Vivências e convivências

Vivências e convivências

terça-feira, 30 de março de 2010

Assessorar é....

De acordo com o dicionário Aurélio, assessorar é servir de assessor a; assistir; auxiliar, tecnicamente, graças a conhecimentos especializados em dado assunto. Considera assessor como um adjunto, auxiliar, assistente, ajudante, organismo que fornece assessoramento, ou seja, o ato ou efeito de assessorar.

Assessorar é fazer o acompanhamento do executivo e de sua equipe nas soluções dos conflitos, gestão, execução de funções técnicas e gestão do conhecimento. É fazer o elo entre a empresa, clientes e fornecedores internos e externos, facilitando o desenvolvimento do trabalho.

Consiste na gestão e execução de processos e procedimentos administrativos de forma eficaz, possibilitando o alcance dos objetivos corporativos. É compartilhar problemas e desafios. É saber negociar, gerenciar o tempo, definir prioridades, sendo o facilitador e intermediador entre a organização e seus clientes internos e externos.

Um assessor executivo gerencia a informação e os processos de forma a disponibilizar ferramentas eficazes que permitam uma tomada de decisão acertada do executivo e de sua equipe. Com características como a multifuncionalidade, iniciativa, ousadia, postura ética e flexibilidade, deve estar qualificado e apto para criar essas condições de gerenciamento.

Em outras palavras, deve ser detentor da capacidade de privilegiar informações com discernimento para a tomada de decisões. Precisa conhecer a empresa e os colaboradores para agir, gerenciando os conflitos no trabalho. Saber a hora de ouvir e de falar, sempre procurando agregar valor às atividades do dia a dia. Ser humilde para aprender com o novo, transmitindo suas experiências e conhecimentos. Isso conduz a criação de condições para integrar as relações interpessoais, compartilhar conhecimentos, gerenciar conflitos, acompanhar as mudanças dentro e fora da organização, visando à tomada de decisão.

segunda-feira, 29 de março de 2010

Ambiente de trabalho: espaço de convivência

Conhecer o protocolo do ambiente de trabalho "nos protege de colidir com os outros, de magoar sentimentos dos colegas ou de prejudicar a reputação de uma firma", escreve Nancy Tuckermann em O livro completo de etiqueta de Amy Vanderbilt (Editora Nova Fronteira, 2000).
Você pode revelar através de sua postura corporal se está se sentido bem no ambiente que está, ou se está com vontade de sair correndo. Mantenha sempre suas costas retas, os ombros para trás, a cabeça erguida.
Como está seu local de trabalho?
Lembre-se: o ambiente de trabalho interfere em nosso estado mental e consequentemente em nossa postura.

quinta-feira, 18 de março de 2010

A Era do "Ser" Elegante

O mundo corporativo está requerendo, cada vez mais, dos seus componentes uma postura profissional elegante que lhes assegure êxito pessoal e profissional ao se relacionar com clientes internos e externos. Apesar de vivermos numa sociedade apressada e competitiva, ser bem-educado é predicado cada vez mais valorizado na vida como um todo.

Conhecer as regras de conduta, nem sempre ditas e escritas, que regem o comportamento social e profissional dos membros de uma sociedade ou organização torna-se indispensável. Por quê? Pelo fato do conhecimento e a prática correta das normas que regem o comportamento no mundo dos negócios gerarem benefícios imediatos, tanto para o profissional que as pratica como para a organização do qual faz parte. Possibilitam um comportamento com mais confiança, simplicidade e naturalidade diante de situações inusitadas. Melhoram o relacionamento entre colegas e dirigentes, o que acaba refletindo de maneira positiva em todas as áreas da organização, indiferente de seu ramo de atividade.

Na era da empresa humanizada, estudiosos afirmam que o diferencial de uma organização para outra daqui para frente não será mais a tecnologia que ela tem à sua disposição, mas o relacionamento que tiver com seus clientes, fornecedores e colaboradores.
O que é ser elegante? Ser elegante é:
  • ser simples, natural, espontâneo ....;
  • saber conversar, ouvir o agradável e o desagradável e calar-se;
  • saber sorrir;
  • ser prestativo, gentil, delicado e atencioso;
  • ser discreto e ter bom senso;
  • compartilhar conhecimentos;
  • respeitar as mais altas individualidades como os mais humildes seres;
  • SER EDUCADO E NÃO ESTAR EDUCADO.

