Vivências e convivências

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quarta-feira, 16 de fevereiro de 2011

O profissional de secretariado em empresas de Tecnologia da Informação

A função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avaliação, controle, supervisão e coordenação de atividades, qualificadas e finalísticas, para a consecução de objetivos e metas corporativas.

O profissional do secretariado em empresas de Tecnologia da Informação constitui-se no organizador e harmonizador do ambiente de trabalho, o que compreende o gerenciamento da informação, de relacionamentos, de processos e procedimentos administrativos.

É fornecedor de subsídios para a tomada de decisões e para isso precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a empresa e sua equipe estão comprometidas. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes. Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas. Agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades comportamentais são requisitos básicos para um desempenho eficaz.

A organização sempre foi a sua melhor aliada. Qualquer perda de minutos na procura de algum documento ou número de telefone significa perda de tempo precioso e gera estresse, que por sua vez prejudica a harmonia do ambiente de trabalho. Um profissional organizado:

• sabe onde buscar as informações e encontrá-las na hora em que se precisa;
• sabe quais compromissos e atividades são importantes e/ou urgentes e dá as devidas prioridades;
• lembra seu dirigente, com antecedência, dos compromissos assumidos para que ele possa também se organizar;
• mantém arquivos, agenda e o próprio escritório em ordem e exclui materiais e papéis desnecessários; faz com que o ambiente de trabalho seja o mais funcional possível e proporcione agilidade na hora em que forem solicitados;
• administra o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar a tarefa;
• usa o “caderno da secretária” para registrar as inúmeras solicitações e providências que lhe são solicitadas e devem ser tomadas no dia;
• adota o sistema follow-up para fazer a cobrança sistemática de respostas e soluções de assuntos pendentes ou que aguardam providências;
• abre os e-mails de acordo com o grau de importância, observando o assunto e remetente;
• ao escrever um e-mail, usa linguagem objetiva e clara, com certa formalidade. Evita gírias e abreviações;
• é disciplinado e pró-ativo.

Ser organizado é, antes de tudo, fazer uma seleção de prioridades e segui-las, sempre cumprindo horários. Ter em mente o discernimento de qual tarefa pode ficar para mais tarde. E saber otimizar o tempo dos dirigentes que assessora.

A organização relaciona-se muito bem com responsabilidade, tendo em vista que uma pessoa organizada, de forma alguma, poderá ser irresponsável. A organização é a base do equilíbrio tanto no campo profissional e pessoal de quem assessora.


sexta-feira, 11 de fevereiro de 2011

Poder de escolha

Quando tomei a decisão de iniciar a terceira fase de minha carreira profissional como palestrante e consultora, tive a certeza da força de meu diálogo interior ao optar pelo secretariado na década de 70, pois esta opção influenciou toda minha trajetória profissional.

Optei por esta nova trajetória profissional porque quero incentivar as pessoas a acreditarem em sua escolha profissional. Quero dialogar com os profissionais do secretariado sobre a importância de valorizar sua história de vida e levá-la em consideração na construção de sua carreira. Quero lembrá-los de aprender com os êxitos e tropeços, de desenvolver a consciência de aonde e porque querem chegar.

Na consolidação de minha caminhada profissional, tive a felicidade de poder escolher a empresa, a posição, o estilo de chefe e o salário que queria.

Esse poder de escolha adveio do respeito profissional conquistado junto às pessoas com quem trabalhei. A postura profissional, a consideração com o outro, e a maneira ética com que sempre me posicionei e me posiciono diante da profissão - somaram pontos significativos para a conquista de meus objetivos.

Eu faço a minha profissão tão especial quão especial eu me considero. E você? De que maneira se posiciona perante a profissão?

Mantenha o foco na empregabilidade! Valorize-se como profissional! Tenha orgulho de ter optado pelo assessoramento executivo! Os resultados não tardarão a aparecer.