Vivências e convivências

Vivências e convivências

quinta-feira, 29 de abril de 2010

Ser excelente

“Ser excelente é fazer as coisas e não buscar razões para demonstrar que não podem ser feitas.
Ser excelente é compreender que a vida não é algo que se receba pronto, mas, sim, que temos de produzir as oportunidades para se alcançar o êxito.
Ser excelente é traçar um plano e alcançar os objetivos desejados, apesar de todas as circunstâncias.
Ser excelente é levantar-se cada vez que se fracassa, com um espírito de superação e de aprendizagem.
Ser excelente é reclamar consigo mesmo para o desenvolvimento pleno das próprias potencialidades, buscando incansavelmente a realização.
Ser excelente é saber dizer “equivoquei-me” e se propor a não cometer o mesmo erro.
Ser excelente é entender que, através do privilégio diário do nosso trabalho, podemos alcançar a realização.
Ser excelente é exercer a nossa liberdade e sermos responsáveis por cada uma de suas ações.
Ser excelente é transcender o nosso tempo, deixando para as gerações futuras, um mundo melhor.”

Autor: Miguel Angel Cornejo y Rosado

segunda-feira, 26 de abril de 2010

Você tem clareza de seu âmbito de atuação?

Que tal você mesma se avaliar?

> O que é ser secretária/assessora para você?
> Qual é a abrangência de sua atuação?
> Como você define o âmbito/espaço de sua atuação?
> Qual é o seu envolvimento com a equipe de trabalho de sua área?
> Qual você acredita ser a expectativa de seu dirigente com relação a sua atuação?
> Qual é o seu grau de autonomia na estruturação de suas atividades?
> Que atividade lhe garante um alto nível de autonomia? E de baixo nível?
> Quais procedimentos administrativos estão sob sua responsabilidade?

O profissional pode até afirmar que tem alto nível de autonomia para a tomada de decisões que envolvem as atividades específicas de seu dia a dia, inerentes ao seu escopo de responsabilidades. Por outro lado, se não integrar nenhum grupo de trabalho, não terá a oportunidade de colaborar com a empresa e participar de inovações que geram resultados e ampliam sua área de atuação.

quinta-feira, 22 de abril de 2010

Formação continuada: entre o ideal e o real

Em meio à turbulência de informações e inovações que atinge a humanidade todos os dias, as pessoas necessitam saber de onde vem e para onde vão. Devem ter consciência de si mesmas e dos outros que estão em seu entorno. Precisam ser capacitadas para receber e processar as informações que lhes chegam a todo instante. Participar ativamente da evolução das inovações tecnológicas e da própria sociedade requer uma formação continuada. A educação deve ter caráter permanente na vida de toda pessoa. Não se limita apenas a certificação formal, como a graduação, por exemplo. Acontece nas organizações, na família, na roda de amigos, em eventos, nos círculos de cultura, nas igrejas, nos sindicatos, nas associações, entre outros.

Não só na vida pessoal percebe-se a necessidade de se estar sempre em contínua atualização, mas, e principalmente, na vida profissional, onde a acirrada competitividade obriga as pessoas a lutarem por seus espaços. A revolução tecnológica passa a comandar a rotina nos escritórios das organizações e ganha quem souber usar a tecnologia para agilizar processos e gerar resultados.
Diante dessa realidade os profissionais devem estar sempre em postura de autotreinamento. Dentre as várias profissões mais diretamente afetadas com toda a mudança que tem ocorrido no mundo do trabalho está o secretariado executivo. Para se ter um melhor entendimento da realidade de formação continuada dos profissionais desta área, foi realizada uma pesquisa que subsidiou a monografia de uma aluna da pós, orientada por mim.

O público alvo foram egressas de um determinado ano e curso de Secretariado Executivo de uma das Universidades de Santa Catarina, que responderam um questionários com perguntas abertas e fechadas.

