Vivências e convivências

Vivências e convivências

quinta-feira, 21 de abril de 2011

Palestra: A Secretária que faz....



Tema: A secretária que faz


Sinopse:
O papel do secretário/assessor executivo no mundo corporativo: panorama e perspectivas
Secretariar e assessorar: funções, atribuições, responsabilidades
Competências, conhecimentos, habilidades e atitudes para assessorar e ser competitivo no mercado de trabalho
Áreas e níveis de atuação
Estratégias para criar oportunidades e novos espaços de atuação profissional
A geração de autonomia no apoio à tomada de decisão
Criação e ampliação da condição de assessoramento
O espírito intra-empreendedor e a autogestão do conhecimento.

Data/Hora: quarta-feira, 27 de abril de 2011, das 19:00 até as 22:00hs

Local: Câmara de Comércio e Indústria Brasil Alemanha Santa Catarina
Rua Hermann Hering, nº 1 - Blumenau, SC

Inscrições: gratuitas

Por: E-mail: relac4.blu@ahkbrasil.com
Telefone: (+55 47) 3336 4515
Prazo: 25/04/2011

Cultive um apurado relacionamento interpessoal

Sei que muitos já escreveram sobre isso.... Sei que você já ouviu isto em mais de três palestras que participou..... mas, sempre é prudente escrever mais uma vez....


Numa época em que se vivenciam mudanças, ao mesmo tempo radicais e muito rápidas, com grande fluxo de informações, faz-se necessário a excelência empresarial e profissional, com ênfase nos relacionamentos organizacionais, com a valorização do capital humano.


A formação dinâmica, nas áreas de Ciências Humanas e de Sociais Aplicadas, permite ao profissional de assessoramento executivo agregar conhecimentos de diversas áreas, dentre as quais está a gestão de pessoas. Suas funções são valorizadas pelo fato de agregar valores e responsabilidades no seu agir profissional, e por ter a sensibilidade de perceber a importância do valor do capital humano no mundo corporativo – principal gerador de riquezas deste século.


Por este motivo é uma categoria profissional que deve procurar desenvolver, concomitantemente as habilidades técnicas, habilidades na área humana, tais como: capacidade de relacionamento, trabalho em equipe, gestão e liderança, que proporcionaram sua ascensão no mundo corporativo.


Como professora e consultora tenho acompanhado situações de desvalorização profissional, estimuladas por gestores com uma visão restrita e desatualizada. Ainda vivem a realidade administrativa dos anos 60 quando os profissionais de secretariado eram considerados meros executores de tarefas rotineiras ao lado de dirigentes com a visão de “manda quem pode, obedece quem tem juízo”. São gestores que dificultam oportunidades para o profissional demonstrar seus conhecimentos construídos na graduação ou habilidades desenvolvidas nas experiências profissionais.


Quem assessora deve ter habilidade técnica para visualizar e propor mecanismos para a racionalização de processos e procedimentos administrativos com os quais está diretamente envolvido, para simplificar e agilizar determinada atividade e, por consequência, tornar seu trabalho mais efetivo na consecução das metas organizacionais. Tendo assim, seu próprio tempo otimizado para gerenciar mais atentamente o relacionamento com clientes internos e externos.


O que se percebe é que o relacionamento com clientes internos e externos, muitas vezes, é prejudicado pela ausência de racionalização de procedimentos administrativos e execução de atividades meramente operacionais. O assessor deixa de pensar em caminhos que podem contribuir com a equipe gestora no aperfeiçoamento de ferramentas voltadas à otimização do processo decisório em si, pelo fato de estar “apenas” na execução de tarefas repetitivas e, quem sabe, muitas vezes desnecessárias.


O assessor executivo, que entende e chama para si pensar e fazer a gestão de determinados processos e procedimentos administrativos, está exercendo o seu verdadeiro papel de “secretário/assessor analista-simbólico”, corroborando com a classificação dada por Robert Reich, em seu livro O trabalho das Nações (1994). Lembrando que para o autor um analista-simbólico soluciona e identifica problemas e promove a venda de soluções por meio da manipulação de dados.


Ressaltando, quem assessora, além da capacidade técnica e específica da sua área de atuação, precisa cultivar um apurado relacionamento interpessoal, capacidade de trabalhar em equipe e administrar conflitos. Isto porque no seu dia a dia administra situações envolvendo toda a rede de relacionamento, seja interna – colaboradores da empresa - ou externa – clientes, fornecedores e parceiros. Porém, esta habilidade ainda passa despercebida dentro de muitas organizações.

sexta-feira, 15 de abril de 2011

Uma visão colorida do que é secretariar

“Você é gestor(a) do próprio conhecimento!” Esta é uma das frases mais lidas e mais marcantes do livro intitulado A secretária que faz, de autoria da Professora Eliane Wamser. O livro é de publicação da Editora Nova Letra, patrocinado pelo Instituto Bem Viver, publicado em 2010, 1ª edição.


