Vivências e convivências

Vivências e convivências

quinta-feira, 22 de julho de 2010

Optar por "A" ou "B" requer um projeto de carreira


Dias atrás recebi um e-mail de uma profissional graduada em secretariado executivo, cuja resposta quero compartilhar com você.

Eis o teor do e-mail:

“Atualmente trabalho na área de gestão de pessoas. Minha gerente pediu para eu escolher: trabalhar com treinamento na área “A” ou “B”. Se eu optar por trabalhar com o treinamento na área “A” é para trabalhar com aquelas pessoas que estão de plantão para puxar o tapete – atitude que eu não admito – porém é uma área que eu gostaria de trabalhar.... mas eu não sei até que ponto eu arrisco.
A outra é trabalhar na área “B” – tudo de bom! Tem muita coisa para fazer nesta área e a gerente é uma pessoa focada para este segmento.”

Minha resposta:

"Anna Elizabeth (é nome fictício), sei que não tenho e nem vou fazer a opção por você. Talvez eu vá mesmo é te deixar com mais uma interrogação.

Se experiência vale, o que posso te dizer é que nos momentos de decisões profissionais, sempre considerava algo mais longe do que hoje e amanhã. Pensava em meu projeto de carreira, e me fazia a seguinte pergunta: qual opção me fará chegar mais próximo ao que quero para minha carreira profissional daqui a 5 anos (por exemplo)? A ou B?

Penso que não deves aqui te preocupar com quem está aí para te puxar o tapete, porque em qualquer das opções você encontrará pessoas com essa “habilidade”, até porque elas existem em todos os lugares.

Agora, se a tua opção estiver conectada com teu projeto de planejamento de carreira, isso será uma mera circunstância a ser contornada com postura e elegância profissional. Algo que se supera com profissionalismo e alegria de realizar um trabalho bem feito e que está dentro da meta.

A opção deve considerar suas oportunidades de evolução profissional e felicidade pessoal.

Talvez possa parecer um tanto quanto romântico isso que acabei de escrever, mas para mim trata-se de um aspecto muito importante que sempre procurei considerar ao tomar decisões, que algumas vezes resultaram em mudanças de eu ter de me reinventar como profissional e pessoa. Porém, sempre valeu a pena, estavam lincadas com minha meta profissional.

Sei que meta profissional a longo prazo você tem. Qual das opções significa mais um degrau perto desta meta?"

E você?? Qual é sua meta de vida profissional e pessoal?

quinta-feira, 15 de julho de 2010

Gestão de Rotinas para Secretárias na AMPE Gaspar

Promovido pela AMPE Gaspar (SC), em parceria com o Instituto Bem Viver de Blumenau (SC), foi realizado nos dias 13 e 14 de julho de 2010, o curso de Gestão de Rotinas para Secretárias.

Durante o curso as participantes tiveram a oportunidade de discutir, conhecer e ou aprimorar técnicas secretariais e metodologias básicas utilizadas na execução de rotinas administrativas e secretariais.

Temos a certeza de que as discussão das temáticas, as atividades em grupo e o diálogo no decorrer do curso possibilitarão que as profissionais presentes tenham condições de redesenhar suas atividades e formas de fazer visando à otimização de tempo e recursos, dentro da realidade da empresa e do ramo de atividade em que atuam.




Agradeço de coração a participação empenhada e alegre de todas as profissionais presentes.

Documentos sobre a mesa: o que fazer?

A pessoa que secretaria e assessora utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório.

Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis.

Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a ter o conhecimento macro dos assuntos.

Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes e geradores de conflitos para a atenção e providências por parte do dirigente.

Resumidamente, podemos dizer que cabe a você captar e deter a informação em detalhes, e como conhecedora de assuntos em seus detalhes, dará apoio a quem não dispõe desse conhecimento. É sua responsabilidade alertar o dirigente quando algo está fora dos padrões determinados pela organização e indicando um procedimento alternativo.

segunda-feira, 12 de julho de 2010

Atendimento de excelência é...

  • Gostar-se.
  • Gostar verdadeiramente das outras pessoas.

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.

  • Tratar a todos como gostaria de ser tratado.
  • Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.
  • Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.


