Vivências e convivências

Vivências e convivências

quarta-feira, 21 de dezembro de 2011

É Natal!!!!


Vou-me apoiar em Goethe para formular minha mensagem de Natal.

"Nenhum grande homem jamais alcançou sua posição sem ter uma vez sonhado em ser grande;
Mas para cada grande homem que sonhou
ser grande, existem milhares de sonhadores que não progrediram;
Eles falharam apenas por terem sonhado
por tempo demais."


O corre-corre do dia a dia, a desesperança, o cansaço, as incertezas que vivenciamos sob vários aspectos, provavelmente nos levam a postergar a concretização de sonhos que sonhamos a tempos. Isso acontece com você; e isso acontece comigo também.

Mas é na mágia do Natal que reacendemos a esperança de que o sonho sempre sonhado pode ser real no dia seguinte.
Que Deus abençoe todos vocês para que seus sonhos possam em breve se realizar!!

Feliz Natal!!!

segunda-feira, 12 de dezembro de 2011

Como posso ser feliz?


"Cada uma de nossas ações conscientes e, de certa forma, toda a nossa vida podem ser vistas como resposta à grande pergunta que desafia a todos:

Como posso ser feliz?

No entanto, estranhamente, minha impressão é que as pessoas que vivem em países de grande desenvolvimento material são de certa forma menos satisfeitas, menos felizes do que as que vivem em países menos desenvolvidos.

Esse sofrimento interior está claramente associado a uma confusão cada vez maior sobre o que de fato constitui a moralidade e quais são os seus fundamentos. A meu ver, criamos uma sociedade em que as pessoas acham cada vez mais difícil demonstrar um mínimo de afeto aos outros. Em vez da noção de comunidade e da sensação de fazer parte de um grupo, encontramos um alto grau de solidão e perda de laços afetivos.

O que gera essa situação é a retórica contemporânea de crescimento e desenvolvimento econômico, que reforça intensamente a tendência das pessoas para a competitividade e a inveja. E com isso vem a percepção da necessidade de mater as aparências - por si só uma importante fonte de problemas, tensões e infelicidade.

O descaso pela dimensão interior do homem fez com que todos os grandes movimentos dos últimos cem anos ou mais - democracia, liberalismo, socialismo - tenham deixado de produzir os benefícios que deveriam ter proporcionado ao mundo, apesar de tantas ideias maravilhosas.

Meu apelo por uma revolução espiritual não é um apelo por uma revolução religiosa. Considero que a espiritualidade esteja relacionada com aquelas qualidades do espírito humano - tais como amor e compaixão, paciência, tolerância, capacidade de perdoar, contentamento, noção de responsabilidade, noção de harmonia - que trazem felicidade tanto para a própria pessoa quanto para os outros.

É por isso que às vezes digo que talvez se possa dispensar a religião. O que não se pode dispensar são essas qualidades espirituais básicas."

by Dalai Lama, em Uma Ética para o Novo Milênio.



quarta-feira, 30 de novembro de 2011

Almas perfumadas

O título deste post é em homenagem aos participantes do curso de Gestão de Rotinas da Secretaria, que ministrei na semana passada em Joaçaba (SC), sob a coordenação da Associação Industrial e Comercial do Oeste Catarinense (ACIOC).

Cabe-me agradecer o privilégio de ter tido no curso profissionais iluminados e interessados que fazem com que nós, professores, tenhamos nosso conhecimento transformado. Que fazem com que tenhamos palavras inspiradas para tratar de ações e convivências diárias, que nem sempre são motivadoras e geradoras de entusiasmo. E que, mesmo assim, persistem porque acreditam que vale a pena fazer sempre.....

E, hoje, uma dessas pessoas iluminadas me enviou por e-mail o seguinte texto, que quero compartilhar com vocês.

"Almas perfumadas

Almas perfumadas são aquelas que chegam ao Trono do Altíssimo como incenso agradável.
Tem gente que tem cheiro de passarinho quando canta. De flor quando ri.
Ao lado delas, a gente se sente no balanço de uma rede que dança gostoso numa tarde grande, sem relógios e sem agenda.
O tempo é outro. E a vida fica com a cara que ela tem de verdade, mas que a gente desaprende de ver.
Tem gente que tem cheiro de colo de Deus. Ao lado delas a gente sabe que os anjos existem e que alguns são invisíveis.
Ao lado delas pode ser abril, mas parece manhã de Natal.
Tem gente que tem cheiro das estrelas que Deus acendeu no céu. Ao lado delas, a gente não acha que o amor é possível, tem certeza. A gente se sente visitando um lugar feito de alegria, saboreando a delícia do toque suave que sua presença sopra no coração.
Tem gente que tem cheiro de cafuné sem pressa. Do acalanto que o silêncio canta. De passeio no jardim.
Ao lado delas, a gente se lembra que no instante em que rimos Deus está conosco, juntinho ao nosso lado. E a gente ri grande, que nem menino arteiro.
Descobri que posso ser assim se deixar o amor de Cristo se manifestar em mim.
Que nossas almas possam ter o cheiro do Espírito de Deus,bom suave e agradável."

(Autor desconhecido)



terça-feira, 15 de novembro de 2011

Serviço à Francesa

Ideal para refeições formais, é considerado o serviço oficial para reuniões de caráter diplomático, é o mais requintado.

O serviço à francesa carateriza-se, basicamente, pelo próprio comensal se servir de especiaria ou prato para ele oferecido, através de uma travessa, por um garçom ou copeiro.

São regras gerais de um serviço à francesa:

a) Tratando-se de serviço específico para ocasiões formais, é imprescindível o refinamento e a harmonia dos acessórios e decoração ao trabalho dos garçons.

b) A mesa deve ser colocada com os acessórios necessários para a refeição, de acordo com as regras de colocação de mesa.

c) A distribuição dos lugares à mesa obedece a uma ordem de precedência. O lugar de honra fica à direita da hostess e do anfitrião. O cavalheiro mais importante, o homenageado, senta-se à direita da anfitriã. A sua esposa, senta-se à direita do anfitrião.

d) Os garçons servem os pratos pela esquerda dos convidados a uma altura e distância confortáveis para que eles se sirvam da comida.

e) As bebidas são servidas pela direita do convidado.

f) Depois que o convidado termina de comer, o prato é retirado pela direita e um limpo é recolocado pela esquerda, num movimento simultâneo.

g) Cabe ao garçom servir primeiro as senhoras e depois os homens, deixando a anfitriã como a última entre as senhoras e o anfitrião como o último entre os homens.

h) Havendo convidados de honra, a mulher convidada de honra é servida em primeiro lugar; em seguida, todas as mulheres, encerrando pela anfitriã. Para os homens, o procedimento é o mesmo.

i) Aguarda-se a anfitriã levantar seu talher para se começar a comer.

j) O café preferencialmente é servido fora da mesa, num outro ambiente. Cabe à anfitriã ou ao anfitrião aguardar que todos tenham terminado a refeição, para, então convidá-los para o café.

k) O serviço de licor é após ou paralelo ao serviço do café.



Referência:

RIBEIRO, Célia. Etiqueta século XXI: um guia prático de boas maneiras para os novos tempos. 3.ed. Porto Alegre: L&PM, 2008.

quinta-feira, 3 de novembro de 2011

Quem são as pessoas mais salutares que você conhece?

Karl Albrecht, em seu livro "A Inteligência Social: a nova ciência do sucesso", Editora M.Books do Brasil, apresenta as cinco dimensões da Inteligência Social, quais sejam: consciência situacional, presença, autenticidade, clareza, empatia.

Afirma: "a autenticidade envolve o desejo e a habilidade de ser franco, e não forçado ou empolado. Ela é o seu jeito de se associar com as outras pessoas e tornar-se digno da confiança delas. É a diferença entre ser genuíno e ser falso. É uma confiança ou crença em si mesmo, que lhe permite assumir a autoria e a propriedade de seu espaço ou lugar."

Em seguida convida a nos pensar nas pessoas mais salutares que conhecemos. E lança questionamentos como:

> Quem é a pessoa mais positiva em sua vida? E por que ela sempre consegue ver o melhor lado, nunca começando pelo pior lado de cada situação?

> Quem é a pessoa mais generosa em sua vida? Quem, caso você lhe pedisse numa época de grande apuro pessoal, o ajudaria ou lhe emprestaria dinheiro sem fazer perguntas?

> Quem é a pessoa mais enérgica em sua vida? Quem tem o som da vibração na voz e mal pode esperar para começar, para ir a lgum lugar ou fazer alguma coisa?

> Quem é a pessoa mais entusiástica em sua vida? Quem possui um zelo honesto pela vida e por tudo o que ela contém?

> Quem é a pessoa mais gentil em sua vida? Quem trata todo mundo com amor e respeito, e é capaz de enxergar a bondade nos outros?

> Quem é a pessoa mais atenciosa em sua vida? Quem marca presença com pequenos toques (um aperto de mão, um cartão, um abraço, um presente, uma xícara de café, um telefonema), sem motivo especial?

> Quem é a pessoa mais engraçada em sua vida? Quem é que lhe proporciona gargalhadas naturais e irreprimíveis?

terça-feira, 1 de novembro de 2011

Questões de protocolo

O lugar de honra é, sempre, a direita do anfitrião.

No automóvel, o lugar de honra é no assento traseiro à direita em relação ao motorista; segue o lugar no assento traseiro à esquerda; por último o lugar do meio. O banco da frente é para assessores e o segurança.

Quem entra primeiro é a autoridade ou convidado de maior hierarquia. O anfitrião dá a vonta e entra pela outra porta do carro.

Convencionou-se o centro da mesa como o lugar de honra, pela posição estratégica, por ser o lugar de onde o anfitirão comanda o evento. Pode acontecer de um convidado ter hierarquia superior à do anfitrião, que lhe cede a posição à mesa como deferência e cortesia.
O anfitrião deverá sentar à esquerda da autoridade, ficando à direita o convidado de maior hierarquia presente. Se não houver autoridade de hierarquia superior, a prerrogativa da direita será do anfitrião.

A composição de Mesa de Honra numa solenidade obedece a ordem de precedência das autoridades convidadas e confirmadas. Recomenda-se que uma mesa de Honra seja integrada por, no máximo, sete autoridades.