Eliane Wamser é blumenauense, graduada em Letras e mestre em educação pela Universidade Regional de Blumenau, onde também foi professora dos cursos de Secretariado Executivo Bilíngue e Turismo e Lazer de 1992 a 2009. Atualmente é professora do curso de especialização em Secretariado: MBS em Gestão de Pessoas e Processos, ofertado pelo CESUSC/SINSESC em Florianópolis-SC; consultora e instrutora de treinamento nas áreas de etiqueta empresarial, protocolo corporativo, assessoramento executivo e postura profissional. A Professora Eliane também é especialista em desenvolvimento profissional e capacitação de profissionais do secretariado.


O livro, de 98 páginas, é dividido em três partes principais, dentro das quais estão os capítulos menores, condizentes com o assunto abordado em cada parte. O layout é bastante contemporâneo, com letras de tamanho médio, bom espaçamento e com grande largura de bordas, largura um pouco demasiada para quem é acostumado a ler livros de cunho empresarial ou acadêmico científico.


A primeira parte retrata um pouco da história da autora, de seus passos na vida acadêmica e profissional. Sempre enfatizando sua vontade de vencer e com objetivos muito bem definidos, a autora demonstra grande afeto por suas memórias e orgulho pela trajetória de vida que traçou e realizou. Mais ênfase ainda foi dada - pela autora - na questão do aprendizado. O “aprender a aprender”, a importância da formação continuada, a busca por novos conhecimentos e a constante atualização acadêmica e social estão entre os assuntos mais abordados, as experiências mais relatadas e os conselhos mais enfatizados.


Cito agora, um trecho do capítulo: “Aprender a Aprender: A Mola propulsora”: “Assumi a responsabilidade por minha aprendizagem. Aprender a aprender foi minha mola propulsora para acordar a cada dia com mais disposição para buscar novos conhecimentos. “ Conforme podemos perceber, a grande chave para o sucesso da autora como profissional, está justamente em sua sede de conhecimento, sua busca constante por novos horizontes do saber.


Na segunda parte do livro, é retratada - de forma sucinta, porém esclarecedora e fascinante - a história da profissão de secretariado. Desde o início, na época dos escribas, passando pelo ingresso das mulheres nos escritórios e no mercado de trabalho, contando resumidamente a história, a evolução tecnológica que acompanhou o trajeto da profissão, e seu papel nas organizações, tanto em tempos passados como na atualidade.


Além do que já foi mencionado, a autora também aborda as principais funções de um secretário(a), a regulamentação da profissão, e dá dicas para lidar com o preconceito que infelizmente assola esta nobre profissão. Sempre enaltecendo as qualidades do secretário(a) e, muitas vezes, referindo-se a ele(a) como “assessor(a)”, a autora enfatiza seu orgulho em relação à profissão que tanto ama. Eliane também trata das responsabilidades atribuídas ao cargo de secretária executiva, e coloca - de forma muito sábia - as principais questões que envolvem o “ser secretária”, bem como tarefas e atribuições da função.


A terceira parte, intitulada Compartilhando Experiências, é mais voltada para a prática da profissão em si, e para questões pessoais de quem a pratica. Vários temas são abordados, dentre os quais, autoanálise, planejamento de carreira, apresentação pessoal, elegância, classe, como lidar com bajulações, diálogo, protocolo no ambiente de trabalho, proatividade, decisões e outros. São temas atuais, importantes, e regados de conselhos de quem vivenciou experiências de sobra para compartilhar, contribuindo generosamente para o crescimento e aperfeiçoamento de qualquer pessoa que deseja secretariar ou assessorar.


Interessantíssima e muito objetiva, a autora consegue captar a atenção do leitor para aspectos fundamentais da vida, úteis para qualquer profissão, e inclusive, chama atenção para questões de âmbito fundamental, como ética, integridade, educação e bons costumes. Tais informações, dispostas no preto e branco do papel, facilitam o entendimento de certas questões, esclarecendo dúvidas possíveis presentes, ou mesmo questionamentos que o leitor sequer sabia possuir.


A autora termina sua obra comentando o quanto seus esforços valeram a pena, no sentido de que a semente plantada desde sua juventude frutificou e agora ela pode colher os frutos da longa caminhada como secretária, assessora, professora e palestrante. Sempre lembrando do aprendizado e da necessidade de continuar aprendendo, a Professora Eliane encerra com os melhores desejos àqueles que deram alguns momentos de suas vidas para deliciar-se com esta obra atual, informativa, e prática aos profissionais do secretariado, ou mesmo aos interessados pelo assunto.