A realização desta pesquisa apresentou uma realidade de formação continuada dos profissionais de secretariado um pouco distante daquilo que se busca e se considera ideal. Muitas profissionais ainda esperam iniciativas por parte das organizações em patrocinar participações em cursos, palestras, seminários. Falta conscientização por parte do profissional do secretariado no sentido de entender que na busca de sua empregabilidade não pode esperar que as coisas aconteçam por si só ou sejam impulsionadas por iniciativa unicamente da organização com a qual têm vínculo empregatício. Cada um é responsável pela sua trajetória profissional. Aprender e aprender sempre deve ser a mola propulsora de cada profissional, aqui em particular do secretário executivo, para acordar a cada dia com mais disposição em busca de novos conhecimentos.

Os profissionais ainda têm em mente que somente formações mais técnicas integram sua formação continuada. Nenhuma das entrevistadas, por exemplo, referiu-se à qualidade de vida como motivo de formação continuada. Porém, a vida profissional alcançará a plenitude a partir do momento em que cada profissional conseguir o equilíbrio entre a sua vida pessoal, emocional e profissional. Necessário então se torna procurar viver com qualidade e equilíbrio, o que possibilitará uma convivência mais harmoniosa no espaço de trabalho e em ambientes sociais e familiares.

A idéia que se tem de formação continuada ainda é de certificação formal, o que significa a emissão de diploma ou certificado para comprovar a participação. Isso explica porque em muitos casos quando da realização de palestras, por exemplo, muitos participantes antes de se inscreverem perguntam se haverá certificado. Em caso afirmativo, fazem sua inscrição. Se a resposta for negativa, desistem de participar, porque ainda cultivam a idéia de que é o certificado que lhes garantirá a qualificação.

E o aprendizado? E o momento de interação com os outros? E a abertura aos novos contatos? E o exercício de conhecer e conviver com pessoas que pensam diferente? Esses, realmente, não têm sido considerados por uma parcela de profissionais.

No entanto, hoje é de vital importância para o profissional de secretariado aprender e aprender a ensinar. Não se pode só aprender, não se pode só desaprender, mas é necessário organizar o sistema mental para aprender a aprender e aprender a ensinar. Diante dessa realidade se torna essencial ampliar a rede de relacionamentos, interagir com as pessoas e aperfeiçoar a convivencialidade. Em todos os ambientes onde há relacionamento com outras pessoas ocorre a formação continuada, pois há a troca de experiência e a necessidade de interação ensina a ver cada ser humano como uma pessoa única, não importando as diferenças.

A participação do profissional de secretariado em processos de formação continuada deve ser espontânea e comprometida, o que irá auxiliá-lo a ampliar sua cidadania, sua liberdade de atuação e o respeito mútuo entre os componentes da categoria profissional, bem como da instituição na qual atua e da sociedade na qual está inserido. Cada um é responsável pela construção de seu conhecimento e pelo repensar de suas atitudes. Cada um escreve a sua trajetória profissional baseada no entendimento que tem dessas responsabilidades como ser humano e profissional.

Afirmo sempre com veemência que o profissional de secretariado deve conquistar certa autonomia no seu fazer e atuar profissional. A autonomia não se conquista num estralar de dedos. A conquista de autonomia exige árduos esforços e muita responsabilidade. Exige competência. Uma competência que se busca por intermédio de um aprimoramento constante e de forma intencional e sistemática.

Contudo, o sonho de formação continuada é possível. Ele deve fazer com que cada profissional tome consciência de seus direitos e deveres e de sua responsabilidade na melhoria da convivência entre todos os seres e o respeito pela natureza da qual é integrante. Significa assumir a responsabilidade por sua aprendizagem, participar de programas de acordo com as suas necessidades, desejos, angústias e curiosidades de crescimento pessoal e profissional. São ações que encurtam a distância em relação às mudanças provocadas pela tecnologia da informação e da comunicação e criam condições para você estar perto e poder fazer parte do time que administra.

segunda-feira, 19 de abril de 2010

Quem leciona Técnicas de Secretariado


O desempenho do papel de secretária acompanhou as transformações e inovações dos últimos tempos. Em paralelo, as técnicas secretariais também mudaram, passaram a ser habilidades gerenciais adequadas aos tempos modernos.