A elegância no relacionamento com as pessoas é demonstrada por atitudes que algumas pessoas consideram coisa de “gente antiga” (você sabe o que quero dizer) como: cumprimentar as pessoas com uma expressão facial alegre e entusiasmada; chamá-las pelo nome; usar as expressões mágicas – por favor, por gentileza, desculpa, muito obrigada(o).

Gestos essenciais para se construir melhores relacionamentos no ambiente de trabalho e na vida social, que levam as pessoas ao nosso redor a formar sua imagem a nosso respeito.

Qual é a imagem que estou projetando para as pessoas ao meu redor?

Faça esta pergunta a alguns de seus colegas. Claro, a maioria deles é sempre muito gentil e educada e falará só o que você realmente quer e espera ouvir: elogios. Às vezes, no entanto, ouvimos o que não queremos, mesmo que isto não nos é dito pessoalmente, mas acaba prejudicando nossa imagem pessoal e, por extensão, a imagem da organização que representamos.

Normalmente, nossa imagem é prejudicada por detalhes insignificantes a nosso ver, porém não para a outra pessoa. Nós nos preocupamos tanto com processos e procedimentos administrativos - não que não sejam necessários e importantes – muito pelo contrário. Mas o que dizemos sem dizer uma palavra muitas vezes é o diferencial.

Especialistas como Judi James, em seu livro Linguagem Corporal no Trabalho, dizem que afetamos as pessoas com nossa(o) postura, gestos, olhar, expressões faciais, apresentação pessoal. Da mesma forma como elas, também, nos afetam por estas mesmas vias.


Assim, a recomendação é prestar atenção aos hábitos e atitudes diários e tomar cuidado especial com alguns pequenos, mas importantes detalhes que podem afetar a imagem profissional e social.

sexta-feira, 12 de março de 2010

Simplifying Your Life at the OfficeSource

Once, as a young editorial assistant, I left my to-do list for the next day on my desk, in the company of numerous stacks of paper and a few used coffee cups. The next morning, the list bore a P.S. in my boss's handwriting: "CLEAN DESK." It didn't matter that I was able to keep her organized, or that I knew my way through those paper mountains like a sherpa knows the Himalayas. I had to change my ways.

Books about organization didn't help. They were written by people from another galaxy, a place where babies are born with innate knowledge of pegboards and filing cabinets instead of Babinski's reflex. Then I discovered the missing link: I couldn't have an organized desk until I got a simplified life. If you'd like one, too, try this 30-day system for simplifying office routines:

■ Start the serenity process before you leave for work. Get up earlier. Spend at least 10 minutes in quiet contemplation or writing in a journal; this is when you decide that you'll have a day divorced from chaos. Have lunches packed and kids' stuff in order the night before. Eat something that makes you feel strong and healthy. Leave for work with a little time to spare so a missed bus or a traffic jam won't raise your blood pressure.

■ Plan to get to work early (or stay a little late) one or two days a week. This way, you'll have a blissful hour or so to work on something that requires focus--an expense report, maybe-- when you know there will be no interruptions.

■ The rest of the time, expect to be interrupted. That way it won't be so frustrating. Because interruption is the norm in most offices and other people's needs make multitasking inevitable, commit to having only one project of your own going at a time. That way, you know precisely what you'll return to when your time is your own again.

■ Set certain days for certain tasks. Like the old rhyme about Tuesday being washday, you can arrange your week so you'll know, to some extent anyhow, what you'll be doing.

■ Have specific times for tending to routine business. Return voice-mail messages at the same time or times every day (you might even put this on your outgoing message). Save all nonurgent duplicating for one trip to the copier. Deal with e-mail twice a day and shut off that infernal bell the rest of the time.

■ Eat lunch every day. Ideally, you'll actually get out for lunch. It might seem that you're simplifying things to stay at your desk and keep working but your psyche (and your stomach) would disagree. Take that break.

