Vivências e convivências

Vivências e convivências

terça-feira, 30 de agosto de 2011

O melhor possível




De vez em quando adoro rever e reler alguns dos meus milhares papéis arquivados. São reportagens, notícias a respeito do secretariado, artigos que tratam de normas e regras de etiqueta, e por aí vai. Mas, tem uma pasta em especial que amo abrir e parar para ler. É a pasta que contém inúmeras poesias, bilhetes, mensagens que recebi de alunas e pessoas que me querem bem.
Hoje, cedinho, um dia com chuvas intensas, trovoadas constantes, aqui em Blumenau, decidi pegar a pasta e reler as mensagens.
Como tudo depende de nosso estado emocional, hoje tocou-me profundamente a mensagem que recebi em 2 de dezembro de 1975 (sim, 1975, não errei na data não....) de minha então professora Silda. E com uma imensa saudade de um tempo maravilhoso de menina moça de colegial, transcrevo-a para você.


“Se você não puder ser um pinheiro no cume da montanha, seja uma erva no vale – mas seja! A melhor ervazinha à beira do riacho.
Seja um arbusto, se não puder ser árvore!
Não podemos todos ser capitães, temos que ser exército.
Para todos há na terra alguma coisa.
Há muito trabalho a fazer e poucos trabalhadores.
A tarefa a escolher é a mais próxima.
Se você não puder ser a estrada real,
seja então um atalho!
Não podendo ser sol, seja uma estrela!
Em grandeza, não é que se ganha ou se perde.
Seja o melhor possível, aquilo que você é!

(Autor: D. Malloch)
Uma mensagem para você Eliane
com um abraço da professora Silda
Blumenau, 2/12/1975.”


quarta-feira, 24 de agosto de 2011

Ways to say... I love you

It's the thought behind all the words. For example:



You're on the right track.

You're doing a good job.

You did a lot of work today. Now you've figured it out.

Great!!

Fantastic!!

Wow! I appreciate your help.

I've never seen anyone do it better.

Keep working on it; you're getting better.

You really make my job fun.

That was first class work.

I'm happy to see you working like that.

That's it!! You figured it out fast!

Good work! Outstanding! I like that.

Excellent! I'm very proud of how hard you try. Good job!

sexta-feira, 19 de agosto de 2011

Você gostaria de ser atendido por você?

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.
Por isso, as seguintes máximas - todas super conhecidas por todos - são tão valiosas e fazem uma enorme diferença no dia a dia de quem busca um atendimento com valor humano.

 Tratar a todos como gostaria de ser tratado.
 Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.
 Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.
 Ter tolerância e boa vontade com os outros.
 Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a um outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.
 Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la após pedido de licença e recebimento de permissão para tal.
 Evitar gírias no vocabulário.
 Manter sempre conduta profissional e eficiente.


Atitudes simples, a princípio. Só que fazem toda a diferença se efetivamente colocadas em prática no relacionamento com o outro.

segunda-feira, 15 de agosto de 2011

Que delícia!!



Semana passada ministrei a aula de etiqueta à mesa, na prática, que integra a disciplina de Etiqueta, Cerimonial e Protocolo do curso sequencial de Gestão de Eventos, na Universidade Regional de Blumenau.

O cardápio servido aos estudantes pela Chef Suzana Wascheck, do curso de Gastronomia da Universidade, foi o seguinte:

Entrada: salada de folhas verdes com melão, gengibre e pesto de coentro;

Prato principal: mil folhas de bacalhau acompanhado por vinho tinto seco;

Sobremesa: bavaroise de tangerina e ganache de chocolate. Em foto de Denny Benvenutti.


domingo, 14 de agosto de 2011

Um sutil puxão de orelha, por que não?



Desta semana tive a grata satisfação de conversar com Glauber (nome fictício), assessor de um empresário que tem pretensões políticas nas eleições de 2012.

Como assessor político, Glauber tem uma gama significativa de conhecimentos e informações específicas da área política. Conhecimento que ele tem a partir de sua vivência de anos como militante de um partido político. Preferencialmente, quem está nesta função deve ter vivência política para orientar muitas das decisões estratégicas que deverão ser tomadas mesmo antes do tempo oficial destinado para a campanha.

Procurou-me com o objetivo de entender mais afundo algumas questões que envolvem o assessoramento em linhas gerais. Tivemos um longo bate papo, e determinados posicionamentos meus é que quero compartilhar aqui com vocês. Vamos lá...