Para que cada autoridade ocupe o seu lugar correto à mesa, uma pessoa (recepcionista) deve ser designada para orientar seu lugar.

quarta-feira, 26 de outubro de 2011

Palavras de Madre Tereza de Calcutá




As pessoas geralmente são pouco razoáveis, ilógicas e egoístas.
Perdoe-as, mesmo assim.
Se você for bondoso, alguns poderão acusá-lo de estar agindo por interesse.
Seja bondoso, mesmo assim.
Se você for bem-sucedido, ganhará alguns falsos amigos e verdadeiros inimigos.
Seja bem-sucedido, mesmo assim.
Se você for honesto e aberto, algumas pessoas poderão enganá-lo.
Seja honesto e aberto, ainda assim.
O que você passou anos construindo alguém poderá destruir do dia para a noite.
Construa, mesmo assim.
Se você encontrar paz e felicidade, as pessoas poderão sentir inveja.
Seja feliz, mesmo assim.
O bem que você faz hoje muitos esquecerão amanhã.
Faça o bem, mesmo assim.
Dê ao mundo o melhor que você tem, mas talvez nunca seja suficiente.
Mas dê ao mundo o melhor que você tem.
Entenda, no cômputo final, tudo acontece entre você e Deus;
nunca foi mesmo entre você e os outros.



(by Madre Tereza)

segunda-feira, 24 de outubro de 2011

Be a time-saver, not a time-waster!!

Except for necessary business, stay off the phone.

Keep breaks and lunch to designated time frame.

Save personal reading for personal time.

Leave no time for the rumor mill or gossip.

Remember: Good manners send a good message about you!!



(Written by Valerie Sokolosky, in The Little Instruction Book of Business Etiquette.)

sexta-feira, 21 de outubro de 2011

Os tipos comportamentais que podem compor a equipe de trabalho

Desde a Antiguidade, pensadores e filósofos vêm tentando classificar e entender as diferenças individuais. Há milhares de anos, os chineses relacionaram as diversas personalidades a doze animais: rato, boi, tigre, coelho, dragão, serpente, cavalo, carneiro, macaco, galo, cão e javali. Eles diziam que cada ano pertencia a um bicho e que a personalidade era determinada por esse animal. Nascia o horóscopo chinês.

Na Grécia Antiga, Hipócrates constatou a existência de quatro humores relacionados à predominância de secreções orgânicas no corpo humano: fleuma, sangue, bilís amarela ou bílis negra. Essa teoria foi mais tarde aperfeiçoada pelo médico romano Galeno, que definiu os tipos como fleumático, sanguíneo, colérico e melancólico, respectivamente. Os fleumáticos são cordiais, gentis e querem agradar aos outros. Os sanguíneos têm o dom da persuasão e da motivação. Entre os coléricos, estão os mais competitivos e determinados. E os melancólicos prezam a organização e a obediência. (BOOG; BOOG, 2004).

Qualquer semelhança dessas categorias com amantes, reis, guerreiros e magos não é mera coincidência, é uma preocupação ancestral do homem: a de compreender a si mesmo e aos outros. A classificação em quatro perfis vem sendo adotada há mais de dois mil anos e serve de referência para modelos atuais como os defendidos por Boog e Boog (2004) e pelos especialistas internacionais em comportamento.

Por trás dessas abordagens está a percepção de que os indivíduos têm motivações diferentes. E de que há uma espécie de energia individual que move o ser humano. O psiquiatra suíço Carl G. Jung se dedicou ao estudo dessas diferenças comportamentais e percebeu a existência de quatro tipos psicológicos básicos: intuição, sensação, pensamento e sentimento. As categorias propostas por Jung, nos anos 20, formam a base para boa parte das tipificações que vieram depois dele, inclusive a que percebe as pessoas respectivamente como: reis, guerreiros, magos e amantes. (BOOG; BOOG, 2004).

O guerreiro, de acordo com Jung (Apud BOOG; BOOG, 2004), são voltados ao curto prazo, são diretos e mais “secos” nos relacionamentos e se baseiam muito na razão e lógica. Tem excitabilidade e energias altas. Isso significa que os guerreiros são ótimos para realizar metas. São os “tocadores” e “fazedores”, dentro desta característica os guerreiros têm a tendência ao estresse, sendo workaholics.

Os guerreiros têm o foco no presente, no “aqui e agora”, sendo tão voltados às suas tarefas, que tendem a ter dificuldades maiores nos relacionamentos, percebendo que muita ênfase nos relacionamentos é perda de tempo. São vistos, por isso, como excessivamente diretos, secos e até grossos. São mobilizados pelos órgãos dos sentidos: gostam das coisas materiais que possam tocar, pesar, avaliar, cheirar, medir. Tudo o que não se encaixa nesses critérios sensoriais de perceber o mundo é visto por eles com desconfiança.

O tipo rei é mais voltado ao longo prazo, tem excitabilidade alta e energia baixa. Isso significa que são ótimos indicadores e empreendedores, mas sua grande dificuldade é terminar o que começam. Os reis têm uma visão do tempo mais a longo prazo, situando-se mais no futuro do que no presente. Adoram ser o foco das atenções e gostam de pessoas ao seu lado, principalmente se elas estiverem aplaudindo.

Para Jung (Apud BOOG; BOOG, 2004), o rei usa muito seu lado intuitivo, percebendo claramente o sistema como um todo, por isso o rei está sempre em busca de novidades, bastante irrequieto com o estado atual das coisas, quer sempre trazer modificações.

Os indivíduos do tipo mago são perfeccionistas, meticulosos, organizados, persistentes, críticos, disciplinados, sérios. Eles têm a energia Yin, se ajustam ao mundo, são mais voltados ao curto prazo, são diretos e secos nos relacionamentos. O mago é o oposto do rei: tem muita energia e baixa excitabilidade. Os magos são ótimos para estruturar e organizar as coisas. São metódicos e tendem ao perfeccionismo. Levam suas tarefas até o fim.

Sua visão é de curto prazo. São voltados a colocar ordem nas coisas. São amáveis, mas formais, e relativamente secos nos relacionamentos. Tendem a se isolar, curtindo mais seus momentos de análise que muitos contatos sociais ou festas. Adoram estar certos e têm muito prazer em resolver problemas difíceis e complexos. O mago, quando já se trabalhou em um processo de conscientização e crescimento pessoal, torna-se um possuidor de sabedoria e poder de discernimento, bom senso e clareza de pensamento. (BOOG; BOOG, 2004).

Os indivíduos do tipo amante são cordiais, ponderados, respeitadores, amáveis, harmonizadores, compreensivos e bons ouvintes. Ajustam-se ao mundo, voltados ao longo prazo, são ótimos nos relacionamentos e perfeitos para construir e manter equipes. Pouco metódicos, mas dão um enorme foco às relações.

De acordo com Boog e Boog (2004), o psiquiatra suíço percebeu ainda que as pessoas podem ser extrovertidas se voltadas para o mundo concreto, ou introvertidas, quando preocupadas com valores subjetivos e com o mundo interno. Para Jung, os intuitivos seriam aqueles voltados para o futuro, pessoas criativas e inovadoras. O tipo “sensação” é mais prático e realista. O “pensamento” aprecia a lógica e a organização. E o “sentimento” é regido pelas relações interpessoais.

O desafio de compreender a diversidade humana e aprender a conviver com ela está na ordem do dia das organizações. Os gestores começaram a se dar conta de que trabalhar com equipes mistas pode ser mais eficaz e produtivo do que unir pessoas de comportamento semelhante. É por isso que as empresas estão cada vez mais preocupadas em identificar não só as competências técnicas, mas também as diferenças individuais ainda no processo de seleção. (BOOG; BOOG, 2004).

Nesse contexto, segundo Boog e Boog (2004), surgem sistemas como o Human Dynamics, proposto pela psicóloga norte-americana Sandra Seagal. A partir de uma pesquisa com mais de 40 mil pessoas de 25 culturas, ela descobriu que os seres humanos possuem dinâmicas de personalidades diferentes que influenciam desde a maneira de falar até os comportamentos e os valores. Existe aquele tipo que demora a tomar decisões porque planeja tudo a longo prazo. E também há o que está sempre correndo e nunca tem tempo para conversar. Há ainda o mais passional, movido por relacionamentos.

Segundo os autores, a pesquisa identificou três princípios básicos que regem as personalidades: mental, físico e emocional. O modelo tem sido adotado com sucesso para compor equipes e melhorar a gestão de grandes corporações. Não se trata de descobrir se um estilo é melhor ou pior que o outro. Eles são apenas diferentes – e isso pode ser muito bom.

Referências:

BOOG, Gustavo; BOOG, Magdalena. Conviver em equipe: Construindo relacionamentos sustentáveis. 2. ed. São Paulo: M. Books do Brasil, 2004.


Fonte: Texto extraído da monografia elaborada por Rosane Fontanella: Pós graduada em Secretariado Gestão de Pessoas e Processos pelo CESUSC/SINSESC, intitulada: Os tipos comportamentais dos executivos e a postura do profissional de secretariado

terça-feira, 18 de outubro de 2011

De que ações o secretariado precisa para ser bem sucedido/reconhecido?

Em 29 de setembro de 2011 tive a oportunidade de participar do II ENASEC, organizado pelos acadêmicos do curso de Secretariado Executivo da UFSC. Fui uma das debatedoras da mesa redonda, com o tema: Uma conversa sobre a profissão de Secretário.
Reproduzo aqui algumas das afirmações e questionamentos que fiz na ocasião.

“Exerci o secretariado, ensino secretariado, estudo e pesquiso secretariado, leio secretariado, falo sobre o secretariado, discuto secretariado, transpareço secretariado. E quanto mais faço tudo isso, muitas dúvidas e perguntas ainda tenho.

E persiste só uma certeza: tanto na área de secretariado como em qualquer outra, o sucesso e êxito profissional acontece para quem tem um planejamento de carreira. Ter planejamento de carreira significa, antes de qualquer coisa, optar por algo que tem a ver com a pessoa e gostar de fazer isso.

Importante frisar que uma profissão me pertence. O cargo que ocupo em uma empresa, é da empresa; faz parte de sua estrutura organizacional.

Agora, optar por ter uma profissão e a partir disso fazer o planejamento de carreira envolve:
• determinação;
• disciplina da perseverança;
• foco;
• assumir o projeto de vida;
• assumir o controle da vida profissional;(ter autoestima, autoconhecimento, autoconfiança);
• investir no aprendizado e na formação;
• e se comprometer com a profissão escolhida.

Significa construir a credibilidade profissional. A construção da credibilidade profissional leva tempo. E começa quando se decide ser secretário. Depende da postura que assumimos.

No caso do secretariado, a sua identidade/imagem profissional está atrelada basicamente em três vertentes:
1) ao processo histórico/cultural, onde ainda há o preconceito que rege o entendimento do que é ser “secretário” e que na minha opinião hoje reside na cabeça de quem é desinformado.
2) aos formadores do secretário executivo, por também terem certa dificuldade em se dar conta do perfil e das competências necessárias; e por não terem clareza ao responder: Quais são os saberes que contribuem para a formação e construção profissional do secretário executivo?

