Vivências e convivências

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terça-feira, 14 de novembro de 2017

As festas corporativas de fim de ano



As festas de final de ano sempre geram muita expectativa, tanto no âmbito das famílias como no meio corporativo. Agitam quem responde pela organização, e mexem com a zona de conforto dos convidados. Sim, porque uma festa de fim de ano da empresa não é uma festa qualquer. É da empresa. É a ocasião em que vamos encontrar as pessoas de nossa convivência diária num outro clima, com mais descontração, mais animação, longe das cobranças por metas e resultados. 

E aqui vai o meu temperinho, para não dizer, meu veneninho de “toma cuidado!!”: é uma festa corporativa e como tal é a extensão do dia de trabalho, com uma dinâmica mais festiva e comemorativa, eu diria. 

“Tá, e daí? O que queres dizer com isso?” talvez alguém queira me interpelar assim. Quero dizer que na festa de fim de ano, você deve manter o mesmo cuidado, a mesma preocupação com a sua imagem que você mantém no cotidiano. Nada de relaxar porque é festa. 

As festas corporativas de fim de ano são uma excelente oportunidade para ampliar ou solidificar os relacionamentos profissionais e a imagem também. Não tem como separar. Você, se tiver planos de carreira e estiver apostando em galgar cargos mais altos na empresa, será observado sutilmente com as lentes de quem projeta ver você em um evento representando a empresa no futuro. É o momento em que se aproveita para avaliar informalmente um talento em público, em um espaço descontraído, para ver se sabe se relacionar dentro dos padrões da empresa. Padrões esses muitas vezes não escritos, nem ditos, porém esperados e subliminarmente exigidos. 


Então, como encarar com sucesso (e sem sofrimento!!) um evento corporativo de fim de ano, e ainda ganhar pontos de seus observadores invisíveis? 

1ª. dica: Confirme sua presença. Não deixe a pessoa responsável pela organização no vácuo. Nada de confirmar no último dia. Nada de comentar pelos corredores da empresa que não sabe se vai porque tem outro evento. Nada de se fazer de difícil e desdenhar o evento. Não confirmar a presença e depois comparecer, nem pensar!..... nada de “dar só uma passadinha na festa”. 

2ª. dica: Chegue na hora e saia no tempo em que a maioria sair. Não fique para ser o último. A não ser que seja da equipe de organização da festa. Ah... verifique se a festa é só para os colaboradores. Se for, please não caia na tentação de levar esposa, filhos, amigos. 

3ª. dica: Use trajes adequados ao ambiente. Lembrando que a festa é uma extensão do ambiente de trabalho, a roupa deve ser sem exageros nos decotes, no comprimento, nas transparências e por aí afora. Se você tiver dúvida sobre o traje, pergunte para a pessoa responsável pela organização. 

4ª. dica: Seja comedido ao comer. Coma com modos e elegância. Não leve comida para casa, a não ser que for convidado a fazer para evitar desperdício. Também é feio levar como lembrança objetos de decoração, que precisam ser devolvidos para a empresa de decoração. 

5ª. dica: Modere na bebida. Nada mais prejudicial à imagem pessoal e profissional do que ter de pedir desculpas no dia seguinte por algum vexame que tenha dado na festa. Caso fique fora do controle no segundo copo, pare de beber no primeiro copo. Não dê margem ao azar (se é que beber demais é de fato uma questão de azar!!). Resumindo, evite bebidas em demasia para não se tornar inconveniente. Você “está sendo filmado” com a percepção e avaliação das lentes da chefia, que pode entender que é assim que você é e age no cotidiano. 

6ª. dica: Evite intimidades. Sim, a festa é momento para a descontração sem exageros, e sem intimidades. Com a chefia, então, nem em sonho!! Cuidado com as piadinhas e com os comentários maldosos a respeito da empresa ou de algum colega de trabalho. Divirta-se, no entanto, mantenha o foco de que é uma comemoração de trabalho. 

