Vivências e convivências

Vivências e convivências

domingo, 1 de dezembro de 2013

Celebrate all that you are


Amaze yourself with what you
discover you can do.
You are capable of miracles of
your own making.
 

You are wonderful, capable person whose
opportunities will come,
whose goals will be achieved,
and who will become a believer
in many beautiful things.
 
 
Where you are can greatly affect
what you are.
The right environment can
work wonders.
 
 
 
(Based on Douglas Pagels in Chasing away the Clouds).

quinta-feira, 21 de novembro de 2013

O contrato psicológico entre o assessor executivo e o assessorado



Muitos profissionais de secretariado têm dificuldade de se adaptar ao estilo e ritmo de trabalho da pessoa que assessoram. Perdem-se até na hora de pegar assinatura em um documento; ao encaminhar as pessoas para uma reunião; no momento de contornar situações corriqueiras por telefone; na hora de comentar questões ocorridas na empresa.

Por que isso acontece?

Que atitude tomar para reverter a situação?

Entendo que é preciso se estabelecer um contrato psicológico entre quem assessora e quem é assessorado.

Os especialistas em gestão de carreira, como Joel Souza Dutra, por exemplo, fazem referência ao contrato psicológico quando abordam questões de carreira.

Neste caso aqui, o que é o contrato psicológico entre o assessor e o assessorado?

Certamente não estou me referindo a um documento escrito com cláusulas e incisos, registrado em cartório. Trata-se de um conjunto de expectativas mútuas, implícitas, que precisam ser verbalizadas entre as duas partes. Um levar ao conhecimento do outro a forma como quer receber a assessoria, de que forma se darão as relações diante de situações previsíveis e imprevisíveis que irão acontecer no cotidiano do ambiente de trabalho.

Diálogo é a ação chave para começar a delinear as cláusulas do contrato. Desconheço outra maneira, a não ser por intermédio do diálogo, para se estabelecer uma relação de confiança entre as partes (assessor e assessorado). É um contrato que determinará como agir em momentos simples e como agir em situações de extrema complexidade.

Sem dúvida, este diálogo deve conduzir a um autodirecionamento e certa autonomia, o que acontecerá diante da autenticidade da conversa e da segurança que um passa ao outro pelo conhecimento técnico e comportamental de que ambos são detentores. Nada disso é possível se uma das partes sentir-se inseguro, e tiver medo ou falta de disposição para aprender continuamente.

Você teria resposta para estas duas perguntas?

1.   O que o meu gestor espera do meu trabalho?

2.   Como eu encaro o meu trabalho?

 

A atitude pessoal de cada profissional exerce uma considerável parcela de responsabilidade para que esse contrato psicológico prospere.

O que diz seu coração a respeito? O que diz seu poder racional? Pondere as  respostas vinda de seu coração com as respostas emitidas pelo seu ser racional, e ache o equilíbrio.

É o equilíbrio que possibilitará priorizar e flexibilizar as ações, acelerar ou afrouxar. Ter conhecimento e habilidades nos dá equilíbrio e capacidade para ponderar se é possível deixar para amanhã a assinatura daquele documento que já gerou estresse de tanta polêmica que causou. Afinal de contas, para hoje o dia já deu!
Se puder ficar para manhã, por que não?

 

 

 

domingo, 20 de outubro de 2013

A habilidade na comunicação escrita começa cedo



A habilidade na comunicação escrita deve ser uma atitude de melhora contínua para quem quer se dar bem no mundo corporativo. A afirmação fiz durante a palestra que ministrei na Semana Acadêmica do curso de Secretariado Executivo Bilíngue, da Universidade Regional de Blumenau, no dia 14 de outubro de 2013.
 
Mesmo que nós, os professores, tenhamos esta condição como algo do qual não abrimos mão durante o processo de formação de profissionais, sabemos que nem sempre conseguimos atingir quem não aprendeu a ter a virtude e atitude de gostar de escrever. Ou porque não teve a oportunidade de ler bons livros; ou porque não foi incentivado e instigado a ler bons livros. De qualquer forma, faz muita diferença para quem gosta de ler, e lê muito, na hora de produzir bons e coerentes textos.
 
Tenho um exemplo em família. Minha sobrinha e afilhada, Anna Elizabeth, 13 anos, cursando o oitavo ano do Ensino Fundamental, ama ler. Sei dizer que só em 2013 já leu mais de 60 livros. Sim, são 60 livros lidos.  Sua produção escrita merece elogios de minha parte.
 
