Vivências e convivências

Vivências e convivências

quarta-feira, 15 de dezembro de 2010

A empresa como "Sociedade de Pessoas"


Foi enquanto lia o artigo “Ética e sigilo na empresa e os profissionais de secretariado” de Maria do Carmo Whitaker e Thais Novaes Cavalcanti, publicado na Revista de Gestão e Secretariado que me surgiu a inspiração para este artigo.
Não faço intenções de falar de ética, mas sim da importância que as pessoas desempenham nas empresas e da atitude das empresas para com os seus colaboradores.
Citando as autoras do artigo supracitado:

A empresa não pode ser considerada apenas como uma “sociedade de capitais”; ela é também uma “sociedade de pessoas”.
A empresa, afirma Cifuentes, é antes de tudo uma comunidade de pessoas e a ênfase se dá não ao investimento feito por essas pessoas, mas sim às pessoas que contribuem com o investimento. Em suma, o fator principal da empresa não é o capital, mas as pessoas.

Estamos em tempo de crise aqui em Portugal, as empresas olham para o futuro com desconfiança e começam a contar os seus tostões e se o investimento nos colaboradores já era olhado apenas como mais um gasto, agora a tendência será desinvestir cada vez mais.

Quando falo em investimento nos colaboradores, não falo de aumentos salariais ou outros benefícios económicos, falo em formação, falo em gestão emocional como a aplicada pela empresa Oni Communication ou de um contínuo investimento nos colaboradores e uma consciência clara de que o poder está efectivamente nas pessoas como na Bayer.

Tem de haver uma política que leve não só à obtenção de talentos, mas também à criação de talentos e à sua retenção. Não vale a pena escolher o melhor candidato quando fazemos o recrutamento e depois abandoná-lo e esperar que ele seja sempre o melhor, o mais motivado, que ele saiba sempre o que a empresa espera dele. Se não houver comunicação, se não houver motivação, se esse colaborador não tiver espaço para se desenvolver, para aprender mais e para usar os novos conhecimentos, ele acabará por levar esse talento para outra empresa.

Um colaborador apaixonado pelo que faz, comprometido com os valores e os objectivos da empresa, com “amor à camisola” é talvez um dos maiores valores que uma empresa pode ter. Não é por acaso que cada vez se utiliza mais a imagem dos próprios colaboradores em anúncios televisivos, pois não há melhor canal de vendas que um colaborador satisfeito.

É importante não só que a empresa tenha noção da importância dos seus colaboradores, mas também que os colaboradores sintam que são importantes, úteis e que vale a pena investirem na empresa com os seus conhecimentos, com o seu know-how e com as suas competências.


Autora: Diana Ferreira, secretária executiva em Lisboa (Portugal).
Seu blog: http://secretariando.wordpress.com/

terça-feira, 14 de dezembro de 2010

A Secretária que Faz

Ela trabalhou 17 anos como secretária executiva trilíngue e outros 17 como professora no curso de Secretariado Executivo da Furb. Além do português, domina o inglês e o alemão e assessorou executivos blumenauenses em grandes indústrias têxteis. Hoje, Eliane Wamser é palestrante e instrutora em empresas e acaba de publicar o livro A Secretária que faz.


O que traz o livro?

Eliane Wamser - Traz um pouco do jeito como eu exercia e de como eu ensinei a profissão, além de questões legais, como profissão regulamentada. Dou dicas de como conduzir a carreira, planejando os passos e aliando dedicação, disciplina, determinação e, principalmente, foco.

Como está o mercado?

Eliane - Carente de bons profissionais. Tem empresa buscando secretárias executivas com inglês de ponta e não consegue achar. Os jovens não querem estudar porque não sabem o que é ser um assessor executivo. Esse é um dos objetivos do livro.

E o salário?

Eliane - Secretárias de alto escalão começam ganhando R$ 2,5 mil e podem chegar a ganhar R$ 6 mil na nossa região. Teve um concurso público que oferecia R$ 6,6 mil e tiveram que prorrogar por falta de inscritos.

Não vejo homens na profissão. Por quê?

Eliane - Dos cerca de 600 alunos formados na Furb, quatro são homens. Os escribas, primeiros secretários da história, foram homens. As mulheres entraram no mercado como auxiliares para substituir os que morriam nas guerras. Nos últimos anos é que se enfatizou o papel de gestora, de facilitadora, e com isso os homens começam a voltar, mas com o nome de assessores.

Existe fiscalização?

Eliane - Não existe porque a criação do Conselho Federal de Secretariado tramita no Congresso há mais de cinco anos. A Superintendência Regional do Trabalho só fiscaliza se houver denúncia. O sindicato atua mais nos casos de edital de concurso público que não pede a formação.

Como conseguir um bom trabalho?

Eliane - As vagas para secretária executiva estão escondidas, como escondidas estão a de um diretor. As empresas não colocam nos classificados. Vai muito de conhecer e indicar. Uma boa rede de relacionamentos é fundamental.


Autor: Francisco Fresard
Fonte: Jornal de Santa Catarina, edição de 13 de dezembro de 2010, Coluna Mercado Aberto.

quarta-feira, 24 de novembro de 2010

Os "nãos" no comportamento à mesa

As leis da mesa estão aí para nos ajudar a nos sentirmos inteiramente naturais em refeições diárias e em ocasiões especiais e consideradas mais formais.

A princípio, as regras à mesa podem parecer assustadoras e mais voltadas para ações de “frescura” para os que não as conhecem. No entanto, são puramente lógicas e visam apenas o bem-estar e naturalidade das pessoas ao se alimentarem com o intuito de propiciar momentos agradáveis a serem desfrutados com prazer na companhia de pessoas que mostram civilidade à mesa.

Para lembrar, listamos aqui algumas gafes imperdoáveis à mesa. Ou seja, o que “não” se recomenda fazer durante uma refeição, seja uma refeição em ocasião informal ou em um evento mais cerimonioso.

NÃO:
  • levar a boca à comida;
  • usar palito à mesa;
  • gesticular com os talheres no ar;
  • falar com a boca cheia;
  • levar a faca à boca;
  • colocar os cotovelos em cima da mesa;
  • abrir os cotovelos como asas;
  • colocar a mão sobre o copo para dizer que não aceita a bebida que está sendo servida;
  • sentar à mesa de refeição sem ser convidado ou sem camisa;
  • servir-se de grande quantidade de comida;
  • engolir com sofreguidão;
  • cortar toda a carne ou o peixe de uma só vez;
  • deixar a colherinha dentro da xícara de café. Só no pires.
  • fazer ruído ao tomar sopa;
  • colocar sal ou pimenta antes de provar a comida;
  • pedir pratos sofisticados e difíceis de comer nas refeições de negócios;
  • chamar o garçom de companheiro, amigo,.....
  • estralar os dedos para chamar o garçom.
  • ...........
  • ...........
Agora é sua vez de listar os "nãos" que te incomodam ao ver outra pessoa se alimentando.

terça-feira, 16 de novembro de 2010

A Secretária que Faz.... agora em livro

No dia 4 de novembro de 2010, lancei meu primeiro livro: A Secretária que Faz, no evento que comemorou os 20 anos do curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Regional de Blumenau.

Foi a forma que encontrei para compartilhar experiências que tive a felicidade de vivenciar na minha trajetória profissional, na busca por um espaço singular no mundo corporativo e acadêmico como secretária executiva, professora universitária e palestrante.

Relato episódios pessoais que marcaram minha caminhada. Procuro mostrar que toda história de vida se constrói em meio a obstáculos e oportunidades. A diferença está justamente nas decisões e atitudes de cada um perante os objetivos que almeja conquistar.

Veja mais detalhes em http://www.institutobemviver.com.br/.

terça-feira, 26 de outubro de 2010

Gestão de processos administrativos: a secretária executiva como multiplicadora

O sucesso de uma organização depende fundamentalmente da sua capacidade de atender às demandas de seus clientes. O resultado final é seu principal foco, seja este resultado um produto ou um serviço. A boa gestão é um dos principais fatores para se alcançar o almejado sucesso, e a Gestão da Qualidade é uma excelente metodologia para se alcançar este fim.

É preciso que todos dentro da organização tenham uma visão sistêmica de seus processos, e que conheçam sua missão, visão, metas, seu planejamento estratégico, com a finalidade de garantir uma transparência em seu modelo de gestão.

A gestão de processos facilita a compressão do todo por parte dos envolvidos. Esta gestão pode ser feita através da aplicação de Normas Procedimentais, implantação de Procedimentos Operacionais Padrão, Mapeamento de Processos, dentre outros. Com o mapeamento de processos, por exemplo, todos têm acesso aos processos da organização, que podem ser descritos graficamente através de fluxogramas. Os fluxogramas também facilitam a visualização das etapas de cada processo, identificando o responsável pela execução das tarefas e deixando claro o papel de cada um dentro da empresa.

Analisando a realidade do mercado brasileiro, em que o índice de mortalidade de pequenas e médias empresas chegou 27% no primeiro ano de existência, no período de 2003 a 2007 (fonte: http://www.sebraesp.com.br/conhecendo_mpe/mortalidade), pode-se constatar a falta de planejamento e despreparo por parte dos gestores no país. Tratando-se de pequenas e médias empresas, podemos identificar a secretária executiva, diante do novo perfil desta profissional, como multiplicadora da gestão de processos administrativos.

Por assessorar diretamente seus principais executivos, a secretária tem a competência de visualizar a empresa como um todo, podendo ser ainda, uma peça chave na implantação de um sistema de qualidade. Em muitos casos, por se tratar de uma novidade, a resistência pode ser um fator impeditivo para a introdução destas metodologias de gestão. Uma maneira simples de se conquistar adeptos à novidade, é a implantação de algumas ferramentas de qualidade em seu próprio ambiente de trabalho, mostrando assim os inúmeros benefícios e facilidades que estas ferramentas podem trazer para o dia-a-dia, de forma natural.

A implantação de um projeto piloto para a padronização do processo de compras da empresa pode ser um bom exemplo. A Normatização Procedimental criará regras a serem cumpridas, garantindo ao gestor mais segurança. O mapeamento do processo facilitará a identificação de seus problemas e o desenvolvimento de soluções, identificará os responsáveis por cada etapa, podendo assim evitar o retrabalho e também, em alguns casos, diminuir a sobrecarga de algum departamento que usualmente atrasa o processo pela enorme demanda de trabalho.