7ª. dica: Fortaleça o networking, interaja com sua rede de relacionamentos em ambiente real. Seja gentil, sorridente, educado, participativo. Trata-se de uma oportunidade de conhecer melhor os colegas de trabalho. Interaja com o maior número possível deles que puder. Não se atenha a conversar com um único grupo. Circule. Procure conversar principalmente com aqueles com os quais você não tem muito contato no dia a dia. Quem sabe vocês descubram interesses comuns para o benefício comum e coletivo. 

8ª. dica: Converse também com seu chefe. Sem monopolizá-lo, claro! E também não caia na tentação de se achar íntimo dele. 

9ª. dica: Agradeça ao chefe e à organização do evento ao se despedir. No dia seguinte, envie ainda um e-mail de agradecimento por escrito. 

10. dica: Vá à festa, divirta-se e tenha sempre como propósito primordial o bem estar do outro.


segunda-feira, 30 de outubro de 2017

Profissional de secretariado: torne-se imprescindível


Proatividade


A

s organizações buscam por profissionais comprometidos, dinâmicos, interessados em aprender sobre as diversas áreas e processos; com perfil intraempreendedor, que se portem como agentes de mudança e proponham melhorias no seu escopo de trabalho.

O fato de estar diretamente envolvido com a execução e o gerenciamento de determinados processos e procedimentos administrativos faz com que o assessor tenha condições de visualizar e propor mecanismos para a racionalização e simplificação do fluxo de determinada atividade. Isso permite que o assessor otimize o tempo para gerenciar mais atentamente o relacionamento com clientes internos e externos.

Muitas vezes, este relacionamento é prejudicado pela ausência de racionalização de procedimentos administrativos. Muitos secretários não buscam caminhos para aperfeiçoar as ferramentas voltadas à otimização do processo decisório porque estão sobrecarregados com o excesso de tarefas operacionais, repetitivas e, até mesmo, desnecessárias.

Ajude a repensar as mudanças! Envolva-se em comissões que elaboram procedimentos administrativos! O assessor que chama para si a responsabilidade de pensar e gerenciar os processos administrativos está cumprindo seu verdadeiro papel de secretário analista simbólico, conforme definido por Robert Reich.

A função de gestor de processos e procedimentos administrativos requer:
¨       visão sistêmica sobre toda a empresa;
¨       compreensão do negócio;
¨       conhecimento das estratégias e políticas da empresa;
¨       facilidade de se relacionar e integrar com os colegas de trabalho independentemente da posição hierárquica;
¨       atitude investigativa contínua;
¨       paciência, tolerância e perseverança;
¨       compreensão ampla e percepção acurada;
¨       modéstia equilibrada, que permita “vender o peixe”.
 
Em outras palavras, quanto mais você conhecer a empresa em que trabalha, seu negócio, suas normas e procedimentos; mais dinamismo imprimirá ao seu trabalho, maior será a probabilidade de criar situações e oportunidades para argumentar, opinar, participar e sugerir mudanças.

O papel de quem assessora pode ser modificado a partir da mudança na postura profissional. Comece por ampliar sua atuação na área específica. Se você está assessorando o Diretor de Logística, aprenda tudo o que puder sobre o assunto. Se você é secretária do Diretor de Gestão de Pessoas, faça um curso de especialização em Recursos Humanos. Se você é secretária(o) em uma clínica, participe de um curso sobre administração hospitalar. E assim por diante.

Agregue valor e responsabilidades ao cargo! Pense estrategicamente! Seja inovador! Ajude a organizar comitês voltados à sustentabilidade e à responsabilidade social. Integre grupos de trabalho. Envolva-se em atividades que estão em sincronia com os objetivos corporativos. A sua proatividade corroborará para a gradativa mudança na visão ultrapassada que alguns grupos conservadores mantêm da secretária. Passe da reivindicação verbal para a ação concreta.

Agora pare e pense: com quais processos e procedimentos administrativos e secretariais você está diretamente envolvido? É possível racionalizá-los? Tenha iniciativa e discernimento para questionar! Pense em algo que você poderia mudar ou fazer melhor uma vez por semana. Está esperando o que para colocar em prática?
 
Fonte: Wamser, Eliane. A secretária que faz.... Blumenau: Nova Letra, 2010, p. 79.