Ontem, 19 de outubro de 2013, foi dia de sua Confirmação. E ela, antes do jantar, leu sua mensagem, emocionando-nos com suas colocações e palavras de compreensão de mundo e de carinho pela sua menor comunidade, a família.
 
E assim se fortabelece dia a dia a habilidade de escrever bem.
Querem ler a mensagem da Anna Elizabeth?
 

"Eu quero agradecer imensamente a presença de todos vocês, por estarem em mais um momento importante da minha vida.
 
Para os familiares e amigos, quero que pensem muito bem nesta frase do Charles Chaplin: “A vida é uma peça de teatro que não permito ensaios. Por isso, cante, chore, dance, ria e viva imensamente, antes que a cortina se feche e a peça termine sem aplausos.” Aproveitem cada momento de suas vidas, porque o tempo não volta. O que volta é a vontade de voltar no tempo!
 
Para os meus queridos tios e tias, uma frase do Dalai Lama: “Só existem dois dias no ano que nada pode ser feito. Um se chama ontem e o outro se chama amanhã, portanto hoje é o dia certo para amar, acreditar, fazer e principalmente viver.” Uma vez eu li um livro chamado Fazendo meu Filme 3, da Paula Pimenta, e me questionei:
“E se não houvesse amanhã?”; agora pergunto a vocês, o que vocês fariam se amanha não tivessem mais aquela pessoa muito especial ao seu lado?
 
Meus queridos padrinho e madrinhas, uma frase que amo demais do Walt Disney:
“Se você pode sonhar... você pode fazer!”
 
Para as minhas queridas primas e priminhas, uma frase do livro A Mala de Hana:
“Nós, crianças, podemos fazer a diferença em construir a paz neste mundo.”
 
Adoráveis avós e avôs, que eu amo muito, para vocês uma frase que eu achei na internet: “O que você tem todo mundo pode ter, mas o que você é... ninguém pode ser!”
 
Minhas queridas amigas, que eu realmente não sei o que seria de mim sem vocês ao meu lado. O que seria dos meus almoços malucos sem vocês? Pois é, eu também não sei. E como diz uma frase do livro A Culpa é da Estrelas:
“Amigos de verdade são difíceis de encontrar e impossíveis de esquecer.”
 
Papai, saiba que você é o melhor pai do mundo, você é um pai maravilhoso, que sempre tenta me ajudar, principalmente com os meus estudos. Para você escolhi uma frase do Roberto Shinyashiki:
“Tudo que um sonho precisa para ser realizado é alguém que acredita que ele possa ser realizado”.
 
Mamãe, quero que todas essts pessoas que estão presentes hoje saibam que eu tenho uma maravilhosa mãe; além dela ser maravilhosa ela é linda, engraçada, sem vergonha na cara e principalmente a melhor mãe do mundo todinho. Mesmo que algumas vezes ela dá um piti e fica dizendo: “Meu deus! Eu comi demais, vou ficar gorda!” e não venha com desculpas porque você sempre fala isso. Então para você uma frase que uma vez achei na internet, ela era mais ou menos assim: “Você não nasceu para ser uma Barbie, viva as gordas” Te amo muitíssimo, mamãe.
 
E, para finalizar, para uma das pessoas mais importante da minha vida, Emily, a minha querida irmãzinha, que é ecológica, maluca, fofinha e, principalmente, o bebê da mana, uma frase do filme Alice no País das Maravilhas: “O impossível é só questão de opinião.”
 
Agora, vamos para a oração, por isso gostaria que todos vocês se colocassem em posição, por favor.
 
‘Senhor Deus e Pai, queremos Te agradecer por mais este maravilhoso dia que Tu nos concedestes, e em especial por este momento. Te agradecemos por estares sempre conosco em nossas vidas, como nos momentos de alegria, como nos momentos de angustia e aflição. Sabemos que Você, ó Pai, nunca nos abandonarás.
Agradecemos pela a alimentação e pela nossa saúde, e principalmente por todas estas maravilhosas pessoas, aqui presentes. Amém’
 
Bom Apetite!"
 
 
 
O que mais posso dizer.........???? Obrigada por você ter lido a mensagem da Anna.
 


domingo, 13 de outubro de 2013

O entusiasmo de quem assessora


Você é um profissional entusiasmado pelo seu trabalho?
 
Quantas vezes já lemos ou ouvimos dizer que o sucesso está em se fazer o que se gosta, que fazemos melhor quando gostamos do que fazemos.
 