Outra ferramenta de qualidade que pode ser facilmente implantada e que pode trazer retorno imediato é o Programa 5 S (Senso da Utilização, Senso da Ordenação, Senso da auto-disciplina, Senso da limpeza e Senso da Saúde). A simples identificação de armários já pode causar impacto e a curiosidade dos futuros adeptos.

É essencial a qualidade nos processos em que a secretária está envolvida, buscando-se a excelência e a melhoria continua, servindo assim de exemplo para os diversos setores da empresa.

Autora: Erica Camargo Vioto, secretária executiva, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).

Referências:

CAMPOS, Jorge de Paiva. Mapeamento de processo: uma estratégia vencedora. Disponível em http://www.abacocursos.com.br/ Acessado em 20 de Setembro de 2010.

Modelo de Excelência da Gestão® Uma visão sistêmica da gestão organizacional. Disponível em http://www.fnq.org.br/. Acessado em 20 de Setembro de 2010.

ARAÚJO, Márcia M. A Secretária como Gestora de Processos. Publicado na Revista Virtual Maesthria em Ação. Disponível em http://www.maesthria.com.br/

quarta-feira, 13 de outubro de 2010

Quanto mais se faz, mais se pode fazer


Os processos de trabalho fazem parte dos mais importantes acervos da organização, na medida em que envolvem todo o conhecimento tácito, estabelecem o que deve ser feito, por quem deve ser feito e com que regras. Todas as ações devidamente registradas com o intuito de facilitar e racionalizar os processos administrativos e operacionais para eliminar desperdício tanto financeiro como de tempo, visando melhores resultados para a organização.

Empresas que desejam ter qualidade nos resultados precisam inserir a padronização de seus processos administrativos e operacionais. E ir além! Necessário é divulgar, verificar se estão sendo seguidos, controlar e aprimorar sua execução, já que dependem da ação de pessoas que têm habilidades e atitudes diferenciadas.

Os profissionais da área de Secretariado Executivo e Assessoramento, como gestores de pessoas e processos, devem estar conectados para esta questão. Identifica-se a importância de registrar esses processos, na medida em que os serviços de maneira geral são racionalizados, tarefas desnecessárias são eliminadas, erros são corrigidos. Quando existe o registro de processos, o treinamento dos recursos humanos é facilitado. Ganha-se em tempo e em recursos financeiros, e a organização que isso gera acaba dando visibilidade ao profissional (por que não!!). E o mais importante, otimiza-se tempo para gerenciar atividades relevantes e estratégicas.

Quem ainda não está vivenciando esta prática deve despertar para tal. Padronizar atividades e tarefas não é simples de se fazer, porém os resultados são muitos: valorização profissional, dentro e fora da empresa, reconhecimento, troca de experiências, visibilidade.

É uma grande oportunidade para demonstrar a capacidade gerencial que, muitas vezes, passa despercebida por não se reconhecer os benefícios que advém desta prática. Além de padronizar os processos e procedimentos administrativos com os quais estão diretamente relacionados, os profissionais do Secretariado Executivo otimizam o seu tempo para se concentrar em questões que efetivamente contribuem e agregam valor ao negócio da empresa.

A princípio – concordo - parece uma tarefa quase impossível: como padronizar os processos do dia-a-dia do profissional de Secretariado Executivo? Como dar um tempo na execução das inúmeras atividades operacionais, sem contar as enormes quantidades de “demandas extraordinárias” para começar a padronizá-las? Repito, realmente não é uma tarefa simples. Exige tempo, conhecimento, disposição, dedicação. O primeiro passo é tomar consciência dos ganhos que se tem ao deixar todos os processos documentados. Depois, é se organizar para destinar um tempo por dia, para iniciar a sistematização das normas e procedimentos das atividades.

Elaborar fluxogramas para tornar os processos de trabalho visuais e práticos. Descrever as normas procedimentais de cada função ou atividade e descrever como cada atividade é desenvolvida na prática, é uma forma de qualificar a estrutura para a sua ação. É necessário vencer a barreira da “fazeção”, para poder se inserir em níveis mais estratégicos nas organizações.


Quanto mais se faz, mais se pode fazer. Contudo, ao se destinar tempo para introduzir elementos em que se possa assessorar de forma mais consciente e pensante, os executivos enxergarão o profissional como um aliado nas tomadas de decisão da empresa. Cada vez mais o seu dirigente vai requisitá-lo para atividades mais elaboradas e gratificantes.

Em suma, processualizar a rotina de trabalho é ganhar em qualidade na execução dos processos, em valorização profissional. São aspectos que resultam diretamente na qualidade geral dos resultados.

Autora: Karla Maria da Silveira Costa, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

quarta-feira, 6 de outubro de 2010

O profissional do Secretariado e as barreiras na Gestão Pública



No setor público, espera-se que os profissionais de Secretariado adotem um novo modelo de gestão que envolve percepção, visão global, iniciativa, capacidade de delegar tarefas e habilidade nos relacionamentos interpessoais. A Secretária Executiva precisa ser polivalente, disposta a transformar as tarefas burocráticas em tarefas mais eficientes e práticas. No entanto, nesse segmento, pode ocorrer uma série de entraves que dificultam, inibem e restringem a atuação da profissional.

Essas barreiras podem estar ligadas a gerências centralizadoras, processos burocráticos, falta de estrutura nas instalações, falta de motivação de colegas mais antigos, dificuldade em aceitar o “novo” ou mesmo desconhecimento da profissão dentro do órgão. Nesse sentido, como lidar com resistência a mudanças, por parte das pessoas que atuam no serviço público há mais tempo?

Em certos momentos, o medo do “desconhecido” e a saída da zona de conforto podem ser interpretados como ameaça para alguns colegas, gerando desentendimentos dentro da instituição. Nessas situações, as Secretárias Executivas podem atuar como elo entre os setores, entre os diferentes níveis da hierarquia da instituição. Podem assumir o papel de conciliadoras dos interesses, das ideias e das necessidades de todas as partes envolvidas.

As mudanças, em ambientes mais tradicionais, quase sempre significam insegurança, incerteza, sentimento de desvalorização do trabalho de longos anos, competição e confrontamento de opiniões. Neste cenário, o trabalho de uma secretária pode ficar limitado às tarefas mais operacionais, impedindo que estabeleça melhorias no fluxo de processos. É um momento que leva a profissional a repensar a forma como pode ganhar espaço para aplicar sua expertise.

Na Administração Pública, é comum que as atribuições sejam direcionadas pelo modelo “sempre se fez assim” ou “isso não é comigo”, e qualquer tentativa de alteração pode significar uma ruptura, uma desconstrução de tudo o que já é sabido e realizado automaticamente. Considerando o dinamismo e a versatilidade típicos do perfil do profissional do Secretariado, rotinas repetitivas, tarefas mecanizadas representam também óbices ao envolvimento no trabalho e à motivação a qualificá-lo. Acrescente-se a isso o fato de que pode acontecer também de a Secretária Executiva ser alocada num setor incompatível com seus conhecimentos e competências, não sendo o seu potencial de todo aproveitado.

O aspecto das relações de trabalho também podem bloquear a atuação da Secretária Executiva, visto que geralmente as pessoas atribuem ao trabalho grande sentido de interação social e estabilidade. Uma profissional que, naturalmente age como comunicadora e vínculo de integração, pode ser vista como alguém desestabilizando os círculos já firmados; e assim, diante de posturas “defensivas”, ser barrada ao tentar participar mais dos processos.

Além das barreiras ligadas à resistência a mudanças e ao status quo, no setor público, os funcionários estão sujeitos à normas e regimentos de ordem política, que dificultam uma maior autonomia no poder de decisão e ação. Nem sempre é possível adotar práticas que funcionam bem no setor privado, por exemplo. Características próprias do clima e da cultura organizacional do funcionalismo público tendem a “retardar” a expansão do trabalho da Secretária em seu meio.

Diante desses entraves, a mudança de visão, de atitude e de posicionamento é implantada aos poucos, quase sempre a passos lentos, de forma que a empresa ou órgão perceba que as alterações têm por objetivo trazer benefícios ao local de trabalho e não afetar a posição ou estabilidade dos funcionários mais antigos. A Secretária Executiva busca conciliar, mediar essas transformações. Para isso é necessária uma certa perícia em termos de gestão de pessoas, relacionamento pessoal, comportamento humano e inteligência emocional. Ao profissional do Secretariado fica a missão de tentar implementar valores contemporâneos, rumo à modernização da Gestão Pública.


Autora: Marisa Sosmaier, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).


terça-feira, 5 de outubro de 2010

Ser secretária é isso.....


Quarta-feira à noite... E tenho que escrever um texto de duas laudas até sexta-feira... O que faço? Estudar cansada... tudo bem, mas produzir um texto quando a cabeça não consegue pensar em mais nada, não é tarefa fácil.

Sentada na cama começo a pensar como foram meus últimos dias... Por que não produzi o que precisava? Por que parece que deixei tudo para a última hora? Se até um feriadão tivemos no meio do caminho...

É bem verdade que com a mudança de emprego estou demorando mais para cumprir minhas tarefas no trabalho. Mas, não seria eu a primeira pessoa que ao começar a trabalhar num ambiente desconhecido, como num passe de mágica, saberia fazer tudo com perfeição.

E o inglês? Pois é, sete anos se passaram desde a minha formatura, sete anos sem utilizar o idioma. Então o jeito é correr atrás, fazer curso e estudar... estudar... Tenho estudado muito!

Voltando ao trabalho... Como se organiza um evento recebendo informações cruciais com atraso a todo o momento, sem conseguir despachar com a chefia e sem autonomia nas decisões? E como ter autonomia se você ainda desconhece informações básicas a respeito do cotidiano profissional? Não há de se ter autonomia mesmo! O que se pode e se deve ter é iniciativa e boas ideias para compensar a lerdeza. (risos)

E no meio de tudo isso ainda tem o Congresso, do qual fui convidada a participar. Uma semana viajando é uma semana a menos de trabalho no mês. Preciso adiantar tudo! Mas não reclamo... Quantas pessoas gostariam de poder ausentar-se do trabalho durante uma semana para participar de um evento na sua área? Apesar do cansaço estou muito feliz com a viagem.

E o feriadão? No feriado tinha planejado: faria todas as “tarefas” da pós. Mas, quis o destino que perdêssemos um membro da família. Já dizia o poeta... ”Os bons morrem jovens”... E, infelizmente, tive que trocar os cadernos pelo apoio ao meu marido... que precisava mais de mim. É para isso que a gente se casa, não? Para ter quem cuide da gente e para cuidar também.