3) e aos profissionais/egressos, que através de sua postura profissional refletem e dizem ao mundo corporativo se são profissionais inspirados, engajados, movidos pela superação, que procuram agregar valor ao seu trabalho, ou apenas usam a profissão como um trampolim para algo que nem eles mesmo sabem.

Vertentes estas que passam a se constituir nos desafios do Secretariado.
Pergunto:
De que ações o secretariado precisa para ser bem sucedido/reconhecido?

domingo, 2 de outubro de 2011

Lições das Estações

Um dos pontos mais interessantes dessa experiência de estar vivendo nos Estados Unidos, mais especificamente no Meio Oeste do país, é a possibilidade de vivenciar as quatro estações do ano. Cada estação tem sua característica, sua beleza e sua maneira de afetar o humor das pessoas.

Todos nós temos tradições e lembranças associadas as diferentes estações. Algumas dessas recordações podem nos fazer chorar ou sorrir, algumas nos deixam orgulhosas de certos momentos de nossa história de vida, outras trazem aquela dorzinha tão conhecida da saudade. Mas certamente cada estação remexe com nossas emoções.

Depois que mudei do Brasil para os Estados Unidos, comecei a perceber mais a beleza e a diferença de cada estação. Não se trata somente de frio ou calor, verão ou inverno. É todo um conjunto de comportamentos, beleza, emoções, que seguem o roteiro das mudanças de estação.
Por exemplo, essa semana dirigindo de volta para casa, observei que os pássaros já estão procurando seu lugar nos fios, como fazem todo ano, para anunciar a chegada do outono. Já sabem o quanto é importante encontrar um lugar aquecido e ao mesmo tempo, a importância de ter os amigos por perto para suportar dias frios e cinzentos.

Sim, o outono chega a trazer certa melancolia e lembranças daqueles que foram tão importantes para nós. Chega o fim de um tempo cheio de energia e atividades externas, proporcionado pelos poucos meses de verão, para vivenciar a queda de temperatura e suportar o vento gelado e cortante.

No entanto essa melancolia pode ser amenizada pela possibilidade de apreciar a mudança de coloração das folhas das árvores. É algo indescritível. A composição das diferentes cores, combinadas com o azul do céu, e muitas vezes seu reflexo nos lagos, é de uma beleza que nos faz esquecer do frio.
É a forma mais bonita da natureza nos mostrar sua força. Ficando bela para ser apreciada em seus últimos momentos, antes de perder todas as folhas e armazenar energia pra suportar outro rigoroso inverno.

E o inverno, por outro lado, é tempo de alegria pela proximidade do Natal. É também um tempo de querer se aconchegar em casa, com comidas quentinhas e gostosas. Ou até mesmo degustar um bom vinho na presença dos amigos, enquanto a neve trata de mudar todo o cenário para essa nova estação.
Às vezes, nós brasileiros que não fomos acostumados com invernos longos e tão rigorosos em nosso país, reclamamos e não temos certeza se conseguiremos sobreviver a tanto frio. Porém até isso é esquecido quando então começamos a ver novamente os primeiros brotinhos nas árvores, sinal de que tudo estava somente hibernando, nada morreu.

E então volta a primavera, como se fosse um recomeço de tudo. Vida nova.
E assim aprendemos a apreciar cada estação, a entender as mudanças, das plantas, dos animais, da paisagem e entender que nosso humor altera junto com as estações.
Dessa forma fica mais fácil ser feliz.


By Schirlei Silveira
(Setembro/2011)

O segredo do Secretariado

São elas, e também eles; atuantes, mas sempre nos bastidores; longe dos holofotes, sempre em segredo; secretariando, sempre presentes, nunca lembrados: Viva o nosso Secretariado!

Profissionais tão importantes para o mercado de trabalho, ouro raro das empresas. Multifacetados, atravessam obstáculos, sempre estão além das fronteiras, antes que você peça, já está na mesa. É claro: não há mais habilidoso atleta no mundo profissional que elas, que eles; aqueles, aquelas que assessoram, alicerçam, buscam e reiteram o que falta para que o acordo seja assinado, o negócio feito, a reunião organizada, o objetivo alcançado e mesmo quando tudo é feito, ninguém percebe quem estava conduzindo o fluxo daquele trabalho inteiro. Eu sei que eles trabalham em segredo, mas preciso dizer, escrever a respeito: Viva o Secretariado!

Secretárias! Secretários! Assistentes? Não! Mais do que isso, impressionantes, atuantes, e sigilosos em suas tarefas. Eles são ocultos, anjos de oito braços e olhos nas costas, leitores das mentes dos seus diretores e gerentes, braço direito e esquerdo da presidência. Espalhem esse segredo: Viva o Secretariado!

Contam as lendas, que o primeiro secretário foi um escriba, de papiro na mão, no antigo Egito, ou na sábia Grécia; dominando a escrita, classificando os arquivos, redigindo as ordens, ou seja, num mundo sem letrados, ele era o único profissional capaz de receber por escrito alguma notícia e repassá-la adiante. Nas mil e uma voltas da história, a tarefa de secretariar foi tomando diversas formas, mas reapareceu à partir dos anos 50, já com a mulher inserida efetivamente no mercado do trabalho das multinacionais. Hoje, não dá para imaginar um executivo sem elas, sem eles, são tantos, são aqueles, que quando chegamos no escritório, já chegaram, e quando partimos, ainda estão lá. Viva o Secretariado!

Ser Secretária, Ser Secretário; bicho estranho, profissional com vocação para servir, colaborar, sentir o que está ocorrendo antes mesmo que algo aconteça. Sexto sentido, toda secretária é bruxa, todo secretário é mago; só pode, só assim para explicar, como eles desempenham tão bem esse papel de agente de mudança, facilitando o trabalho de todos, optando sempre pelo bem estar do outro. Talvez, eles não sejam santos, mas que chegam perto, claro que chegam, e por isso, gritemos todos, antes que a gente esqueça: Viva o Secretariado! Viva! Viva!

Autor: Frank Oliveira - http://cronicasdofrank.blogspot.com/

domingo, 25 de setembro de 2011

As tendências para o Secretariado diante das profissões mapeadas para 2030

Muito se fala de que futuramente a tendência do mundo é de que as máquinas substituirão o ser humano, ou seja, muitas pessoas perderão seus empregos porque serão substituídos por robôs. Eu acredito sim, que com toda essa tecnologia e todo o desenvolvimento tecnológico, isso acontecerá muito em breve. Mas esses robôs substituirão apenas trabalhos operacionais, o que de certa forma, pode ser muito mais rentável e econômico para as empresas. Mas esses robôs jamais substituirão mentes pensantes e brilhantes. Algumas profissões, incluindo a de secretariado executivo, jamais poderão ser substituídas por máquinas, pois elas não pensam, não inovam, não são criativas e não criam soluções.

Segundo estudos feitos e publicados, a tendência profissional para 2030 é totalmente revolucionária e muito diferente do que temos hoje. Já podemos sentir algumas mudanças bruscas em algumas áreas, como por exemplo na medicina, na agricultura, na economia, nas inovações tecnológicas de forma geral. E a área de secretariado não é excludente, visto que as empresas estão exigindo cada vez mais desse profissional. Um profissional que toma atitudes, participa das tomadas de decisões corporativas, é um ser pensante com um papel fundamental em assessoramento. Funções e atividades que nenhum robô poderá fazer e substituir.

Tempos atrás era muito importante saber falar inglês. Quem sabia falar inglês era valorizado na empresa, pois era um diferencial. Hoje em dia, saber falar inglês não é mais um diferencial, e sim uma obrigação. E a conjuntura econômica tem mudado tanto que o idioma do futuro será o mandarim, pois os chineses estão invadindo o mercado mundial. Então o profissional de secretariado do futuro terá que ser poliglota, inteligente, se atualizar, se especializar e acompanhar todas as mudanças, pois as empresas estão mudando a uma velocidade nunca vista antes. Não só tecnologicamente, mas também as formas de administração e seleção de seus funcionários.

Algumas empresas já estão adequando seus funcionários às novas e futuras condições de trabalho. Capacitam seus colaboradores para o trabalho em equipe, desenvolvem plano de carreira para seus talentos que inclui subsídios para cursos de especialização; aos trainees oferecem rotação de cargos por vários departamentos.

Muitas vezes as pessoas vão se adequando a essas novas mudanças sem se dar conta de que o mundo todo está mudando e que já não somos mais os mesmos. Não podemos parar no tempo e acreditar que hoje temos um emprego bom e que ele nos manterá o resto da vida. Esse é um assunto muito interessante para ser abordado, pois a maioria das pessoas pensam no hoje, e nunca param para pensar como será o mundo em 2030. Não podemos nos iludir achando que tudo o que temos hoje será necessário para o resto da vida ou que ter uma faculdade nos garante um futuro promissor! Esqueça isso!!! O futuro está com sede de conhecimento, tecnologia e muitos profissionais capacitados para isso.

Futuramente existirão profissões que nunca imaginamos que pudessem existir, mas se pararmos para pensar, já estamos dando início a todas elas. Em 2009, o governo Britânico e a Fast Future Research fizeram uma série de workshops nas escolas antecipando as novas profissões para 2030. A ideia era motivar os jovens a procurar outras perspectivas profissionais, tendo em atenção a evolução da sociedade e as necessidades que as pessoas terão naquela data.

Inicialmente fizeram uma apresentação, que teve como objetivo mostrar às crianças britânicas a economia do futuro, e garantir que essas crianças saberão identificar as novas oportunidades, criadas pelas inovações tecnológicas e científicas.
Segundo o Fast future (http://www.fastfuture.com/):
• A revolução digital vai continuar a ser cada vez mais acelerada, exigindo a presença de profissionais na área de advocacia virtual, gestores de informação e criadores de marcas pessoais.
• A preservação do ambiente vai ser cada vez mais acompanhada, e não será de estranhar o aparecimento da agricultura vertical, especialistas em clima e policiais para a proteção das condições de ambientes.
• Em 2030 a população vai estar envelhecida e por isso vão aparecer os cirurgiões de implantação de memória e os construtores de partes do corpo humano. Tudo isso para garantir a qualidade de vida das populações envelhecidas, tendo em atenção que a esperança média de vida deverá chegar aos 100 anos.
• Exploração do espaço sideral e aparecimento de profissões associadas, como por exemplo, pilotos espaciais, engenheiros e guias turísticos espaciais.

Devido a essas constatações, foram feitas algumas suposições de profissões do futuro, como por exemplo: construtores de partes do corpo humano; nano-medicina; consultores e gestores em Gerontologia; cirurgião de implantação de memória; consultores em ética; pilotos, arquitetos e guias turísticos espaciais; agricultores verticais; especialistas em reversão e modificação climática; polícia de controle climático; advocacia virtual; gestor de informação virtual; gestores de Avatars e professores virtuais; designers de veículos alternativos; narrowcasters; gestores de dados excessivos; especialista em social networking e personal brander.

