quarta-feira, 24 de setembro de 2014

Dos Escribas à Internet: um pouco da história da profissão de Secretário (parte VII)


AS COMPETÊNCIAS QUE FAZEM A DIFERENÇA

 

As opções de carreira dos profissionais que atuam nos escritórios estão se expandindo rapidamente como resultado da automação dos serviços administrativos. As inovações tecnológicas têm gerado mudanças na operacionalização de inúmeras atividades administrativas, bem como no gerenciamento da informação, possibilitando novas oportunidades de desenvolvimento profissional. Como consequência, passa-se a exigir do trabalhador cada vez mais profissionalismo. (Jaderstrom et al. 1997, p. 3).


Inúmeras organizações estão revolucionando seus ambientes de trabalho. É o que Junqueira (1996, p. 82) denomina de “ambientes revolucionários de trabalho, onde está havendo uma passagem de sistemas tayloristas para sistemas de gestão na base de equipes autogerenciadas.” Esta revolução tem como objetivo o aumento da eficiência e produtividade, competir com a concorrência internacional e atender aos clientes cada vez mais exigentes em termos de qualidade, preços e valores agregados para encantá-los.

O secretário executivo que sempre ocupou uma posição privilegiada junto aos executivos que tomam as decisões, pelo fato de ser detentor de informações sigilosas, também teve seu trabalho afetado pelo corte de pessoal motivado pela reestruturação das organizações. Passou a acumular tarefas, ganhou mais autonomia e mais executivos para gerenciar. Precisa ter uma preocupação com o todo empresarial, com a produtividade, com a qualidade, com o lucro. Agora, é visto como um produtor de lucros e resultados e administrador de informações. É, na verdade, um executivo adjunto.

Em seu papel atual de extensão do executivo, de acordo com a Proposta de Diretrizes Curriculares para os Cursos de Secretariado Executivo, elaborada pela Comissão de Especialistas de Administração do Ministério da Educação, um secretário executivo deve ter o seguinte perfil:


gestor; empreendedor; inovador; programador de soluções; iniciativa; criativo, dinâmico, polivalente; negociador; culto; participativo; conhecedor de tecnologia, comunicação e pesquisa; gestor do fluxo de informações, indispensável às decisões do executivo; conhecedor de gestão estratégica; discreto – conhecedor de cerimonial; administrador de conflitos; leitor de ambientes para fins de veiculação de mudanças na estrutura logística e nas relações interpessoais; competência interpessoal, grupal e organizacional [...].

 
A tecnologia de informação e de comunicação continuará a impulsionar as mudanças e isto provocará uma constante redefinição do papel do secretário executivo e dos profissionais de escritório, de forma geral. Para continuarem a fazer parte do time que administra, indiferentemente do título do cargo, as organizações exigirão novas competências, além da habitual competência técnica. As tarefas estão se tornando, gradativamente, mentais e mutáveis à medida que deixam de ser repetitivas e musculares.

Para Chiavenato (1996, p. 146), “os cargos estão deixando de ser individualizados e confinados socialmente para se tornarem socialmente interdependentes e com forte vinculação grupal”, privilegiando, assim, as relações interpessoais e o espírito de equipe. No entender de Medeiros e Hernandes (1995, p. 20), a competência de um secretário executivo deve ser avaliada “por sua habilidade em lidar com pessoas”, e não somente por sua capacidade em lidar com papéis e objetos materiais.

Diante deste contexto, as organizações começam a dar um sentido mais amplo e abrangente para a avaliação do desempenho de seus empregados, envolvendo novos aspectos, como competência pessoal, tecnológica, metodológica e social.

Os profissionais do secretariado, como todos os profissionais rumo ao século XXI, devem estar capacitados a aprender a aprender, saber pensar estrategicamente, responder criativamente a situações novas e inusitadas, agir pró-ativamente. O secretário executivo, para manter-se empregável, assumir e desempenhar as novas atribuições que lhe são delegadas, deve procurar desenvolver essas competências.