Ufa... E a cabeça não para... Que agito... Afinal, sobre o que mesmo vou escrever? Onde estão as tais habilidades? Habilidades... Habilidades... É isso!
Habilidade é uma palavra crucial para a Secretária Executiva, uma profissional que, ainda nos dias de hoje, sofre discriminação. Mas será por quê? Acredito que por influência do machismo, considerando que, no passado, quando a mulher começou a trabalhar eram poucas as funções que ela podia desempenhar. Algumas se tornaram professoras, outras quando não sabiam o que fazer, mas queriam trabalhar fora (gritavam por liberdade de expressão) tornavam-se secretárias. Mas que fique claro: à secretária daquela época não eram exigidas as habilidades exigidas à Secretária Executiva de hoje. Ela passava o dia atendendo e transferindo ligações telefônicas, datilografando documentos que eram ditados pela chefia, agendando compromissos que a chefia pedia. Era alguém capaz de organizar documentos, de observar e aprender rotinas administrativas simples.

Mudanças aconteceram, felizmente. Hoje, a secretária trabalha em função da qualidade de atendimento ao seu cliente interno e externo, gerencia as informações através de processos administrativos, coordena reuniões e pessoas. Concentra sua capacidade na criação de novas rotinas de trabalho e na observação e percepção do comportamento de quem assessora para tornar seu trabalho mais efetivo e harmonioso.

A realidade é que a gestão de processos tornou-se a verdadeira aliada à Secretária pelo fato de aumentar a produtividade, eliminar o desperdício em função de uma melhoria contínua, e por gerar qualidade de vida no trabalho. A partir do momento que se padroniza os procedimentos, tende-se a ganhar tempo e a harmonizar o ambiente de trabalho. Ganha-se tempo para pensar e a ênfase antes dada a tarefas repetitivas passa a dar lugar a contribuições mais estratégicas.

Em meu local de trabalho a gestão de processos não é utilizada. Existe uma certa organização, sabe-se as responsabilidades de cada servidor, mas não existe uma padronização dos procedimentos. Pretendo solicitar a autorização do meu Executivo para aplicar o método PDCA no escritório, organizando cada processo administrativo com o auxílio do servidor responsável por cada tarefa, com a intenção de aperfeiçoar o resultado na execução das atividades. Sei que será uma tarefa desafiadora, que levará alguns meses, mas é isso o que me atrai: o desafio. No início haverá resistência, mas com o tempo fluirá naturalmente.

Ser Secretária Executiva é isso... É ter habilidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e dar conta de tudo. É conseguir coordenar uma equipe com eficiência no trabalho e ainda pensar em alternativas e sugerir inovações. Estudar sempre, capacitando-se cada vez mais.... E não deixar de ser atenciosa com a família e com os amigos... Fazer tudo isso sempre bela e no salto... Sorrindo... Como se tudo estivesse perfeito como um lindo dia de praia!

Autora: Giovana Redel, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

quinta-feira, 23 de setembro de 2010

Secretária “quebra-galho”? Nem pensar!!!!

Muitos paradigmas foram quebrados a partir do momento em que as Secretárias Executivas se adequaram aos padrões exigidos pelo globalizado mercado de trabalho. Por este motivo, as tarefas de atender telefone e servir cafezinho, por exemplo, tornaram-se muito distantes da realidade. Hoje participam de ações mais focadas em resultados. Conduzem e mediam reuniões, organizam viagens corporativas nacionais e internacionais, planejam e organizam eventos empresariais ou sociais e fazem todo o gerenciamento dos documentos e relatórios para seus gestores.

Sabemos que a rotina secretarial em geral acontece sempre em uma velocidade avassaladora durante o período de trabalho, por isso a importância dos profissionais terem os processos administrativos organizados e padronizados. O que significa isso? De acordo com especialistas, é necessário que tenham uma ordenação específica das atividades sob sua responsabilidade no tempo e no espaço, com começo, meio e fim, e com todos os passos bem especificados, estruturados para a ação e aplicação.

Sem um processo de trabalho não se consegue chegar a um resultado, seja ele positivo ou negativo, nem mesmo transformar um pedido/solicitação em um produto. No caso da Secretária Executiva, dentre suas inúmeras habilidades, é primordial ressaltar que o bom relacionamento com clientes internos e externos, o amplo conhecimento do ambiente onde está inserida, a comunicação de forma clara e objetiva, contribuem de maneira significativa para ser merecedora de crédito confiante de seus gestores.

Na mesma direção, segurança, autonomia, iniciativa de conhecer e saber lidar com novos desafios para que o processo de trabalho se desenvolva positivamente, farão com que atinja resultados acima de satisfatórios no seu fazer profissional, com geração de valor para os negócios da organização.

Um claro exemplo de um processo administrativo que requer o envolvimento e a ação da Secretária Executiva, em muitas empresas, é o processo de gestão de viagens. Vamos a uma situação comum:

“A Secretária Executiva recebe a solicitação da viagem, inicia a busca por melhores horários de vôos e tarifas, pesquisa hotéis perto ou na região que o solicitante tem o compromisso, reserva o hotel, emite a passagem aérea, aloca carro para o período da viagem, programa o adiantamento financeiro, agenda almoço ou jantar do solicitante da viagem com o cliente/fornecedor, programa motorista para levá-lo e buscá-lo no aeroporto. Após todos estes itens organizados, aguarda o retorno do viajante para concretizar o fechamento da viagem através do relatório de prestação de contas verificando as notas fiscais e atenta se deverá haver reembolso ou não ao viajante. E, por fim, encaminha ao Departamento Financeiro para o encerramento da viagem”.

Este processo básico requer dedicação e controle por parte da Secretária Executiva para que nada dê errado, afinal de contas o foco no cliente, seja ele interno ou externo, é o que trará a satisfação para o cliente e principalmente para a própria profissional. Um processo, quando bem administrado, gera o aumento da produtividade, combate ao desperdício, evita o retrabalho pela identificação da causa dos problemas, tendo como resultado mais qualidade no ambiente de trabalho.

Lamentavelmente, ainda se ouve falar que a Secretária é uma mera “quebra-galho” pelo fato de ser multifuncional. Quanto desconhecimento de quem fala isso!! É sabido que as empresas atualmente buscam profissionais formadas, experientes, maduras, que sabem lidar com inúmeras situações. São profissionais que, através de soluções inteligentes, resolvem problemas de assuntos sob sua responsabilidade sem que haja a necessidade de “pedir o aval” dos gestores.

Claro que a padronização de processos e procedimentos dos quais a Secretária participa facilita sobremaneira sua atuação. E até a compreensão e valorização de suas atividades por pessoas que a cercam. Uma coisa é falar o que se faz e como se faz. Outra coisa é apresentar isso sistematizado. Falar em processo é falar em fluxograma, procedimento operacional, norma procedimental. São, basicamente, formas de normatizar e definir o que se faz, como se faz, por quê se faz, quando se faz e quem faz. Na hora que isto estiver sistematizado, dificilmente uma Secretária terá suas atividades questionadas. Também se evitará a imagem de “quebra-galho”. E mais, a empresa diminuirá o risco da deficiência na ocasião em essas atividades tiverem que ser feitas por uma substituta.

A Secretária Executiva deve ser uma gestora focada em resultados. Tudo o que puder implementar para ajudar em benefício de um resultado positivo será, além de bem vindo, um desafio que se deve encarar para inovar e trazer mudanças para o cotidiano profissional, tornando o desempenho mais efetivo.

Pense em algo que você poderia mudar ou fazer melhor uma vez por semana. Depois crie um padrão de procedimentos e você verá que otimizará seu tempo em prol de atividades mais estratégicas.


Autora: Vera Aparecida Ferreira (vera@mqb.com.br), secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio Cesusc/Sinsesc – Florianópolis/SC.

terça-feira, 21 de setembro de 2010

Como a padronização influencia a eficiência dos trabalhos empresariais


Vivemos a era da globalização na qual a competitividade é cada vez mais acirrada e a organização não pode perder clientes, tempo e dinheiro. Assim sendo, as organizações, numa visão mais ampla, tornaram a padronização de seus serviços e produtos como ponto primordial para conquista de novos clientes e sua perpetuação no mercado.

Direcionando para o âmbito da assessoria executiva verificamos como a aplicação da padronização influencia a eficiência dos trabalhos empresariais. Tomaremos aqui neste texto dois exemplos: o atendimento telefônico e a terceirização de serviços.

O atendimento telefônico, num primeiro momento, parece ser algo muito simples que qualquer pessoa pode executar. No entanto, é aqui que muitas organizações pecam e acabam com sua imagem corporativa.

O atendimento telefônico é a porta principal de entrada de uma organização. O primeiro contato é com a telefonista e depois as suas sucessivas transferências. Diz-se que a primeira impressão é a que fica, será que todos têm conhecimento da importância deste primeiro contato?
Será que todas as telefonistas têm consciência da importância do seu trabalho, do seu comportamento para com o cliente /fornecedor que está contatando?
Estão devidamente treinadas e conscientizadas para tal?

Temos visto que em muitas empresas este serviço é uma verdadeira lástima. Quando temos a necessidade de contatar essas determinadas empresas sentimos um calafrio. A recepção fria, minutos a fio ouvindo a "musiquinha" de espera, as transferências erradas que, até direcionar para a pessoa certa, passeamos por vários departamentos e pessoas. Esta situação muitas vezes nos faz desligar o telefone.

É por este fato que muitas organizações perdem negócios, clientes, e tudo começa no “atendimento telefônico”. Razão pela qual a telefonista precisa estar devidamente treinada e capacitada para a função. Além de ser educada e gentil ao telefone, deve conhecer a empresa como a palma da mão. Na realidade, toda empresa deveria ter um procedimento padrão estabelecido para o atendimento telefônico, tanto para a telefonista como para todos os seus demais funcionários.

Outro exemplo, e como tal fator de extrema importância, é a utilização de empresa terceirizada para efetuar serviços externos, que vão desde o transporte de pessoas aos aeroportos, serviços de compras, bancos, protocolo de documentos em autarquias nas esferas estaduais e federais, escritórios de advocacia, entrega de malotes entre as empresas do grupo, entre outros, tratando com clientes internos e externos.

Este é um serviço no qual as pessoas que irão executá-lo precisam estar eficazmente treinadas e orientadas, pois a empresa que está efetuando os serviços, no momento da execução (do serviço) está representando a organização que a contratou. Desta forma ela é meramente executora de uma função, não pode fazer comentários, tomar partido, emitir opiniões em nome da organização que representa.