Apesar de toda a tecnologia, as profissões do futuro apostam também na qualidade de vida das pessoas. A grande esperança é que as novas profissões e as mudanças delas advindas possam trazer maiores expectativas de melhorias para a população mundial. Quem sabe um dia podemos encontrar a solução de todos os problemas que afetam o nosso planeta e a cura para todas as doenças que matam milhares de pessoas!!!!

Vamos nos permitir e abrir nossas mentes para o conhecimento, pois parando para pensar...... os robôs não saberão fazer tudo isso por nós!!!




Autora: Thalita Andrade, pós graduanda em Secretariado - MBS em Gestão de Pessoas e Processos, pelo convênio CESUSC/SINSESC.


quinta-feira, 15 de setembro de 2011

O jovem com boas maneiras à mesa

Existe algo mais gratificante para uma mãe, que ao receber convidados para uma refeição, pode contar com a boa educação e civilidade de seus filhos à mesa?

O jovem com boas maneiras à mesa:

a) sempre vem para a mesa no momento em que a refeição é servida. Ninguém precisa insistir que venha e nem pedir que lave as mãos antes de se sentar à mesa;
b) espera os adultos se sentarem antes de pegar o seu lugar;
c) só começa a comer quando o anfitrião ou outro adulto o faz;
d) passa a comida primeiro para outros adultos presentes antes de pegar sua própria porção;
e) não enche o prato; pega porções moderadas, porque sabe que pode repetir;
f) põe uma pequena porção de comida no garfo ou colher; mastiga-a direito e engole sem sofreguidão;
g) senta-se ereto à mesa e não brinca com os talheres;
h) e ........

Nada complicado. Apenas atitudes de quem um dia foi orientado no caminho da prática do bem, do respeito, da dignidade para com o próximo, por uma mãe e um pai que sabem como é bom ser bom com o outro.


Texto baseado em:
BALDRIDGE, Letitia. Mais do que boas maneiras. São Paulo: Mandarim, 2000.

terça-feira, 30 de agosto de 2011

O melhor possível




De vez em quando adoro rever e reler alguns dos meus milhares papéis arquivados. São reportagens, notícias a respeito do secretariado, artigos que tratam de normas e regras de etiqueta, e por aí vai. Mas, tem uma pasta em especial que amo abrir e parar para ler. É a pasta que contém inúmeras poesias, bilhetes, mensagens que recebi de alunas e pessoas que me querem bem.
Hoje, cedinho, um dia com chuvas intensas, trovoadas constantes, aqui em Blumenau, decidi pegar a pasta e reler as mensagens.
Como tudo depende de nosso estado emocional, hoje tocou-me profundamente a mensagem que recebi em 2 de dezembro de 1975 (sim, 1975, não errei na data não....) de minha então professora Silda. E com uma imensa saudade de um tempo maravilhoso de menina moça de colegial, transcrevo-a para você.


“Se você não puder ser um pinheiro no cume da montanha, seja uma erva no vale – mas seja! A melhor ervazinha à beira do riacho.
Seja um arbusto, se não puder ser árvore!
Não podemos todos ser capitães, temos que ser exército.
Para todos há na terra alguma coisa.
Há muito trabalho a fazer e poucos trabalhadores.
A tarefa a escolher é a mais próxima.
Se você não puder ser a estrada real,
seja então um atalho!
Não podendo ser sol, seja uma estrela!
Em grandeza, não é que se ganha ou se perde.
Seja o melhor possível, aquilo que você é!

(Autor: D. Malloch)
Uma mensagem para você Eliane
com um abraço da professora Silda
Blumenau, 2/12/1975.”


quarta-feira, 24 de agosto de 2011

Ways to say... I love you

It's the thought behind all the words. For example:



You're on the right track.

You're doing a good job.

You did a lot of work today. Now you've figured it out.

Great!!

Fantastic!!

Wow! I appreciate your help.

I've never seen anyone do it better.

Keep working on it; you're getting better.

You really make my job fun.

That was first class work.

I'm happy to see you working like that.

That's it!! You figured it out fast!

Good work! Outstanding! I like that.

Excellent! I'm very proud of how hard you try. Good job!

sexta-feira, 19 de agosto de 2011

Você gostaria de ser atendido por você?

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.
Por isso, as seguintes máximas - todas super conhecidas por todos - são tão valiosas e fazem uma enorme diferença no dia a dia de quem busca um atendimento com valor humano.

 Tratar a todos como gostaria de ser tratado.
 Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.
 Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.
 Ter tolerância e boa vontade com os outros.
 Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a um outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.
 Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la após pedido de licença e recebimento de permissão para tal.
 Evitar gírias no vocabulário.
 Manter sempre conduta profissional e eficiente.


Atitudes simples, a princípio. Só que fazem toda a diferença se efetivamente colocadas em prática no relacionamento com o outro.

segunda-feira, 15 de agosto de 2011

Que delícia!!



Semana passada ministrei a aula de etiqueta à mesa, na prática, que integra a disciplina de Etiqueta, Cerimonial e Protocolo do curso sequencial de Gestão de Eventos, na Universidade Regional de Blumenau.

O cardápio servido aos estudantes pela Chef Suzana Wascheck, do curso de Gastronomia da Universidade, foi o seguinte:

Entrada: salada de folhas verdes com melão, gengibre e pesto de coentro;

Prato principal: mil folhas de bacalhau acompanhado por vinho tinto seco;

Sobremesa: bavaroise de tangerina e ganache de chocolate. Em foto de Denny Benvenutti.


domingo, 14 de agosto de 2011

Um sutil puxão de orelha, por que não?



Desta semana tive a grata satisfação de conversar com Glauber (nome fictício), assessor de um empresário que tem pretensões políticas nas eleições de 2012.

Como assessor político, Glauber tem uma gama significativa de conhecimentos e informações específicas da área política. Conhecimento que ele tem a partir de sua vivência de anos como militante de um partido político. Preferencialmente, quem está nesta função deve ter vivência política para orientar muitas das decisões estratégicas que deverão ser tomadas mesmo antes do tempo oficial destinado para a campanha.

Procurou-me com o objetivo de entender mais afundo algumas questões que envolvem o assessoramento em linhas gerais. Tivemos um longo bate papo, e determinados posicionamentos meus é que quero compartilhar aqui com vocês. Vamos lá...

Quem assessora jamais pode ter atitude de vaquinha de presépio: Sim, senhor, Sim, senhor.... Quem assessora pondera, recomenda, aconselha e de uma forma equilibrada e sutil dá um puxão de orelha no assessorado, se a situação assim exigir.

Um assessor que sempre concorda, jamais faz um contraponto nas decisões de quem assessora, na verdade não está assessorando. Está secretariando dentro dos limites de necessidades do assessorado. Não passa de executor de tarefas sob o comando do assessorado. Função operacional.

Um assessor com habilidade e competente excede os limites do assessorado. Chega antes. Pensa antes. Antecipa-se. Ele tem um espírito de servidor. Em determinadas ocasiões - atrevo-me a dizer - tem a função de protetor do assessorado. Sim, o fato de ter visão global do que está acontecendo possibilita traçar estratégias e ser preventivo. Ainda mais em se tratando de um futuro político. A sua imagem deve ser preservada a partir de agora.

Cabe ao assessor discutir com ele aspectos que estão ou que podem prejudicá-lo. Refiro-me, a título de exemplo, em prestar atenção aos pontos deselegantes (vamos dizer, gestos deselegantes) que por força do hábito (cacoetes) o pretendente a cargo político comete e dar um toque - com toda elegância - para que este se dê conta de que, indiferente do ambiente que venha a frequentar, nenhuma estripulia de sua linguagem não-verbal será tolerada. Todo e qualquer deslize será motivo de comentários..... negativos, com certeza!!

A autoconfiança de quem assessora é necessária. Caso o assessor venha a perder o chão em função de um certo deslumbramento com o cargo, passa a ser prejudicial pelo fato de impossibilitar uma visão objetiva da realidade que está posta. E nesta circunstância entra a habilidade de uma pessoa querida que um assessor deveria sempre ter ao seu lado para lhe cutucar e dizer: “Ei, amigo, terra chamando!”





quinta-feira, 11 de agosto de 2011

O futuro para os profissionais de secretariado

A profissão de Secretário, que tem sua origem através dos Escribas, homens que dominavam a escrita, faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens, alcança destaque nas décadas de 50 e 60.

O início da atuação dos profissionais de secretariado, que ocupavam uma posição operacional, consistia basicamente no desempenho de técnicas secretariais. Suas atribuições eram compostas por atividades como: executar tarefas relativas à anotação e redação, inclusive em idiomas estrangeiros, datilografar e organizar documentos e outros serviços de escritório como recepção e registros de compromissos.

Um pouco mais adiante, com o Secretariado já instituído na categoria de profissão, as atribuições dispostas são mais abrangentes, como: assistência e assessoramento direto a executivos, planejamento, organização e direção de serviços de secretaria, coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

O perfil exigido do profissional na década de 60 requeria apenas pessoas com domínio de língua estrangeira e ótima datilografia, muito diferente do que se exige hoje. Com as transformações que vem ocorrendo na dinâmica social e empresarial, o profissional é inserido no contexto das atividades empreendedoras, iniciadoras e criadoras contribuindo significantemente na construção da organização empresarial.
As atribuições que compreendiam o perfil do profissional de secretariado desde o início de sua profissão, assim como as mudanças ocorridas em todo o cenário mundial, mais especificamente nas empresas, que estabeleceram então as novas atribuições presentes na Lei de Regulamentação da Profissão do Secretário, são conhecidas por todos nós.

A partir dos fatos citados e considerando a evolução constante do mundo globalizado, podemos partir então para as perspectivas para a profissão de Secretariado, assim como a possibilidade de novas atribuições.Algumas profissões do futuro apresentadas pela pesquisa realizada pelo FastFuture (www.fastfuture.com), nos levam a relacioná-las com atribuições que fazem parte do perfil do Secretário Executivo, através de suas competências, habilidades e atitudes.

A primeira é o “Gestor de Informação Virtual”, especialista responsável por ajudar na organização da vida eletrônica. Sendo o Secretário Executivo, profissional conhecedor de informática, organizador, com capacidade de síntese, criativo e discreto, capaz de conhecer as necessidades de quem irá atender, e através disso criar um software capaz de facilitar a vida de seu usuário, através de guias que contenham os passos detalhados para utilizar cada função, além de alertar sobre riscos e dados salvos no sistema de modo redundante, que possam ser excluídos. Assim o profissional facilita o acesso virtual de quem não tem tempo ou não possui os conhecimentos técnicos para lidar com esse meio eletrônico.