Muito se tem falado na extinção da profissão de secretário. Natalense (1998, p. 4) acha interessante que os comentários, muitas vezes, sejam “feitos por consultores e empresários, profissionais habituados a lidar com constantes mudanças organizacionais [...].” Em seu parecer, isto comprova a falta de informação que ainda existe sobre a profissão no Brasil. Uma falta de informação não só por parte de consultores e empresários, mas, principalmente, por inúmeros profissionais que não estão atentos às muitas mudanças no mercado de trabalho e não percebem o espaço que têm para desempenhar suas atividades. Assim, deixam de desenvolver as diferentes competências que as organizações procuram num profissional.

A palavra competência é aqui usada para designar as capacidades que possibilitam a um profissional exercer sua profissão com excelência e ser empregável, reconhecendo a sua função social no contexto em que está inserido.

O entendimento dessas novas competências está baseado na definição apresentada por Chiavenato (1996, p. 146) ao analisar as novas tendências em avaliação do desempenho humano nas organizações, quais sejam:

a)  Competência pessoal - principalmente, a capacidade de aprendizagem e absorção de novos e diferentes conhecimentos e habilidades.

b)  Competência tecnológica - principalmente, a capacidade de assimilação do conhecimento de diferentes técnicas necessárias ao desempenho da generalidade e da multifuncionalidade.

c)  Competência metodológica - principalmente, a capacidade de empreendimento e de iniciativa para resolução de problemas de diversas naturezas. Algo como espírito empreendedor e solucionador espontâneo de problemas.

d)  Competência social - principalmente, a capacidade de se relacionar eficazmente com diferentes pessoas e grupos, bem como desenvolver trabalhos em equipe.

 Reich (1994, p. 168), ao realizar estudos em torno do trabalho das nações, define o secretário executivo como executor de serviços simbólico-analíticos, classificando-o como “analista-simbólico”.  Classifica-o como pertencente às “categorias tradicionais”, quais sejam: gerência, secretaria e vendas, pelo fato dessas se sobreporem a mais de uma das categorias funcionais por ele apresentadas (serviços rotineiros de produção, serviços pessoais e serviços simbólico-analíticos).

Apenas algumas das pessoas que são classificadas como ‘secretárias’, por exemplo, executam estritamente tarefas rotineiras, como introduzir e recuperar dados em um computador. Outras ‘secretárias’  executam serviços pessoais, como marcar compromissos e servir café. Um terceiro grupo de ‘secretárias’ executam tarefas simbólico-analíticas estreitamente ligadas ao que fazem seus chefes. (Reich, 1994, p. 168.).
 

Na opinião de Reich (1994, p. 214), abstração, raciocínio sistêmico, experimentação e colaboração são as quatro aptidões básicas para um analista-simbólico estar preparado a atuar em organizações na identificação e resolução de problemas e promoção da venda de soluções para tais problemas.  Um analista-simbólico tem formação universitária, mas seu aprimoramento não termina com a formatura. Está continuamente se atualizando, enfrentando o desafio do aprender a aprender. “Portanto, inútil pensar numa educação formal com término estabelecido. Não bastam cursos de segundo e terceiro graus para exercer com competência a função de secretário, que exige aprimoramento permanente.” (Medeiros & Hernandes, 1995, p. 20).

O mercado absorverá, cada vez mais, profissionais bem preparados, com iniciativa, criatividade, visão global dos negócios, entusiastas, polivalentes. Cada vez mais, uma educação continuada será requerida para os profissionais  acompanharem a transição para um escritório eletrônico e, consequentemente, responder às demandas do mercado (Jaderstrom et al., 1997, p. 3).

 

Quais são as exigências ao se contratar um secretário executivo?