O relacionamento interpessoal se dá segundo o princípio do espelho: nosso comportamento se reflete nas atitudes do outro. A resposta que nos chega é reflexo da mensagem que emitimos. Se damos simpatia, recebemos o mesmo em troca. Quando sorrimos, a pessoa “do espelho” também sorri. Adote, pois, a atitude e a ação que deseja receber das outras pessoas. (Maria Aparecida Araújo, 2004)

  • Nunca julgar o cliente, deixando que idéias preconcebidas atrapalhem o atendimento.
  • Perguntar ao cliente: “Em que posso ajudá-lo?” e deixar ele dizer o que deseja e escutá-lo atentamente para encaminhá-lo corretamente. Prestar atenção ao assunto.
  • Preservar o espaço pessoal do cliente. Cuidado para não invadi-lo.
  • Ouvir o que o cliente diz.
  • Esperar que termine de falar, para interpor um aparte. Nunca interrompê-lo, por achar que já sabe o que ele quer.
  • Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a um outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.
  • Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la após pedido de licença e recebimento de permissão para tal.
  • Ter sutileza para contradizer ou discordar.
  • Nunca alegar: “Isso não é comigo” ou “Isso não é do meu setor”.
  • Suavizar o “não”, evitando magoar as outras pessoas.
  • Cumprimentar com um tom gentil e alegre todo cliente que entra, inclusive o colega de trabalho.

Sucesso no dia de hoje ao estar com as pessoas.

quinta-feira, 8 de julho de 2010

Ética profissional: uma questão de atitude

Princípios da ética profissional:

Honestidade no trabalho;
Lealdade para com a instituição;
Formação de uma consciência profissional;
Respeito à dignidade da pessoa humana;
Segredo profissional;
Discrição no exercício da profissão;
Observação das normas e procedimentos administrativos;
Tratamento cortês e respeitoso a todos.


Condutas éticas:

Ser pontual;
Respeitar a privacidade do outro;
Oferecer apoio a quem precisar;
Agradecer uma gentileza recebida;
Devolver o que pedir emprestado;.......


Condutas não éticas:

Aceitar elogio pelo trabalho de outra pessoa;
Chamar as pessoas aos gritos;
Corrigir ou repreender alguém em público;
Fomentar a discórdia;
Utilizar informações e influências da posição para conseguir vantagens pessoais;
Prestar serviço de forma deficiente, demorando propositadamente;
Ser interesseiro e medir as pessoas pelo que elas podem ser úteis para alcançar os objetivos.

quarta-feira, 7 de julho de 2010

O que é ser profissional do secretariado?

A profissão de secretária(o) executiva(o) foi institucionalizada pela Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, que foi adaptada em alguns de seus incisos pela Lei 9.261, de 10 de junho de 1996.

Os critérios legais para a contratação de um profissional do secretariado são: formação em curso superior de Secretariado Executivo com respectivo registro no Órgão de Classe; ou formação superior em outra área, desde que tenha a habilitação legal para o exercício da profissão, ou seja, o Registro DRT (na Delegacia Regional do Trabalho), atual SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, como secretária(o) executiva(o), através do direito adquirido e conferido pela legislação da categoria secretarial.

Assessorar é um princípio da profissão de secretária(o) executiva(o).

A função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avaliação, controle, supervisão e coordenação de atividades, qualificadas e finalísticas, para a consecução de objetivos e metas corporativas.

Sua formação deve contemplar, basicamente, os seguintes conhecimentos:
relacionamento interpessoal, lógico-matemáticos, cálculos financeiros, procedimentos contábeis, instituições de direito, gestão estratégica, gestão de pessoas, técnicas de negociação, relações públicas e institucionais, liderança, técnicas de oratória, cenários econômico e político, compreensão e interpretação de textos, logística para organização de eventos, marketing, gestão da qualidade, comunicação na língua vernácula e, preferencialmente, em um idioma estrangeiro.

É ser fornecedor de subsídios para a tomada de decisões de dirigentes ou de uma equipe. Para isso, precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a instituição e sua equipe estão comprometidos. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes.