Quem assessora jamais pode ter atitude de vaquinha de presépio: Sim, senhor, Sim, senhor.... Quem assessora pondera, recomenda, aconselha e de uma forma equilibrada e sutil dá um puxão de orelha no assessorado, se a situação assim exigir.

Um assessor que sempre concorda, jamais faz um contraponto nas decisões de quem assessora, na verdade não está assessorando. Está secretariando dentro dos limites de necessidades do assessorado. Não passa de executor de tarefas sob o comando do assessorado. Função operacional.

Um assessor com habilidade e competente excede os limites do assessorado. Chega antes. Pensa antes. Antecipa-se. Ele tem um espírito de servidor. Em determinadas ocasiões - atrevo-me a dizer - tem a função de protetor do assessorado. Sim, o fato de ter visão global do que está acontecendo possibilita traçar estratégias e ser preventivo. Ainda mais em se tratando de um futuro político. A sua imagem deve ser preservada a partir de agora.

Cabe ao assessor discutir com ele aspectos que estão ou que podem prejudicá-lo. Refiro-me, a título de exemplo, em prestar atenção aos pontos deselegantes (vamos dizer, gestos deselegantes) que por força do hábito (cacoetes) o pretendente a cargo político comete e dar um toque - com toda elegância - para que este se dê conta de que, indiferente do ambiente que venha a frequentar, nenhuma estripulia de sua linguagem não-verbal será tolerada. Todo e qualquer deslize será motivo de comentários..... negativos, com certeza!!

A autoconfiança de quem assessora é necessária. Caso o assessor venha a perder o chão em função de um certo deslumbramento com o cargo, passa a ser prejudicial pelo fato de impossibilitar uma visão objetiva da realidade que está posta. E nesta circunstância entra a habilidade de uma pessoa querida que um assessor deveria sempre ter ao seu lado para lhe cutucar e dizer: “Ei, amigo, terra chamando!”





quinta-feira, 11 de agosto de 2011

O futuro para os profissionais de secretariado

A profissão de Secretário, que tem sua origem através dos Escribas, homens que dominavam a escrita, faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens, alcança destaque nas décadas de 50 e 60.

O início da atuação dos profissionais de secretariado, que ocupavam uma posição operacional, consistia basicamente no desempenho de técnicas secretariais. Suas atribuições eram compostas por atividades como: executar tarefas relativas à anotação e redação, inclusive em idiomas estrangeiros, datilografar e organizar documentos e outros serviços de escritório como recepção e registros de compromissos.

Um pouco mais adiante, com o Secretariado já instituído na categoria de profissão, as atribuições dispostas são mais abrangentes, como: assistência e assessoramento direto a executivos, planejamento, organização e direção de serviços de secretaria, coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

O perfil exigido do profissional na década de 60 requeria apenas pessoas com domínio de língua estrangeira e ótima datilografia, muito diferente do que se exige hoje. Com as transformações que vem ocorrendo na dinâmica social e empresarial, o profissional é inserido no contexto das atividades empreendedoras, iniciadoras e criadoras contribuindo significantemente na construção da organização empresarial.
As atribuições que compreendiam o perfil do profissional de secretariado desde o início de sua profissão, assim como as mudanças ocorridas em todo o cenário mundial, mais especificamente nas empresas, que estabeleceram então as novas atribuições presentes na Lei de Regulamentação da Profissão do Secretário, são conhecidas por todos nós.

A partir dos fatos citados e considerando a evolução constante do mundo globalizado, podemos partir então para as perspectivas para a profissão de Secretariado, assim como a possibilidade de novas atribuições.Algumas profissões do futuro apresentadas pela pesquisa realizada pelo FastFuture (www.fastfuture.com), nos levam a relacioná-las com atribuições que fazem parte do perfil do Secretário Executivo, através de suas competências, habilidades e atitudes.

A primeira é o “Gestor de Informação Virtual”, especialista responsável por ajudar na organização da vida eletrônica. Sendo o Secretário Executivo, profissional conhecedor de informática, organizador, com capacidade de síntese, criativo e discreto, capaz de conhecer as necessidades de quem irá atender, e através disso criar um software capaz de facilitar a vida de seu usuário, através de guias que contenham os passos detalhados para utilizar cada função, além de alertar sobre riscos e dados salvos no sistema de modo redundante, que possam ser excluídos. Assim o profissional facilita o acesso virtual de quem não tem tempo ou não possui os conhecimentos técnicos para lidar com esse meio eletrônico.