Outra profissão seria “Gestores de Dados Excessivos”, na qual o profissional fica responsável por cuidar dos dados que seu cliente fornece na internet e redes sociais. Para isso o profissional deve conhecer muito além das técnicas de informática; deve compreender também os direitos legais, conhecer o trabalho do seu cliente, para saber discernir entre informações que podem ser prejudiciais, evitando sérios problemas além do roubo de identidade. Função que caberia ao profissional de secretariado principalmente por sua capacidade de discernimento, comprometimento, agilidade de raciocínio, ponderação e discrição.

Ser “Especialista em Social Networking” também caberia ao profissional de secretariado, que atenderia pessoas marginalizadas ou traumatizadas pelas redes sociais. Para isso, o profissional, que já é conhecedor das redes sociais, também deverá entender das técnicas de estratégias para sobrevivência no “mundo conectado”. O profissional deve ajudar o cliente a determinar as causas de uma imagem negativa perante as redes sociais e também desempenhar esse papel de gerenciar as redes sociais de pessoas que simplesmente não gostam e se sentem pressionadas a fazer parte deste mundo virtual.

Por último, o “Personal Brander”, criador dos perfis sociais de celebridades, publicitários, famosos em geral. Para garantir que o profissional crie as marcas pessoais, através das mídias e sites, além de gerenciar os assuntos, problemas, que deverão chegar a essas pessoas, ele deverá contar com suas habilidades de planejamento, organização e controle; capacidade de identificar, analisar e encaminhar para solução, possuir conhecimento de gestão da informação, além de possuir várias atitudes como, discernimento, discrição, posicionamento, criatividade, entre outras.

Podemos concluir que a profissão de secretário evoluiu significativamente desde seu surgimento até os dias atuais, e a tendência é que continue evoluindo, criando possibilidades variadas para a atuação do profissional, que possui conhecimentos, habilidades e atitudes que possibilitam essas diversas atuações, para tanto, ele deve se manter não só atualizado, como também um passo a frente, preparado para o que o futuro irá apresentar.


Autora:
Thays Ferreira Lima, secretária executiva, aluna do MBS - Pós Graduação em Secretariado: Gestão de Pessoas e Processos, convênio CESUSC/SINSESC, em Florianópolis (SC).

segunda-feira, 8 de agosto de 2011

Profissão de Secretário: tendências para 2030


É notório o crescimento e o constante reconhecimento que o profissional de Secretariado vem adquirindo desde a regulamentação da profissão em 1985. Este profissional hoje possui uma gama variada de responsabilidades e atua nas mais variadas áreas. Cada vez mais observa-se que além de ser “multitarefa”, o(a) secretário(a) que preza pela (meta)competência também deve acompanhar o mercado, desenvolver sua habilidade com idiomas, estando atualizado com os acontecimentos de seu estado, país, mundo - e não somente ao que diz respeito à sua área, e também atento às inovações tecnológicas e seu impacto e interferências no mundo atual.

Com isso, percebe-se que assim como a profissão tem sido cada vez mais valorizada ao longo dos anos, também aumenta proporcionalmente o nível de expectativas e exigências acerca da atuação do profissional de Secretariado; a exemplo de uma razão matemática, também aumenta seu espaço ocupado no mercado. Tudo isso contribui para o desenvolvimento da profissão como um todo e agrega valor àquele profissional que genuinamente busca o conhecimento, participa de cursos de atualização e procura seu envolvimento com as novidades tecnológicas, compreendendo a interação destas com sua própria imagem e inserção no mercado, tendo em vista a eclosão das “redes sociais”, que podem tornar-se uma importante ferramenta de trabalho aos que souberem utilizá-las.

Em seu texto no site “Administradores, o portal da administração”, Julio Cezar Cardoso, conferencista, consultor de empresas e professor da Universidade Estadual do Rio de Janeiro escreveu um artigo no qual coloca o futuro das secretárias em xeque, considerando os avanços tecnológicos que poderiam tirar a “utilidade” da secretária das empresas. Cita que o “futuro” alternativo para o profissional de secretariado seria gerenciar equipes, atuando como facilitadora no auxílio à tomada de decisões do executivo. Como profissionais de secretariado poderíamos dizer que o texto - publicado em outubro de 2010 – na verdade expõe como “futuro” o que já é realidade na maior parte das empresas que já apreendeu o verdadeiro papel do profissional de Secretariado. Porém, por meio desse texto, podemos observar como é ainda longo o caminho para o alcance total dessa apreensão.

Tendo essa referência como padrão de realidade do profissional de secretariado nos dias de hoje, pode-se concluir que daqui a 20 anos o papel da secretária estará infinitamente mais amplo. Considero que haverá uma atuação muito mais próxima à área de Tecnologia da Informação, haja vista a necessidade contínua e imperativa de transmissão e troca de informações, processos estes que se dão de maneira cada vez mais tecnológica.

Nos anos 80 e 90, “The Jetsons” era um desenho animado futurista, no qual, apesar de estereotipar demasiadamente os papéis já conhecidos de “dona de casa” e “pai de família”, ilustrou muito bem o que imagino que possa se tornar a realidade de trabalho daqui a 20 anos. No desenho, o pai, George Jetson, recebia um chamado através de uma tela que surgia toda vez que seu chefe precisava falar com ele. A maior parte dos contatos retratados entre chefia e funcionário se dava de maneira virtual. Percebo o assessoramento exercido pela(o) secretária(o) muito próximo a isso em 2030. Não haverá mais tanta necessidade do assessoramento presencial quando existem tecnologias que podem manter o profissional virtualmente conectado a qualquer pessoa a qualquer hora.

Isso poderá abrir um leque de possibilidades de atuação aos profissionais que se adiantarem em investir em seu capital intelectual/tecnológico, pois estarão aptos a prestar assessoria a diversos executivos, de diversas partes do mundo e de diferentes áreas, atuando, dessa forma, de maneira mais autônoma.

Obviamente que para tanto o profissional deverá estar em constante aprimoramento, buscando conhecer sobre diversas áreas e novidades tecnológicas. Na obra “Metacompetência”, Mussak (2003) cita que o conhecimento já não é por si só sinônimo de competência, mas é componente fundamental e o que mais necessita ser reposto. Também menciona Peter Drucker que criou a expressão “trabalhadores do conhecimento”, os quais são profissionais que além de serem fornecedores de conhecimento, têm que diariamente aprimorar-se em relação às novidades que surgem, especialmente as tecnológicas.

Essa já está se tornando a realidade do profissional de Secretariado. Imaginemos como será então para o profissional de 2030 que, sozinho, irá assessorar virtualmente um executivo do ramo de tecnologia no Japão, outro do ramo automobilístico nos Estados Unidos e outro da área de Esportes no Brasil? O escritório será virtual, e o assessoramento se dará através de monitores 5D, que transmitirão em tempo real tudo que o profissional de secretariado precisará repassar ao seu executivo.

Surge então o conceito de “Metanóia”, no conceito de Tranjan (2002), como uma nova maneira de enxergar a realidade, é a transformação, livrando-se dos entulhos a fim de liberar o espaço para o novo. Um pensamento superior sobre o mercado, os negócios, clientes, liderança e equipe. Será esse conceito que passaremos a ter que desenvolver: a busca pelo novo, pela mudança.

O profissional de Secretariado pode alcançar tudo isso. Basta dedicação e estudo. As ferramentas já as possuímos, basta a vontade de sair do status quo e alçar novos voos. A ordem agora, além de ser metacompetente, também é ser metanóico. O profissional de Secretariado irá tornar-se símbolo de arrojo, inovação e flexibilidade. Rumo a 2030!!


Referências:

JULIO CEZAR CARDOSO. O futuro das secretárias em xeque. Disponível em: . Acesso em: 23 jun. 2011.

MUSSAK, Eugenio. Metacompetência: Uma nova visão do trabalho e da realização pessoal. São Paulo: Gente, 2003.

TRANJAN, Roberto Adami. Metanóia: Uma história de tomada de decisão que fará você rever seus conceitos. São Paulo: Gente, 2002




Autora:
Caroline Vidal Cabezas, estudante do curso de pós graduação: MBS - Gestão de Pessoas e Processos, Especialização em Secretariado - Convênio CESUSC/SINSESC, em Florianópolis (SC).

domingo, 7 de agosto de 2011

Novos modelos de administração

O panorama que se apresentou no final do século XX estava repleto de profundas mudanças, que influenciaram as organizações como um todo. Pressionadas pela crescente concorrência global, enfrentaram um contexto extremamente competitivo em termos de maior produtividade, lucratividade e redução nos custos de mão-de-obra.

Com a globalização da economia formou-se um mercado mundial, resultado do processo de abertura e interligação das economias, com a eliminação de restrições alfandegárias e tributárias. Isto fez com que as organizações tivessem que ser competitivas em escala global, para concorrerem também com organizações de outros países.

Os avanços tecnológicos, representados pelos computadores e pela tecnologia de informação e de comunicações, também, desempenham um papel fundamental na reorganização das organizações. Desde a primeira onda de automação que atingiu o setor industrial ao final de 1950 e princípio de 1960, os computadores e as novas tecnologias vêm tornando desnecessário o trabalho de muitos profissionais tanto nos processos produtivos como nos administrativos, incluindo a prestação de serviços. Por outro lado, resulta em aumento de produtividade e lucros, e garante a competitividade das empresas numa economia globalizada.

Outro fator que, da mesma forma, modificou significativamente as organizações, é a sua necessidade de achatamento da pirâmide organizacional, com a eliminação de níveis hierárquicos, para ganhar mais velocidade na tomada de decisões e simplificar os processos de trabalho, objetivando a redução de custos e a utilização eficiente de recursos. Tudo em nome do aumento da produtividade e da competitividade. Muitas já iniciaram, nos anos 80, projetos de downsizing, que significa enxugamento, diminuição de tamanho.

Não menos importante como figurante das mudanças em processo, está sendo a ênfase no cliente, com a disseminação das doutrinas da qualidade total e satisfação do cliente. A Era da Qualidade colocou o cliente em primeiro lugar. Seus desejos e interesses passaram a ser valorizados, da mesma forma como ele, cliente, passou a se valorizar e não comprar os produtos que as empresas queriam que ele comprasse. Ele começou a questionar o que estava comprando, do material de que determinado produto era feito ao valor agregado, do atendimento no lugar de compra à sua real utilidade, sem se esquecer do atendimento pós-venda.

Para sobreviver frente a este cenário com alguns de seus novos protagonistas - a economia globalizada, as inovações tecnológicas, a redução da escala hierárquica e a ênfase no cliente - muitas organizações procuram reavaliar ideias e princípios norteadores do modelo tradicional e colocar em cena novas tendências que estão reformulando os antigos conceitos de administração e contribuindo para o despontar de novos modelos, como o modelo japonês de administração, a reengenharia e o benchmarking6. (MAXIMIANO, 1997).