Ilustro aqui um fato do qual tenho conhecimento. Depois de muitos anos que uma certa empresa terceirizada executava serviços para uma organização, acabou deixando-a numa saia justa. Determinada funcionária da empresa terceirizada, após efetuar um serviço em um antigo fornecedor, emitiu uma opinião própria sobre uma ajuda (filantrópica) que a organização fazia há uma entidade do município. Esta infeliz opinião acabou gerando alguns comentários na cidade. Uma vez bem conduzido e esclarecido tudo acabou bem, mas este fato poderia ter tomado outro rumo e causado o rompimento das relações comerciais.

Ainda sobre esses serviços, os colaboradores internos também precisam ter conhecimento dos horários que a empresa terceirizada os executa, para que se programem e utilizem os serviços sem haver necessidade de deslocar pessoas e veículos da organização.

Enfim, mencionei estes exemplos para mostrar que não somente os produtos refletem a imagem de uma organização, mas os serviços e as pessoas que nela trabalham possuem igual ou maior importância.

É fato que nas empresas sempre há uma certa rotatividade de pessoas, daí a importância na padronização das atividades e serviços para que não se percam os processos, nem a imagem da organização.

Você, que é profissional do secretariado/assessoramento executivo, e trabalha em uma organização que tem essas atividades padronizadas, certamente vai concordar comigo que essa padronização otimiza as tomadas de decisões, elimina o desperdício quer seja de tempo ou recursos financeiros e materiais, aumenta a produtividade, competitividade e gera uma melhoria na cadeia de produtos e serviços.


Autora: Rosane Fontanella, secretária executiva, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).

terça-feira, 14 de setembro de 2010

QUALIDADE NA GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS

Como a sua empresa está gerenciando as despesas com viagens?

Em tempos de economia globalizada, as viagens de negócios ganharam importância e complexidade, sendo a segunda maior despesa das empresas – só perdem para salários. Enfrentando crescentes pressões financeiras as empresas têm como prioridade a redução de custos com viagens de negócios. Diante deste cenário, surgiu um novo papel para a secretária, a gestora de viagens corporativas.

O gerenciamento de viagens corporativas é uma atividade importante que a secretária vem ocupando. É uma função estratégica. Trabalha desenvolvendo políticas de viagens adequadas para sua empresa, gerenciando recursos, negociando com fornecedores e educando usuários internos das empresas. Com o uso de um bom programa de gestão ela pode balancear as necessidades de viagem do funcionário com os objetivos da empresa; minimizar as despesas; controlar e acompanhar custos; facilitar conformidade com as políticas de viagens corporativas; conferir os descontos negociados. Tudo com o objetivo de oferecer confiança e tranquilidade aos colaboradores e convidados que estão em trânsito.

A secretária - gestora de viagens corporativas: planeja o deslocamento dos colaboradores, gerencia as necessidades dos viajantes de acordo com a política de viagens da empresa, equilibrando qualidade, segurança e redução de custo, sejam viagens aéreas ou terrestres, nacionais ou internacionais. Realiza acordos comerciais com fornecedores, tais como: hotéis, transporte aéreo e por terra e contratos de locação de veículos e descontos. Monitora e analisa despesas de viagens dos colaboradores da empresa; implementa tecnologias novas, como check-in pela internet ou por telefone. Informa os viajantes sobre segurança e riscos. Controla orçamento de gastos de viagens; prevê mudanças na indústria de viagens corporativas. Auxilia a providenciar documentação de viagens, emite relatórios gerenciais de gastos, relatórios de viagens, autorizações e demais serviços que fazem parte de sua rotina na condição de gestora de viagens corporativas.

Para normatizar e trazer qualidade ao desenvolvimento de suas atividades, a secretária pode desenvolver e executar a Política de Viagens Corporativas da empresa. Este é um documento que dita regras básicas da administração e do bom relacionamento entre todos os envolvidos: empresa, funcionários, agência e provedores. Define desde quem pode se hospedar em qual categoria de hotel, até como funciona o reembolso das refeições, guloseimas e drinks (ou apenas para água).

O segredo desta política de viagens é conhecer bem a cultura organizacional e seus executivos, e com isso conseguir equilibrar as concessões e restrições. Deve ser clara e ter regras bem definidas para todas as situações que possam surgir durante uma viagem. Também precisa ser atual, e para isso é necessário estar atento às práticas e aos valores compatíveis com o mercado.

Através do desenvolvimento de relatórios gerenciais, a secretária pode demonstrar a economia obtida de diversas formas, por data, centro de custos, por passageiros, solicitantes, por rota, por local de hospedagem, comparando o valor das passagens com tarifa IATA ao valor pago e valor do desconto concedido pelo fornecedor. Pode ainda controlar seus créditos com hotéis e companhias aéreas, reembolsos solicitados e controlar as faturas recebidas dos fornecedores.

A secretária pode introduzir procedimentos internos com o objetivo de facilitar o seu trabalho, gerando menos stress para ela e mais confiança ao passageiro, trazendo mais agilidade e confiabilidade no processo. Ela deve preocupar-se com a redução e o controle dos custos de cada viagem. O gerenciamento das viagens evita desperdício de tempo e recursos da empresa, contribuindo para que o executivo mantenha seu foco voltado exclusivamente para os negócios.

A secretária deve buscar sempre o aprimoramento desta atividade. E por falar em aprimoramento, a empresa em que você atua tem uma normativa ou política para viagens corporativas? Ainda não? Então está aí uma excelente oportunidade para você mostrar mais uma vez o seu lado de gestora de processos e procedimentos administrativos. Mão à obra!! E sucesso!!

Por Michelly Ludmilla Junkes (michelly.junkes@gmail.com) economista, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).

segunda-feira, 13 de setembro de 2010

A semente


Quando lançamos uma semente na terra, juntamos a ela a esperança
e a certeza de que vai nascer uma planta.
Da planta, o fruto; e do fruto, novas sementes.
Toda semente carrega no seu bojo uma planta dormindo.
É fantástica a lição da semente!
A educação também é assim.
A gente planta, planta sempre, mas não
pode exigir que a planta venha amanhã.
Se desperte do seu sono no berço da semente.
Nem sempre é possível colher o que se plantou
As coisas caminham devagar.
As coisas nem sempre caminham a curto prazo.
Mas é preciso “acreditar” e plantar com a certeza de que mesmo
a longo prazo, a semente germinará!


(Maria Radespiel)

sábado, 4 de setembro de 2010

Programa 5S: uma prática viável na organização do espaço de trabalho


A preocupação de Joana começou quando ouviu conversas no refeitório, entre funcionários, que estavam insatisfeitos com o ambiente de trabalho.

Joana trabalha a oito anos em uma empresa metalúrgica de pequeno porte. Assessora o Diretor Administrativo, proprietário da empresa. O Setor Administrativo responde pela área financeira, recursos humanos, vendas e compras.

A empresa tem como prática investir em treinamento e no bem estar dos funcionários. A qualidade de vida e a melhoria contínua de processos integram a filosofia da empresa. O que ouviu no refeitório motivou-a a verificar o que estava acontecendo. Conversou pessoalmente com cada um dos 23 funcionários da empresa que trabalhavam na Produção. Alguns estavam insatisfeitos por sua própria desorganização; outros pela falta de estrutura, como uma boa mesa, bons materiais para trabalho; e outros por pensar que não estava correto o que acontecia no setor, como: ferramentas fora de lugar, máquinas sujas e materiais de limpeza em lugares inadequados.

Dialogar: uma atitude bem sucedida

Por que Joana optou por conversar pessoalmente com cada um deles? “Porque ao longo de meus oito anos de empresa, consegui criar certa autonomia e respeito entre os colaboradores”, afirma Joana. Ela atribui isso a sua dedicação, persistência e habilidade de relacionamento interpessoal. “Certas qualidades como: senso de liderança, organização e humildade vêm de cada um de nós, porém, cabe-nos aprimorá-los ao longo da jornada.”

Ela conhece a empresa nos pequenos detalhes e procura manter-se informada de tudo o que acontece. É responsável por todos os serviços ligados ao Setor Administrativo. Tem inúmeras responsabilidades que fazem com que, muitas vezes, tenha que substituir o gestor em decisões. Seu perfil eficiente, ágil, comprometido e decidido garante-lhe certa liderança.

Joana define-se como o ponto intermediário entre o diretor e demais funcionários. “Sem uma secretária, o diretor se preocuparia com determinadas decisões, que não haveria necessidade. Procuro tomar frente de determinados problemas e resolvê-los”. Preocupa-se com o bem estar de seus companheiros e com a qualidade do trabalho, o que fez com que tivesse sucesso no diálogo com eles sobre os indícios de insatisfação.

O Programa 5S

Levou as inquietações ao conhecimento do Diretor e apresentou simultaneamente a minuta do projeto de implantação das etapas iniciais do Programa 5S. Baseou-se no entendimento e aplicação do Programa 5S apresentado por Vitor Nature Colenghi em seu livro O&M e qualidade total: uma interpretação perfeita.

O Programa 5S foi uma prática desenvolvida no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, para combater a sujeira das fábricas. A denominação 5S, também conhecida como housekeeping, é devido às cinco atividades que se iniciam com a letra “s”, em japonês. São: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

A essência dos 5S é mudar atitudes e comportamento. Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa onde os resultados são de médio ou longo prazo.

5S na prática

O Diretor aprovou a aplicação das primeiras etapas do Programa 5S. O primeiro passo foi realizar uma reunião com todos os funcionários, para identificar o que deveria ser mudado na empresa. O segundo passo foi escolher o Grupo Gestor, composto de três pessoas, eleitas como avaliadoras (auditoras) do programa.

O próximo passo foi organizar um workshop com simulações e exercícios, habilitando os componentes do Grupo Gestor como auditores. Participaram também de uma palestra de sensibilização, para quebra de paradigmas e mostrar o antes, durante e depois da aplicação do programa. Definiram o Dia “D”, Dia da Limpeza, e o local para descarte.

A etapa seguinte envolveu todos os funcionários da empresa. A palestra, com duração de duas horas, apresentou o Programa 5S: o que é, para que serve, como aplicá-lo, qual a sua essência e por que do 5S na empresa.

O Dia da Limpeza, que é praticamente o pontapé inicial para o 5S, aconteceu em uma sexta-feira, das 14 às 18 horas, quando os funcionários pararam suas costumeiras atividades na produção e no administrativo para avaliarem o seu local de trabalho, separando o que servia e o que não servia. Os objetos que não eram necessários para o trabalho foram levados ao local de descarte.

