Vivências e convivências

Vivências e convivências

domingo, 21 de julho de 2019

Atendimento e relacionamento com o cliente: uma relação de parceria



As organizações inseridas em um ambiente crescentemente competitivo, e sujeito às rápidas e constantes mudanças, precisam cada vez mais inovar seus produtos e serviços. O melhor caminho para criar o vínculo com fornecedores e clientes (internos e externos) é estabelecer uma relação de parceria com esses atores. Relação esta que se constrói com base num bom atendimento, que se caracteriza pela maneira como cada integrante se relaciona e interage.

Pode-se afirmar que:

Ø um atendimento eficiente e eficaz está diretamente relacionado com o tratamento correto e respeitoso por parte dos dirigentes aos funcionários. Tratamento este que vai resultar num atendimento igualmente respeitoso aos clientes e fornecedores;

Ø um atendimento eficaz, em geral, decorre de funcionários atenciosos e bem-humorados, com capacitação e treinamento eficientes, com autonomia para prestar bons serviços, e com autoestima elevada por se sentirem valorizados e respeitados como pessoas e profissionais que são.

De forma sucinta, um atendimento de excelência é resultado da transformação do ambiente de trabalho em um lugar de boa convivência e de trabalho em equipe, o que impacta positivamente o relacionamento interpessoal e consequentemente o atendimento.




Secretário Executivo: você participa do planejamento estratégico?


As organizações estão buscando pessoas/profissionais dispostos a aceitar desafios, com vontade e disposição de se superarem como profissionais, que saibam calcular riscos e se arrisquem e tragam resultados para a organização.
 
No caso do profissional de secretariado, requer-se que tenha um amplo conhecimento de termos e ferramentas administrativas para interagir com a equipe na consecução de metas e objetivos. Uma forma de garantir que se tenha a visão da corporação com um todo, é participar do planejamento estratégico, ou pelo menos ter conhecimento da direção que a gestão pretende dar ao negócio.

O que é planejamento estratégico?

De forma simplificada, é a técnica administrativa que, por meio da análise do ambiente de uma organização, cria a consciência das suas oportunidades e ameaças dos seus pontos fortes e fracos, para o cumprimento da sua missão e, por meio dessa consciência, estabelece o propósito de direção que a organização deverá seguir para aproveitar as oportunidades e riscos.


sexta-feira, 19 de julho de 2019

Secretário Executivo: você aplica o PDCA onde trabalha?



O perfil do profissional contemporâneo contempla uma visão sistêmica da organização, com a compreensão de seus processos e a integração cliente e fornecedor internos e externos, com a qualidade e a produtividade constituindo-se em atributos relevantes. 

O PDCA, traduzido para: planejar (Plan), executar (Do), controlar (Check) e agir (Action) é um método conhecido em Administração, voltado a auxiliar na resolução de problemas encontrados na busca da Qualidade Total nas empresas. 

No contexto da Qualidade Total, entende-se por:

Controlar (Check) - comparar o planejado com o executado; identificar os defeitos (variações), os problemas, as necessidades de correções e/ou melhorias;
Executar (Do) - atuar no processo para implementar as correções e/ou melhorias necessárias; se as metas forem alcançadas, é preciso procurar efetuar melhorias contínuas para mantê-las como padrões;
Planejar (Plan) - estabelecer as metas organizacionais e os respectivos métodos para alcançá-las;
Agir (Action) - implementar o plano; fazer acontecer para alcançar as metas.

Um telefonema requer mais concentração do que uma conversa ao vivo.




Acredito plenamente nisso. Por telefone a expressão facial e a linguagem corporal se perdem. Precisa-se utilizar de uma sensibilidade para interpretar o tom de voz e as sutilezas do que está sendo dito.
Todo telefonema, para uma organização, indiferente de sua natureza jurídica, é uma oportunidade de prestar um excelente serviço. Isso, entretanto, independe do cargo que se exerce. Afinal de contas, todos atendem em uma empresa.

Alguns procedimentos garantem a eficácia do atendimento telefônico. Quem atende deve fazer perguntas, em número suficiente à pessoa que liga, para ter certeza de que lhe será dada uma solução para suas necessidades.

Deve procurar maneiras de superar as suas expectativas. Ouvir atentamente o que a pessoa que liga está dizendo, evitando lhe interromper assim que acredita saber e conhecer o assunto motivo da chamada.

O atendimento telefônico envolve o conhecimento de princípios básicos como: cortesia, tranquilidade e atenção. A troca de cortesias no início da conversa, inclusive misturando comentários pessoais por acreditar que assim procedendo está se mantendo dentro das regras de cortesia e acessibilidade, é uma ilusão e um rumo para um campo minado. Muitas vezes, sem volta.