A estrutura hierárquica, também, sofre alterações com a eliminação de níveis gerenciais e a introdução do trabalho de equipes multiqualificadas que trabalham em conjunto, compartilhando ideias na projeção de novos produtos ou na solução de problemas.

A reengenharia consiste, em termos gerais, no redesenho de processos produtivos e/ou administrativos, tendo como objetivo uma reformulação na maneira de conduzir os negócios.Sob o título amplo de reengenharia, as empresas começaram a achatar suas tradicionais pirâmides organizacionais e delegando, cada vez mais, a responsabilidade pela tomada de decisões às equipes de trabalho.

Com a redução e simplificação de processos de produção, bem como de processos administrativos, muitos cargos novos foram definidos, com novas habilidades; outros foram enriquecidos horizontal e verticalmente; outros reclassificados, assim como cargos foram eliminados do organograma das organizações. (CHIAVENATO, 1996). O objetivo foi torná-las mais dinâmicas e flexíveis, dando poder de tomada de decisões aos trabalhadores mais diretamente envolvidos nos processos.

O benchmarking foi outra arma usada pelas organizações no combate aos novos protagonistas no mercado. Maximiano (1997, p. 354) define benchmarking como sendo “uma técnica que consiste em fazer comparações e procurar imitar as organizações, concorrentes ou não, do mesmo ramo de negócios ou de outros, que façam algo de maneira particularmente bem feita.” Em outras palavras, é o ponto de referência que merece ser imitado, o que não significa uma cópia tal e qual, mas adaptada à realidade do interessado.

Para Chiavenato (1996, p. 143), benchmarking “é um processo contínuo e sistemático de pesquisa para avaliar produtos, serviços e processos de trabalho de empresas ou organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas, com o propósito de aprimoramento organizacional.”

Embora possa dar ideia de ser algo comum e simples, a técnica do benchmarking é pautada em “cinco etapas: planejamento, análise, integração, ação e maturidade”, como destaca Maximiano (1997, p. 355), que precisam ser levadas em consideração para o êxito na aplicação da técnica.



Fonte:

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos na empresa. São Paulo: Atlas, 1996.

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da administração: da
escola científica à competividade em economia globalizada. São Paulo: Atlas, 1997.

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

quarta-feira, 27 de julho de 2011

A escola do processo administrativo


É a escola que define o processo administrativo, bem como o papel dos gerentes, em termos das quatro funções: planejar, organizar, dirigir e controlar, e que tem o engenheiro francês Henri Fayol (1841-1925) como a figura principal na divulgação dessas idéias.


Fayol defende a tese de que toda empresa pode ser dividida em seis funções distintas: técnica, comercial, financeira, de segurança, contábil e administrativa. Alega que a única dessas seis funções essenciais que tem o encargo de constituir atividades e meios para a consecução dos objetivos gerais de uma empresa é a função administrativa, que engloba os elementos de administração, entendidos como sendo as funções do administrador: prever, organizar, comandar, coordenar, controlar. Constituindo-se, portanto, no processo administrativo. Reconhece que a administração deveria ser vista como função separada das demais funções da empresa.


Fayol considerava a empresa como sistema racional de regras e de autoridade e uma vez organizada “seus colaboradores necessitam de ordens para saber o que fazer, suas ações precisam de coordenação e suas tarefas precisam de controle gerencial.” Com a finalidade de orientar a ação dos administradores para uma administração eficaz, Fayol propõe 14 princípios de administração, que são: a divisão do trabalho, a autoridade e a responsabilidade, a disciplina, a unidade de comando, a unidade de direção, a subordinação do interesse particular ao interesse geral, a remuneração do pessoal, a centralização, a hierarquia, a ordem, a equidade, a estabilidade do pessoal, a iniciativa e a união do pessoal.

Em linhas gerais, a divisão do trabalho tem por finalidade produzir mais e melhor, com o mesmo esforço. Fayol defende a tese de que ”o operário que faz todos os dias a mesma peça e o chefe que trata constantemente dos mesmos negócios adquirem mais habilidade, mais segurança e mais precisão e, conseqüentemente, aumentam o rendimento.”

O princípio da autoridade e responsabilidade coloca o gerente como o personagem principal do processo administrativo, com a responsabilidade de administrar seus subordinados. A disciplina consiste na obediência, na assiduidade, na presença e no respeito às regras e acordos estabelecidos entre a organização e seus empregados. A unidade de comando estabelece que cada subordinado tem que ter apenas um superior de quem deve receber ordens para a execução de uma determinada tarefa. De acordo com o princípio da unidade de direção, um único administrador deve dirigir as atividades que visam ao mesmo objetivo.

O interesse individual ou de um grupo de indivíduos não deve prevalecer sobre o interesse da organização é o que ressalva o princípio da subordinação do interesse particular ao interesse geral. A remuneração do pessoal é o prêmio pelo serviço prestado e, para tanto, deve ser justa e satisfazer, ao mesmo tempo, empregador e empregado.

O princípio da centralização diminui a participação dos empregados no processo de decisão, havendo a concentração do poder de decisão no chefe. A hierarquia é a linha de autoridade de uma organização, normalmente representada num organograma, que vai da autoridade superior ao nível menor. “Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar” e “um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar”, é a definição para o princípio da ordem. Já o da eqüidade diz que os administradores devem ser amigos dos empregados e tratá-los com justiça.

Fayol afirma que um empregado precisa de certo tempo para desempenhar bem determinada função e, como conseqüência, uma alta taxa de rotatividade não é aconselhável para a prosperidade de uma organização. Daí defender o princípio da estabilidade de pessoal. Quanto ao da iniciativa, entende que os subordinados devem ter a liberdade de propor e executar seus planos, além de aumentar seu zelo e sua atividade. Para ele, o princípio da união do pessoal, ou o espírito de equipe, é a grande fonte de vitalidade de uma organização.

Ter o entendimento do papel dos executivos nas organizações é fundamental para quem está atuando numa, assim como é igualmente importante atentar para os diferentes tipos de administradores com tarefas e responsabilidades variadas. Os administradores podem ser classificados pelo nível que ocupam na organização e pelo âmbito das atividades organizacionais pelas quais são responsáveis. Os três níveis principais de administração são: alta administração, administração intermediária, administração de primeira linha. (STONER, 1982; MAXIMIANO, 1997).

Esses três níveis principais de administração, por sua vez, são subdivididos em inúmeros escalões gerenciais, dependendo sempre do tamanho, da complexidade e do grau de profissionalização da organização, para garantir o controle. A alta administração, numa organização de grande porte, por exemplo, compreende o executivo principal, denominado, de acordo com a organização, de presidente, superintendente, diretor-geral, seguido dos diretores responsáveis pelas mais diversas áreas: Marketing, Finanças, Comercial, só para mencionar algumas. Além, muitas vezes, de vice-diretores e assessores.

A gerência ou administração intermediária é composta de gerentes de divisão, de departamento, de seção, supervisores, mestres, líderes de turmas, que são as divisões mais comuns encontradas também na administração de primeira linha.
Essa estrutura administrativa complexa, com mais de 10 níveis intermediários, era comum nas organizações até a década de 70.

A característica que define a corporação moderna é sua estrutura administrativa hierárquica. Virtualmente qualquer organograma moderno de uma corporação se parece com uma pirâmide, com a equipe de campo e os operários na parte inferior da hierarquia e uma equipe ascendente de gerentes profissionais subindo na hierarquia, com um presidente no alto da pirâmide. Os funcionários, em cada degrau da escada corporativa, têm atribuições específicas e prestam contas de seu trabalho àqueles imediatamente acima na pirâmide corporativa. Informações vitais são processadas em cada nível e depois levadas para o próximo nível acima até eventualmente alcançar o mais alto nível gerencial que, por sua vez, usa as informações para tomar decisões de comando, que vão sendo transmitidas para a hierarquia abaixo e implementadas em cada nível descendente da estrutura organizacional.

Muitas são as organizações que ainda fundamentam suas idéias e técnicas nas proposições do modelo Taylor-Ford-Fayol. Um modelo de organização e administração que fragmentou os empregos com a estruturação rígida de cargos e da divisão do trabalho, criando o trabalhador especializado (aquele que só executa uma única atividade); preparou a juventude para o trabalho através de currículos padronizados e dividiu o conhecimento em disciplinas especializadas; instituiu o sistema de produção móvel; profissionalizou a administração com o nascimento de novas espécies de especialistas como executivos, presidentes, administradores, coordenadores, gerentes, que passariam a ser os personagens principais do processo administrativo; excluiu grande parte dos trabalhadores dos processos de decisão, ficando unicamente a cargo dos especialistas; desencadeou a padronização e com ela a produção em massa.
Em suma, foi um modelo que mudou, radicalmente, na década de 20, o modo como as organizações produziam bens e serviços.



Fonte:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

domingo, 24 de julho de 2011

O modelo tradicional de Administração: a escola da eficiência



Muitas de nossas atuais organizações estão estruturadas em bases originadas na Revolução Industrial e nas idéias clássicas dos pioneiros da administração como Taylor, Ford e Fayol. São as denominadas organizações tradicionais e mecanicistas. “A organização de qualquer grande empresa industrial moderna e bem-sucedida é uma combinação dos princípios propostos por Taylor e das técnicas criadas por Henry Ford. Mais que isso, grande parte da sociedade industrial repousa em alicerces que esses dois homens construíram.” (MAXIMIANO, 1997, p. 83).

O movimento da administração científica nasceu na passagem para o século XX, fruto da necessidade de fazer as organizações funcionarem com mais eficiência. Segundo Rifkin (1995, p. 52), “eficiência passou a significar o máximo rendimento que podia ser produzido no menor tempo possível, dispendendo a menor quantidade de energia, trabalho e capital no processo.”

Taylor foi o participante mais destacado do movimento, tornando-se referência padrão para a organização do local de trabalho, por meio de seus princípios de administração científica. Acreditava que o trabalho poderia ser científico se fossem padronizados os passos que cada trabalhador dava. Acreditava haver “uma maneira melhor (padrão) de realizar cada tarefa, uma ferramenta melhor (padrão) para executá-la com ela, e um tempo estipulado (padrão) no qual podia ser completada.” (TOFFLER, 1980, p. 60).

Segundo Maximiano (1997), o primeiro estágio do movimento da administração científica foi escrito em torno do problema dos salários, pois não havia um sistema confiável de pagamento de salários e de incentivos para melhorar o desempenho do trabalhador. Taylor estava em busca de uma forma de precisão para definir o valor dos salários. Era necessário descobrir o tempo que um homem leva, dando o melhor de si, para completar uma tarefa. Ele acreditava que descobrindo a velocidade máxima com que o trabalho poderia ser feito de maneira científica e exata, chegaria à solução dos problemas dos salários. Era necessário estudar os movimentos elementares que uma tarefa exigia.

