendedor ao propor uma política de gestão documental que melhore e otimize o tempo na procura de documentos.
 
Segundo os especialistas, 15% dos documentos manuseados perdem-se; cada funcionário, em média, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretaria ou no arquivo. Além de documentos que são misturados a outros, ou "escondidos" na mesa em desordem de chefias e diretorias.
 
Já pensou no GED?
Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos, que consiste em um conjunto de tecnologias que permite a uma organização gerenciar seus documentos em forma digital.
 
Enfim, chegou sua vez de, na próxima reunião da diretoria, apresentar seu projeto de melhora contínua.
 
Sucesso!!
 
 
 
 

 

quinta-feira, 14 de agosto de 2014

ABPSEC - Associação Brasileira de Pesquisa em SECretariado


Você está convidado para conhecer a ABPSEC - Associação Brasileira de Pesquisa em SECretariado, fundada em 10 de dezembro de 2013.

Acesse: http://www.abpsec.com.br/


No portal, você encontrará:
explicações sobre o que é a Associação, sua finalidade e sua origem, informações sobre grupos de pesquisas,
bibliografia recomendada para a área de secretariado,
dados sobre os dirigentes da Associação,
relação de instituições de ensino que possuem graduação em secretariado e suas respectivas notas no Exame Nacional de Desempenho do Estudante – ENADE,
além do passo a passo para filiar-se à ABPSEC.

A diretoria da ABPSEC solicita nossa contribuição na divulgação do endereço do site para nossos contatos e redes sociais, pois acreditam que a aderência dos envolvidos com a pesquisa de secretariado irá contribuir sobremaneira para o fortalecimento da associação, como também na divulgação dos resultados das pesquisas e ações que estão sendo realizadas.