■ Leave yourself messages. If you're at work and think of something you need to do at home, call your answering machine. Then you can forget it and focus on the business at hand. You can do the same thing in reverse: Leave yourself a message at work about something that may have slipped your mind during the day. If you can't help bringing the office home, this is a way to send some of it back.

■ Have a customized organizing system. How you keep track of things is up to you--as long as you're (a) keeping track, and (b) doing it in a way that doesn't upset those around you (like those stacks of papers that got me the note from the boss). Of the administrative professionals I polled for this story, the most popular organizing plan is a dual system involving a day planner/calendar (Franklin-Covey, At-A-Glance, or something similar) and a chrono-file: a hanging file for each month and rotating folders for each day. The planner tells them what they'll be doing, and the chrono-file contains the documentation. In addition, a chrono-file provides a place for every single piece of paper that can't be dealt with right away.

■ Delegate when you can. We're often afraid to give up even the minor details because we think no one can do them like we do. That's probably right, but that doesn't mean someone else won't do them perfectly well. If you're not able to delegate a lot of work, see what you can delegate at home to lessen the overall complexity of your life. Cleaning help, for instance, is not an indulgence. Unless you actually like to clean and find it somehow therapeutic, let that job go and don't look back.

■ Plan for times when you'll be gone. Make a clear list of all your responsibilities as well as your boss's preferences (how he likes mail opened, how she prefers to have the phone answered) and give a copy to a coworker. This way, you'll make life easier for the temp; she'll be more efficient; and your coworkers won't have to answer her questions all day long. You might also provide a special folder in which your replacement can put those papers she doesn't know what to do with so anything that wasn't taken care of will be in one place and you can deal with it first thing when you return.

■ Get along. Office politics can complicate your work day as much as filing your boss's airline tickets under "Miscellaneous." "Stop trying to fix and change other people," says office communications specialist Sarita Maybin. "Don't try to make other people over into your image." Address problems as they occur before a misunderstanding turns into a feud. In addition, avoid gossip like a door marked "Plague." It can feel satisfying to think you've got the goods on somebody but as my grandmother used to tell me, "Anyone who'll gossip with you will gossip about you"--and they probably are. If you can't avoid hearing gossip, at least abstain from contributing.

■ Make your space inviting. A cartoon about a disgruntled worker or a morbid joke may be funny but it adds to your mental workload. Replace these with relaxing or uplifting photographs--images of the ocean, your vacation, your dog. Or have plants around: they're visually appealing and they put oxygen into the air.

■ Streamline repeat tasks. Things you have to do over and over take less time and effort if you create templates for them so you don't have to start from scratch every time. If you often fax to the same person, for instance, you might make up cover sheets by the batch.

■ Meet regularly with your immediate coworkers. If it's appropriate in your organization, schedule a weekly meeting with the people with whom you work directly. If you can let someone know the three things you'll need from him this week, and someone else can tell you the three she'll need from you, you've just saved yourself half a dozen interruptions.

■ Don't answer e-mails. Well, you'll answer some of them, of course, but unless you're asked a question or there's further business to attend to, you aren't obligated to write back. You'll save yourself and others time by phasing out those e-mails that just say, "Thanks," or "Sounds good," or "Have a nice day." I know these are friendly gestures and on the phone or in person you'd use them as a matter of course, but with e-mail, each one means that somebody has to open it and will probably feel obligated to write back, "You're welcome," "I'm glad you think so," or "You have one, too."

■ Set boundaries. Start with saying no to unreasonable requests. Then politely distance yourself from negative people, the "energy vampires" who steal others' time and enthusiasm with their nonstop laments. You can also set boundaries for yourself: "I will leave work at 5 p.m. today, and all my work will be finished before I go." Sometimes emergencies intervene, but more often than not, making a commitment like that means you'll keep it.

■ Make peace with chaos. Offices can be topsy-turvy places: You're composing an important letter but the phone is ringing, the boss is buzzing, the mail was just delivered, and the guy from HR is standing at your door humming. When it seems overwhelming, breathe. One eternally calm administrative assistant I spoke with has a little sign on her desk that reads, "How Important Is It?" to help her differentiate the urgent--there's plenty of that--from the truly important, of which there is a lot less. When you have your simplifying tactics in place, you'll get more done with less effort. You'll be able to spot unnecessary complication when it's a mere dot on the horizon and deal with it before it grows into anything bigger. You'll find more to enjoy at work and you'll have more vitality to make the most of the rest of your life.