Para fazer isso, conforme relata Rifkin (1995, p. 53), Taylor, com o uso do cronômetro, “dividiu a tarefa de cada trabalhador nos menores componentes operacionais visivelmente identificáveis e mediu cada um para apurar o melhor tempo atingível sob condições de desempenho ótimas. Seus estudos aferiram o desempenho de trabalhadores em frações de segundo.” De suas observações e experiências, nasceu o estudo de tempos e movimentos necessários para a execução e aprimoramento do trabalho operacional.

As fases seguintes do movimento da administração científica foram marcadas pelo desenvolvimento teórico das idéias de Taylor, que, de acordo com Stoner (1982), assentavam-se em quatro princípios básicos, os princípios de administração científica:

1. O desenvolvimento de uma verdadeira ciência da administração, para que, por exemplo, se pudesse determinar o melhor método de execução de cada tarefa.
2. A seleção científica do operário, de modo que cada um deles ficasse responsável pela tarefa para a qual tivesse mais condições de trabalho.
3. A educação e o desenvolvimento científico do operário.
4. A cooperação íntima e amistosa entre a administração e os operários.

Nada ficou imune à mania da eficiência: fábricas, escritórios, escolas, enfim, a vida da sociedade moderna. Vale lembrar que a escola tecnicista era um reflexo da proposta taylorista, em busca da racionalização e da produtividade. Como diz Rifkin (1995, p. 53), “muitos acreditavam que, tornando-se mais eficientes, poderiam reduzir a quantidade de trabalho individual necessário para realizar uma tarefa e, com isso, alcançar mais riqueza e mais tempo livre.”

A escola da eficiência ganha mais uma contribuição importante na pessoa de Henry Ford, com o desenvolvimento da linha de montagem móvel, que, basicamente, consiste no deslocamento do produto em produção ao longo de um percurso, enquanto que os trabalhadores ficam parados em seus postos de trabalho, cada um executando uma única e repetida tarefa. Esse processo diminuía significativamente o tempo médio de ciclo de produção devido a imobilidade do trabalhador, assim como reduzia os custos dos estoques de peças à espera da montagem. Como consequência, aumentava a produção e o produto ficava mais barato.

Associado a Ford, também, estão os dois princípios da produção em massa: a padronização e a especialização do trabalhador. Produção em massa é a fabricação de produtos não-diferenciados em grande quantidade. “A especialização do trabalhador, conseqüência da fragmentação do trabalho, é a principal característica da linha de montagem aprimorada por Henry Ford”, como nos afirma Maximiano (1997, p. 97). Num sistema de produção em massa, cada trabalhador tem uma tarefa fixa no processo de produção, para o que tem de ser especializado.

Drucker (1971, p. 77) lembra que a primeira grande inovação do século XX foi a produção em massa, iniciada entre 1905 e 1910 por Henry Ford, de um produto padronizado - o automóvel Modelo T. Segundo o autor, o seu mérito não está vinculado a nenhuma invenção tecnológica importante, pois as instalações para produção em massa por ele instaladas já eram conhecidas há um século. Porém, afirma que “sua contribuição era uma inovação: uma solução técnica para o problema econômico de produzir o maior número de produtos acabados com a maior garantia de qualidade pelo menor custo possível.”

A produção em massa exigiu a padronização de máquinas, produtos e processos. Dentre as consequências da padronização, podemos mencionar o surgimento de testes padronizados para identificar e avaliar as pessoas aptas ou não para determinada tarefa, a padronização das horas de almoço e dos feriados, a padronização de currículos escolares e a adoção do teste de múltipla escolha.

Ford canalizou toda a sua atenção para a montagem da linha de produção, deixando de visualizar, conforme destaca Maximiano (1997, p. 99), “a estrutura organizacional necessária para administrar a totalidade das fábricas, atividades de engenharia e sistemas de marketing”.

A General Motors, com o objetivo de superar a Ford e também ser bem-sucedida na produção em massa de automóveis, decidiu profissionalizar a administração, um dos pontos falhos de Ford. Para tanto, elegeu presidente, em 1923, Alfred Sloan, que era de fato um gerente. É com ele que se inicia o estereótipo do gerentão.

Fonte:

DRUCKER, Peter. Tecnologia, gerência e sociedade: as transformações da empresa na sociedade tecnológica. (tradução de Luiz Carlos Lucchetti Gondim) Petrópolis/RJ: Vozes, 1971.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da administração: da escola científica à competividade em economia globalizada. São Paulo: Atlas, 1997.
RIFKIN, Jeremy. O fim dos empregos: o declínio inevitável dos níveis dos empregos e a redução da força global de trabalho. (tradução Ruth Gabriela Bahr). São Paulo: Makron Books, 1995.
STONER, James Arthur Finch. Administração. (tradução de José Ricardo Brandão Azevedo. 2.ed. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1985.
TOFFLER, Alvin. A terceira onda. (tradução de João Távora) 13.ed. Rio de Janeiro: Record, 1980.

sexta-feira, 22 de julho de 2011

Uma breve incursão na história do pensamento da administração

Com o objetivo de contribuir com os estudantes de Secretariado que estão fazendo suas pesquisas e leituras para compreender melhor a trajetória da profissão, vou postar alguns artigos que fazem uma rápida visita à história da administração e das mudanças organizacionais. Começo ao tratar aspectos das duas grandes ondas de mudanças segundo Toffler.

A “Primeira Onda” de mudanças - a revolução agrícola - que levou milhares de anos para acabar, teve seu início por volta de 8000 a. C. até 1650 e 1750 d. C., quando perdeu força para a “Segunda Onda”, com a qual irrompeu a Revolução Industrial. A civilização industrial durou apenas uns poucos 300 anos, atingindo seu ponto máximo durante a década iniciada por volta de 1955, que “viu a introdução generalizada do computador, o jato comercial, a pílula anticoncepcional e muitas outras inovações de alto impacto.” (TOFFLER, 1980, p. 28). Foi quando a “Terceira Onda” começou a ganhar força.

Antes da “Primeira Onda” de mudança, a maioria dos seres humanos, os chamados povos primitivos, vivia em pequenos grupos. Alimentavam-se pilhando, pescando, caçando ou pastoreando. A terra era a base da economia, da vida, da cultura, da estrutura da família. A vida era organizada ao redor da aldeia, prevalecendo uma divisão simples de trabalho. Surgiram algumas castas e classes claramente definidas: uma nobreza, um sacerdócio, guerreiros, escravos e servos. O poder era rigidamente autoritário e o nascimento determinava a posição social da pessoa. Cada comunidade produzia a maioria de todas as suas necessidades.

A civilização agrícola parecia destinada a dominar o planeta para sempre quando irrompeu a Revolução Industrial, no fim do século XVII, espalhando-se rapidamente pelas nações e continentes. Estava desencadeada a “Segunda Onda” de mudança. Para Toffler (1980, p. 36), “o industrialismo foi mais do que chaminés e linhas de montagem. Foi um sistema social rico, multiforme, que tocou todos os aspectos da vida humana e atacou todas as feições do passado da Primeira Onda.” Colocou o trator na fazenda, a geladeira na cozinha, a máquina de escrever no escritório, universalizou o relógio de pulso, as pílulas de vitaminas, produziu o jornal e o cinema.

A Revolução Industrial mudou a produção que era nos lares dos empregados para as fábricas. Em sendo o aumento da eficiência dos processos produtivos uma das finalidades da administração e sua qualidade ser medida pela redução das perdas, do desperdício e da ineficiência na utilização de todos os tipos de recursos, houve, então, a evidente necessidade de uma administração mais sistemática. Disso decorreu a necessidade da presença de pessoas que tomassem decisões de administração, ou seja, administradores capazes de gerir as organizações que estavam ficando maiores e os problemas gerenciais, por consequência, mais significativos.

Com o intuito de aumentar a eficiência, ou seja, usar correta e produtivamente os recursos empregados na realização de um objetivo, sem desperdícios ou perdas desses recursos, surgem, no início deste século, pessoas cujos nomes foram importantes para o desenvolvimento de teorias que enfocam aspectos específicos das organizações e de sua administração. Foram inovadores que apresentaram as primeiras soluções práticas para o problema do aumento da eficiência: Frederick Winslow Taylor (1856-1915), figura central da administração científica que propõe a aplicação de métodos científicos para estudar e aprimorar o trabalho e o trabalhador, focalizando a eficiência dos processos produtivos, e Henry Ford (1863-1947), criador da linha de montagem móvel.

Outro nome importante no desenvolvimento do pensamento de administração e na sua sistematização foi Henri Fayol (1841-1925). Fayol procurou definir o processo administrativo e o papel dos gerentes em termos de funções.

Fonte: TOFFLER, Alvin. A terceira onda (tradução de João Távora) 13.ed. Rio de Janeiro: Record, 1980.

quarta-feira, 20 de julho de 2011

Vivendo o "ambiente real"

O estágio supervisionado de um curso de graduação é um dos elementos que possibilitam a prática por intermédio de atividades que os estudantes devem ser levados a realizar ao longo de seu processo de formação junto ao campo de trabalho, área em que pretendem atuar, ou seja, para a qual o curso que estão fazendo está direcionado. Talvez por isso o campo de trabalho seja denominado pelos estudantes como o efetivo lugar de prática e a Universidade como o lugar da teoria.

No entanto, o entendimento de que o campo profissional é também um lugar de formação deve ser discutido com os estudantes, para que passem a entendê-lo como um espaço essencial de parceria que não só privilegia a parte prática, mas acima de tudo alimenta a teoria, quando não, a reelabora. Ou melhor, faz a prática referência para a teoria.

Sempre defendi, e continuo defendendo que a estrutura curricular de um curso de Secretariado Executivo deve privilegiar a formação de secretários executivos com competência técnica/gestão, comunicacional e social - inclusive tem um capítulo sobre isto em meu livro A Secretária que Faz.... Além dessas competências, deve formar profissionais críticos e aptos a fazer uso de seus sentidos, imaginação, criatividade, iniciativa, capacidade de interpretação e análise, e sensibilidade para descobrirem sua singularidade, desenvolvê-la e depois doá-la em prol da (re)construção de um mundo mais humano e saudável. E o estágio supervisionado tem um papel primordial na formação e construção dessas competências.