Saber posicionar-se no mercado como um fornecedor de habilidades e conhecimentos, que auxiliado pela tecnologia de informação e comunicação, torna-se capaz de prestar serviços para instituições localizadas em qualquer continente. Isso requer que seja conhecedor dos rumos dos negócios no mundo da economia globalizada, para saber lidar com as mudanças, adaptar-se e aprender a conviver dentro de um contexto flexível.

É ser organizador e harmonizador do ambiente de trabalho, o que envolve o gerenciamento de relacionamentos, de processos e procedimentos administrativos.

Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas, propor e promover a venda de soluções por meio da manipulação de símbolos (dados, palavras, representações orais e visuais), agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades comportamentais.

terça-feira, 6 de julho de 2010

Ser bem educado é .....

  • Praticar boas maneiras no cotidiano;
  • Saber se relacionar com as pessoas e conquistar sua cooperação;
  • Respeitar as diferenças entre as pessoas;
  • Ser capaz de escolher o comportamento certo para cada ocasião, usando sempre o bom senso;
  • Aprender a se auto-encantar diariamente;
  • Saber que uma imagem pessoal bem cuidada abre as portas para o sucesso;
  • Prezar pela pontualidade em todos os compromissos;
  • Saber encantar seus clientes internos em suas relações profissionais;
  • Saber conduzir o carro com elegância;
  • Fazer críticas produtivas e construtivas;
  • Fazer com as reuniões sejam absolutamente produtivas;
  • Saber tirar proveito da cortesia e da gentileza ao usar o telefone;
  • Usar o telefone celular sem ser inconveniente;
  • Encantar clientes com atendimento de excelência;
  • Saber se apresentar e apresentar as pessoas corretamente umas as outras;
  • Respeitar a convivência em espaços públicos como: cinemas, escadas, rua, elevador, bancos......;
  • Conhecer a importância dos cartões de visita e saber como usá-los;
  • Saber escolher o traje correto para todas as ocasiões;
  • Frequentar restaurantes com segurança e desenvoltura;
  • Demonstrar total elegância nos modos à mesa num almoço ou jantar de negócios;
  • Zelar pela imagem e reputação da empresa em congressos, feiras e convenções;
  • Saber proceder em comemorações internas da empresa;
  • Saber como presentear e ser presenteado;
  • Preparar-se adequadamente para viajar;
  • Comportar-se corretamente quando se hospedar em hotéis;
  • Saber negociar com elegância em diferentes países e múltiplas culturas;
  • ...................

    Fonte: ARAÚJO, Maria Aparecida A. Etiqueta Empresarial: ser bem educado é.... Rio de Janeiro: Qualitymark Ed., 2004.

sexta-feira, 2 de julho de 2010

Doutores demais e profissionais de menos

Está disponível interessante estudo realizado pelo Centro de Gestão de Estudos Estratégicos (CGEE) por encomenda do Ministério da Ciência e Tecnologia, Doutores 2010: estudos da demografia da base técnico-científica brasileira. Trata-se de abrangente diagnóstico sobre o desempenho da pós-graduação do País nos últimos anos, com ênfase na formação de doutores. Por ele ficamos sabendo que o sistema nacional liderado pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Capes) teve um desempenho formidável nos últimos 15 anos, com destaque para o período 1996-2008, em que foram titulados 87 mil doutores, na taxa média de 12% de crescimento anual.
Esses resultados têm sido muito comemorados pelo governo federal e pelas universidades e os autores do estudo refletem essa onda de otimismo. Afinal, nas suas palavras, doutores "são profissionais com capacidade para realizar pesquisa e desenvolvimento (P&D) original" e, por isso, defendem a tese de que para alcançarmos o padrão dos países desenvolvidos deveríamos multiplicar por pelo menos 4,5 vezes a sua proporção em relação à população total.

Mas nem tudo são flores nessa área e temos sérios problemas nas relações da pós-graduação com o mercado de trabalho do País. O estudo aponta com precisão o que muitos de nós intuíamos, isto é, que de cada dez doutores formados no período 1996-2006 e empregados em 2008, oito estão trabalhando em educação (principalmente nas universidades públicas), um na administração pública e um nas empresas privadas. Aí está o amargo reverso da moeda, em que virtudes podem tornar-se pecados. É evidente que implantamos um sistema eficiente para produzir doutores, mas ele tem o grave defeito de ser excessivamente acadêmico e autocentrado e, portanto, descolado do mercado de trabalho e da economia real do País.