Outra profissão seria “Gestores de Dados Excessivos”, na qual o profissional fica responsável por cuidar dos dados que seu cliente fornece na internet e redes sociais. Para isso o profissional deve conhecer muito além das técnicas de informática; deve compreender também os direitos legais, conhecer o trabalho do seu cliente, para saber discernir entre informações que podem ser prejudiciais, evitando sérios problemas além do roubo de identidade. Função que caberia ao profissional de secretariado principalmente por sua capacidade de discernimento, comprometimento, agilidade de raciocínio, ponderação e discrição.

Ser “Especialista em Social Networking” também caberia ao profissional de secretariado, que atenderia pessoas marginalizadas ou traumatizadas pelas redes sociais. Para isso, o profissional, que já é conhecedor das redes sociais, também deverá entender das técnicas de estratégias para sobrevivência no “mundo conectado”. O profissional deve ajudar o cliente a determinar as causas de uma imagem negativa perante as redes sociais e também desempenhar esse papel de gerenciar as redes sociais de pessoas que simplesmente não gostam e se sentem pressionadas a fazer parte deste mundo virtual.

Por último, o “Personal Brander”, criador dos perfis sociais de celebridades, publicitários, famosos em geral. Para garantir que o profissional crie as marcas pessoais, através das mídias e sites, além de gerenciar os assuntos, problemas, que deverão chegar a essas pessoas, ele deverá contar com suas habilidades de planejamento, organização e controle; capacidade de identificar, analisar e encaminhar para solução, possuir conhecimento de gestão da informação, além de possuir várias atitudes como, discernimento, discrição, posicionamento, criatividade, entre outras.

Podemos concluir que a profissão de secretário evoluiu significativamente desde seu surgimento até os dias atuais, e a tendência é que continue evoluindo, criando possibilidades variadas para a atuação do profissional, que possui conhecimentos, habilidades e atitudes que possibilitam essas diversas atuações, para tanto, ele deve se manter não só atualizado, como também um passo a frente, preparado para o que o futuro irá apresentar.


Autora:
Thays Ferreira Lima, secretária executiva, aluna do MBS - Pós Graduação em Secretariado: Gestão de Pessoas e Processos, convênio CESUSC/SINSESC, em Florianópolis (SC).

segunda-feira, 8 de agosto de 2011

Profissão de Secretário: tendências para 2030


É notório o crescimento e o constante reconhecimento que o profissional de Secretariado vem adquirindo desde a regulamentação da profissão em 1985. Este profissional hoje possui uma gama variada de responsabilidades e atua nas mais variadas áreas. Cada vez mais observa-se que além de ser “multitarefa”, o(a) secretário(a) que preza pela (meta)competência também deve acompanhar o mercado, desenvolver sua habilidade com idiomas, estando atualizado com os acontecimentos de seu estado, país, mundo - e não somente ao que diz respeito à sua área, e também atento às inovações tecnológicas e seu impacto e interferências no mundo atual.

Com isso, percebe-se que assim como a profissão tem sido cada vez mais valorizada ao longo dos anos, também aumenta proporcionalmente o nível de expectativas e exigências acerca da atuação do profissional de Secretariado; a exemplo de uma razão matemática, também aumenta seu espaço ocupado no mercado. Tudo isso contribui para o desenvolvimento da profissão como um todo e agrega valor àquele profissional que genuinamente busca o conhecimento, participa de cursos de atualização e procura seu envolvimento com as novidades tecnológicas, compreendendo a interação destas com sua própria imagem e inserção no mercado, tendo em vista a eclosão das “redes sociais”, que podem tornar-se uma importante ferramenta de trabalho aos que souberem utilizá-las.

Em seu texto no site “Administradores, o portal da administração”, Julio Cezar Cardoso, conferencista, consultor de empresas e professor da Universidade Estadual do Rio de Janeiro escreveu um artigo no qual coloca o futuro das secretárias em xeque, considerando os avanços tecnológicos que poderiam tirar a “utilidade” da secretária das empresas. Cita que o “futuro” alternativo para o profissional de secretariado seria gerenciar equipes, atuando como facilitadora no auxílio à tomada de decisões do executivo. Como profissionais de secretariado poderíamos dizer que o texto - publicado em outubro de 2010 – na verdade expõe como “futuro” o que já é realidade na maior parte das empresas que já apreendeu o verdadeiro papel do profissional de Secretariado. Porém, por meio desse texto, podemos observar como é ainda longo o caminho para o alcance total dessa apreensão.