Nas palavras da SECRETÁRIA C, a gerência de Recursos Humanos da organização na qual trabalha faria as seguintes exigências se precisasse contratar um para a diretoria:


curso superior; inglês fluente; conhecimentos de informática; [...] visão holística, porque não poderia contratar uma pessoa que  não tivesse ideia do que é realmente uma empresa;  no mínimo dois anos de experiência; [...] ele disse que seria importante, na entrevista, a tonalidade da voz, postura, aparência. Também são importantes os modos, o jeito de se portar. Tudo isso faz parte. Felizmente ou infelizmente, a nossa função requer muito mais requisitos do que as outras. [...] Temos que nos vestir de uma forma adequada. Não podemos nos portar igual a uma pessoa que vai de minissaia [...]


A SECRETÁRIA B, também, ressaltou a importância da postura profissional, da discrição e sobriedade no modo de se vestir, do tom de voz ao tratar com as pessoas com quem trabalha e se relaciona no cotidiano. A prudência e a discrição são qualidades indispensáveis a um profissional do secretariado, pois evitam que se envolva e intervenha quando não deve fazê-lo. Conforme Faria (1986, p. 160), deve trabalhar com cautela para não cometer imprudências, pois uma imprudência pode levar a situações difíceis. Assim, ao ser discreto, conquista a confiança que merece, evitando fomentar a discórdia e o uso de tráfico de influências.

Geralmente um secretário executivo trabalha com pessoas importantes, que têm um nome dentro e fora da comunidade a zelar. E como tal é muito bajulado pelas pessoas com as quais tem contato frequente, pois cada uma tem interesses próprios a serem defendidos. Como elo entre essas pessoas e sua chefia, deve estar preparado para administrar essa situação.

A SECRETÁRIA A recorda que, como secretária, era sempre muito bajulada.


Recebíamos visita das agências A, B, e C querendo prestar serviços. A agência “A” mandava perfumes, a “B”  convidava para um jantar; a “C” mandava um presente; o banco tal oferecia cartão de crédito sem pagar a anuidade; o outro banco oferecia cheque especial à taxa de juros menores.

 
Em sua opinião, esta situação é muito comprometedora e perigosa e é preciso saber administrar isso, não se deixando levar por presentes e agrados típicos de pessoas que querem alcançar suas metas, não pela competência, mas bajulando quem está próximo à pessoa de decisão. Na opinião de Faria (1986, p. 160), o secretário executivo precisa ter personalidade para atuar corretamente, para sobressair sem se impor, defender seu ponto de vista sem agredir e admitir a mudança de opinião.

Enquanto estiver trabalhando numa determinada organização, o secretário executivo assume como sobrenome o nome da organização. “Se você, por exemplo, trabalhasse no banco, o seu sobrenome seria Tereza Banco Boston. Então, nós somos visados porque as pessoas sabem que a secretária é poderosa [risadas]. Eu acho secretária poderosa e esse poderoso, esse poder, ela tem que saber administrar e, às vezes, é fácil se deslumbrar.” (SECRETÁRIA A).

Daí a importância da ética profissional, que é o conjunto de princípios que regem a conduta dos seres humanos no exercício da profissão escolhida. De acordo com Medeiros e Hernandes (1995, p. 45), “a ética é utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras de conduta do indivíduo, no desempenho de suas atividades profissionais e em seu relacionamento com clientes e demais pessoas.” A profissão de secretário também tem seu Código de Ética Profissional com o objetivo de fixar as normas de procedimentos dos profissionais quando no exercício de sua profissão. Foi publicado no Diário Oficial da União, em 7 de julho de 1989, e deveria ser do conhecimento dos profissionais que vão se candidatar a uma vaga de secretário.

A SECRETÁRIA C é de opinião que, daqui para a frente, as organizações começarão a contratar profissionais com “formação superior em secretariado. Não vão mais se formar, naturalmente, dentro das empresas. [...] Na minha época não havia o curso superior de secretariado e acabávamos aprendendo na prática.”