Deu trabalho fazer esta “faxina”. Joana comenta que foi impressionante ver quanta coisa sem necessidade é guardada e quanto desperdício se tem no local de trabalho, o que ninguém percebe no seu dia a dia; somente quando todos param para separar o útil do desnecessário.

Limpar o ambiente para deixá-lo com um visual agradável e harmonioso. Isso aconteceu no sábado de manhã. Todos levaram a sério. Pegaram a vassoura, a estopa, o álcool e o querosene e limparam. Paredes internas, máquinas, bancadas e o piso foram pintadas.

Ao meio-dia daquele sábado, a empresa ofereceu-lhes um churrasco, como agradecimento e confraternização pelo empenho nestas etapas iniciais do Programa 5S. Foram compradas placas indicativas: sanitário, refeitório, almoxarifado, administração, entre outras, para identificar espaços.

Para a organização do escritório, foi comprado um arquivo para toda a documentação, que estava sendo guardada em caixas de papelão. Tinta para pintar máquinas, paredes e piso também foi providenciado.

No escritório, foram etiquetados os armários, o arquivo recém comprado, as gavetas e as pastas, numeradas. Na produção, as ferramentas foram organizadas de acordo com tamanho, as forrações das bancadas foram trocadas e mais prateleiras foram feitas.

A manutenção desta organização depende do comprometimento de cada um por desenvolver o hábito de observar e cumprir normas, regras e procedimentos. Depende da conscientização de cada um respeitar o espaço do outro para manter a ordem que foi deixada. Ter disciplina é um sinal de respeito ao próximo.

O Grupo Gestor, coordenado por Joana, reúne-se quinzenalmente para fazer a auditoria baseado na planilha com critérios previamente estabelecidos e acordados. Para a satisfação de Joana, os primeiros resultados mostraram que os funcionários continuam zelando pela organização do ambiente de trabalho.

Embora se sentisse gratificada pelos resultados iniciais, sabe que vários dos objetivos delineados no projeto e apresentados ao Diretor Administrativo, serão alcançados e implantados gradativamente, dentro de períodos estipulados. Assim como alguns provavelmente terão que ser remanejados de acordo com a disponibilidade financeira da empresa.

O que fica, até o momento para Joana, é a certeza de ter ampliado seus conhecimentos e expectativas no sentido de criar, cada vez mais, condições de assessorar equipes e projetos de trabalho.

quinta-feira, 26 de agosto de 2010

Documentos sobre a mesa: o que fazer?

A pessoa que secretaria utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório.

Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis.

Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a ter o conhecimento macro dos assuntos.

Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes e geradores de conflitos para a atenção e providências por parte do dirigente.

Resumidamente, podemos dizer que cabe a você captar e deter a informação em detalhes, e como conhecedora de assuntos em seus detalhes, dará apoio a quem não dispõe desse conhecimento. É sua responsabilidade alertar o dirigente quando algo está fora dos padrões determinados pela organização e indicando um procedimento alternativo.

terça-feira, 17 de agosto de 2010

A qualidade da semente

Esta é a história de um fazendeiro bem sucedido. Ano após ano, ele ganhava o troféu "Milho Gigante" da feira da agricultura do município. Entrava com seu milho na feira e saía com a faixa azul recobrindo seu peito. E o seu milho era cada vez melhor.

Numa dessas ocasiões, um repórter de jornal, ao abordá-lo após a já tradicional colocação da faixa, ficou intrigado com a informação dada pelo entrevistado sobre como costumava cultivar seu qualificado e valioso produto.

O repórter descobriu que o fazendeiro compartilhava a semente do seu milho gigante com os vizinhos. "Como pode o Senhor dispor-se a compartilhar sua melhor semente com seus vizinhos quando eles estão competindo com o seu em cada ano?" - indagou o repórter.

O fazendeiro pensou por um instante, e respondeu: "Você não sabe? O vento apanha o pólen do milho maduro e o leva através do vento de campo para campo. Se meus vizinhos cultivam milho inferior, a polinização degradará continuamente a qualidade do meu milho. Se eu quiser cultivar milho bom, eu tenho que ajudar meus vizinhos a cultivar milho bom".

Ele era atento às conectividades da vida. O milho dele não poderia melhorar se o milho do vizinho também não tivesse a qualidade aumentada. Assim é também em outras dimensões da nossa vida.

Aqueles que escolhem estar em paz devem fazer com que seus vizinhos estejam em paz. Aqueles que querem viver bem têm que ajudar os outros para que vivam bem. E aqueles que querem ser felizes têm que ajudar os outros a encontrar a felicidade, pois o bem-estar de cada um está ligado ao bem-estar de todos.

Fonte: www.holos.org.br (autor desconhecido)

quinta-feira, 12 de agosto de 2010

Mundo corporativo


Todos os dias, a formiga chegava cedinho ao escritório e pegava duro no trabalho. Era produtiva e feliz.

O gerente marimbondo estranhou a formiga trabalhar sem supervisão. Se ela era produtiva sem supervisão, seria ainda mais se fosse supervisionada. E colocou uma barata, que preparava belíssimos relatórios e tinha muita experiência, como supervisora.

A primeira preocupação da barata foi a de padronizar o horário de entrada e saída da formiga. Logo, a barata precisou de uma secretária para ajudar a preparar os relatórios e contratou também uma aranha para organizar os arquivos e controlar as ligações telefônicas.

O marimbondo ficou encantado com os relatórios da barata e pediu também gráficos com indicadores e análise das tendências que eram mostradas em reuniões. A barata, então, contratou uma mosca, e comprou um computador com impressora colorida. Logo, a formiga produtiva e feliz, começou a se lamentar de toda aquela movimentação de papéis e reuniões!
O marimbondo concluiu que era o momento de criar a função de gestor para a área onde a formiga produtiva e feliz, trabalhava. O cargo foi dado a uma cigarra, que mandou colocar carpete no seu escritório e comprar uma cadeira especial.

A nova gestora cigarra logo precisou de um computador e de uma assistente (sua assistente na empresa anterior) para ajudá-la a preparar um plano estratégico de melhorias e um controle do orçamento para a área onde trabalhava a formiga, que já não cantarolava mais e cada dia se tornava mais chateada.

A cigarra, então, convenceu o gerente marimbondo, que era preciso fazer um estudo de clima. Mas, o marimbondo, ao rever as cifras, se deu conta de que a unidade na qual a formiga trabalhava já não rendia como antes e contratou a coruja, uma prestigiada consultora, muito famosa, para que fizesse um diagnóstico da situação.

A coruja permaneceu três meses nos escritórios e emitiu um volumoso relatório, com vários volumes que concluía : "há muita gente nesta empresa". E adivinha quem o marimbondo mandou demitir? A formiga, claro, porque ela andava muito desmotivada e aborrecida.

Moral da história: Tenho certeza que você está pensando: "já vi esse filme em algum lugar!"

(Autor e fonte desconhecidos)

quinta-feira, 5 de agosto de 2010

Participando de reuniões

Nunca é demais recordar aspectos que denotam elegância de quem participa de reuniões, como:

  • ser pontual;
  • preparar-se para a reunião, listando os tópicos sobre os quais pretende opinar, obter mais informações e esclarecimentos;
  • listar perguntas;
  • só se sentar quando convidado para tal;
  • apresentar-se caso não tenha sido apresentado aos outros;
  • se porventura chegar atrasado, entrar na sala discretamente e não passar em frente ao coordenador;
  • ouvir primeiro antes de falar;
  • apresentar suas idéias e sugestões, com objetividade, sem se estender demais;
  • se for o caso, discordar com diplomacia: “Acredito que devemos também considerar....”; “É possível que tenhamos esquecido......”
  • olhar para os demais participantes quando está falando;
  • cuidar para não monopolizar a discussão;
  • atentar para não interromper os outros, cortando seus pensamentos;
  • ..................... e detalhes que você julgar necessários para ser considerado alguém de postura profissional elegante e convivencial em reuniões.
  • Sucesso, sempre!!

quinta-feira, 22 de julho de 2010

Optar por "A" ou "B" requer um projeto de carreira


Dias atrás recebi um e-mail de uma profissional graduada em secretariado executivo, cuja resposta quero compartilhar com você.

Eis o teor do e-mail:

“Atualmente trabalho na área de gestão de pessoas. Minha gerente pediu para eu escolher: trabalhar com treinamento na área “A” ou “B”. Se eu optar por trabalhar com o treinamento na área “A” é para trabalhar com aquelas pessoas que estão de plantão para puxar o tapete – atitude que eu não admito – porém é uma área que eu gostaria de trabalhar.... mas eu não sei até que ponto eu arrisco.
A outra é trabalhar na área “B” – tudo de bom! Tem muita coisa para fazer nesta área e a gerente é uma pessoa focada para este segmento.”

Minha resposta:

"Anna Elizabeth (é nome fictício), sei que não tenho e nem vou fazer a opção por você. Talvez eu vá mesmo é te deixar com mais uma interrogação.

Se experiência vale, o que posso te dizer é que nos momentos de decisões profissionais, sempre considerava algo mais longe do que hoje e amanhã. Pensava em meu projeto de carreira, e me fazia a seguinte pergunta: qual opção me fará chegar mais próximo ao que quero para minha carreira profissional daqui a 5 anos (por exemplo)? A ou B?

Penso que não deves aqui te preocupar com quem está aí para te puxar o tapete, porque em qualquer das opções você encontrará pessoas com essa “habilidade”, até porque elas existem em todos os lugares.

Agora, se a tua opção estiver conectada com teu projeto de planejamento de carreira, isso será uma mera circunstância a ser contornada com postura e elegância profissional. Algo que se supera com profissionalismo e alegria de realizar um trabalho bem feito e que está dentro da meta.

A opção deve considerar suas oportunidades de evolução profissional e felicidade pessoal.

Talvez possa parecer um tanto quanto romântico isso que acabei de escrever, mas para mim trata-se de um aspecto muito importante que sempre procurei considerar ao tomar decisões, que algumas vezes resultaram em mudanças de eu ter de me reinventar como profissional e pessoa. Porém, sempre valeu a pena, estavam lincadas com minha meta profissional.

Sei que meta profissional a longo prazo você tem. Qual das opções significa mais um degrau perto desta meta?"

E você?? Qual é sua meta de vida profissional e pessoal?

quinta-feira, 15 de julho de 2010

Gestão de Rotinas para Secretárias na AMPE Gaspar

Promovido pela AMPE Gaspar (SC), em parceria com o Instituto Bem Viver de Blumenau (SC), foi realizado nos dias 13 e 14 de julho de 2010, o curso de Gestão de Rotinas para Secretárias.