As pessoas não se entusiasmam ao executar atividades com as quais não têm afinidade. Gostar do que fazemos energiza nossa capacidade de superação. Esta, por sua vez, só prevalece quando os objetivos são maiores do que as adversidades.
 
Como profissionais de assessoramento executivo, somos parte da equipe que administra; opina; pensa junto; sofre junto; vibra com o êxito do projeto; festeja a assinatura de mais um contrato; aflige-se quando o fornecedor não cumpre o prazo de entrega; empolga-se porque irá coordenar a recepção de uma comitiva do Oriente Médio que vem conhecer a empresa; irrita-se quando alguém diz que não vai dar certo; quer jogar tudo para o alto quando o chefe tem seus rompantes e diz que não foi avisado quando o foi.
 
Ora, para isso e muito mais, um profissional que não estiver comprometido com a profissão vai causar estragos a sua saúde e à saúde dos gestores.
 
O que faz você sentir orgulho do profissional que é?
 
Aplausos..... para quem pensou em um, dois, três ou mais desafios para acordar toda manhã. Pois são estes desafios que nos impulsionam em direção aos nossos objetivos.
 
O comprometimento com a profissão escolhida e o orgulho por exercê-la dentro dos preceitos da ética podem ser mensurados pelo grau de entusiasmo do profissional.
 
Uma pessoa entusiasmada contagia os que estão ao redor, é bem-humorada e alegre, mantém uma postura sempre confiante.


sexta-feira, 20 de setembro de 2013

A construção da carreira profissional


Aos 18 anos de idade vivia pensativa em querer traçar minha trajetória profissional. Almejava - com toda a energia de vida - construir uma carreira fundamentada na competência e credibilidade profissional.
 
Lembro-me que, nos momentos em que tudo parecia dar errado, apoiava-me em algumas frases que despertavam minha reflexão e me davam força para acreditar em mim. Eram frases que acabavam funcionando como mola propulsora para o meu desenvolvimento pessoal e profissional. Infelizmente não cheguei a guardar essas frases.
 
Em 1998 - para minha alegria - Marco Aurélio F. Vianna escreveu o livro 30 anos de ideias, repleto de frases inspiradoras e críticas.  Fica difícil selecionar algumas para publicar aqui no blog, porque todas são ótimas. Para hoje escolhi as seguintes:


"Só há uma pessoa capaz de levar adiante as transformações e evoluções de que você necessita: você mesmo."


"As empresas devem lembrar sempre: aqui trabalham
Seres Humanos."

"Você prefere ser feliz ou ter razão?"

"O mundo o percebe do tamanho de suas contribuições."

"Busque soluções, e não culpados."

"Nós não temos o direito de entregar para as futuras gerações uma humanidade pior do que aquela que recebemos."

"Encare o trabalho como uma forma humanamente correta de cumprir sua missão terrena."

"Buscar a felicidade pessoal não é só um direito, é obrigação para com 
nossa alma e nosso ser superior."

"Tão importante ou mais do que 'o homem certo no lugar certo' é 'o homem certo no tempo certo'."


"Você já fez sua obra-prima de hoje?"




segunda-feira, 16 de setembro de 2013

Etiqueta no trabalho: autoavaliação


Qual pontuação você se atribuiria - de 5 a 1, sendo 5 = a máxima e 1 = a mínima para as seguintes questões?

1) Uma vez dada minha palavra, podem confiar que irei mantê-la.

2) Meus colegas de trabalho têm minha integridade em alta conta.

3) Tento ser educado, por mais que não goste da outra pessoa ou que ela me irrite.

4) Gosto de fofocas, principalmente sobre meus colegas.

5) Acredito que o humor é imprescindível para me dar bem com as pessoas.

6) Sou querido e respeitado por meu colegas.

7) Cuido tanto da aparência quando estou entre meus colegas como quando saio com pessoas de fora do trabalho.

8) Para mim, fazer bem o meu trabalho é tão importante quanto minha aparência quando estou trabalhando.

9) Reconheço e me lembro dos favores que me fazem e os retribuo quando posso.

10) Gosto de ouvir o ponto de vista das outras pessoas antes de expressar o meu.



Estas questões foram extraídas do livro:
Etiqueta no Trabalho, de David Robinson (Clio Editora: São Paulo/SP)


segunda-feira, 2 de setembro de 2013

Setembro...... primavera chegando.....