(From: : OfficePRO magazine, written by Victoria Moran)
Victoria Moran is the author of books including Creating a Charmed Life and Shelter for the Spirit. She is a national speaker and has presented at two IAAP international conventions. Learn more about Moran's work or sign up for her online newsletter by visiting her Web site, www.victoriamoran.com.

Vale a pena dar uma paradinha e ler...


o que o Brian Dyson, ex-presidente da Coca Cola, falou numa conferência sobre a relação entre o trabalho e os outros compromissos da vida, para uma platéia de jovens universitários americanos.

"
Imaginem a vida como um jogo, no qual vocês fazem malabarismo com cinco bolas que lançam ao ar. Essas bolas são: o trabalho, a família, a saúde, os amigos e o espírito.
O trabalho é uma bola de borracha. Se cair, bate no chão e pula para cima. Mas as quatro outras são de vidro. Se caírem no chão, quebrarão e ficarão permanentemente danificadas. Entendam isso e busquem o equilíbrio na vida.
Como?
Não diminuam seu próprio valor, comparando-se com outras pessoas. Somos todos diferentes. Cada um de nós é um ser especial. Não fixem seus objetivos com base no que os outros acham importante. Só vocês estão em condições de escolher o que é melhor para vocês próprios. Dêem valor e respeitem as coisas mais queridas aos seus corações. Apeguem-se a elas como a própria vida. Sem elas, a vida carece de sentido. Não deixem que a vida escorra entre os dedos por viverem no passado ou no futuro.
Se viverem um dia de cada vez, viverão todos os dias de suas vidas. Não desistam quando ainda são capazes de um esforço a mais. Nada termina até o momento em que se deixa de tentar. Não temam admitir que não são perfeitos. Não temam enfrentar riscos. É correndo riscos que aprendemos a ser valente.
Não excluam o amor de suas vidas, dizendo que não se pode encontrá-lo. A melhor forma de receber amor é dando. A forma mais rápida de ficar sem amor e apegar-se demasiado a si próprio. A melhor forma de manter o amor é dar-lhe asa. Não corram tanto pela vida a ponto de esquecerem onde estiveram é para onde vão. Não tenham medo de aprender. O conhecimento é leve. É um tesouro que se carrega facilmente. Não usem imprudentemente o tempo ou as palavras. Não se podem recuperar.
A vida não é uma corrida, mas sim uma viagem que deve ser desfrutada a cada passo. Lembre-se: Ontem é história. Amanhã é mistério e hoje é uma dádiva. Por isso se chama "presente". Vivam o presente com muita energia!".
Estes conselhos podem nos levar ao sucesso pessoal e empresarial. Leiam e releiam estes conselhos e façam um exame de consciência. Pessoas equilibradas emocionalmente tem mais sucesso, mais amigos, enfim, vivem...
Pensem nisso!!! Vocês tem tudo para ter muito sucesso!!!" (by Brian Dyson)

quarta-feira, 10 de março de 2010

Alfabeto Fonético




O alfabeto fonético internacional é usado para identificar letras do alfabeto por meio de palavras-código na comunicação falada para soletrar palavras.

A - Alfa
B - Bravo
C - Charlie
D - Delta
E - Eco
F - Fox
G - Golf
H - Hotel
I - India
J - Juliet
K - Kilometro
L - Lima
M - Mike
N - November
O - Oscar
P - Papa
Q - Quebec
R - Romeo
S - Sierra
T - Tango
U - Uniform
V - Victor
W - Whisky
X - X-Ray ou Xadrez
Y - Yankee
Z - Zulu


Na área de secretariado e assessoramento executivo, o alfabeto fonético é frequentemente usado na comunicação com a agência de viagens para a compra de passagens aéreas ao se dizer o nome e sobrenome do passageiro. Para exemplificar, se comprar uma passagem para eu viajar, diria para a agente de viagens: “é uma reserva em nome de: whisky – alfa – mike – sierra – eco – romeo (ou seja) Wamser.