Para a capacitação e qualificação de profissionais do secretariado, conta-se com cursos de nível técnico e superior, bem como de especialização. Quem participa desses cursos espera encontrar professores comprometidos com a profissão, capazes de articular a teoria e a prática, despertando interesse pela área e construção de novas habilidades. Uma das disciplinas que exige do professor a união da experiência profissional com conhecimentos teóricos é a disciplina Técnicas de Secretariado.

Em função da ausência de profissionais docentes formados na área de Secretariado, muitos cursos de graduação em Secretariado Executivo, das Instituições de Ensino Superior de Santa Catarina, acabam contratando professores de outras áreas do conhecimento para lecionar disciplinas específicas. Infelizmente, poucos são os professores que lecionam em cursos de Secretariado Executivo e são formados na área.

Orientei a monografia de uma aluna de pós em Secretariado que pesquisou a formação acadêmica dos professores universitários da disciplina de Técnicas de Secretariado nas Instituições de Ensino de Santa Catarina que oferecem o curso. Resultado da pesquisa: 83,33% dos professores que ministram a disciplina de Técnicas de Secretariado nas Universidades Catarinenses não são formados na área. São oriundos de cursos variados: Letras, Administração, Economia, Turismo....

Em muitos cursos de Secretariado, a disciplina de Técnicas de Secretariado constitui-se numa das raras disciplinas, quando não a única, que aborda os fundamentos específicos da área e se preocupa em articular teoria e prática na graduação. Daí a necessidade do estudante ter um professor que lhe proporcione um saber ativo-reflexivo. Ou seja, um saber que lhe induza a ação e a reflexão de sua profissão: o mercado de trabalho, o perfil do profissional, os preconceitos da profissão, a importância, a evolução, os valores, para capacitá-lo a se inserir no mercado, apresentando, no mínimo, as exigências requeridas.

Cabe aqui uma reflexão: será que essa ausência decorre: (1) da carência de profissionais formados e pós-graduados em Secretariado; (2) da ausência de critérios de seleção da coordenação do curso em exigir um professor formado em Secretariado Executivo ou (3) da falta de visão dos egressos e com vivência na área em procurar a docência como carreira profissional?

Lamentavelmente o resultado desta pesquisa remete a uma fragilidade no ensino de Secretariado, aparentando falta de consciência e de responsabilidade da classe acadêmica na contratação de professores e falta de cobrança por parte dos estudantes de um ensino-aprendizagem atualizado e dentro da realidade de mercado.

Um processo de formação acadêmica requer professores competentes, qualificados e atentos para promover uma atualização constante da estrutura curricular do curso. Que tal reavaliar o nome da disciplina de Técnicas de Secretariado? Será que não está ultrapassada se comparada ao real desempenho diário de um profissional do secretariado?

quinta-feira, 15 de abril de 2010

Posso lhe servir um café?


O café que ela prepara é uma delícia! Estou-me referindo à copeira de uma empresa a quem chamarei de Dona Tereza, que me pediu orientação de como servir café para as visitas que o diretor recebe. Disse ter conhecimento da regra básica: as bebidas sempre são servidas pelo lado direito do visitante, seja café ou água. E se esforça para, na medida do possível, segui-la. No entanto, se vê em uma saia justa ao ter de servir o café em lugares onde não há espaço no ambiente para se posicionar ao lado direito de cada visitante sentado para servir o café.

