Vivências e convivências

Vivências e convivências

terça-feira, 23 de outubro de 2018

Organizar-se? Para quê?


 Ser organizado é ...............


Ø  Saber onde buscar as informações e encontrá-las na hora em que se precisa.

Ø  Saber quais compromissos e atividades são importantes e/ou urgentes e dar as devidas prioridades.

Ø  Usar métodos e instrumentos confiáveis e ágeis para conseguir acesso fácil às informações sem perigo de extravios.

Ø  Manter arquivos, agenda e o próprio escritório em ordem e excluir materiais e papeis desnecessários.

Ø  Ter responsabilidade e manter cada objeto, material e documento em seu devido lugar, fazendo com que o ambiente de trabalho seja o mais funcional possível. Estabelecer regras gerais de organização e segui-las.

Ø  Manter todos os compromissos em dia, cumprindo prazos, gerenciando os documentos e papeis sobre a mesa, a fim de proporcionar agilidade na hora em que forem solicitados.

Ø  Administrar o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar cada tarefa.

Ø  Separar documentos úteis de documentos obsoletos. Ter visão para o futuro levando em consideração os imprevistos.

Ø  Ser disciplinado e proativo e ter conhecimento geral da organização em que trabalha.

Ø  Ser organizado é, antes de tudo, fazer uma seleção de prioridade e segui-las, sempre cumprindo horários. Ter em mente o discernimento de qual tarefa pode ficar para mais tarde. Saber administrar bem o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar cada tarefa. Manter os documentos na mais perfeita ordem, possibilitando rápida localização do que é preciso, além de melhorar o ambiente esteticamente. A organização relaciona-se muito bem com responsabilidade, tendo em vista que uma pessoa organizada, de forma alguma, poderá ser irresponsável. A organização é a base do equilíbrio tanto no campo profissional como o pessoal. 

       Organização é sinônimo de profissionalismo. 

Na maioria das vezes, o que nos impede a ter uma organização é a comodidade, popularmente chamada de preguiça. Deixamos acumular tarefas/afazeres que não são tão urgentes e quando percebemos já deveriam ter sido feitos ou esclarecidos.



Assessoria Executiva: o que vem a ser?


Caros estudantes e profissionais de secretariado,

este texto escrevi em 2003, quando estávamos no auge das discussões no mundo acadêmico sobre a questão de assessorar no fazer do cotidiano de quem atuava como secretário executivo.

Talvez ainda possa ser útil em suas reflexões agora em 2018.

Assessoria Executiva 
            A literatura que trata da assessoria executiva ainda é extremamente ínfima e pobre. As poucas publicações que temos a felicidade de encontrar abordam superficialmente o que acreditamos ser efetivamente assessorar no contexto de profissionais que exercem e gerenciam atividades inerentes à profissão de secretário.
            Como profissionais diretamente envolvidos na arte de assessorar procuramos esboçar uma primeira conceituação, levando em consideração as vivências no cotidiano das organizações em que atuamos. Somos integrantes do primeiro curso de Especialização em Secretariado Lato Sensu, focado na Gestão de Pessoas e Processos, organizado pelo CESUSC, em parceria com o SINSESC, cuja primeira turma iniciou as aulas em outubro de 2003,  em Florianópolis/SC. 
A reflexão inicial, que ora compartilhamos, aconteceu na disciplina de Condições de Assistência e Assessoramento. Ressaltamos que é um texto em construção e como tal aberto ao recebimento de contribuições.
O que é assessorar?
De acordo com o dicionário Aurélio, assessorar é servir de assessor a; assistir; auxiliar, tecnicamente, graças a conhecimentos especializados em dado assunto. Considera assessor como um adjunto, auxiliar, assistente, ajudante, organismo que fornece assessoramento, ou seja, o ato ou efeito de assessorar.
Assessorar é a arte de fazer o acompanhamento do executivo e de sua equipe nas soluções dos conflitos, gestão, execução de funções técnicas e gestão do conhecimento. É fazer o elo entre a empresa, clientes e fornecedores internos e externos, facilitando o desenvolvimento do trabalho.
Consiste na prática de processos administrativos de forma eficaz, possibilitando o alcance dos objetivos gerais e específicos da organização. É compartilhar problemas e desafios. É saber negociar, gerenciar o tempo, definir prioridades, sendo o facilitador e intermediador entre a organização e seus clientes internos e externos.
Para tanto, um assessor executivo gerencia a informação e processos de forma a disponibilizar ferramentas eficazes que permitam uma tomada de decisão acertada do executivo e de sua equipe. Com características como a multifuncionalidade, iniciativa, ousadia, postura ética e flexibilidade, deve estar preparado e apto para criar essas condições de gerenciamento.
Em outras palavras, é a arte de privilegiar informações com discernimento na tomada de decisões. É conhecer a empresa e os colaboradores para agir, gerenciando os conflitos no trabalho. Saber a hora de ouvir e de falar, sempre procurando agregar valor às atividades do dia a dia. Ser humilde para aprender com o novo, transmitindo suas experiências e conhecimentos. Isso conduz a criação de condições para integrar as relações interpessoais, compartilhar conhecimentos, gerenciar conflitos, acompanhar as mudanças dentro e fora da organização, visando a tomada de decisão.
Ser assessor é estar apto a administrar informações, gerenciando com o seu gestor e ser gestor de si mesmo. É agir com base numa visão global e atitudes multifuncionais, que fazem com que tenha capacidade de gerenciar conflitos com excelência na gestão de pessoas. Pode-se afirmar que se trata da arte de avaliar, criticar, construir e resolver algo que necessita de uma atitude criativa, objetiva e dinâmica. E isso o assessor executivo consegue se souber humanizar a técnica e padronizar a postura profissional de seus integrantes.
Assessorar é fornecer subsídios a um gestor para a tomada de decisão, por meio da otimização de seu tempo, do gerenciamento de informações e da intermediação entre este poder de decisão e o contexto interno e externo à organização. São subsídios que contribuem na tomada eficaz de decisões. Isso requer do assessor executivo uma certa disposição e dinamicidade para ser o autor da criação de seu próprio conhecimento, de, por consequência, seu gestor, para facilitar a quebra de determinados paradigmas e uma visão sistêmica das informações que lhe chegam.
Como criar condições de assessoramento?