Vamos dar boas vindas a setembro de 2013 com a poesia de Théophile Gautier (1811-1872).

Vilanela
 
Ao chegar a nova estação,
quando o frio já estiver sumindo,
nós iremos, meu coração,
colher lírios no bosque lindo.
De manhã, tremente, veremos
sob os pés o orvalho brilhar,
e a voz do melro ouviremos cantar.
 
A Primavera enfim chegou
com a benção dos enamorados;
e o pássaro as asas lustrou
em seu ninho ao som de trinados.
Vem na relva aqui te assentar,
minha bela, entre musgo e flores;
tua voz doce ouvirei falar de amores.
 
Caminhando longe da estrada,
busquemos a lebre escondida
e o acervo, que inclina a galhada
sobre a fonte em que é refletida.
Mãos dadas, voltemos contentes
depois dos passeios campestres;
no cesto, os morangos rubentes, silvestres.
 
 
 

domingo, 1 de setembro de 2013

Reunião: quem vai participar?


O resultado do trabalho de um conjunto de pessoas será sempre maior que os resultados que cada um conseguiria individual e isoladamente. Correto?
 
Correto. Porque ouvir as pessoas diretamente envolvidas com um determinado assunto, antes de se tomar decisões que as afetam, é o caminho mais adequado quando se busca uma solução colaborativa para problemas corporativo.
 
A metodologia utilizada para se encontrar a solução colaborativa é a convocação de uma reunião. Quem convocar?
 
Há empresas que recomendam manter o grupo tão reduzido quanto possível, incluindo apenas as pessoas que:
 
a) puderem executar as decisões tomadas na reunião;
b) puderem fazer uma contribuição específica;
c) puderem aprovar as medidas necessárias;
d) tiverem responsabilidade oficial pelo assunto em discussão;
e) puderem organizar uma articulação estratégica;
f) puderem criar uma atitude positiva em relação ao assunto;
g) tiverem uma contribuição pessoal a fazer, do ponto de vista estratégico.
 
O horário para se realizar a reunião também deve ser considerado para o êxito dos objetivos.
Manhã de segunda-feira, a tarde de sexta-feira e o horário após o almoço são momentos em que quem convoca a reunião compete com uma série de acontecimentos alheios à reunião. Produtividade zero.
 
Reuniões de surpresa - só se for para motivar e elogiar a consecução de metas. Caso contrário, os participantes da reunião devem ser convidados com antecedência para que possam se preparar diante do objetivo, do assunto, do papel que terão na reunião e do tempo que demandará sua presença.
 
Quantas vezes você já compareceu a uma reunião sem saber sobre os motivos da reunião, nem verbalmente?
 

segunda-feira, 26 de agosto de 2013

Por que fazemos reuniões?


As reuniões, vira e mexe, têm sido enquadradas como as maiores desperdiçadoras de tempo dos integrantes do mundo corporativo.
A sua empresa já conseguiu se livrar das reuniões? Ou pelo minimizar o número de reuniões?
 
Ao organizar os milhares de papéis que tenho nos meus arquivos deparei-me com 18 dicas para uma reunião de sucesso, que foram listadas por alunas minhas do curso de Pós Graduação em Secretariado. Infelizmente não posso citar os nomes das autoras porque não fizeram constá-los no papel que tenho aqui comigo.
 
Tenho certeza, contudo, que são dicas sempre bem-vindas (e nunca demais!!) para quem secretaria, assessora, convoca, lidera e participa de reuniões.

1. Estabeleça previamente os propósitos da reunião.
2. Convoque ou convide as pessoas certas.
3. Cuide dos detalhes como: local, funcionamento dos equipamentos, café, água, intervalo, lista de presença, material a ser disponibilizado.
4. Inicie a reunião enfatizado o objetivo.
5. Registre a memória da reunião.
6. Eleja um moderador.
7. Administre o tempo para que a reunião finalize no tempo previsto.
8. Apresente ideias.
9. Instigue ideias.
10. Preste atenção quando os outros falam.
11. Comunique-se de forma clara e objetiva.
12. Comprometa-se, solicite esclarecimentos de pontos obscuros.
13. Responda quando solicitado, mesmo que sua opinião seja discordante.
14. Vista-se adequadamente para a ocasião.
15. Leve sempre a pasta com documentos inerentes ao assunto da pauta e um bloco de anotações.
16. Seja pontual.
17. Lembre-se de acompanhar as decisões tomadas pós reunião.
18. Alerta: atender o celular ou checar os e-mails a cada segundo, pode prejudicar sua imagem de comprometimento com os assuntos em debate.



sábado, 10 de agosto de 2013

Curso de Etiqueta e Comportamento Corporativo


Dias 27 e 28 de agosto de 2013
estarei ministrando curso aberto de
 
Etiqueta e Comportamento Corporativo

promovido pelo Valor Humano Instituto de Ensino e Pesquisa,
em Blumenau, Santa Catarina.

das 18h30min às 22h30min.