A partir deste questionamento, listei algumas dicas para Dona Tereza observar e assim lhe dar mais tranquilidade ao fazer seu trabalho e demonstrar cordialidade e hospitalidade ao servir.
· Servir as bebidas, sempre que possível, pelo lado direito do visitante, seja água, café ou chá.
· Trazer o café já servido nas xícaras de acordo com a preferência de cada um, com a garantia de que não esfriará. Assim, não haverá necessidade de apoiar a bandeja em algum móvel e sim segurá-la com firmeza e equilíbrio com a mão esquerda, pegar a xícara com sua mão direita e servir o visitante.
· O visitante é o primeiro a ser servido; depois as pessoas da empresa anfitriã.
· Se o lugar da reunião for distante da copa, o ideal é trazer na bandeja as xícaras com pires e colherinhas, o açucareiro e o adoçante, o bule/térmica com o café. Neste caso, recomenda-se colocar a bandeja em cima de um aparador, preferencialmente fora da mesa onde se encontram as pessoas reunidas, para servir o café de acordo com a preferência de cada um.
· Para tornar o ambiente da reunião menos formal, pode-se instruir a copeira para deixar a bandeja com as xícaras, o açucareiro, o adoçante e a térmica com o café no centro da mesa, para que cada um se sirva. O ideal é que, na sala de reuniões, tenha um móvel/aparador ao lado da mesa onde acontece a reunião para colocar o café, o açúcar, o adoçante, alguns biscoitos, bombons, água e copos, ou chá, dependendo do estilo de hospitalidade da empresa. Cada visitante se serve a partir do convite do anfitrião da empresa, que os deixa à vontade para que se sirvam sempre que assim o preferirem. Este tipo de organização também é recomendado para pequenos espaços, que não permitem à copeira se aproximar de cada visitante e servi-los conforme a regra, pelo lado direito.

Bem, posso afirmar que Dona Tereza passou a aplicar algumas destas dicas, o que lhe trouxe mais confiança ao realizar seu trabalho.

segunda-feira, 12 de abril de 2010

A elegância infantil no parque

Você, mãe ou pai, já observou o comportamento de seu filho ou de sua filha no parque?

Neste domingo tive a oportunidade de participar de um churrasco anual promovido pela Associação Recreativa que fica próxima de minha casa.
As crianças adoram brincar e para agradá-las e animá-las, foram montados vários brinquedos no parque que já existe na Associação.
Eram brinquedos tradicionalmente indispensáveis para todo e qualquer evento em que crianças (até 12 anos de idade) se fazem presentes. Havia pula-pula, piscina de bolinhas, cama elástica, escorregador...... Todos com a presença de um monitor que controlava, principalmente, o tempo que cada criança ou dupla de crianças, ficava nos brinquedos.

Ao acompanhar minhas lindas sobrinhas para os brinquedos chamou-me especial atenção a boa educação das crianças nas filas. Cada qual aguardando ansiosamente sua vez de entrar no brinquedo, sem qualquer artimanha ou gesto para furar a fila e assim tirar vantagem de outro amiguinho que lá estava.

Vez por outra aparecia uma criança não muito disposta a aguardar na fila. Sua impaciência passava despercebida. Percorria brinquedo por brinquedo, sem sucesso. Em todos havia fila. Mesmo que fosse uma fila de duas ou três crianças, o exercício da paciência e do respeito ao próximo era necessário.

É aí que eu quero chegar: no exercício da paciência e do respeito que eu vi nas crianças que lá brincavam animadamente. A boa educação na fila. As boas maneiras e o respeito com o coleguinha. Cada um esperando a sua vez e respeitando o tempo estipulado para brincar em cada brinquedo. Comportamento de gente grande, diriam alguns!

Sabemos que ao observar as regras de convívio em casa, na escola, na rua ou no clube, a criança vai aprendendo a ser uma pessoa compreensiva e amável com os outros. Será alguém consciente de que nem tudo é de seu uso exclusivo, que vive em comunidade. Por isso precisa entender que existem regras básicas, assim como esperar a sua vez para curtir o brinquedo.

Cabe aos pais a tarefa de encaminhar as crianças para o caminho da boa educação e dos bons modos, começando por aquelas palavrinhas mágicas: muito obrigado, por favor, com licença, desculpa. Que, por sinal, andam meio fora de moda para muitos.