Por isso, o uso de uma linguagem mais íntima, com gírias, dengos ou diminutivos, não é recomendável. Revela ausência de profissionalismo. 

Mais uma dica: ao fazer uma ligação por engano, seja gentil e informe o equívoco. Jamais desligue imediatamente. O pedido de desculpas é bem-vindo.




Protocolo de documentos: o que vem a ser?




É o documento ou livro – que pode ser em formato físico ou eletrônico, ou online.... (tudo depende do grau de informatização da organização), que comprova o encaminhamento e a entrega/recebimento de documentos ou processos.

A sua forma e estrutura incluem:

destinatário (unidade/setor, nome da pessoa que receberá, endereço);

discriminação: tipo de documento enviado;

data: dia/mês/ano de envio do documento;

data: dia/mês/ano do recebimento do documento;

assinatura ou carimbo de quem recebe.


quinta-feira, 18 de julho de 2019

Ética no exercício profissional




Ética se refere à teoria ou aos estudos sistemáticos sobre a prática moral. Desta forma, pode se afirmar que ética é o conjunto de normas de conduta que deverão ser postas em prática no exercício de qualquer profissão. 

Faz com que o profissional respeite seu semelhante quando no exercício de sua profissão. Objetiva a dignidade humana e a construção do bem-estar no contexto sócio-cultural onde exerce a profissão.  

Um profissional competente e ético, indiferente da área em que atua, observa as normas administrativas da organização e presta contas de acordo com a relação hierárquica vigente na organização. 

Utilizar informações e influências obtidas para conseguir vantagens pessoais e fomentar a discórdia são consideradas faltas contra a dignidade do trabalho. 

A discrição no exercício da profissão e honestidade no trabalho é um dos muitos princípios que os Códigos de Ética Profissional trazem em seu texto. Acrescente-se a isso o desenvolvimento do senso de responsabilidade e o tratamento com paciência e compreensão a todas as pessoas com as quais se relaciona no ambiente de trabalho. 

O conhecimento e a prática correta das normas que regem o comportamento no mundo do trabalho geram benefícios tanto para o profissional que as pratica como para a organização do qual faz parte. Portanto, um profissional competente e ético atende as pessoas com simpatia, atenção e cordialidade; não julgando-as pela sua aparência, e nem dando prioridade no atendimento para pessoas segundo o cargo que ocupam.



Conhecer-se! E aprender, sempre!


Inúmeros autores e escritores afirmam que o segredo do sucesso vem de dentro.... e também de fora!!! 

Afirmam ainda que o ponto inicial necessário a todo e qualquer desenvolvimento humano é conhecer-se a si mesmo. 


Pergunto:

O que você está realmente fazendo com o que possui para que possa gerar melhores resultados nas atividades profissionais e na sua postura pessoal?

Aprendemos quando somos capazes de fazer coisas que não fazíamos antes. Por isso, tenham sempre um motivo em suas vidas para aprender.





quarta-feira, 17 de julho de 2019

Comportamento à mesa: medo de cometer gafes?



O medo de cometer gafes já fez muitos profissionais recusarem o convite de clientes para almoço ou jantar. Eles me confessam que temem não saber se comportar de forma correta à mesa. 

O convite recusado poderia ser um vínculo social firmado para profícuos negócios profissionais.
E você? 


Que tal tentar responder estas perguntas? 

O que fazer quando o guardanapo que estamos usando escorrega e cai no chão?

Quando é dispensável que todos sejam servidos para começar a comer?

Existe uma posição certa para repousar os talheres entre uma garfada e outra?

Como os talheres devem ser colocados ao final da refeição?

Quando se deseja repetir um prato, onde deve-se colocar talheres que estão sendo usados?

Pode-se colocar o guardanapo pendurado no pescoço para proteger a roupa?

É feio perguntar quem são os outros convidados ao receber um convite?

O que fazer se algum resíduo de comida ficar preso entre os dentes?

Existe um jeito polido de se livrar daquela espinha ou daquele ossinho surpresa que só é descoberto quando já estamos mastigando a comida?

Qual a maneira correta de segurar os talheres? Como saber por onde começar quando há vários na mesa?

Qual é o lugar certo do guardanapo no fim da refeição?

O que é o “sousplat”? Qual é a sua função?


Algumas "provocações" para reflexão (1)

Profissional de secretariado,
a seguir estão alguns dos questionamentos que costumava utilizar para instigar diálogo com os estudantes e avaliar seus posicionamentos a respeito. 
Aqui vai um convite para você também refletir sobre essas colocações como uma alternativa de sair do piloto automático; que muitas vezes é responsável por executarmos as atividades sem nos darmos conta que poderiam ser executadas de uma forma mais eficiente.

Primeiro questionamento:
Como o profissional de secretariado pode transformar sua mesa de trabalho num centro de operações para otimizar o tempo?