Ah! Sua tela mental sintonizou com a seguinte cena: w de whisky; a de amor; m de Maria; s de saúde; e de esperança; r de rato? Deleta-a por completo.

Soletrar palavras e nomes de pessoas fora deste código denota falta de profissionalismo, ainda mais para quem assessora.

sábado, 6 de março de 2010

ÀS MULHERES....

A vocês, mulheres,
flores e fonte da eterna primavera,
bem vindas.
Sejam bem-vindas a este mundo
que construímos.
Parabéns pelos novos caminhos.
Cuidado com as antigas trilhas.
Vocês chegam não como um fato,
como uma antropologia
a mais da história do mundo.
Vocês chegam
para o complemento.
Vocês conquistaram
a posição que merecem.

Vocês estão aí para a correção.
Vocês adentram a reconstrução
porque nós homens cartesianos,
com orgulho, já fizemos muito.
Quantos erros,
quantos acertos.
Com estes continuemos.
Com nossos desvios, cuidado!
Porque muitas vezes
somos pilotos
de máquinas registradoras.
Maximizamos o lucro financeiro,
minimizamos a realização pessoal.

Usamos e abusamos
do cérebro esquerdo.
Racionalizamos a emoção.
Matematizamos o coração.
Tornamos o país e a vida
em um fluxo de caixa.
Isso não é tudo,
aliás talvez não seja quase nada.
É hora de mudar.
Graças a Deus, vocês chegam.
Mas, pelo amor de Deus,
cheguem para a soma,
jamais para o confronto.
Eu proponho
nos dar um perdão.
Amplo, geral e irrestrito.

Reconheço que construímos,
aliás com brilhantismo,
a sociedade da riqueza.
Desenvolvemos o QI,
fomos “machos pra valer”.
Perdoem nossos erros.
Vamos nos juntar
um com o outro.
Um respeitando o outro,
nos entendendo.
Somos o côncavo e o convexo
da nossa parceria.
Apenas um pedido:
não sejam homens de batom.
Cérebro esquerdo de cabelos
longos, vozes finas autoritárias.

(Autor: Marco Aurélio Vianna)

sexta-feira, 5 de março de 2010

Some telephone expressions

- Não, não, não! A linha não caiu. É que te deu um branco e você acabou desligando? Não é mesmo?
- Sim. Uma sensação de completa apatia toma conta de alguém em início de carreira ao atender uma chamada e do outro lado da linha ouvir: Good morning, may I......

É uma situação comum. Logo, logo você atenderá com muita naturalidade. Também passei por isso. A falta de prática causa o tradicional “branco” e nem sequer cumprimentar o interlocutor conseguimos.

Para ajudar a dirimir esta aflição, quando iniciei minha vida profissional como bilíngue, elaborei uma lista com as expressões mais corriqueiras que usamos em inglês no atendimento telefônico. Esta lista ficava afixada no caderno da secretária que eu usava, ou no risque-rabisque. O importante é que ela estava sempre à minha vista quando recebia uma chamada internacional.

Compartilho-a com você agora.

Can I/May I speak to Margaret, please?
Who’s calling please? (or) Could you give your name please?
It’s been nice to talking with you, Ms. Wagner.
Good-bye (and not “bye-bye”)
Good morning, Bem Viver, Maria speaking.
Espaço Viver, Emily. May I help you?
Mr. Silveira´s office, Eliane speaking.
May I ask who’s calling, please?
May I tell Mr. Costa who’s calling, please?
Is it convenient to hold or would you prefer to call back?
May I put you on hold? (or) Can I put you on hold?
May I put you on hold while I see if I can interrupt her?
Thank you for holding, Mr. Wamser.
Ms. Silveira is out of office. I expect her back after 3:30. I’m her administrative assistant and work very closely with her. May I help you?
Mr. Costa is in a staff meeting. Do you want me to interrupt him?
I thing you’ve got the wrong number.
Could you speak more slowly, please?
You’re welcome.