Diante deste contexto, cabe uma pergunta: em que fase da vida os bons modos começam a dar lugar a comportamentos socialmente inconvenientes? Quando se deixa de aprender a “ser gente grande”, que observa e respeita normas de civilidade e convívio social, ciente de seus direitos e deveres?

sexta-feira, 9 de abril de 2010

O Jardineiro


O texto a seguir apresenta um claro aspecto da excelência na prestação de serviços. Infelizmente não tenho a fonte de referência. Quem porventura souber, peço a gentileza de me informar. Eis o texto:


Nos Estados Unidos, a maioria das residências tem por tradição ter na frente um lindo gramado. E, para este serviço, há diversos jardineiros autônomos que fazem reparos nestes jardins.
Um dia, um Executivo de Marketing de uma grande empresa americana contratou um desses jardineiros. Chegando em sua casa, o executivo viu que estava contratando um garoto de apenas 18 anos de idade. Claro que o executivo ficou surpreso. Quando o garoto terminou o serviço, solicitou permissão ao executivo para utilizar o telefone. O executivo, encantado com a educação do garoto, prontamente atendeu ao pedido e, muito curioso com a atitude do garoto, não pode deixar de escutar a conversa. O garoto havia ligado para uma senhora e perguntado:

- A senhora está precisando de um jardineiro?
- Não. Eu já tenho um - respondeu a senhora.
- Mas, além de aparar, eu também tiro o lixo.
- Isso meu jardineiro também faz.
- Eu limpo e lubrifico todas as ferramentas no final do serviço - disse o rapaz.
- Mas meu jardineiro também faz.
- Eu faço a programação de atendimento o mais rápido possível.
- O meu jardineiro também me atende prontamente.
- O meu preço é um dos melhores.
- Não, muito obrigado! O preço do meu jardineiro também é muito bom.

Quando o garoto desligou o telefone, o executivo lhe perguntou:

- Você perdeu um cliente?
- Não - respondeu o garoto. - Eu sou o jardineiro dela. Eu apenas estava verificando o quanto ela estava satisfeita com o meu serviço.

Para você que, hoje, tem metas a cumprir e precisa de muita determinação para que seus objetivos sejam alcançados, lembre-se que, para conseguir atingir o que quer, é preciso ter uma prestação de serviço extraordinária.

Como é que você está tratando o seu cliente?
Como é que você está tratando os seus sonhos?
Como é que você está tratando a sua família e amigos?

terça-feira, 6 de abril de 2010

Lembrar nunca é demais

Princípios da ética profissional
Honestidade no trabalho;
Lealdade para com a instituição;
Formação de uma consciência profissional;
Respeito à dignidade da pessoa humana;
Segredo profissional;
Discrição no exercício da profissão;
Observação das normas e procedimentos administrativos;
Tratamento cortês e respeitoso a todos.

Condutas éticas
Ser pontual;
Respeitar a privacidade do outro;
Oferecer apoio a quem precisar;
Agradecer uma gentileza recebida;
Devolver o que pedir emprestado;.......

Condutas não éticas
Aceitar elogio pelo trabalho de outra pessoa;
Chamar as pessoas aos gritos;
Corrigir ou repreender alguém em público;
Fomentar a discórdia;
Utilizar informações e influências da posição para conseguir vantagens pessoais;
Prestar serviço de forma deficiente, demorando propositadamente;
Ser interesseiro e medir as pessoas pelo que elas podem ser úteis para alcançar os objetivos.

segunda-feira, 5 de abril de 2010

Momento de reflexão...

Que idéias boas você teve e que resultaram em mudanças na sua vida pessoal e/ou no seu trabalho?

Que atitudes você tem tomado para se tornar mais visível e conhecido(a), quer seja no seu círculo social ou no seu ambiente de trabalho?