Segundo questionamento:
A reunião, como um dos instrumentos de trabalho, se não for bem planejada e organizada, pode acabar desperdiçando tempo e não produzir resultados.
O que o profissional de secretariado precisa saber e fazer para gerenciar e organizar reuniões corporativas de tal forma que sejam um meio importante de estabelecer decisões coletivas e os participantes se envolvam na soluções de problemas?

Terceiro questionamento:
Seu melhor amigo (ou sua melhor amiga) está participando de um processo de seleção para uma vaga de supervisor de atendimento e relacionamento com o cliente. A próxima etapa do processo consistirá de um almoço com o gerente.
Que orientações você daria para seu amigo (ou as amiga) no que se refere ao comportamento à mesa?



terça-feira, 28 de maio de 2019

O profissional de secretariado na organização de eventos




A inserção do profissional de secretariado no ramo de Cerimonial e Organização de Eventos

 Vou expressar minha opinião a partir de dois pontos de vista: um, sob a ótica de quem foi secretária executiva (de 1980 até 1992); e o outro, enquanto professora universitária, em curso superior de Secretariado Executivo (de 1992 até 2010), lecionando disciplinas como Técnicas de Secretariado e Cerimonial e Etiqueta, e hoje como consultora na área de Etiqueta Empresarial e Protocolo Corporativo.
Bem, sou da “velha guarda do secretariado”, como costumo me  identificar para a nova geração de profissionais (não quer dizer que não esteja atualizada com tudo o que está aí em matéria de tecnologia e métodos de se fazer). Contudo, é para dizer que vivi situações (eu e todas as profissionais de minha época) que serviram para embasar a legislação e muitas das técnicas de secretariado aplicadas hoje em nossas organizações.
Lá em 1980, quando a secretária era denominada de “o cão de guarda da ante-sala do poder”, “a esposa do escritório”, “o anjo da guarda do chefe”, “a dona da agenda”, e mais uma centena de outros apelidos estereotipados, uma de nossas inúmeras atribuições era contribuir na organização dos eventos empresariais e mais ainda dos eventos sociais dos dirigentes que secretariávamos. 
Na verdade, os eventos sociais eram a maioria, porque a demanda vinha diretamente por parte das esposas dos dirigentes, que recorriam à secretária para toda a parte da logística. Os eventos eram dos mais diferentes tipos: aniversário de filhos, jantares para homens de negócios na casa do chefe, café da tarde para as amigas da esposa do chefe, e por aí vai.
Sim, naquela época a secretária tinha a função de “assessorar” também a família, principalmente a esposa do chefe. Ainda, hoje, é sabido que muitos profissionais do secretariado têm a responsabilidade de assessorar o executivo em seus assuntos particulares e sociais.
Quais eram nossas atribuições diretas para a consecução desses eventos?
As atribuições giravam em torno de: elaboração e acompanhamento do convite junto à gráfica, envio do convite, controle e atendimento por telefone da confirmação de presença, contato com o bufê e a floricultura, contato com o local do evento, isso se não fosse realizada na própria casa do executivo.
Geralmente cabia às secretárias fazerem a supervisão geral e final do evento, mesmo na casa do chefe. Isso envolvia verificar: a colocação da mesa com todos os talheres e taças devidamente colocadas e de acordo com o cardápio; a determinação dos lugares à mesa condizentes com a ordem de precedência e de acordo com o privilégio que o diretor queria que o convidado de honra ou homenageado tivesse.
Depois de recepcionar os convidados (a exemplo do que acontece no filme “O diabo veste Prada”), acompanhava os serviços do bufê na hora de servir. Enfim, ficava até o final do evento.
Por todo o envolvimento que a secretária tinha com eventos, a Lei 7.377/85, que institucionalizou a profissão de Secretário, traz em seu Artigo 4º. (que trata das atribuições do Secretário Executivo), alínea X, a necessidade de “conhecimentos protocolares”.
Claro, que depois da regulamentação da profissão e o surgimento dos cursos de formação de Secretários Executivos, essas atividades de organização de eventos ganharam um aliado, que foi sua inclusão nos conteúdos curriculares dos cursos superiores de Secretariado. Paralelamente, essas atribuições foram incrementando e se sofisticando. Tanto que atualmente o profissional de secretariado exerce a supervisão e coordenação direta da organização de eventos corporativos e sociais.
Para tal responsabilidade, precisa ter amplo conhecimento de tudo que envolve essa área. Não pelo fato de colocar a mão na massa para fazer um evento, mas porque planeja e coordena eventos dos mais diversos na empresa e sociais. E quem planeja e coordena tem que conhecer, caso contrário corre um grande risco de ser visivelmente ludibriado por um fornecedor mal intencionado, por exemplo. Ou por pessoas que fazem corpo mole na hora em que tudo tem que estar perfeito.
Sem falar de eventos – como feiras, por exemplo, que requer toda uma logística adequada porque envolve viagem doméstica ou internacional dos participantes. Envolve a vinda de estrangeiros, outras vezes.
Daí a necessidade de uma formação contemplar conteúdo sobre planejamento e organização de eventos, como elaborar um cronograma de atividades, o briefing e o checking list, o orçamento.
Além desse conteúdo, devem ser incluídos na formação os conhecimentos de cerimonial e protocolo, as normas do Cerimonial Público e da Ordem Geral de Precedência, segundo o Decreto 70.274.
É evidente que uma parte importante para o sucesso do profissional de secretariado que faz essas atividades na empresa, ou quer no futuro abrir seu próprio negócio na organização de eventos, é o perfil comportamental. Costumo dizer que quem organiza um evento, não pode e nem deve se comportar durante o evento como se fosse o anfitrião do evento.
Quem é responsável por organizar um evento está lá no momento para trabalhar, fazer acontecer, e não “aparecer” (no sentido de chamar atenção). Deve agir discretamente em todos os momentos e situações, sejam elas de elogio ou de reclamação. Só assim adquirirá respeito e confiabilidade para fazer o próximo. Durante o evento, quem organiza não bebe, não come, não fuma, não se altera nem discute. Deve ser tão elegante como um beija-flor. O seu glamour deve ser percebido pelo seu profissionalismo e dedicação.
Deve ser alguém com acentuada inteligência social, com habilidade de liderar e se relacionar muito bem com as pessoas, e ter a sensibilidade para perceber quando algo precisa mudar de rumo. Ter “radar social” ampliado e conectado, caso contrário terá dificuldades de manter a coesão da equipe que está colocando a mão na massa para dar visibilidade ao evento.