Tendo essa referência como padrão de realidade do profissional de secretariado nos dias de hoje, pode-se concluir que daqui a 20 anos o papel da secretária estará infinitamente mais amplo. Considero que haverá uma atuação muito mais próxima à área de Tecnologia da Informação, haja vista a necessidade contínua e imperativa de transmissão e troca de informações, processos estes que se dão de maneira cada vez mais tecnológica.

Nos anos 80 e 90, “The Jetsons” era um desenho animado futurista, no qual, apesar de estereotipar demasiadamente os papéis já conhecidos de “dona de casa” e “pai de família”, ilustrou muito bem o que imagino que possa se tornar a realidade de trabalho daqui a 20 anos. No desenho, o pai, George Jetson, recebia um chamado através de uma tela que surgia toda vez que seu chefe precisava falar com ele. A maior parte dos contatos retratados entre chefia e funcionário se dava de maneira virtual. Percebo o assessoramento exercido pela(o) secretária(o) muito próximo a isso em 2030. Não haverá mais tanta necessidade do assessoramento presencial quando existem tecnologias que podem manter o profissional virtualmente conectado a qualquer pessoa a qualquer hora.

Isso poderá abrir um leque de possibilidades de atuação aos profissionais que se adiantarem em investir em seu capital intelectual/tecnológico, pois estarão aptos a prestar assessoria a diversos executivos, de diversas partes do mundo e de diferentes áreas, atuando, dessa forma, de maneira mais autônoma.

Obviamente que para tanto o profissional deverá estar em constante aprimoramento, buscando conhecer sobre diversas áreas e novidades tecnológicas. Na obra “Metacompetência”, Mussak (2003) cita que o conhecimento já não é por si só sinônimo de competência, mas é componente fundamental e o que mais necessita ser reposto. Também menciona Peter Drucker que criou a expressão “trabalhadores do conhecimento”, os quais são profissionais que além de serem fornecedores de conhecimento, têm que diariamente aprimorar-se em relação às novidades que surgem, especialmente as tecnológicas.

Essa já está se tornando a realidade do profissional de Secretariado. Imaginemos como será então para o profissional de 2030 que, sozinho, irá assessorar virtualmente um executivo do ramo de tecnologia no Japão, outro do ramo automobilístico nos Estados Unidos e outro da área de Esportes no Brasil? O escritório será virtual, e o assessoramento se dará através de monitores 5D, que transmitirão em tempo real tudo que o profissional de secretariado precisará repassar ao seu executivo.

Surge então o conceito de “Metanóia”, no conceito de Tranjan (2002), como uma nova maneira de enxergar a realidade, é a transformação, livrando-se dos entulhos a fim de liberar o espaço para o novo. Um pensamento superior sobre o mercado, os negócios, clientes, liderança e equipe. Será esse conceito que passaremos a ter que desenvolver: a busca pelo novo, pela mudança.

O profissional de Secretariado pode alcançar tudo isso. Basta dedicação e estudo. As ferramentas já as possuímos, basta a vontade de sair do status quo e alçar novos voos. A ordem agora, além de ser metacompetente, também é ser metanóico. O profissional de Secretariado irá tornar-se símbolo de arrojo, inovação e flexibilidade. Rumo a 2030!!


Referências:

JULIO CEZAR CARDOSO. O futuro das secretárias em xeque. Disponível em: . Acesso em: 23 jun. 2011.

MUSSAK, Eugenio. Metacompetência: Uma nova visão do trabalho e da realização pessoal. São Paulo: Gente, 2003.

TRANJAN, Roberto Adami. Metanóia: Uma história de tomada de decisão que fará você rever seus conceitos. São Paulo: Gente, 2002




Autora:
Caroline Vidal Cabezas, estudante do curso de pós graduação: MBS - Gestão de Pessoas e Processos, Especialização em Secretariado - Convênio CESUSC/SINSESC, em Florianópolis (SC).

domingo, 7 de agosto de 2011

Novos modelos de administração

O panorama que se apresentou no final do século XX estava repleto de profundas mudanças, que influenciaram as organizações como um todo. Pressionadas pela crescente concorrência global, enfrentaram um contexto extremamente competitivo em termos de maior produtividade, lucratividade e redução nos custos de mão-de-obra.

Com a globalização da economia formou-se um mercado mundial, resultado do processo de abertura e interligação das economias, com a eliminação de restrições alfandegárias e tributárias. Isto fez com que as organizações tivessem que ser competitivas em escala global, para concorrerem também com organizações de outros países.