Para mais informações, acessar:

http://www.valorhumanopos.com.br/pagina.php?livre.etiqueta

ou entrar em contato pelo e-mail atendimento@valorhumanopos.com.br

Telefone 47 3222-3336 begin_of_the_skype_highlighting GRÁTIS 47 3222-3336 

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quarta-feira, 7 de agosto de 2013

Secretário Executivo: você se encaixa nisso?


Antes de começar seu dia na empresa, já tem planejado cerca de 70% de seu trabalho.

Tem conhecimento claro e concreto dos principais eventos/compromissos da agenda de sua chefia imediata nas próximas duas semanas.

Ao invés de apenas "fazer as coisas", você analisa as necessidades da atividade e então planeja, organiza, controla e coordena o fluxo de trabalho.

Demonstra capacidade de gerenciar as informações da área que assessora, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, armazena, filtra e divulga para quem de direito.

Sua chefia lhe consulta para obter informações e dados antes da tomada de decisões.

Organiza a sistemática de seu trabalho de tal forma que permite ao dirigente trabalhar com um temporária, caso você tenha que se afastar.

Costuma facilitar a comunicação e o relacionamento interpessoal com as pessoas que procuram o dirigente.

Tem por hábito dialogar com a chefia imediata para encontrar meios de contribuir de forma estratégica e eficaz para o desempenho do setor/departamento/área/diretoria.

Considera-se respeitado(a) no espaço de trabalho por se envolver na implementação de melhorias em rotinas e procedimentos administrativos.


Parabéns! São os primeiros e essenciais passos para quem - de fato - almeja um reconhecimento como um futuro talento na área do secretariado e assessoramento executivo.






domingo, 4 de agosto de 2013

Atendendo com alma


O atendimento é uma questão de atitude. Não dá direito ou possibilidade de troca ou devolução. Depende da motivação que a pessoa tem de querer fazer.... e fazer, de fato.

No atendimento e relacionamento com o cliente, algumas atitudes não saem jamais da moda. E você vai concordar comigo... não é mesmo?

Bom humor - expressão de contentamento, de bem estar e feliz ao receber o cliente.

Disponibilidade - estar livre, à disposição. É fazer tudo o que estiver ao alcance para o cliente sentir-se seguro, bem-vindo, que pode contar com você e com a empresa.

Sorriso sincero - um sorriso é o melhor boas-vindas que um profissional pode dar a um cliente. Desarma um cliente estressado. Sorrir é hábito. Hábito se cria.

Bom senso - boa vontade, capacidade intuitiva de distinguir a melhor conduta a seguir. É fazer bom julgamento e escolhas diante de situações, sem prejudicar o outro.

Entusiasmo e espírito de servir - é energia viva. Ter prazer em servir. É energia passada ao cliente no aperto de mão, no brilho nos olhos, na maneira de falar e encaminhar seu problema para a solução.

Autoconfiança - confiança em si mesmo. Resultado do esforço, capacitação e dedicação, que geram conhecimento da empresa e do perfil do cliente. Mostra segurança no que faz.

Humildade - uso do conhecimento para ajudar o cliente, instruí-lo e orientá-lo.





quarta-feira, 24 de julho de 2013

A solidariedade no ambiente de trabalho

 
O trabalho em equipe, a integridade, o respeito e as boas maneiras dentro das organizações proporcionam qualidade de vida, ambiente mais saudável e pessoas mais felizes. Trata-se da solidariedade dentro do ambiente de trabalho.
 
O nosso dia a dia corrido nem nos permite parar para prestar atenção e dar importância a gestos de sociabilidade e civilidade. Lidamos com pessoas diferentes umas das outras. Cada uma tem o seu próprio modo de falar, ouvir e agir. Precisamos ser compreensivos e saber lidar com essas diferenças.
 
Ações simples alimentam a solidariedade para com o outro. Por exemplo, respeitar a privacidade do outro, sem sermos inconvenientes. Evitar as famigeradas fofocas que poluem e intoxicam o ambiente de trabalho.
 