Secretariado Executivo: temas para reflexão


Quem sabe um dia desses você queira escrever sobre.....


Quais são as 3 dimensões da profissão de secretário?
Quais são os saberes que contribuem para a construção profissional do secretário executivo?
Como as diversas disciplinas do curso superior em Secretariado contribuem para o estágio?
Quem sou eu? Por que optei por ser secretário executivo?
Onde e como tenho lugar no mundo corporativo?
Quanto a profissão de secretário é importante para a pessoa que a exerce?
Qual é a identidade do educador/professor que atua nos cursos de secretariado?
Como se utilizar da expressão estética nas relações profissionais para facilitar a convivência e a eficácia no trabalho?
O que os profissionais do secretariado SÃO (valores, motivações, traços pessoais, caráter), SABEM (habilidades) E FAZEM (comportamentos, hábitos, estilos, competências?...


terça-feira, 21 de maio de 2019

Preserve o espaço pessoal do outro (e seu também!)


Uma carreira profissional bem sucedida também depende da importância que você der ao tratar as pessoas ao seu redor.

Cada um nós quer e precisa preservar seu espaço pessoal. Em outras palavras, nenhum de nós quer ter seu espaço de conforto invadido. Sentimo-nos desconfortáveis e angustiados quando uma pessoa com quem conversamos se aproxima muito de nós. Sem manter uma certa distância, aquela que permite o conforto. Assim, ao falar com alguém procure uma distância equivalente ao seu braço esticado. É uma forma de referência.

Preserve e respeite também o espaço e o território da pessoa que você for visitar corporativamente. Evite colocar sua pasta ou bolsa sobre a mesa dele ou dela. 

Reunião com a chefia


Ou com seu gestor. Ou com sua gestora.
Enfim, ganhe pontos com o ou a big boss.

Ao agendar uma reunião com o superior ou chefia, deixe-o(a) saber quantos tópicos tem para discutir e a previsão de tempo para essa discussão.

Na reunião, cumpra com o estabelecido ao agendar a reunião. Seja breve, objetivo e leve os tópicos anotados em sua agenda, ou caderno de anotações. Essa atitude denota objetividade e direcionamento.

Lembre-se, pontualidade é sinônimo de profissionalismo.


sábado, 11 de maio de 2019

Tempo: uma questão de gerenciá-lo

Dica simples, que todo mundo já sabe, porém praticá-la é que é a questão:

Você tem uma reunião ou um compromisso de qualquer natureza, e sabe que o trânsito até lá é sempre uma incógnita, um problema?
Saia com antecedência. É muito melhor chegar cedo, ter tempo de sobra, do que se atrasar e ter que ligar dizendo estar preso no trânsito.
Use o tempo de espera no local do compromisso para organizar as ideias, checar o correio eletrônico e as notícias. Ou quem sabe, ler alguma coisa para limpar a mente, relaxar, respirar fundo.
O mais legal disso tudo é que você irá para a reunião, para o encontro, com foco, concentrado, sem correria, sem desespero. Além de mostrar que você tem respeito por quem está te recebendo.