Que hábitos pessoais pouco produtivos, e que têm atrapalhado seu sucesso, você tem? Se tem, como pretende mudá-los?

Você se considera, hoje, uma pessoa de postura profissional elegante?

O que você pretende fazer para ser ainda mais feliz e bem sucedido(a)?

quinta-feira, 1 de abril de 2010

Apoio à tomada de decisão

A forma como uma empresa está organizada é um grande diferencial em um mundo onde o volume de informações tem aumentado significativamente. Empresas que tomam decisões de maneira adequada conseguem gerar bons resultados e se diferem no mercado competitivo.

Dentro deste contexto, é necessário um gerenciamento destas informações para o apoio à tomada de decisões. Foi com base nessa necessidade que desenvolvi meu trabalho de conclusão do curso de Secretariado Executivo Bilíngue.

Meu trabalho de conclusão foi desenvolvido e aplicado em uma empresa de cursos de capacitação, sob orientação do prof. Dr. Oscar Dalfovo e da prof.ª Ms. Eliane Wamser.

A empresa em que o trabalho foi desenvolvido, não sendo diferente das demais, vinha enfrentando dificuldades na tomada de decisão. As decisões eram tomadas sem informação ou por intermédio de relatórios confusos. Os diretores precisavam de informações específicas para tomada de decisão e não tinham acesso a essas informações.

Com frequência as organizações enfrentam problemas com o processo decisório. Os problemas geralmente são amplos e complexos, envolvendo riscos e incertezas. Muitas vezes a tomada de decisão necessita da opinião de muitas pessoas, avaliando todas as alternativas possíveis para chegar na melhor decisão.

Assim, foi implementado na empresa ferramentas de apoio à tomada de decisão, o que facilitou o planejamento, o controle, a coordenação e a análise para o processo decisório.

No período que o estágio foi desenvolvido, a empresa tinha 12 (doze) cursos em andamento e precisava de uma avaliação mensal do saldo financeiro destes cursos. Através do relatório de receitas e despesas, gerado por meio de um sistema de informação que a empresa tinha, foi possível avaliar cada item individualmente.

O sistema utilizado não disponibilizava as informações graficamente. Então, para melhor avaliar a situação de cada curso, foi necessário que estas informações fossem apresentadas graficamente. Dessa forma foi possível visualizar a elevação ou declínio do saldo financeiro dos cursos mensalmente, tornando-se uma ferramenta essencial para o apoio à tomada de decisão.

A implementação do apoio à tomada de decisões apresentou resultados significativos para a organização. A partir dessas mudanças a empresa pode tomar decisões baseadas em informações confiáveis.

Tomar decisões é um dos aspectos mais importantes dentro do dia a dia das organizações. Decisões mal tomadas (sem informações, conhecimento e competência adequados), podem arruinar uma empresa. Por este motivo, é necessária a participação de pessoas competentes no processo decisório.

O profissional de secretariado executivo atua como ferramenta essencial para o processo de tomada de decisão. O perfil do profissional secretário acompanha as mudanças da crescente competitividade empresarial, exigindo uma postura aberta para essas mudanças e uma atitude empreendedora apta a prestar assessoria das mais variadas formas.
(Jaqueline da Costa)

REFERENCIAS

DALFOVO, Oscar. Sistemas de Informação. Blumenau: Acadêmica, 2004.
DALFOVO, Oscar; AMORIM, Sammy Newton. Quem tem informação é mais competitivo. Blumenau: Acadêmica, 2000.
HARVARD BUSINESS REVIEW. Tomada de decisão. Rio de Janeiro : Campus,2001.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas de Informações Gerenciais Estratégicas, Táticas e Operacionais. São Paulo: Atlas, 1992.
SHIMIZU, Tamio. Decisão nas organizações: introdução aos problemas de decisão encontrados nas organizações e nos sistemas de apoio a decisão. São Paulo : Atlas, 2001.


A autora, Jaqueline da Costa, é bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue pela Universidade Regional de Blumenau (SC)