Pessoalmente, deliciei-me com a leitura leve, objetiva e de linguagem acessível. Por ser breve, e claro, o livro A Secretária que Faz é uma opção bastante agradável aos que não estão tão familiarizados com o hábito da leitura, mas desejam aprimorar ou agregar conhecimentos da área de secretariado, ou assessoria. Realmente instiga o leitor a procurar mais fontes de conhecimento da área, e traz uma avidez por mais informações a respeito do assunto, ao final da leitura. Sendo assim, nada me resta a não ser parabenizar à autora, e recomendar a leitura, convidando todo àquele que se interessar em se informar, entreter e agregar conhecimento, com um livro prático, claro, e perspicaz, tratando de um assunto tão pouco conhecido, mas profundamente interessante: a arte de secretariar.


Livro: WAMSER, Eliane. A secretária que faz: vivências e convivências. Blumenau: Nova Letra, 2010.


Por Barbara Kellermann, Acadêmica do curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Regional de Blumenau (FURB).



segunda-feira, 4 de abril de 2011

Imprescindível, por que não??

Recordar é viver... lembrei-me deste episódio na sexta-feira a tarde quando estava trabalhando um texto a pedido de um empresário da cidade. Saudosismo? Pode ser. Mas a recordação, e agora o fato de expor o episódio para você, está motivado por uma imensa angústia de ter de dizer isso para que sirva como parâmetro para a geração de jovens profissionais do secretariado que estão iniciando suas carreiras.

Assim, para quem interessar possa.....


O Diretor Presidente que assessorei até o início dos anos 90, certo dia me disse: “Estás fazendo com que eu perca a habilidade de escrever. Reparei que todos os documentos que tenho assinado nas últimas semanas foram redigidos por você.”


E ele tinha razão. Eu havia chamado esta responsabilidade para meu cargo. Tinha isso como uma meta profissional, vamos assim dizer. Toda manhã ele chegava ao escritório com uma porção de papeizinhos com tópicos de assuntos a serem desenvolvidos (entende-se redigidos) e encaminhados de preferência nas primeiras horas do expediente. Eram mensagens eletrônicas para os gestores dos escritórios regionais e das empresas nos Estados Unidos e na Alemanha; cartas para outros, memorandos tratando de situações internas, convocação de reuniões, agendamento de visitas e assim por diante.


Eram anotações que ele fazia entre o término do expediente e o início da manhã seguinte. Como ele mesmo costumava dizer - eram “inspirações” que ele tinha em casa e para não deixar escapá-las, anotava. O difícil era interpretar sua enigmática letra.


Como assessoras, aprendemos técnicas de redação e elaboração de textos e documentos corporativos. Contudo, afirmo com veemência, que as técnicas por si só não são suficientes para se ter uma redação acurada. Torna-se necessário ter conhecimento do assunto e isto implica uma visão geral do negócio. Estar por dentro de tudo que acontece na corporação e colocar no papel do jeito como seu executivo o faria. O que não é tarefa simples. Requer habilidade e capacidade de analisar o modo de redigir do dirigente. Sim, porque seu estilo de redação precisa se adaptar ao estilo de redação de quem assina. E, claro, quem assina é ele, o dirigente, na maioria das vezes.


Recordo-me muito bem de um executivo que eu secretariava no início de minha vida profissional – lá por volta de 1980 – época em que eu já acreditava que podia ser a redatora oficial deste diretor.


Vamos à situação.... Sempre que eu apresentava uma carta redigida a este diretor, ele mudava alguma palavra. Por exemplo: se na carta eu escrevia “Comunicamos que no dia tal haverá......” ele riscava a palavra ‘comunicamos’ e escrevia por cima ‘informamos’. Assim, fazia-me redatilograr o texto com a determinação de substituir ‘comunicando’ por ‘informando’. Espertinha que eu acreditava que era, na próxima carta usava a palavra ‘informando’ porque achava que era este verbo que melhor soava em seus ouvidos. Engano meu!! Fazia-me mudar para o verbo que naquele dia era de sua preferência, que podia ser ‘levamos ao seu conhecimento....’ Sem dúvida, minha imaturidade profissional não me fez ver que era ele quem detinha o poder da caneta. Afinal, era ele quem assinava.


Retornando para 2011... Hoje, certamente, não nos deparamos mais com executivos com esta faceta. Hoje, mais do que ontem, o profissional que assessora deve se tornar um profissional imprescindível – jamais se considerar insubstituível – no que diz respeito a deixar sua marca registrada pela comprovada habilidade na construção de textos e documentos corporativos, na língua vernácula e em idiomas estrangeiros que o cargo exigir.