Lembre-se, pontualidade é uma virtude do profissional sábio.


sábado, 27 de abril de 2019

Image spoilers

Some image spoilers for the professional:

> not returning phone calls
> not responding to RSVP
> no-shows
> drinking too much
> wimpy handshakes
> interrupting
> gossiping
> poor grammar
> constant complaining
> empty promises





sexta-feira, 26 de abril de 2019

How to say it shorter

Some of today´s texting terminology:

121 - One Two One
2G2BT - Too Good To Be True
AATK - Always At The Keyboard
ADAD - Another Day Another Dollar
AISI - As I See It
AYK - As You Know
FYI - For Your Information
B4N - By For Now
BRB - Be Right Back
CTO - Check This Out
JK - Just Kidding
NTW - Not To Worry


quinta-feira, 25 de abril de 2019

O secretário analista simbólico


N

o livro “O trabalho das nações”, Robert Reich identifica o surgimento, nos  Estados Unidos, de três amplas categorias de trabalho que também estariam tomando forma em outros países. Convencionou chamá-las de serviços rotineiros de produção, serviços pessoais, e serviços simbólico analíticos.

Os serviços rotineiros de produção estão relacionados a tarefas repetitivas, tediosas e intermináveis, similares às executadas na Sociedade Industrial, com uma diferença: hoje, na Sociedade do Conhecimento, esses serviços são executados na montagem de componentes eletrônicos e na operação de terminais de computador, introduzindo e recuperando dados. São os peões da Era da Informática.

Os serviços pessoais também estão relacionados a tarefas repetitivas e simples. Para Reich, o que diferencia os serviços pessoais dos produtores de rotina é que os servidores pessoais têm contato direto com os usuários finais. Seus honorários são calculados com base nas horas trabalhadas e na quantidade do trabalho. Em geral, esses serviços são executados por profissionais com ensino médio e curso profissionalizante.

A categoria denominada serviços simbólico analíticos inclui todas as atividades de identificação e solução de problemas. Nesta categoria, Reich inclui boa parte do trabalho executado por gerentes; tributaristas; consultores nas áreas de finança, energia, agricultura, armamento e arquitetura; especialistas em informações gerenciais, planejamento estratégico, desenvolvimento organizacional, marketing; headhunters corporativos; analistas de sistemas; executivos de propaganda; diretores artísticos; arquitetos; professores universitários e cinematografistas.

Robert Reich também classifica o secretário como analista simbólico. Em geral, os profissionais desta categoria trabalham sozinhos ou em pequenas equipes, identificando problemas, solucionando-os e promovendo a venda de soluções por meio da manipulação de símbolos (dados, palavras, representações orais e visuais).

Os analistas simbólicos são formados em cursos universitários, muitas vezes, pós-graduados. Além de passar longas horas concentrados em frente a um computador ou estudando, esses profissionais participam de reuniões, fazem apresentações, fornecem instruções, negociam, redigem relatórios, projetos, passam horas ao telefone, em aviões e hotéis.

Na opinião do autor, abstração, raciocínio sistêmico, experimentação e colaboração são aptidões básicas para que o analista simbólico possa atuar na identificação e resolução de problemas, bem como na venda de soluções.  A formação de um analista simbólico não termina com a formatura. Este tipo de atividade requer atualização constante. O desafio é aprender a aprender. 

Em outras palavras, o processo de formação do analista simbólico deve lhe dar instrumentos para que seja capaz de compreender o sistema político-econômico e o meio social onde está inserido. Este profissional deve ser capaz de conviver com as diferenças, respeitando o ser humano e contribuindo para construção coletiva de um mundo mais sadio e harmônico.

Para ter condições de atuar em um mercado altamente competitivo e em constantes transformações, o secretário executivo analista simbólico precisa de uma formação que o prepare para analisar o porquê de determinado problema e como este se conecta a outras situações adversas. Por isso, precisa assumir a responsabilidade pela gestão do próprio conhecimento, ou seja, aprender a aprender na busca por competências que lhe permitam exercer a profissão com excelência.

Eis a questão: o que privilegiar neste processo de autoformação? No meu modo de entender - diante do engajamento que a administração contemporânea requer de seus profissionais – as competências essenciais à formação do secretário executivo analista simbólico são: competência técnica, comunicacional e social. Explico.

¨       Competência técnica na área de gestão: é importante para garantir o domínio e a aplicação de métodos secretariais e gerenciais em áreas específicas de atuação, fazendo uso de ferramentas, materiais, procedimentos, normas e sistemas corporativos.

¨       Competência comunicacional: é essencial para conhecimento e aplicação dos princípios técnicos da comunicação oral e escrita, com o objetivo de aprimorar a comunicação com clientes internos e externos, garantir a qualidade da informação e promover imagem corporativa.