Diante desta importância, um dos fatores que contribui significativamente para a qualificação do estágio é a integração Universidade e organizações campo de estágio. Para que esta integração seja traduzida em sucesso para ambas as partes, torna-se necessário fazer uma avaliação desta relação. Recomenda-se nomear indicadores que podem mostrar como anda esta parceria, tais como:

a) participação do estudante no processo de integração;

b) disponibilidade do supervisor em dialogar com o aluno-estagiário;

c) número de alunos-estagiários por organização;

d) fatores que dificultam o relacionamento com o supervisor;

e) fatores positivos no relacionamento com o supervisor;

f) número de estágios remunerados;

g) condições de trabalho: ambiente confortável, equipado, climatizado);

h) utlização de tecnologias de informação e comunicação;

i) adequação das atividades desenvolvidas ao perfil profissional;

j) envolvimento em atividades não previstas no programa de estágio;

k) dentre outras.


Claro, são indicadores que devem fazer parte de uma proposta mais ampla de avaliação sistemática e contínua de estágio supervisionados dos cursos em nossas Instituições de Ensino Superior.


sexta-feira, 8 de julho de 2011

Comportamento no ambiente corporativo: tema de curso no SindsegSC

Nos dias 13 e 27/junho e 4/julho de 2011 tive a grata satisfação de conversar com mais de trinta profissionais do seguro sobre comportamento no ambiente corporativo. O assunto integra o primeiro módulo do Programa de Desenvolvimento de Executivos do Seguros (PDES), promovido e organizado pelo SindsegSC em Blumenau.

Durante o curso de 9 horas abordamos temas relacionados ao papel da etiqueta e da elegância corporativa no mundo dos negócios; a convivência em ambientes formais e informais; aspectos da linguagem corporal e gestual na comunicação pessoal e interpessoal; postura elegante à mesa; trajes adequados ao estilo e à ocasião e as boas maneiras no trabalho de forma geral.

No link http://www.sindsegsc.org.br/sala-de-imprensa/noticias/8351-portal-sindsegsc-entrevista-eliane-wamser-palestrante-do-pdes tem uma entrevista comigo, que você está convidado a ler para ter um contato mais próximo com minha opinião sobre a importância da etiqueta para executivos e executivas que querem ter sucesso em seus relacionamentos interpessoais.

sábado, 2 de julho de 2011

Qual é a formação do professor coordenador do curso de Secretariado??

Estudante de secretariado, você sabe qual é a área de formação do professor que coordena o curso de Secretariado na Instituição em que se você estuda?

Trago aqui alguns elementos que podem fazer a diferença na formação de secretários executivos, para os quais todo estudante de secretariado deveria estar atento.

As Diretrizes Curriculares Nacionais para os cursos de graduação em Secretariado Executivo instituídas através do Parecer 102/2004 e Resolução 3 de 23 de junho de 2005, da Câmara de Educação Superior, contemplam diretrizes para a orientação das Instituições de Ensino Superior IES) na formação de secretários: organização do curso, projeto político pedagógico, perfil desejado, competências e habilidades do formando, os conteúdos curriculares, a organização curricular, estágio, atividades complementares, entre outras.

São aspectos da legislação para os quais a IES deve atentar quando organizar a formação de um profissional do secretariado, quer na modalidade tecnólogo, quer na modalidade bacharel.

Quando nos referimos às instituições formadoras, precisamos apresentar o nosso entendimento por educação/formação, que aqui consideramos como sinônimos. Ou seja, educação/formação é um processo contínuo de construção de habilidades e competências capazes de possibilitar a um sujeito participar ativamente das mudanças sociais, econômicas e políticas e não atuar como mero espectador relegado à condição de objeto (Pedro Demo, 1996).

Baseado nesse entendimento, a IES passa a se constituir num espaço dos mais privilegiados de educação formal, com o papel imprescindível de gerar novos conhecimentos e capacitar profissionais para o mercado de trabalho. Um espaço para a formação de sujeitos capazes, críticos e criativos, que sabem pensar e refazer sua profissão, e não apenas executá-la.

No seu papel de formar profissionais competentes, em particular, secretários executivos, tecnólogos ou bacharéis, a Universidade precisa capacitá-los para que sejam capazes de continuar a se formar ao longo de sua vida, que se mantenham em estado ininterrupto de atualização, que é o desafio do aprender a aprender.

Sim, isso requer que se tenha profissionais professores também capacitados e aptos a possibilitar ao estudante o desenvolvimento de novas atitudes e considerar a experiência que ele traz para a sala de aula, respeitando sua história de vida. Um professor capaz de aliar o conhecimento científico à sua prática, como base na reflexão sobre a prática.

Um professor que não se permita formar profissionais do secretariado apoiado numa visão tradicional, que reforça a fragmentação do conhecimento, trabalha com a ideia de separação entre teoria e prática, acredita na transmissão do conhecimento e não na sua construção, e tem o aluno como agente passivo de sua educação.

Pergunto-me com frequência: Como é possível falar de uma formação acadêmica do profissional de secretariado, com suas especificidades, se há uma enorme carência de profissionais professores do secretariado em nossas IES?

Se, infelizmente, falta a uma considerável porcentagem de professores que lecionam em cursos de Secretariado uma leitura mais apurada do que é ser profissional de secretariado?

Se lhes falta um questionamento de sua função no conjunto de conhecimentos disponíveis na área de trabalho e na realidade profissional e social do secretário?

Se falta diálogo entre os professores do curso?

Chamo atenção para a ausência de um comprometimento mais efetivo das IES na formação de secretários. Ausência é sinalizada pelo (1) ínfimo número de professores formados e ou com experiência em secretariado atuando em nossas IES; (2) falta de diálogo entre os professores da IES em torno de uma metodologia do ensino de Secretariado.

Em meio a toda esta fragilidade da educação e formação formal de um secretário executivo, está o nosso estudante e futuro profissional de secretariado, que precisa ter empregabilidade para competir no acirrado e exigente mundo do trabalho.

Cara(o) estudante, qual é mesmo a formação do(a) professor(a) que coordena o curso de Secretariado que você está cursando?

Participe da enquete que está disponível neste blog.

quarta-feira, 29 de junho de 2011

Agenda: uma espécie de "memória"

Existem inúmeros programas de computador que desempenham o papel de agenda. A agenda eletrônica possibilita o agendamento de reuniões, fazer follow-up, organizar fichário, fazer protocolo e habilitá-la como correio eletrônico.

Acredito que o software mais conhecido e disponível no mercado é o Microsoft Outlook. Ferramenta que utilizo para a tarefa de lembrar de compromissos aprazados e gerenciar e-mails. Considero-o de fácil manuseio (e olha que já sou cincoentona!!!) e com recursos necessários para facilitar a organização do trabalho em si.

Vale lembrar que a agenda é um importante instrumento de trabalho do profissional de secretariado e sua finalidade é auxiliar na lembrança e na organização dos compromissos diários de dirigentes. Registra os compromissos profissionais aprazados, de forma clara e concisa.

Indiferente do tipo de agenda que se venha a adotar (eletrônica, de papel, ou ambas), há determinadas recomendações que não caem em desuso ao se optar pela agilidade das novas tecnologias à nossa disposição. Vamos a algumas que considero essenciais:

 procurar, sempre, sincronizar as informações que constam na sua agenda com a de seu dirigente;
 as informações detalhadas devem estar na sua agenda e anotadas de forma clara e concisa: nome da pessoa ou pessoas envolvidas, assunto a ser tratado, local, hora e outros esclarecimentos;
 deixar um intervalo entre um compromisso e outro para o caso do compromisso se estender além do previsto ou para que o dirigente possa atender assuntos internos ou, ainda, possa preparar-se para o próximo encontro;
 evitar marcar compromissos para a segunda-feira de manhã, sexta-feira a tarde, dias antes e depois de viagens, feriados e férias;
 evitar agendar compromissos nas primeiras horas do dia para possibilitar o planejamento das atividades do dia, ou despachar, ou retornar telefonemas. E nem no início e final da tarde;
 quando marcar uma entrevista/compromisso, explicar à pessoa que está sujeito à confirmação do dirigente;
 sugerir o horário e não deixar que o interessado o faça;
 reconfirmar sempre todos os compromissos agendados;
 se houver coincidência de data e horário para dois compromissos, é necessário comunicar ao dirigente para que ele decida como proceder;
 lembrar o dirigente, com antecedência, dos compromissos assumidos para que ele possa organizar-se;
 subsidiá-lo com informações, relatórios e documentos a respeito dos assuntos que motivaram o compromisso;
 depois do compromisso atendido, fazer o follow-up das decisões tomadas ou a tomar.

Você adota uma agenda de mesa, também chamada de caderno da secretária?
Sim, isso mesmo, estou-me referindo ao caderno pequeno ou tipo universitário...

segunda-feira, 27 de junho de 2011

First impressions

Your clothing is sending a message. You will never have a second chance to make a good first impression.
People perceive you in that first encounter and make immediate judgments about you. Decisions are made about your economic level, education, trustworthiness, honesty, and credibility - all within that first meeting.

Your clothing actually speaks for itself.
You have a personal signature and style that is being read by others around you. The best word to describe clothing messages is communication. Communication can be one of the world's greatest problems.

You may be asking yourself by now, "How can I start in my personal image improvement process?"
First, you can become aware of yourself, then begin to see yourself as others see you. Ask yourself questions like these:

> Do I project the message I want to send?
> Am I dressing for my profession or company by the standards already adopted by that profession?
> Do I already have a fashion identity?

Questions like these will help you become aware of yourself so that you can begin to make the necessary changes for your image of excellence.


(written by Valerie Sokolosky, in "Seasons of Success: the image of excellence")

sábado, 25 de junho de 2011

Noites de Inverno
















Agora se alargam as horas
das hibernais frias noites
e as nuvens são tormentosas
acima das altas torres.
Deixemos que ardam as lareiras,
transbordem as taças de vinho
e as palavras nos enleiem
com sua harmonia divina.
Velas agora iluminam
com sua chama o doce amor
e as folias e as mascaradas e a galanteria
afastam a atração do sono.





by Thomas Campion (1567-1620)

sexta-feira, 24 de junho de 2011

Social graces should be graceful!

> Remember that your actions are being observed. Use your very best manners at all times.
> Be conservative about ordering your food and beverages.
> Be careful with your conversation.
> And on top of all that, act natural!!
> Be sure to dress appropriately for the type of restaurant.
> Never complain about anything, even if there is mold growing on your ice cold steak!!
> Be a good conversationalist! Make sure each guest has a wonderful time.
> Loud conversations and laughter can disturb other people at the restaurant. Have a good time, but do it quietly.
> Wait until your guests are served before you begin eating.
> In a large group, encourage your guests to eat as soon as they are served.
> Visit different restaurants on your own, and choose several which conform to your entertaining needs. Frequent them regularly.


Reference:
Grant-Sokolosky, Valerie. Corporate Protocol: a brief case for business Etiquette. 2nd Printing, Dallas/Texas: Honor, 1998.