Os avanços tecnológicos, representados pelos computadores e pela tecnologia de informação e de comunicações, também, desempenham um papel fundamental na reorganização das organizações. Desde a primeira onda de automação que atingiu o setor industrial ao final de 1950 e princípio de 1960, os computadores e as novas tecnologias vêm tornando desnecessário o trabalho de muitos profissionais tanto nos processos produtivos como nos administrativos, incluindo a prestação de serviços. Por outro lado, resulta em aumento de produtividade e lucros, e garante a competitividade das empresas numa economia globalizada.

Outro fator que, da mesma forma, modificou significativamente as organizações, é a sua necessidade de achatamento da pirâmide organizacional, com a eliminação de níveis hierárquicos, para ganhar mais velocidade na tomada de decisões e simplificar os processos de trabalho, objetivando a redução de custos e a utilização eficiente de recursos. Tudo em nome do aumento da produtividade e da competitividade. Muitas já iniciaram, nos anos 80, projetos de downsizing, que significa enxugamento, diminuição de tamanho.

Não menos importante como figurante das mudanças em processo, está sendo a ênfase no cliente, com a disseminação das doutrinas da qualidade total e satisfação do cliente. A Era da Qualidade colocou o cliente em primeiro lugar. Seus desejos e interesses passaram a ser valorizados, da mesma forma como ele, cliente, passou a se valorizar e não comprar os produtos que as empresas queriam que ele comprasse. Ele começou a questionar o que estava comprando, do material de que determinado produto era feito ao valor agregado, do atendimento no lugar de compra à sua real utilidade, sem se esquecer do atendimento pós-venda.

Para sobreviver frente a este cenário com alguns de seus novos protagonistas - a economia globalizada, as inovações tecnológicas, a redução da escala hierárquica e a ênfase no cliente - muitas organizações procuram reavaliar ideias e princípios norteadores do modelo tradicional e colocar em cena novas tendências que estão reformulando os antigos conceitos de administração e contribuindo para o despontar de novos modelos, como o modelo japonês de administração, a reengenharia e o benchmarking6. (MAXIMIANO, 1997).

A estrutura hierárquica, também, sofre alterações com a eliminação de níveis gerenciais e a introdução do trabalho de equipes multiqualificadas que trabalham em conjunto, compartilhando ideias na projeção de novos produtos ou na solução de problemas.

A reengenharia consiste, em termos gerais, no redesenho de processos produtivos e/ou administrativos, tendo como objetivo uma reformulação na maneira de conduzir os negócios.Sob o título amplo de reengenharia, as empresas começaram a achatar suas tradicionais pirâmides organizacionais e delegando, cada vez mais, a responsabilidade pela tomada de decisões às equipes de trabalho.

Com a redução e simplificação de processos de produção, bem como de processos administrativos, muitos cargos novos foram definidos, com novas habilidades; outros foram enriquecidos horizontal e verticalmente; outros reclassificados, assim como cargos foram eliminados do organograma das organizações. (CHIAVENATO, 1996). O objetivo foi torná-las mais dinâmicas e flexíveis, dando poder de tomada de decisões aos trabalhadores mais diretamente envolvidos nos processos.

O benchmarking foi outra arma usada pelas organizações no combate aos novos protagonistas no mercado. Maximiano (1997, p. 354) define benchmarking como sendo “uma técnica que consiste em fazer comparações e procurar imitar as organizações, concorrentes ou não, do mesmo ramo de negócios ou de outros, que façam algo de maneira particularmente bem feita.” Em outras palavras, é o ponto de referência que merece ser imitado, o que não significa uma cópia tal e qual, mas adaptada à realidade do interessado.

Para Chiavenato (1996, p. 143), benchmarking “é um processo contínuo e sistemático de pesquisa para avaliar produtos, serviços e processos de trabalho de empresas ou organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas, com o propósito de aprimoramento organizacional.”

Embora possa dar ideia de ser algo comum e simples, a técnica do benchmarking é pautada em “cinco etapas: planejamento, análise, integração, ação e maturidade”, como destaca Maximiano (1997, p. 355), que precisam ser levadas em consideração para o êxito na aplicação da técnica.



Fonte:

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos na empresa. São Paulo: Atlas, 1996.

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da administração: da
escola científica à competividade em economia globalizada. São Paulo: Atlas, 1997.

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.