¨       Competência social: é fundamental para conviver harmoniosamente com as pessoas no ambiente profissional e social.

No livro “Metacompetência: uma nova visão do trabalho e da realização pessoal”, Eugênio Mussak apresenta a equação: conhecimento x habilidade x atitude = competência. Em outras palavras, não basta saber, poder ou querer. É preciso equacionar os três elementos para obter-se o resultado esperado.

Conhecimento, habilidade e saber conviver harmoniosamente com as pessoas no espaço profissional são requisitos fundamentais para quem almeja seguir a carreira de assessor executivo. Para ser bem-sucedido, entretanto, e preciso aliar estes requisitos a uma postura profissional coerente, condizente com as regras de conduta que regem o mundo corporativo. 

Fonte:

WAMSER, Eliane. A secretária que faz. Blumenau: Nova Letra, 2010, p. 49-52.




terça-feira, 23 de abril de 2019

Ser profissional do secretariado: opção ou acaso


P

or falta de outras opções de trabalho, acaso, status ou simplesmente por precisar do salário para sobreviver, profissionais de outras áreas empregavam-se como secretárias. Cursos de formação na área ainda não existiam. A maioria era autodidata e contava apenas com o ensino médio.

Em termos salariais, era uma função pouco gratificante. O mesmo já não pode ser dito em relação ao status: secretariar empresários influentes e bem-sucedidos era sinônimo de prestígio, o que acabava atraindo inúmeras candidatas para as vagas.

Algumas delas infelizmente utilizavam a profissão como trampolim para outras carreiras, uma vez que o acesso direto aos dirigentes favorecia o contato com quem detinha o poder de decisão. Essa postura prejudicou consideravelmente a imagem da categoria que, ainda hoje, não está livre dos estereótipos gerados por tais comportamentos.

Muitas, porém, ingressaram na carreira por escolha, por gostar e perceber que tinham habilidade para desenvolver as atividades inerentes à profissão. Foi o caso de Elfy que, quando criança, sonhava com uma profissão para alguém que, como ela, gostasse de acompanhar as pessoas, falasse alemão e tivesse facilidade para ler e escrever.

Alguns anos mais tarde, Elfy ficou encantada ao constatar que tal profissão existia. Nas palavras dela:

    Quando fiquei um pouco mais velha, eu vi que essa profissão, embora eu não soubesse na época, se chamava secretária.

Em 1955, ao concluir os 4 anos do ginásio, Elfy comunicou aos pais que queria ser secretária. Embora estes não se mostrassem muito favoráveis, a jovem procurou um gerente de banco - que era amigo do pai - e ofereceu-se para trabalhar. Fez um teste e foi contratada como datilógrafa. Depois, passou a exercer a função de auxiliar administrativa. Mais tarde, Elfy tornou-se secretária da Presidência de uma importante indústria têxtil de Blumenau.

Elfy – como tantas outras profissionais – começou a carreira na função de datilógrafa. Era assim que a secretária era vista nos anos 60: como uma combinação de recepcionista, telefonista, estenógrafa e datilógrafa. Na época, muito tempo era empregado na datilografia de documentos, por isso, o desempenho profissional era medido pela eficiência e agilidade com a máquina de escrever. Datilografia era um dos poucos cursos existentes para a formação profissional de secretárias, o restante se aprendia fazendo no cotidiano do escritório.

Eu, assim como Elfy, desde menina ensaiei para ser secretária. Mas foi ela, Elfy, quem desbravou os caminhos da profissão na Região e tornou-se nossa mentora. 


Fonte: 
WAMSER, Eliane. A secretária que faz. Blumenau: Nova Letra, 2010, p. 21-22.


segunda-feira, 22 de abril de 2019

Escribas: os precursores do Secretariado


A

 função secretarial é antiga. Surgiu no Período Dinástico (3.200 a 525 a.C.), quando a descoberta do papiro e a criação da escrita hieroglífica deram origem ao ofício de escriba. A princípio, os escribas registravam fatos históricos, informações e copiavam leis. Com o passar do tempo, formaram um seleto grupo de sábios, que ensinava, interpretava as escrituras, encarregava-se dos documentos oficiais e cuidava das contas.

Vale salientar que os escribas - secretários do Egito Antigo - eram todos do sexo masculino. Homens que, embora pertencessem à classe de pequenos e médios empregados, desfrutavam de certo prestígio por dominar a escrita hieroglífica, famosa pela beleza e grau de complexidade de seus caracteres. Na época, já se fazia necessário frequentar a escola para aprender o ofício. Os reis mantinham escribas na corte para copiar manuscritos, escrever cartas e documentos oficiais.