Durante o curso as participantes tiveram a oportunidade de discutir, conhecer e ou aprimorar técnicas secretariais e metodologias básicas utilizadas na execução de rotinas administrativas e secretariais.

Temos a certeza de que as discussão das temáticas, as atividades em grupo e o diálogo no decorrer do curso possibilitarão que as profissionais presentes tenham condições de redesenhar suas atividades e formas de fazer visando à otimização de tempo e recursos, dentro da realidade da empresa e do ramo de atividade em que atuam.




Agradeço de coração a participação empenhada e alegre de todas as profissionais presentes.

Documentos sobre a mesa: o que fazer?

A pessoa que secretaria e assessora utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório.

Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis.

Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a ter o conhecimento macro dos assuntos.

Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes e geradores de conflitos para a atenção e providências por parte do dirigente.

Resumidamente, podemos dizer que cabe a você captar e deter a informação em detalhes, e como conhecedora de assuntos em seus detalhes, dará apoio a quem não dispõe desse conhecimento. É sua responsabilidade alertar o dirigente quando algo está fora dos padrões determinados pela organização e indicando um procedimento alternativo.

segunda-feira, 12 de julho de 2010

Atendimento de excelência é...

  • Gostar-se.
  • Gostar verdadeiramente das outras pessoas.

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.

  • Tratar a todos como gostaria de ser tratado.
  • Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.
  • Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.


O relacionamento interpessoal se dá segundo o princípio do espelho: nosso comportamento se reflete nas atitudes do outro. A resposta que nos chega é reflexo da mensagem que emitimos. Se damos simpatia, recebemos o mesmo em troca. Quando sorrimos, a pessoa “do espelho” também sorri. Adote, pois, a atitude e a ação que deseja receber das outras pessoas. (Maria Aparecida Araújo, 2004)

  • Nunca julgar o cliente, deixando que idéias preconcebidas atrapalhem o atendimento.
  • Perguntar ao cliente: “Em que posso ajudá-lo?” e deixar ele dizer o que deseja e escutá-lo atentamente para encaminhá-lo corretamente. Prestar atenção ao assunto.
  • Preservar o espaço pessoal do cliente. Cuidado para não invadi-lo.
  • Ouvir o que o cliente diz.
  • Esperar que termine de falar, para interpor um aparte. Nunca interrompê-lo, por achar que já sabe o que ele quer.
  • Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a um outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.
  • Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la após pedido de licença e recebimento de permissão para tal.
  • Ter sutileza para contradizer ou discordar.
  • Nunca alegar: “Isso não é comigo” ou “Isso não é do meu setor”.
  • Suavizar o “não”, evitando magoar as outras pessoas.
  • Cumprimentar com um tom gentil e alegre todo cliente que entra, inclusive o colega de trabalho.

Sucesso no dia de hoje ao estar com as pessoas.

quinta-feira, 8 de julho de 2010

Ética profissional: uma questão de atitude

Princípios da ética profissional:

Honestidade no trabalho;
Lealdade para com a instituição;
Formação de uma consciência profissional;
Respeito à dignidade da pessoa humana;
Segredo profissional;
Discrição no exercício da profissão;
Observação das normas e procedimentos administrativos;
Tratamento cortês e respeitoso a todos.


Condutas éticas:

Ser pontual;
Respeitar a privacidade do outro;
Oferecer apoio a quem precisar;
Agradecer uma gentileza recebida;
Devolver o que pedir emprestado;.......


Condutas não éticas:

Aceitar elogio pelo trabalho de outra pessoa;
Chamar as pessoas aos gritos;
Corrigir ou repreender alguém em público;
Fomentar a discórdia;
Utilizar informações e influências da posição para conseguir vantagens pessoais;
Prestar serviço de forma deficiente, demorando propositadamente;
Ser interesseiro e medir as pessoas pelo que elas podem ser úteis para alcançar os objetivos.

quarta-feira, 7 de julho de 2010

O que é ser profissional do secretariado?

A profissão de secretária(o) executiva(o) foi institucionalizada pela Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, que foi adaptada em alguns de seus incisos pela Lei 9.261, de 10 de junho de 1996.

Os critérios legais para a contratação de um profissional do secretariado são: formação em curso superior de Secretariado Executivo com respectivo registro no Órgão de Classe; ou formação superior em outra área, desde que tenha a habilitação legal para o exercício da profissão, ou seja, o Registro DRT (na Delegacia Regional do Trabalho), atual SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, como secretária(o) executiva(o), através do direito adquirido e conferido pela legislação da categoria secretarial.

Assessorar é um princípio da profissão de secretária(o) executiva(o).

A função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avaliação, controle, supervisão e coordenação de atividades, qualificadas e finalísticas, para a consecução de objetivos e metas corporativas.

Sua formação deve contemplar, basicamente, os seguintes conhecimentos:
relacionamento interpessoal, lógico-matemáticos, cálculos financeiros, procedimentos contábeis, instituições de direito, gestão estratégica, gestão de pessoas, técnicas de negociação, relações públicas e institucionais, liderança, técnicas de oratória, cenários econômico e político, compreensão e interpretação de textos, logística para organização de eventos, marketing, gestão da qualidade, comunicação na língua vernácula e, preferencialmente, em um idioma estrangeiro.

É ser fornecedor de subsídios para a tomada de decisões de dirigentes ou de uma equipe. Para isso, precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a instituição e sua equipe estão comprometidos. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes.

Saber posicionar-se no mercado como um fornecedor de habilidades e conhecimentos, que auxiliado pela tecnologia de informação e comunicação, torna-se capaz de prestar serviços para instituições localizadas em qualquer continente. Isso requer que seja conhecedor dos rumos dos negócios no mundo da economia globalizada, para saber lidar com as mudanças, adaptar-se e aprender a conviver dentro de um contexto flexível.

É ser organizador e harmonizador do ambiente de trabalho, o que envolve o gerenciamento de relacionamentos, de processos e procedimentos administrativos.

Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas, propor e promover a venda de soluções por meio da manipulação de símbolos (dados, palavras, representações orais e visuais), agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades comportamentais.

terça-feira, 6 de julho de 2010

Ser bem educado é .....

  • Praticar boas maneiras no cotidiano;
  • Saber se relacionar com as pessoas e conquistar sua cooperação;
  • Respeitar as diferenças entre as pessoas;
  • Ser capaz de escolher o comportamento certo para cada ocasião, usando sempre o bom senso;
  • Aprender a se auto-encantar diariamente;
  • Saber que uma imagem pessoal bem cuidada abre as portas para o sucesso;
  • Prezar pela pontualidade em todos os compromissos;
  • Saber encantar seus clientes internos em suas relações profissionais;
  • Saber conduzir o carro com elegância;
  • Fazer críticas produtivas e construtivas;
  • Fazer com as reuniões sejam absolutamente produtivas;
  • Saber tirar proveito da cortesia e da gentileza ao usar o telefone;
  • Usar o telefone celular sem ser inconveniente;
  • Encantar clientes com atendimento de excelência;
  • Saber se apresentar e apresentar as pessoas corretamente umas as outras;
  • Respeitar a convivência em espaços públicos como: cinemas, escadas, rua, elevador, bancos......;
  • Conhecer a importância dos cartões de visita e saber como usá-los;
  • Saber escolher o traje correto para todas as ocasiões;
  • Frequentar restaurantes com segurança e desenvoltura;
  • Demonstrar total elegância nos modos à mesa num almoço ou jantar de negócios;
  • Zelar pela imagem e reputação da empresa em congressos, feiras e convenções;
  • Saber proceder em comemorações internas da empresa;
  • Saber como presentear e ser presenteado;
  • Preparar-se adequadamente para viajar;
  • Comportar-se corretamente quando se hospedar em hotéis;
  • Saber negociar com elegância em diferentes países e múltiplas culturas;
  • ...................

    Fonte: ARAÚJO, Maria Aparecida A. Etiqueta Empresarial: ser bem educado é.... Rio de Janeiro: Qualitymark Ed., 2004.

sexta-feira, 2 de julho de 2010

Doutores demais e profissionais de menos

Está disponível interessante estudo realizado pelo Centro de Gestão de Estudos Estratégicos (CGEE) por encomenda do Ministério da Ciência e Tecnologia, Doutores 2010: estudos da demografia da base técnico-científica brasileira. Trata-se de abrangente diagnóstico sobre o desempenho da pós-graduação do País nos últimos anos, com ênfase na formação de doutores. Por ele ficamos sabendo que o sistema nacional liderado pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Capes) teve um desempenho formidável nos últimos 15 anos, com destaque para o período 1996-2008, em que foram titulados 87 mil doutores, na taxa média de 12% de crescimento anual.
Esses resultados têm sido muito comemorados pelo governo federal e pelas universidades e os autores do estudo refletem essa onda de otimismo. Afinal, nas suas palavras, doutores "são profissionais com capacidade para realizar pesquisa e desenvolvimento (P&D) original" e, por isso, defendem a tese de que para alcançarmos o padrão dos países desenvolvidos deveríamos multiplicar por pelo menos 4,5 vezes a sua proporção em relação à população total.

Mas nem tudo são flores nessa área e temos sérios problemas nas relações da pós-graduação com o mercado de trabalho do País. O estudo aponta com precisão o que muitos de nós intuíamos, isto é, que de cada dez doutores formados no período 1996-2006 e empregados em 2008, oito estão trabalhando em educação (principalmente nas universidades públicas), um na administração pública e um nas empresas privadas. Aí está o amargo reverso da moeda, em que virtudes podem tornar-se pecados. É evidente que implantamos um sistema eficiente para produzir doutores, mas ele tem o grave defeito de ser excessivamente acadêmico e autocentrado e, portanto, descolado do mercado de trabalho e da economia real do País.

Os dirigentes do Ministério da Educação (MEC) e da Capes podem argumentar, com razão, que o papel da agência criada para promover o "aperfeiçoamento de pessoal de ensino superior" tem sido cumprido. E as universidades (principalmente as públicas), com os seus atuais 2.718 programas de pós-graduação, apontarão para a comprovada correlação dessa atividade (e a atuação dos seus doutores) com o aumento da produção científica. Afinal, esses docentes pesquisam, publicam papers e ainda podem formar mestres e doutores, e por isso elas definiram essa titulação como pré-requisito para o ingresso de docentes em seus concursos públicos.