Os dirigentes do Ministério da Educação (MEC) e da Capes podem argumentar, com razão, que o papel da agência criada para promover o "aperfeiçoamento de pessoal de ensino superior" tem sido cumprido. E as universidades (principalmente as públicas), com os seus atuais 2.718 programas de pós-graduação, apontarão para a comprovada correlação dessa atividade (e a atuação dos seus doutores) com o aumento da produção científica. Afinal, esses docentes pesquisam, publicam papers e ainda podem formar mestres e doutores, e por isso elas definiram essa titulação como pré-requisito para o ingresso de docentes em seus concursos públicos.

Há os que se preocupam com o futuro desse sistema e recomendam que na elaboração do próximo Plano Nacional de Pós-Graduação seja também contemplada a formação de recursos humanos para o mercado de trabalho "extra-acadêmico". Lembro, entretanto, que essa diretriz consta do atual plano quinquenal e que se avançou pouquíssimo nesse terreno. Indicador positivo seria o crescimento de 0,95% para 1,98%, no período, do número de doutores empregados na indústria de transformação. Mas sejamos razoáveis. Além de irrisório, esse desempenho é implacavelmente ofuscado por outro: o contingente de doutores na administração pública passou de 8.5% para 14%, reflexo da expansão do setor público nos últimos anos.

Mantidas as características desse sistema, é certo que teremos problemas para absorver as novas safras de jovens doutores que as universidades continuarão a produzir em ritmo crescente. Como os seus maiores empregadores no País até o momento, as universidades federais tiveram enorme expansão no atual governo, em que dobraram a oferta de vagas em seus cursos de graduação e ampliaram muito as suas atividades de pós-graduação. Mas há sinais de esgotamento no ensino superior do País - como as sobras de vagas - e é certo que esse ritmo de expansão não será mantido, assim como o das despesas com pessoal na administração pública. Por outro lado, cerca de 40% dos recém-doutores formados nos dois últimos anos ainda não estão empregados e esse pode ser o sinal amarelo que nos alerta para esse início de reversão.

Resta o mercado de trabalho das empresas privadas, mas esse é um terreno pouco conhecido, praticamente inexplorado e por vezes hostilizado pelo universo acadêmico. Sobre o tema dos recursos humanos qualificados, sabemos, por exemplo, que os empresários se queixam muito de que o País carece de engenheiros. Outro indicador do comportamento das empresas é que mesmo em atividades de pesquisa tem sido escasso o seu interesse na contratação de doutores com perfil acadêmico e vocação para cientista e por isso estes são minoria mesmo em grandes centros de P&D, como o Cenpes da Petrobrás e o CTC da indústria sucroalcooleira.

Especialistas asseguram que hoje em dia grandes empresas preferem recrutar estagiários ou jovens recém-formados que, após rigorosa seleção e na condição de trainees, receberão formação e treinamento complementares. Ao lado da qualificação técnica dos novos profissionais, elas investem na transmissão de valores da cultura empresarial e, nos últimos tempos, dão grande ênfase à gestão de negócios para todo o universo dos seus recursos humanos. Daí por que tendem a valorizar mais certificados de MBA obtidos em instituições de renome nacional e internacional do que títulos acadêmicos como os de mestre e doutor.

Em suma, o próximo governo e as universidades têm um enorme desafio pela frente e é preciso que levem em conta os muitos sinais de mudanças no País e as novas demandas por educação superior. Afinal, vitoriosos na produção de doutores de alto nível, por que não aplicarmos essa receita de sucesso para formar os profissionais de que carece esse novo mercado de trabalho?

Publicado no O Estado de São Paulo em 02 de julho de 2010.

Autor: Wanderley Messias da Costa
Professor titular do Departamento de Geografia da USP. É autor de cinco livros e um dos idealizadores do Centro de Biotecnologia da Amazônia.