No livro “Você, Secretária”, Néris Bertocco e Ângela Schneider Loyola relatam que a primeira mulher só surgiu no cenário durante a campanha Bonaparte contra a Rússia, quando Napoleão contratou uma assessora para registrar suas estratégias de batalha. Infelizmente, sua esposa Josefina foi contra e Napoleão teve que substituir a secretária por um homem.

Em 1760, a Revolução Industrial - decorrente do avanço tecnológico que viabilizou a fabricação de produtos em grande escala - lançou os alicerces da civilização e da estrutura empresarial que perdura até nossos dias. Essa evolução, entretanto, não foi suficiente para abrir espaço para as mulheres. O acesso ao trabalho nos escritórios manteve-se restrito aos homens até o final do século XIX. A mulher continuou trabalhando na agricultura, na confecção de vestimentas, no fabrico do pão e de outros alimentos por um salário que, muitas vezes, não chegava a cinquenta por cento do pago aos homens. O acesso delas ao escritório só concretizou por volta de 1870.

No livro “Tecnologia, gerência e sociedade: as transformações da empresa na sociedade tecnológica”, Peter Drucker menciona que nenhuma feminista do século XIX provocou maior impacto sobre a posição social da mulher do que a invenção da máquina de escrever e do telefone, pois ambos possibilitaram que “jovens respeitáveis e bem-educadas” deixassem seus lares paternos para viver as suas próprias custas.

Esse ingresso das mulheres nos escritórios gerou a hierarquização das tarefas e salários. Aos homens eram atribuídas funções de responsabilidade e prestígio, às mulheres restavam serviços rotineiros e mecânicos. Embora as mulheres possuíssem habilidades manuais que favorecessem a execução de tais tarefas, a limitação de sua atuação a atividades operacionais se devia também aos valores de uma sociedade patriarcal, que subestimava a capacidade intelectual da mulher.   

Com o passar do tempo, cada vez mais, a função do homem secretário foi se voltando à administração. Ele era preparado para substituir o executivo, para sucedê-lo na condução dos negócios. Por consequência, mais mulheres eram contratadas e treinadas para realizar tarefas de apoio à administração masculina. Mas foi durante a Primeira Guerra Mundial que a presença feminina se intensificou nos escritórios. Eles foram para os campos de batalha. Elas aceitaram o desafio de substituí-los.

No Brasil, a função de secretário(a) vem sendo exercida há décadas. Infelizmente, a ausência de memória nacional sobre a atividade inviabiliza o acesso a registros e informações. Na palestra proferida na IV Convenção Nacional de Secretárias, em 1976, na cidade de Salvador (BA), a Professora Lúcia Casimiro presumiu que o início da função secretarial no País tenha coincidido com a Semana de Arte Moderna de 1922.

Segundo a Professora Lúcia, a expansão do comércio do café e a implantação da indústria têxtil deram origem a modernos escritórios, abrindo vagas para as mulheres atuarem em atividades secretariais mais simples como recepção e datilografia. Isso gerou um substancial aumento do emprego da mão-de-obra feminina nas empresas de São Paulo, Rio de Janeiro e, em menor escala, de Belo Horizonte.

Em “A secretária do futuro”, ao abordar a trajetória da profissão, Liana Natalense lembra que foi a partir dos anos 50 - com chegada das multinacionais da indústria automobilística - que a secretária passou a ser vista pelo mercado como força de trabalho. Ainda assim, a secretária mulher era contratada como mera executora das atividades determinadas pela chefia.

Era avaliada por suas habilidades técnicas para execução de tarefas básicas como: datilografia, taquigrafia, arquivo, agenda e atendimento telefônico.

As condições básicas para o ingresso na função era: exímia datilografia e boa aparência – relacionada à beleza física e não à postura profissional apresentável.  

Fonte:

WAMSER, Eliane. A secretária que faz. Blumenau: Nova Letra, 2010, 37-40.







  


domingo, 21 de abril de 2019

Profissão de Secretário: regulamentação


A

profissão de secretário foi regulamentada pela Lei 7.377, aprovada em 30 de setembro de 1985. Em 10 de janeiro de 1996, aprovou-se a Lei 9.261 para adaptar a legislação a realidade do momento e incluir categorias que não haviam sido enquadradas na lei anterior. A Lei 9.261 define critérios para o exercício da profissão de secretário executivo e técnico em secretariado, bem como suas respectivas atribuições. De acordo com o Artigo 2º:

Secretário Executivo: (a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei. (b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 4º desta Lei.

Técnico em Secretariado: (a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível de 2º grau; (b) portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 5º desta Lei.

Segundo o Artigo 6º, o exercício da profissão de secretário exige registro profissional na antiga Delegacia Regional do Trabalho (DRT) ou na atual Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE).