Há os que se preocupam com o futuro desse sistema e recomendam que na elaboração do próximo Plano Nacional de Pós-Graduação seja também contemplada a formação de recursos humanos para o mercado de trabalho "extra-acadêmico". Lembro, entretanto, que essa diretriz consta do atual plano quinquenal e que se avançou pouquíssimo nesse terreno. Indicador positivo seria o crescimento de 0,95% para 1,98%, no período, do número de doutores empregados na indústria de transformação. Mas sejamos razoáveis. Além de irrisório, esse desempenho é implacavelmente ofuscado por outro: o contingente de doutores na administração pública passou de 8.5% para 14%, reflexo da expansão do setor público nos últimos anos.

Mantidas as características desse sistema, é certo que teremos problemas para absorver as novas safras de jovens doutores que as universidades continuarão a produzir em ritmo crescente. Como os seus maiores empregadores no País até o momento, as universidades federais tiveram enorme expansão no atual governo, em que dobraram a oferta de vagas em seus cursos de graduação e ampliaram muito as suas atividades de pós-graduação. Mas há sinais de esgotamento no ensino superior do País - como as sobras de vagas - e é certo que esse ritmo de expansão não será mantido, assim como o das despesas com pessoal na administração pública. Por outro lado, cerca de 40% dos recém-doutores formados nos dois últimos anos ainda não estão empregados e esse pode ser o sinal amarelo que nos alerta para esse início de reversão.

Resta o mercado de trabalho das empresas privadas, mas esse é um terreno pouco conhecido, praticamente inexplorado e por vezes hostilizado pelo universo acadêmico. Sobre o tema dos recursos humanos qualificados, sabemos, por exemplo, que os empresários se queixam muito de que o País carece de engenheiros. Outro indicador do comportamento das empresas é que mesmo em atividades de pesquisa tem sido escasso o seu interesse na contratação de doutores com perfil acadêmico e vocação para cientista e por isso estes são minoria mesmo em grandes centros de P&D, como o Cenpes da Petrobrás e o CTC da indústria sucroalcooleira.

Especialistas asseguram que hoje em dia grandes empresas preferem recrutar estagiários ou jovens recém-formados que, após rigorosa seleção e na condição de trainees, receberão formação e treinamento complementares. Ao lado da qualificação técnica dos novos profissionais, elas investem na transmissão de valores da cultura empresarial e, nos últimos tempos, dão grande ênfase à gestão de negócios para todo o universo dos seus recursos humanos. Daí por que tendem a valorizar mais certificados de MBA obtidos em instituições de renome nacional e internacional do que títulos acadêmicos como os de mestre e doutor.

Em suma, o próximo governo e as universidades têm um enorme desafio pela frente e é preciso que levem em conta os muitos sinais de mudanças no País e as novas demandas por educação superior. Afinal, vitoriosos na produção de doutores de alto nível, por que não aplicarmos essa receita de sucesso para formar os profissionais de que carece esse novo mercado de trabalho?

Publicado no O Estado de São Paulo em 02 de julho de 2010.

Autor: Wanderley Messias da Costa
Professor titular do Departamento de Geografia da USP. É autor de cinco livros e um dos idealizadores do Centro de Biotecnologia da Amazônia.

quarta-feira, 16 de junho de 2010

Oração ao visitante


Toda vez que visitas nossa querida Blumenau, saiba que és bem vindo e querido.
Que quando chegas, nosso coração bate sem parar, tamanha a emoção e alegria de te ver.
Nossa função é acolher-te com exclusividade e eficiência.
Nossa maior arma é nosso sorriso e tua felicidade.
Por isso, quando pecamos, desculpe-nos.
Jamais cometeremos o mesmo erro duas vezes.
Quando te atendemos mal, perdemos o respeito por ti e a teu semelhante.
Quando te atendemos bem, não fazemos mais do que nossa pura obrigação.
Pois quando te atendemos além de tua expectativa é que nos realizamos pessoal e profissionalmente.
Gostaríamos de agradecer do fundo de nossos corações a ti, visitante, que escolhestes nossa cidade, dentre as outras; que escolhestes a nós, dentre os outros.
Muito obrigado por existires.

(Adaptado da Oração do Cliente de Ellcio Coutinho, 1996)

quarta-feira, 2 de junho de 2010

Hora de escolher uma profissão: o que levar em consideração?

Para escolher uma profissão/carreira, na minha opinião, a pessoa deve levar em consideração três aspectos fundamentais:

(1) o cenário do mundo do trabalho atual.
Para isso deve procurar se informar sobre as tendências e perspectivas das profissões do futuro e do futuro das profissões que temos em 2010. Quais serão as novas profissões que surgirão até 2030? Deve fazer isso por intermédio de leituras em revistas, jornais, blogs, sites.....; através de conversas com profissionais que considera exercer profissões atraentes sob seu ponto de vista. Deve procurar conhecer, o mais que puder, do dia a dia deste profissional, para ao fazer um exercício de empatia, perceber-se exercendo a profissão, para ver se realmente é o que quer fazer. E aí vem o 2ª quesito:

(2) sua afinidade com a carreira que pretende escolher.
Sua paixão pela área escolhida. Isso a princípio soa algo um tanto quanto “romântico” para determinadas pessoas. No entanto, é preciso que ela faça este exercício de reflexão no sentido de ter consciência de quais são suas potencialidades e habilidades, sua vocação profissional, vamos assim dizer. Qual é minha bagagem pessoal? É uma pergunta que toda pessoa deveria responder antes de optar por uma carreira. Porque é um aspecto que lhe dará subsídios para transformar o que gosta em uma profissão, e não optar por uma profissão em função do salário ou porque está na moda naquele momento. Defendo que quem é competente no que gosta de fazer, ganha um bom dinheiro, porque consequentemente é um profissional comprometido e entusiasmado com o que faz. Aqui entra a questão da satisfação pessoal no que se faz, o que me remete ao 3º quesito:

(3) o projeto de vida pessoal e profissional.
Lamentavelmente poucas são as pessoas que tem seu projeto de vida traçado. Suas ações são pautadas unicamente no hoje. E uma carreira requer planejamento, alteração de rota, sem perder o foco. Requer capacidade de adaptar a caminhada para alcançar o alvo maior. Costumo afirmar que o sucesso de uma carreira é diretamente proporcional à busca que cada um imprime. Ou seja, é o resultado de sua determinação, dedicação e disciplina. Os famosos 3Ds.
Minha maior satisfação é ao instigar uma pessoa a pensar em seu projeto de vida e verificar, por meio de suas colocações, que ela visualiza uma luz brilhando, mesmo que ainda bem distante. Esta luz é sua meta de vida. Pode se dizer que esta pessoa vai chegar lá, porque sabe onde quer chegar, apesar de ainda não ter clareza do caminho (e dos percalços com os quais irá se deparar) mas o fato de ver aquela luz brilhando lá trás (em 2015, 2020 e 2030) já é sinal de que fará tudo para dar conta do seu projeto de vida.

E, certamente, a escolha da profissão é um dos caminhos. E na caminhada rumo ao projeto de vida, a profissão pode e deve sofrer modificações, adaptações. Claro, porque os cenários do mundo do trabalho vão se modificando e os profissionais que querem manter sua empregabilidade vão se adequando, sem nunca perder o foco, que é o projeto de vida.

terça-feira, 25 de maio de 2010

Comportamento profissional: o "X" da questão

Assistir aos jogos da seleção brasileira na empresa: um momento de descontração, porém também de euforia, ansiedade, nervosismo. Onde fica o tal do comportamento profissional?
Num primeiro é importante dizer que não se tem regras de conduta pré-estabelecidas e já escritas para este tipo de situação. O que se tem, e se procura praticar e respeitar, é um protocolo do ambiente de trabalho, pautado em normas de conduta e boas maneiras que são baseadas no interesse e na consideração que cada integrante da empresa deve demonstrar por seus colegas de trabalho. Bem como dos cuidados que cada um deve ter para não prejudicar a reputação da empresa em função de um comportamento contrário às normas de relacionamento e convivência.

No caso específico de se assistir aos jogos da seleção brasileira com os colegas de trabalho, no ambiente de trabalho, estas regras habituais devem ser levadas em consideração. E acima de tudo o bom senso deve prevalecer para que o convívio harmonioso no trabalho não seja prejudicado depois do jogo por uma atitude insensata na hora de torcer e vibrar, e principalmente na hora em que nem tudo dá certo no campo para a seleção brasileira.

É importante que todas as pessoas da empresa mantenham um comportamento profissional, afinal de contas estão assistindo ao jogo na empresa. Nada de achar e fazer de conta que estão em casa. Não é o momento de deixar certa formalidade de lado e procurar ser “eu mesmo”, acreditando que está entre amigos íntimos e aí pode tudo. A empresa continua e sempre será um espaço profissional e como tal merece respeito. O tratamento cordial e convivencial entre os funcionários não pode ser diferenciado daquele que é usual no cotidiano da empresa.

sábado, 22 de maio de 2010

O desconfiômetro da Copa

Quais os limites para quem vai acompanhar os jogos da Seleção Brasileira no ambiente de trabalho

BLUMENAU - Quando as partidas do Brasil na Copa do Mundo ocorrem durante o expediente do trabalho, fica impossível separar o profissional do torcedor. Este ano, dois dos três primeiros jogos da Seleção na África do Sul serão disputados no horário comercial, o que mudará a rotina de praticamente todas as empresas e repartições públicas. Mas assistir às partidas no trabalho exige cuidados. Atitudes tomadas por impulso podem comprometer a avaliação profissional e o relacionamento com os colegas, que continuam após o jogo. É um momento de descontração, mas sem excessos e comportamentos inadequados para o ambiente corporativo.– O bom senso deve prevalecer para que o convívio harmonioso no trabalho não seja prejudicado depois do jogo – alerta Eliane Wamser, professora e consultora de assessoramento executivo e protocolo corporativo.As empresas não são obrigadas a dispensar os funcionários para assistir os jogos, a não ser quando há acordos coletivos. Em Blumenau, o Sindicato Empregados do Comércio e o Sindicato do Comércio Varejista firmaram um. Ele passa a vigorar a partir do dia 13 de junho e determina as regras para que os trabalhadores do comércio possam acompanhar o desempenho do Brasil na Copa.– Privar o colaborador de assistir aos jogos gera desmotivação e falta de produtividade, o que acaba prejudicando a empresa como um todo – avalia Guilherme Falchi, consultor especializado em qualidade de vida corporativa.Confira no quadro ao lado dicas para curtir o Mundial de futebol no trabalho, sem perturbar ou ofender ninguém.
Cartão vermelho
- Ser agressivo quando as jogadas não dão certo, abusando da liberdade de estar em um momento mais informal
- Avançar o sinal na intimidade com os colegas de trabalho
- Atitudes inconvenientes e exageradas que geram mal-estar
Cartão amarelo
- Mesmo que já tenha encerrado o expediente, pergunte se é permitido levar bebidas alcoólicas para a empresa
- Atenda o telefone quando tocar. Geralmente, assuntos urgentes são tratados por telefone. Se a função permitir, deixe para checar os e-mails durante o intervalo ou após o jogo
- É melhor evitar piadas sobre nacionalidade e jogadores. Seu colega pode ser descendente de argentinos, por exemplo, e talvez você não saiba
- Fique atento às regras da empresa. Se não puder levar alimentos para o ambiente de trabalho, não insista
- Use roupas ou acessórios da Copa e da Seleção somente se não for necessário trabalhar com trajes formais ou uniforme
- Levar para o evento brinquedos que não foram combinados previamente. Evite as vuvuzelas (cornetas)
Jogo limpo
- Comemorar com alegria e discrição, controlando os impulsos
- Comer e beber moderadamente
- Lembrar que a hierarquia na empresa continua vigorando
- Fazer do profissionalismo a ferramenta principal para cultivar o respeito e a consideração pelos colegas de trabalho também no lazer
Fonte: Eliane Wamser, professora e consultora de assessoramento executivo e protocolo corporativo do Instituto Bem Viver
Texto publicado no Caderno Economia do Jornal de Santa Catarina, edição 22 e 23 de maio de 2010.
Jornalista Daniela Matthes