Incremente esta lista de acordo com suas necessidades e especificidades.
Sucesso e calma ao atender a próxima chamada internacional!

quinta-feira, 4 de março de 2010

Quem liga, desliga


O telefone é um instrumento de comunicação fundamental no mundo dos negócios. Um telefonema é uma forma eficaz para incrementar contatos e uma oportunidade de se prestar um excelente serviço visando à satisfação do cliente.

Ainda mais atualmente, diante de um ambiente corporativo globalizado, com os clientes tornando-se cada vez mais críticos em relação aos serviços. Prestar serviço é dar atenção e servir. Profissionais atenciosos e corteses são recursos tão ou mais valiosos do que a tecnologia à disposição.

O atendimento telefônico deve transmitir uma imagem profissional de eficácia e capacidade de organização. Todos os integrantes de uma empresa são responsáveis pela qualidade no atendimento telefônico porque suas atitudes ao telefone “vendem” a imagem corporativa. Quem atende ao telefone deve ter ciência de que está falando em nome da empresa, que tem suas normas, regras e postura de conduta. Por esta razão, todos devem buscar habilidade e assertividade no seu uso.

Envolve o conhecimento de princípios básicos como: cortesia, tranquilidade, atenção e conhecimento do negócio da empresa. Um telefonema requer mais concentração do que uma conversa pessoalmente, face to face. Por telefone a expressão facial e a linguagem corporal se perdem.

Quem telefona espera de quem atende que entenda dos assuntos da empresa e seja capaz de responder suas perguntas, resolver seus problemas ou encaminhá-los às pessoas certas para as medidas certas. Por isso, determinadas atitudes são reprováveis ao telefone: demora ao atender, não se identificar, deixar o interlocutor aguardando muito tempo por atendimento, não dar retorno às ligações, vícios de linguagem, uso de gírias e palavras no diminutivo para parecer mais cortês e gentil, conversas e comentários sobre problemas pessoais, falar com tom de voz alto.

Sabe-se que não se trata de atitudes praticadas somente por quem está no cargo de secretária, recepcionista ou telefonista. São falhas cometidas por colaboradores da ponta da pirâmide organizacional até sua base. Repetir sempre é válido: a qualidade no atendimento e relacionamento com os clientes é um dos fatores fundamentais para a manutenção e incremento dos negócios da empresa.

A empresa em que você trabalha tem um padrão de atendimento telefônico?

Sensibilize seus colegas a adotá-lo em prol da excelência no relacionamento com os clientes.


segunda-feira, 1 de março de 2010

Organizar-se? Para quê?

Ser organizado é ...............

Ø Saber onde buscar as informações e encontrá-las na hora em que se precisa.
Ø Saber quais compromissos e atividades são importantes e/ou urgentes e dar as devidas prioridades.
Ø Usar métodos e instrumentos confiáveis e ágeis para conseguir acesso fácil às informações sem perigo de extravios.
Ø Manter arquivos, agenda e o próprio escritório em ordem e excluir materiais e papéis desnecessários.
Ø Ter responsabilidade e manter cada objeto, material e documento em seu devido lugar, fazendo com que o ambiente de trabalho seja o mais funcional possível. Estabelecer regras gerais de organização e segui-las.
Ø Manter todos os compromissos em dia, cumprindo prazos, gerenciando os documentos e papéis sobre a mesa, afim de proporcionar agilidade na hora em que forem solicitados.
Ø Saber administrar o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar cada tarefa.
Ø Saber separar documentos úteis de documentos obsoletos. Ter visão para o futuro levando em consideração os imprevistos.
Ø Ser disciplinado e pró-ativo e conhecimento geral da organização em que trabalha.
Ø Ser organizado é, antes de tudo, fazer uma seleção de prioridade e segui-las, sempre cumprindo horários. Ter em mente o discernimento de qual tarefa pode ficar para mais tarde. Saber administrar bem o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar cada tarefa. Manter os documentos na mais perfeita ordem, possibilitando rápida localização do que é preciso, além de melhorar o ambiente esteticamente.
A organização relaciona-se muito bem com responsabilidade, tendo em vista que uma pessoa organizada, de forma alguma, poderá ser irresponsável. A organização é a base do equilíbrio tanto no campo profissional como o pessoal.