A regulamentação da profissão gerou profundas mudanças no cotidiano dos escritórios. Secretários cúmplices, passivos, que aguardavam pacientemente a delegação de tarefas e reconhecimento dos dirigentes, passaram a exercer novas funções, gerenciar sua rotina de trabalho, supervisionar equipes de apoio, assumir maiores responsabilidades e a atuar como assessores.

O que é assessorar? Assessorar é um princípio da profissão de secretário. Quem assessora...

¨       atua como interface entre dirigentes, equipe de trabalho, clientes internos e externos;

¨       maximiza e otimiza o tempo;

¨       fornece subsídios para tomada de decisões;

¨       gerencia e executa processos e procedimentos administrativos e de secretaria;

¨       é gestor de serviços, de informações e do conhecimento corporativo;

¨       maximiza a utilização de recursos e propõe novas ferramentas para a eficácia no âmbito profissional.

Muitas outras funções podem ser atribuídas ao profissional de secretariado. Isso varia de acordo com o ramo de atividade, a área que assessora e a estrutura administrativa da organização. Quem assessora deve estar sempre atento às mudanças nos valores, crenças e comportamentos, à evolução profissional requerida, às necessidades da organização e, principalmente, deve preservar relações interpessoais estáveis para garantir uma convivência harmoniosa no ambiente de trabalho.

Fonte:

WAMSER, Eliane. A secretária que faz. Blumenau: Nova Letra, 2010, p.47-48.



sábado, 20 de abril de 2019

E-mail corporativo: estrutura


          O endereço de um e-mail deve ser claro, objetivo e formal, preferencialmente um nome neutro; não se deve utilizar apelidos, números e hifens. 
O assunto deve ser um título relevante e condizente com o contexto do e-mail; é um fator importante que irá gerar a curiosidade e atenção do leitor receptor. Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou inadequado.
A saudação inicial e final deve ser redigida com grau de formalidade adequado. Preferencialmente dirigir-se ao destinatário pelo nome, acompanhado de expressões e/ou títulos formais como "Prezado Sr. Fulano" ou “Caro Dr. Ricardo”. 
Para finalização ou despedida usam-se termos como “Atenciosamente”, “Cordialmente” ou “Grata(o)”, seguido por uma vírgula. 
E a assinatura do e-mail, preferencialmente deve ser com nome, cargo e número de telefones, dados indispensáveis para a continuidade do contato.
Caso seja necessário enviar documentos anexos ao e-mail, no corpo da mensagem precisa ser informado o que está sendo enviado, com nomes e dizeres adequados à linguagem corporativa. É preciso tomar cuidado para que os anexos não deixem a mensagem pesada, prejudicando o seu recebimento. 
Quando for enviar a mesma mensagem para mais pessoas, torna-se necessário analisar se é necessário que os destinatários saibam para quem foi enviado, assim como o endereço de e-mail de todos. Se necessário, enviar para os contatos com cópia oculta (CCO). 
Da mesma maneira, ao receber um e-mail que foi enviado para diversas pessoas, ao respondê-lo, cabe analisar cuidadosamente para quem irá a resposta, se somente ao remetente, ou também para todos os demais.


E-mail corporativo: conteúdo da mensagem




Sempre vale a pena (re)lembrar.....

A redação empresarial caracteriza-se pela impessoalidade, uso padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade. O e-mail, como integrante da comunicação escrita empresarial, também vai demandar que sua mensagem seja clara, objetiva, concisa, direta, e que se aborde somente o essencial. Ainda, deve ser redigido de maneira formal.

São aspectos e cuidados que facilitarão a compreensão da mensagem e evitarão a perda de tempo tanto do destinatário como do remetente.  Um texto objetivo e conciso transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Se a mensagem for complexa e longa demais, ela poderá ser interpretada da forma diversa da pretendida, ou nem ser lida pelo receptor, por não ser atrativa.

A mensagem do e-mail não pode conter erros ortográficos e nem gramáticos. É recomendado o uso de editores de texto que possuem funções de corretor ortográfico. O uso de vírgulas e pontos pode modificar toda a interpretação do assunto, assim, é indispensável o seu correto uso.

sexta-feira, 19 de abril de 2019

E-mail corporativo (1)



A redação e a organização de um e-mail corporativo seguem necessariamente algumas regras. O ideal é se ter um padrão estabelecido corporativamente para ser utilizado sem melindres no dia-a-dia, poupando tempo.

Boa gramática, objetividade, organização e disciplina são alguns dos itens necessários para secretários, assessores e profissionais da administração em geral conseguirem se organizar para que o e-mail não lhes tome muito tempo em relação a outras tarefas.

Pode-se afirmar que saber gerenciar e redigir corretamente e-mails é uma característica muito importante e um fator que poderá construir ou denegrir a imagem de um profissional. 
O e-mail é o retrato do conhecimento e da organização de quem redigiu o texto.