Vivências e convivências

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terça-feira, 14 de setembro de 2010

QUALIDADE NA GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS

Como a sua empresa está gerenciando as despesas com viagens?

Em tempos de economia globalizada, as viagens de negócios ganharam importância e complexidade, sendo a segunda maior despesa das empresas – só perdem para salários. Enfrentando crescentes pressões financeiras as empresas têm como prioridade a redução de custos com viagens de negócios. Diante deste cenário, surgiu um novo papel para a secretária, a gestora de viagens corporativas.

O gerenciamento de viagens corporativas é uma atividade importante que a secretária vem ocupando. É uma função estratégica. Trabalha desenvolvendo políticas de viagens adequadas para sua empresa, gerenciando recursos, negociando com fornecedores e educando usuários internos das empresas. Com o uso de um bom programa de gestão ela pode balancear as necessidades de viagem do funcionário com os objetivos da empresa; minimizar as despesas; controlar e acompanhar custos; facilitar conformidade com as políticas de viagens corporativas; conferir os descontos negociados. Tudo com o objetivo de oferecer confiança e tranquilidade aos colaboradores e convidados que estão em trânsito.

A secretária - gestora de viagens corporativas: planeja o deslocamento dos colaboradores, gerencia as necessidades dos viajantes de acordo com a política de viagens da empresa, equilibrando qualidade, segurança e redução de custo, sejam viagens aéreas ou terrestres, nacionais ou internacionais. Realiza acordos comerciais com fornecedores, tais como: hotéis, transporte aéreo e por terra e contratos de locação de veículos e descontos. Monitora e analisa despesas de viagens dos colaboradores da empresa; implementa tecnologias novas, como check-in pela internet ou por telefone. Informa os viajantes sobre segurança e riscos. Controla orçamento de gastos de viagens; prevê mudanças na indústria de viagens corporativas. Auxilia a providenciar documentação de viagens, emite relatórios gerenciais de gastos, relatórios de viagens, autorizações e demais serviços que fazem parte de sua rotina na condição de gestora de viagens corporativas.

Para normatizar e trazer qualidade ao desenvolvimento de suas atividades, a secretária pode desenvolver e executar a Política de Viagens Corporativas da empresa. Este é um documento que dita regras básicas da administração e do bom relacionamento entre todos os envolvidos: empresa, funcionários, agência e provedores. Define desde quem pode se hospedar em qual categoria de hotel, até como funciona o reembolso das refeições, guloseimas e drinks (ou apenas para água).

O segredo desta política de viagens é conhecer bem a cultura organizacional e seus executivos, e com isso conseguir equilibrar as concessões e restrições. Deve ser clara e ter regras bem definidas para todas as situações que possam surgir durante uma viagem. Também precisa ser atual, e para isso é necessário estar atento às práticas e aos valores compatíveis com o mercado.

Através do desenvolvimento de relatórios gerenciais, a secretária pode demonstrar a economia obtida de diversas formas, por data, centro de custos, por passageiros, solicitantes, por rota, por local de hospedagem, comparando o valor das passagens com tarifa IATA ao valor pago e valor do desconto concedido pelo fornecedor. Pode ainda controlar seus créditos com hotéis e companhias aéreas, reembolsos solicitados e controlar as faturas recebidas dos fornecedores.

A secretária pode introduzir procedimentos internos com o objetivo de facilitar o seu trabalho, gerando menos stress para ela e mais confiança ao passageiro, trazendo mais agilidade e confiabilidade no processo. Ela deve preocupar-se com a redução e o controle dos custos de cada viagem. O gerenciamento das viagens evita desperdício de tempo e recursos da empresa, contribuindo para que o executivo mantenha seu foco voltado exclusivamente para os negócios.

A secretária deve buscar sempre o aprimoramento desta atividade. E por falar em aprimoramento, a empresa em que você atua tem uma normativa ou política para viagens corporativas? Ainda não? Então está aí uma excelente oportunidade para você mostrar mais uma vez o seu lado de gestora de processos e procedimentos administrativos. Mão à obra!! E sucesso!!

Por Michelly Ludmilla Junkes (michelly.junkes@gmail.com) economista, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).

4 comentários:

  1. Adorei o texto, não tinha lido nada ainda sobre esse assunto, parabéns a Michelly. Afinal de contas, somos gestoras de vários processos dentro das empresas, e sempre contribuimos com a empresa na redução de custos.

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  2. Excelente texto!! Parabéns são orientações preciosas.

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  3. Uma ideia para cortar com custos de despesas de viagens são as conference-calls e video chamadas. Cada vez mais as empresas começam a apostar nas novas tecnologias para reduzir custos com as viagens.

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  4. A primícia na gestão de viagens corporativas, não é reduzir as viagens e sim reduzir custo com acordos comerciais e planejamento. Segundo estudo publicado no último NBTA, as viagens são muito necessárias em diversos setores e crescem o número de viagens a negócios, sendo hoje mensurado nas cias. aéreas nacionais em maior número do que viagens a turismo. É bom ver que os estados do Sul, já possuem profissionais interessadas nesta área.

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