Podemos ganhar pontos ao elogiar o colega por uma tarefa bem feita. Fará com que se sinta valorizado e reconhecido.
 
Hábito de reclamar.... além de prejudicar a si mesmo, interfere no humor dos colegas de trabalho mais próximos. O astral de um espaço de trabalho é revigorado com um "bom dia" dado de coração aberto e brilho nos olhos. Nada de fazer de conta.... 
 
Prometeu, cumpriu. Se você se compromete a fazer um trabalho dentro de um certo tempo, faça-o. Se não for possível conclui-lo dentro do prazo previsto, procure avisá-lo para não cair no descrédito. A confiança e credibilidade profissional são conquistadas quando se cumpre o que se promete.
 
Reunir as pessoas com quem trabalhamos é uma forma de discutir os problemas que surgem. Evita acusá-las muitas vezes sem conhecimento de causa. Uma forma de buscar uma solução em equipe, desde que se tenha a liberdade e expor ideias, opiniões, sugestões. E se tenha a humildade de reconhecer que a opinião do outro pode ser melhor que a minha.
 
O objetivo disso tudo é que sejamos um grupo de trabalho harmonioso e solidário com o outro e com toda a comunidade que venha a se utilizar e usufruir dos serviços, dos produtos comercializados.
 
 
 
 

sábado, 29 de junho de 2013

Telefone: quem liga, desliga

Mesmo sabendo que posso estar "chovendo no molhado", como se diz, cabe relembrar determinadas regras básicas de atendimento telefônico.

Vamos a algumas delas:

  •   Atender ao telefone no segundo ou terceiro toque, se possível. Caso contrário, pedir desculpas pela demora no atendimento.
  • Identificar seu nome e o da empresa imediatamente.
Instituto Bem Viver, bom dia, aqui é Fulana de Tal.
  • Ter sempre à mão material (caneta, lápis, papel) para fazer as anotações e lembrar o que foi solicitado pelo interlocutor.
  • Usar vocabulário adequado e correto. Ser breve.
  • Prestar atenção na postura. Evitar falar mexendo com as mãos, gesticular demais, roer unhas, mexer nos cabelos.
  • Sorrir e falar com entusiasmo. Cuidar para não falar mole ou alto demais. Recomenda-se ouvir a voz gravada ou perguntar a um amigo.
  • Utilizar o nome do interlocutor e expressar o desejo de ajudá-lo. Usar expressões mágicas: por favor, por gentileza, muito obrigado(a).
  • Evitar vícios de linguagem, gírias, dengos, diminutivos, expressões repetitivas e vulgares, cacoetes verbais.
  • Direcionar o interlocutor com rapidez e eficácia, obtendo o máximo de informações necessárias.
  • Não tapar o bocal, fumar, mastigar, bocejar, espirrar, tossir.
  • Quem “passa” quem primeiro?? A cortesia oficial manda aguardar quem efetuou a chamada, exceto se quem a faz for hierarquicamente superior à pessoa solicitada.
  • Contornar obstáculos internos por meio de códigos de atendimento.

APOSTAR EM .....

Não tenho certeza, mas irei verificar e retornar sua ligação em minutos.”
A Sra. Cristina teve uma reunião bem cedo, mas deve voltar pelas 11h. Posso pedir para ela retornar a ligação?”
O Sr. Pablo ficará em uma reunião até às 12h e depois terá um almoço de negócios. Posso pedir para ele retornar a ligação à tarde?”
O Sr. Francisco teve uma reunião com um cliente, mas deve voltar até às 14h30.”
Sr. João está ocupado no momento. No entanto, eu participo do projeto de ....... e conheço sua conta. Talvez eu possa responder sua pergunta.

  • Finalizar a chamada, agradecendo ao cliente por ter ligado e colocar-se sempre à disposição.


domingo, 16 de junho de 2013

Estágio supervisionado: indicadores para avaliá-lo

O estágio supervisionado, independentemente de curso, é uma importante etapa para a formação de pessoas com competência profissional e ética. Confronto do mundo real com o mundo acadêmico, especialmente para o estudante que ainda não teve uma experiência de trabalho. 

Reconhecendo a importância do estágio supervisionado no processo de ensino-aprendizagem, ao articular teoria e prática, e ser uma forma de interação Universidade e organizações, deve-se buscar avaliá-lo em nossos cursos superiores. 