segunda-feira, 22 de outubro de 2018

Secretariado Executivo: melhorias na qualidade do atendimento



Vocês, integrantes da área de atendimento da Empresa XYZ Corporation foram chamamos pela direção para uma reunião. Nesta reunião receberam a informação de que durante as próximas 4 semanas, a partir desta segunda feira, teriam a autonomia de propor e realizar duas melhorias que refletissem na qualidade do atendimento aos clientes.

A recomendação é que aconteça uma melhoria por quinzena para facilitar a sua assimilação pela organização.

Diante desta atribuição, quais seriam as ideias acordadas entre o grupo? 

Primeira quinzena

Qual é a melhoria?

Por quê:

Benefícios:



Segunda quinzena

Qual é a melhoria?

Por quê:

Benefícios:


Secretário executivo: como está sua condição de assessoramento?


Como está minha condição de assessoramento?



CONTEXTO
sempre
Quase sempre
Às vezes
Quase nunca
1. Antes de começar meu dia, já tenho planejado cerca de 70% de meu trabalho.




2. Eu sei quais os principais eventos/compromissos da agenda de minha chefia imediata nas próximas duas semanas.




3. Eu contribuo bastante para a organização do trabalho de minha chefia e para otimizar seu tempo.




4. Minha chefia me consulta para obter informações e dados antes da tomada de decisões.




5. Minha chefia consegue encontrar documentos dos quais necessita no meu arquivo físoc ou eletrônico.




6. Ao invés de apenas “fazer coisas”, eu analiso as necessidades da atividade e então planejo, organizo, controlo e coordeno o fluxo de trabalho.




7. Demonstro capacidade de gerenciar as informações da área que assessoro, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, filtra e divulga para quem de direito.




8. Eu organizo a minha sistemática de trabalho de tal forma que permitem à minha chefia trabalhar com uma temporária, caso eu tenha que me afastar.




9. Costumo faciliar a comunicação e o relacionamento interpessoal com as pessoas que procuram a chefia imediata.




10. Tenho uma compreensão clara de minhas atribuições e assumo responsabilidade pela execução das rotinas administrativas, sem necessidade de supervisão direta,  e com certo grau de autonomia.




11. Tenho por hábito dialogar com minha chefia imediata para encontrar meios de contribuir de forma estratégica e eficaz para o desempenho do setor/departamento/área.




12. Considero-me respeitada(o) no espaço de trabalho por me envolver na implementação de melhorias em rotinas e procedimentos administrativos .







Secretariado Executivo: uso do alfabeto fonético internacional


Alfabeto fonético internacional

        Usado para identificar letras do alfabeto por meio de palavras-código na comunicação falada para soletrar palavras.  

A   ALFA
N   NOVEMBER
B   BRAVO
O   OSCAR
C   CHARLIE
P   PAPA
D   DELTA
Q   QUEBEC
E   ECO
R    ROMEU
F   FOX
S   SIERRA
G   GOLF
T   TANGO
H   HOTEL
U   UNIFORM
I    INDIA
W   WHISKY
J   JULIET
V   VICTOR
K   KILOMETRO
X   X-RAY ou XADREZ
L   LIMA
Y   YANKEE
M   MIKE
Z   ZULU

          Na área de secretariado e assessoramento executivo é geralmente usado na comunicação com agências de viagens e organizações internacionais ao se dizer o nome e sobrenome de uma pessoa, que por vezes precisa ser soletrado, diante de sua complexidade na escrita, ou mesmo para conferir que houve um correto entendimento. Para exemplificar: whisky – alfa – mike – sierra – eco – romeo (ou seja) Wamser, se fosse uma passagem em meu nome.

         Ah! Sua tela mental sintonizou com a seguinte cena: w de whisky; a de amor; m de maia; s de saúde; e de esperança; r de rato? Delete-a por completo.

         Soletrar palavras e nomes de pessoas fora deste código denota total falta de profissionalismo, ainda mais para quem assessora.