De acordo com a EQUIPE III, que teve uma componente visitando três organizações (EMPRESA A, EMPRESA B e EMPRESA C) localizadas em São Paulo, para levantar algumas informações sobre a realidade da profissão nesse mercado, os requisitos para a contratação de um secretário executivo são, basicamente, os seguintes: registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT); curso superior; fluência em inglês e espanhol; experiência mínima de 3 (três) anos; boa aparência; amplos conhecimentos em informática; liderança, confiabilidade; espírito de equipe.

Para a contratação de um secretário júnior ou de gerência, é exigido, preferencialmente, registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT); curso superior (cursando); bons conhecimentos em inglês e espanhol; experiência mínima de um ano; boa aparência; conhecimento nas rotinas do escritório; conhecimentos em informática; facilidade para se relacionar.

Em São Paulo, um secretário executivo só é admitido se tiver registro no DRT. Por “boa aparência” entende-se postura profissional, e não a aparência física. Medeiros e Hernandes (1995, p. 24) reforçam este entendimento quando afirmam que “os executivos preferem uma profissional que possa ser sua assistente a uma profissional que apenas procure tirar partido de sua apresentação impecável.”

A secretária executiva da EMPRESA A assessora totalmente a diretoria. Atua em todas as atividades e eventos culturais dentro da empresa, como seminários, workshops, convenção nacional de vendas. É responsável pelas atividades de relações públicas da empresa como um todo. Além disso, coordena e orienta o trabalho das outras secretárias da empresa. Não que seja chefe delas, apenas as orienta. Por isso, a exigência de liderança e confiabilidade, visto que orienta e interage com a equipe com quem trabalha. A EMPRESA A está investindo no ”material humano dentro da empresa, investindo em quem está lá, proporcionando a oportunidade de fazer cursos, seminários e atualização. Eles dão muito, muito valor a quem não para no tempo.” (EQUIPE III).

Ao visitar a EMPRESA B, também teve a oportunidade de conversar com a secretária executiva, que é formada em secretariado executivo e trabalha junto à diretoria há muitos anos. “Ela tem um alto grau de confiabilidade pela diretoria. Tão grande é o grau de confiabilidade que ela representa a empresa quando eles [os diretores] não podem. Ela vai a reuniões, anota, opina e trabalha como se fosse uma diretora; seria uma coadjuvante.” (EQUIPE III).

Essa secretária vai se aposentar daqui a cinco anos e a empresa já contratou uma secretária júnior para aprender seu serviço e estar apta a assumir o cargo de secretária executiva quando de sua aposentadoria.  Eles exigem cinco anos de experiência e sua preocupação é compreensível pelo fato de ser uma empresa grande, que trabalha com o mercado japonês. Querem uma pessoa extremamente confiável e assim têm cinco anos para analisar seu trabalho e avaliar sua competência.

Na EMPRESA C, a secretária executiva é responsável pelo departamento de assistência à diretoria. Assessora dois diretores, um americano e o outro brasileiro. Coordena o trabalho de quatro profissionais, sendo duas secretárias e dois assistentes de serviços gerais. Ela aboliu o departamento de comunicações da empresa e assumiu a responsabilidade de suas atividades, dividindo seu departamento em secretariado, correspondência e serviços gerais. Assim, as secretárias trabalham diretamente com ela nas atividades relacionadas à diretoria e os dois assistentes atuam no setor de correspondência e serviços gerais, porque ambos estão interligados. É responsável pela administração de uma conta de US$ 70,000.00, quantia destinada para a manutenção do seu departamento. É ela quem faz o orçamento e tem de prestar contas, pois como em toda a empresa, os números são muito importantes. Esta secretária executiva “é falante fluente de inglês e espanhol; é formada em Secretariado Executivo Bilíngüe. Anualmente, faz cursos de aperfeiçoamento fora e dentro da empresa. Veste elegantemente tailleur, sapato com salto baixo, maquiagem leve.” (EQUIPE III).