Aqui, em particular, o curso de Secretariado Executivo, para cuja avaliação apresento alguns indicadores que levam em consideração o aluno-estagiário, segundo o critério "desempenho nas atividades práticas supervisionadas".

Exemplo de indicadores:

Quantidade de atividades executadas;
qualidade das atividades executadas;
cumprimento dos prazos fixados (administração do tempo);
domínio das técnicas para realizar as atividades;
frequência de erros e trabalhos refeitos;
agilidade e dinamismo na execução das atividades;
participação em trabalhos de equipe;
capacidade de organização e planejamento;
comunicação oral e escrita;
capacidade de intervir, identificar problemas e propor soluções;
capacidade de analisar dados e informações;
assiduidade;
pontualidade;
iniciativa e tomada de decisão;
liderança;
relacionamento com clientes internos e externos;
adequação do perfil profissional do aluno às necessidades da organização campo de estágio;
apresentação e postura profissional;
dedicação ao estágio;

e muitos outros mais........



domingo, 9 de junho de 2013

As características dos escritórios até os anos 80


Falar de seu escritório na década de 70, para Ingrid, é lembrar de uma sala pequenina, com um conjunto de poltronas onde recebia as visitas. Tinha uma mesa e uma máquina de escrever elétrica, além de um armário enorme para guardar todo tipo de formulário, como por exemplo, de requisição, de pedido, para correspondências, cópia de cartas e papel carbono de lápis e de máquina.
A sua primeira máquina de escrever era manual, preta, hoje objeto de museu. Recorda ter feito o curso de datilografia e recebido o respectivo diploma.
A maioria do tempo de trabalho do secretário era utilizada para a datilografia ou reprodução de documentos, muitos dos quais em quatro, cinco, seis vias. Era preciso usar papel de carbono, muito cuidado e paciência, porque qualquer erro na datilografia anulava tudo o que já tinha sido datilografado. Não existia ainda o corretivo, somente o lápis-borracha. Apresentar um trabalho organizado e limpo, dentro de um lay-out esmerado, nem sempre era muito fácil.
Para a reprodução de circulares, convocações, anúncios, relatórios, instruções que demandavam um número maior de cópias, e que não eram possíveis com papel carbono, utilizava-se o mimeógrafo. Era uma máquina duplicadora de documentos, custo baixo, que permitia a reprodução de centenas de cópias com a mesma matriz, que era o stencil.
Como tantos outros profissionais - e aqui mais especificamente entendidos os que atuam nos escritórios - o secretário executivo teve suas atividades ditadas e sistematizadas pela escola da eficiência e do processo administrativo. Praticamente todas as técnicas de secretariado, ou seja, os métodos para a execução das principais atribuições diárias, ainda continuam assentadas nos princípios da escola da eficiência.
Os cronômetros, que invadiram as organizações por força dos estudos de tempos e movimentos propostos e implantados pelo movimento da administração científica, não pouparam os trabalhos do secretário executivo. Sua eficiência era medida pelos cronometristas, que, colocando-se ao seu lado, cronometravam o tempo versus o número de caracteres batidos à máquina de escrever e, conseqüentemente, a quantidade de documentos datilografados por dia. Sua eficiência, também, era verificada durante o ditado, quando se concentrava no que estava sendo ditado, fazendo a anotação rapidamente, pela taquigrafia, evitando interrupções e comentários.
Ingrid teve seu primeiro contato com a máquina de escrever elétrica, uma IBM, quando começou a trabalhar como secretária executiva, em 1969.
O surgimento do telex, no início dos anos 70, revolucionou o trabalho do secretário executivo e dos demais profissionais de escritório, acelerando o processo de comunicação entre clientes internos e externos.
Quando começou a trabalhar como secretária, na empresa do ramo têxtil, em 1969, Ingrid foi apresentada a uma fotocopiadora da marca IBM, que um dos diretores costumava chamar de elefante branco, porque era enorme. Certo dia, o diretor lhe disse “a senhora sabia que nos Estados Unidos já tem uma máquina pela qual se passa a fotocópia aqui e a fotografia sai lá no outro país?” Isso para ela era novidade. Na verdade, o diretor já estava se referindo ao fax, ao qual Ingrid teve acesso em meados da década de 80.
Em praticamente todas as organizações, as datas das mudanças de equipamentos e tecnologias coincidem. Ingrid afirma: “é muito interessante a história do telex. O telex ficou até mais tarde, até 1988, depois é que nós começamos a operar com o fax. Não é só isso. Tinha uma, duas, três, quatro pessoas na empresa que operavam o telex. Era um departamento.” Departamento este que foi extinto, em muitas organizações, com o avanço da tecnologia de comunicação. Em outras, foi agregado pelo secretário executivo, que passou a ser responsável pelo antes denominado “setor de correspondência”.