quinta-feira, 20 de maio de 2010

Não existem mais consumidores e sim pessoas


Especialista em mídia sociais fala sobre os impactos das redes e a onda de bárbaros que invadiu as empresas trazendo junto com ela os tiranos digitais.

O mundo corporativo foi invadido, por mais uma onda de bárbaros! Independente se sua empresa tem 1000 ou 2000 funcionários, ou qual seu tipo de negócio. Os tiranos digitais, a voz das ruas, da imprensa, dos colaboradores é que sua empresa deve estar nas redes sociais. Algum articulista – eu – dirá que rede social é a ciência da reputação, um local onde existem pequenos grupos! Grandes mudanças! Porém você é um gestor baseado em fatos e não argumentos, e portanto questionará. Vivemos um novo modismo? Um novo jeito de inovar? Vivemos o choque de empresas do século XX, com as empresas do século XXI?

Acredite! Sim, o carro determinou a face do século XX com a poluição, estradas e megalópoles e no século XXI, a Inovação, com as Redes Sociais e a Tecnologia como inventores de novos paradigmas, estilos de vida e novas formas de fazer negócios. Um mundo, no qual você contratará um especialista em redes sociais – seja lá, o que isso signifique - e ele te montará um plano para sua empresa inovar em rede, preencher os elos ausentes entre as comunidades da sua empresa, criar interconexões e interações, facilitar laços interpessoais, sincronizar comportamentos, comunicar informações, interconectar pessoas, influenciar o espectro completo da discussão sobre gestão de conhecimento e gestão da inovação. Resumindo, sua empresa trabalhará em rede, nas redes, sem barreiras.

Confesse, você não imaginava que era tão fácil, né? Neste mesmo dia, um jovem de sua empresa dirá a você que as Redes Sociais têm um enorme poder formador de opinião e o consumidor deixou de aguardar a informação. Ele mesmo produz conteúdo. Entregará a você uma pesquisa que constatou que mais de 52% dos consumidores nas Redes Sociais já interagiram com marcas nestes ambientes e 80% das pessoas confiam em recomendações dos amigos.

Dirá que nas redes sociais mais de 70 milhões de brasileiros tiveram acesso à web em março deste ano, estando conectados em média 23 horas por mês e 79% participam de Redes Sociais e a utilizam por mais de 6 horas e 20 minutos por mês. Então você resolve se inscrever em uma conferência sobre redes sociais e um nobre palestrante dirá que vivemos a web 3.0, a web das coisas, a web das pessoas e seus um trilhão de aparelhinhos conectados à rede mundial.

Acabou a privacidade da sua empresa? A única coisa que deve ficar escondida é o último capitulo de Lost! Tudo novo, porém sem espaço para erros. Um mundo no qual um diretor de uma grande empresa faz uma brincadeira – de mau gosto – sobre futebol, para seus 100 seguidores no Twitter e no dia seguinte é demitido.

Você comprará um livro sobre Redes Sociais e de forma leve e simples, o autor irá dizer que redes sociais são cosmopolita, universalista, desapaixonada, apartidária, não sectária, não monopolizadora. Rede Social é o valor da diversidade. Rede Social é a arte da descentralização. Rede Social é coordenação na humanidade digital. Redes Sociais são confiança, reciprocidade e intensidade da conexão! E concluirá com sutileza, nas Redes Sociais as pessoas são seminômades um local onde “O espírito pioneiro se renova”. Confesse, simples não? Confesse, neste momento você já deve estar pensando – como não pensei nisto antes!

E para colocar mais uma pimentinha, o promissor trainee dirá que a abundância nas redes é a gratuidade, liberdade e seu poder criativo. Pronto, você acaba de decidir que simplesmente todas as pessoas na sua empresa poderão navegar como, quando e por onde desejar e isso não afetará a produtividade delas, muito pelo contrário.

Mesmo quando você ler na The Economist que a Nestlé, Starbucks, BMW e Oracle estão todos tentando descobrir se a despesa de pessoal de duas a três horas no Facebook, Orkut, LinkedIn, Twitter, e demais redes diariamente, aumenta o envolvimento com o cliente ou apenas é perda de tempo.

E a salada digital irá aumentar, quando seu colega de MBA, enviar um estudo do The Future Laboratory que aponta as novas escolhas dos consumidores “Potencialismo como novo modo de vida. Pessoas não constroem mais sua existência em torno de uma só carreira. O caminho é detectar múltiplas aptidões – e explorá-las. Pense em um publicitário-gourmet-esportista, um banqueiro-piloto, em uma editora-marchande-iogue.”

Pessoas que colocam a satisfação pessoal em primeiro lugar, são green tech, cansaram de viver enlatados e das redes de segurança, são os filhos dos boomers, e desejam desenvolver plenamente potencialidades, criatividades, interesses e novas visões de mundo.

Então, você perceberá que aquele mundo da comunicação de Bombardear o consumidor, cobertura total, acertar o target, Blitz, saturação, impacto é uma linguagem da segunda Guerra Mundial! Que não existem mais consumidores, e sim pessoas desejando resgatar as raridades do mundo que as redes sociais disponibilizam, como tempo, espaço e autonomia.

Aquele conceito antigo dos P’s que você tanto estudou mudou para P de Planeta, Pessoas e de Profit (lucro). E acrescentará os 4 C’s de conteúdo, colaboração, comunidade e comércio. Evidente que tem as ilhas das controvérsias, com sua sociedade vigiada, individualista, na qual o consumo exponencial de Viagra, Botox, Red Bull e Ipads nos trouxe a sociedade imediatista.

Que no império da idiocracia 1.5 milhão de pessoas seguem no Twitter um técnico de futebol, e apenas 13.000 o #forasarney. Mas tudo bem, um dia as pessoas perceberão que podem ser web-cidadãos também. Um mundo onde nós humanos somos as mídias.

São tantas quebras de modelos, que como disse sabiamente o sociólogo José de Souza Martim, vivemos um mundo onde a grande maioria está “Sobrevivendo mais do que vivendo. Sonhando mais do que fazendo. Imitando mais do que criando”.

E para melhorar sua salada digital, seu departamento de marketing dirá que a empresa deve monitorar e analisar o que foi dito sobre a empresa nas principais redes sociais, além de blogs, fóruns, chats e traçar um panorama sobre as discussões e elaborar estratégias para promover um relacionamento mais próximo com o público, para encontrar novas oportunidades de negócios. Confesse novamente, fácil, muito fácil, né!

Além disso, a partir de hoje a empresa calculará o ROA (Return over Attention) Retorno sobre a atenção de seus clientes e fará análises elaboradas de seis graus de separação e três graus de influência dos clientes. Por que não? E agora o site da sua empresa terá Conteúdo Fixo, Conteúdo Interativo, Conteúdo Colaborativo e Jornalismo Colaborativo. Porque afinal de contas precisamos engajar os clientes. E serão quatro tipos de conteúdo. Se for melhor em vídeo, será em vídeo. Se for melhor em áudio, será em áudio. Se for melhor em foto, será em foto. Se for melhor em texto, será em texto.

E para completar, a sua equipe de Tecnologia da Informação liderará uma corrida para a inovação com computação natural e anglicismo para todos os gostos como - Global Marketplacet Talent, User Generation Content, Web Based Collaboration, Easy to Use Tools, Common Plataforms, Internet Distribuition, Hacker Spaces, Peer Prodution e Cloud Computing são essenciais para sua empresa atuar e prosperar no século XXI. Pode confessar, nunca aquela temporada divertida em Nova Iorque te ajudou tanto a entender as palavrinhas acima, não é?

E o seu departamento de Recursos Humanos abrirá vagas para Nettweavers, Estrategista de Mídias Sociais e Evangelistas de redes sociais. Mas no final, você perceberá que isso não é nada novo! Que o ser humano nasceu em rede. Os reinos perdidos de Incas, Maias, Astecas, Persas, Egípcios acreditavam em redes sociais nas cidades e que um dia a humanidade teria suas cidades esplêndidas e sua cidades das nações.

Dirá ainda que sua empresa pode seguir o exemplo de nobres homens como Darwin, Pestalozzi, Verdi, Pasteur, Bach, Joana D’Arc, Sócrates, Colombo, Verne, JK, Beethoven, Victor Hugo, Isaac Newton, Gandhi, Madre Tereza, Chico Xavier, Gorbachev, Franscisco de Assis - fazedores e criadores de redes sociais que mudaram a forma como enxergamos o mundo. Ou seja, parafraseando Karl Max “Humanos de todo o mundo. Uni-vos. Não temos mais nada a perder a não ser o que já é nosso.” A inovação não é toda história, mas é uma grande história. Onde não podemos usar velhos mapas, para descobrir novas terras.
Boa viagem.

Autor: Gil Giardelli (Especialista em mídias digitais, com 11 anos de experiência na era digital. Co-fundador da Gaia Creative, Justmail do Board da Amanaie e Startupi. Coordena os Cursos na ESPM de Ações Inovadoras em Comunicação Digital e Startups, economia criativa e empreendedorismo na era digital)
HSM Online30/04/2010