E-mail corporativo: estrutura

          O endereço de um e-mail deve ser claro, objetivo e formal, preferencialmente um nome neutro; não se deve utilizar apelidos, números e hifens. 

O assunto deve ser um título relevante e condizente com o contexto do e-mail; é um fator importante que irá gerar a curiosidade e atenção do leitor receptor. Muitas mensagens são deletadas porque chegam com o título em branco ou inadequado.

A saudação inicial e final deve ser redigida com grau de formalidade adequado. Preferencialmente dirigir-se ao destinatário pelo nome, acompanhado de expressões e/ou títulos formais como "Prezado Sr. Fulano" ou “Caro Dr. Ricardo”. 

Para finalização ou despedida usam-se termos como “Atenciosamente”, “Cordialmente” ou “Grata(o)”, seguido por uma vírgula. 

E a assinatura do e-mail, preferencialmente deve ser com nome, cargo e número de telefones, dados indispensáveis para a continuidade do contato.

Caso seja necessário enviar documentos anexos ao e-mail, no corpo da mensagem precisa ser informado o que está sendo enviado, com nomes e dizeres adequados à linguagem corporativa. É preciso tomar cuidado para que os anexos não deixem a mensagem pesada, prejudicando o seu recebimento. 

Quando for enviar a mesma mensagem para mais pessoas, torna-se necessário analisar se é necessário que os destinatários saibam para quem foi enviado, assim como o endereço de e-mail de todos. Se necessário, enviar para os contatos com cópia oculta (CCO). 

Da mesma maneira, ao receber um e-mail que foi enviado para diversas pessoas, ao respondê-lo, cabe analisar cuidadosamente para quem irá a resposta, se somente ao remetente, ou também para todos os demais.