Fonte:
WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. Dissertação de Mestrado, Universidade Regional de Blumenau, 2000.

sábado, 8 de junho de 2013

Correspondência corporativa: finais sugeridos


Muitos profissionais de secretariado assessoram dirigentes que são da "velha guarda", ou seja, já eram bem sucedidos na época em que finais de correspondências como "Limitados ao exposto somos com estima e consideração, atenciosamente...." eram usados. Hoje considerados rebuscados.

Os tempos mudaram. Os inícios e finais de cartas ficaram mais objetivos e concisos. No entanto, sabemos que nem sempre é fácil mudar o hábito ao escrever (ou ao assinar cartas.... no caso de dirigentes, quando leem finais mais diretos). 

Tudo é uma questão de aprendizado, mesmo que lentamente. Então, a recomendação que dou a você, assessor e assessora: mude paulatinamente, de tal maneira que quem assina vá assimilando essa mudança na redação corporativa. Introduza, em sua forma de elaborar as correspondências, alguns termos atualizados gradativamente. Quando você menos espera, estará usando expressões diretas e concisas, e seu dirigente assinando as cartas. Porque não vale a pena bater de frente com quem assina, mesmo sabendo que são termos rebuscados.

Copiando do livro Manual de Modelo de Cartas Comerciais, de Manuela M. Rodriguez, eis alguns finais de cartas mais usados.

Agradecemos a atenção. Atenciosamente.
Antecipamos agradecimentos. Cordialmente.
Ficamos na expectativa de suas notícias. Sinceramente.
Esperamos uma breve resposta. Saudações.
Gratos pela atenção. Atenciosamente.
Sinceros agradecimentos. Atenciosamente.
Estamos certos da compreensão de V.Sas. Cordialmente.
Agradecemos, aguardando seu pronunciamento. Cordialmente.
Estamos certos de suas providências. Sinceramente.
Agradecemos seus esclarecimentos. Cordiais saudações.
Ficamos ao seu dispor. Atenciosamente.
Pedimos desculpas pelo ocorrido. Atenciosamente.
Esperamos continuar a merecer sua atenção. Cordialmente.
Pedimos escusas pelo aborrecimento. Sinceramente.
Esperamos execução urgente. Sinceramente.
Estamos certos de que esclarecemos o assunto. Atenciosamente.
Sinceramente.
Atenciosamente.
Cordiais saudações.





quinta-feira, 6 de junho de 2013

Organizando eventos: chegou o dia!!

Per ou Transevento

Etapa da realização propriamente dita do evento. O grande dia!! Onde tudo o que foi planejando e previsto durante a fase do pré-evento agora se concretiza para o sucesso do evento. Envolve:

SECRETARIA DO EVENTO – responsável pelo apoio administrativo, instalada no local do evento, conta geralmente com um coordenador que orienta as recepcionistas.

  1. Recepciona e atende os participantes, convidados e autoridades;
  2. Atende ao plenário ou salas de apoio;
  3. Prepara os materiais necessários;
  4. Efetua novas inscrições;
  5. Fornece materiais aos participantes;
  6. Presta informações gerais a quem solicitar;
  7. Entrega certificados;
  8. Elabora controles determinados pela organização;
  9. Aplica a avaliação aos participantes.

Materiais usuais da Secretaria de um evento

Alfinetes, tachinhas, percevejos
Cordão para crachás
Almofada para carimbo e tinta para almofada
Carimbos diversos
Borracha
Blocos de rascunho
Barbante; fio de náilon
Crachás em branco
Caixa de primeiros socorros
Caixa de costura
Corretivo líquido
Canetas esferográficas
Canetas para quadro branco
Canetas hidrográficas
Pincel atômico várias cores
Cartões de visita
Cola, fita adesiva, fita crepe
cartolina
Clipes e elástico
Papel sulfite
Envelopes de vários tamanhos
Estilete
Etiquetas adesivas
fósforos
Furador, tesoura
Grampeador e grampos
........





Pós-evento

Consiste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes. Geralmente são elaborados questionários cujos resultados são analisados e passam a integrar o relatório final do evento.

Sucesso!!