Se considerarmos o perfil e a atuação das secretárias executivas dessas empresas e verificarmos a classificação feita por Reich (1994, p. 168), que dividiu as funções em três amplas categorias de trabalho, podemos classificá-las no terceiro grupo de secretários, os que executam tarefas simbólico-analíticas, e como tal necessitam de formação universitária e aperfeiçoamento constante. São os profissionais preparados para atuar na identificação e resolução de problemas, e na tomada de decisões. O secretário júnior, por sua vez, faz parte da categoria dos secretários que executam serviços pessoais.

Como estamos a caminho de uma nova espécie de organização e, por conseguinte, de um novo profissional, permitimo-nos, por analogia, dizer que ao longo deste caminho está surgindo, também, um novo profissional do secretariado. Está nascendo o “secretário executivo analista-simbólico” e se extinguindo, parcialmente, aquele que faz única e exclusivamente tarefas rotineiras e/ou executa serviços pessoais. Por que parcialmente? Porque sempre haverá organizações recrutando pessoas para trabalhos rotineiros e pessoais, e do mesmo modo sempre haverá “secretários” para executá-los em decorrência de uma formação profissional carente ou servindo para adquirir experiência até chegar a ser “secretário executivo analista-simbólico”, enquanto estiver estudando numa universidade, por exemplo.

 

A opinião de um executivo


Para o Diretor-Presidente de uma empresa localizada na região do Vale do Itajaí, convidado pela Equipe III para participar do Seminário de Estágio Supervisionado, 


uma secretária, acima de tudo, é o braço direito e o braço esquerdo e, muitas vezes, a cabeça do presidente. [...] Ela tem que lembrar, cobrar, brigar e absorver a empresa. Ela tem que vestir a empresa e defendê-la sempre. É um outro diretor;  um diretor substituto. (DIRETOR).

 
Ao falar sobre o que espera de um profissional do secretariado, o DIRETOR referiu-se à competência, ao grau de instrução, à fluência em idiomas, aos conhecimentos e cultura geral, à desenvoltura e agilidade na execução de tarefas (iniciativa e dinamismo), à autonomia.

Considera a competência fundamental e “é agregada a uma outra coisa que se chama atualização. Para você ser cada vez mais competente, tem que estar sempre atualizado, ir atrás das informações e saber onde estão as oportunidades [...].” Por isso, acredita que quanto mais estudo, mais abrangente fica o nível de absorção de informações e, consequentemente, mais segurança terá na identificação e resolução de problemas e na tomada de decisões, se for o caso.

Quanto aos idiomas, é de opinião que “os dois idiomas mais importantes para nossa região são o inglês e o espanhol. Eu não teria certeza qual colocaria em primeiro, mas pelo nível de empresa regional, o espanhol. O inglês é quase que uma necessidade.” (DIRETOR). Assim como é necessária a cultura geral.

Na minha empresa, quando contrato uma pessoa, vou basicamente num ponto: iniciativa e dinamismo. Essa pessoa tem condições de crescer mesmo sem treinamento [...] A que não tem esses dois pontos não adianta. Pode-se dar dez anos de treinamento, que ela não desenvolve. Não consegue atuar de forma  significativa na função em que foi solicitada. [...] Nós temos que ser dinâmicos. A secretária tem que pensar, muitas vezes, na frente do chefe. Se o chefe não gosta que ela tome decisões, deve entregar os fatos para ele. Se você sabe que ele vai pedir um número de telefone, já vai com o número de telefone. Mostre a capacidade e a força que tem uma secretária. (DIRETOR).

 
É fundamental que o secretário executivo tenha desenvoltura e agilidade na execução de tarefas, assim como iniciativa e dinamismo, pois muitas vezes vai decidir na ausência do chefe. “Normalmente, está trabalhando com um diretor ou gerente administrativo, ou normalmente com um cargo do alto escalão. Uma pessoa que trabalha nesse nível empresarial, necessita que as pessoas que a  rodeiam, tragam-lhe informações com absoluta precisão.” (DIRETOR).  A certeza de que a informação que vem da pessoa que está trabalhando ao lado é correta e confiável, “é a garantia e a confiabilidade que vai existir no profissional” (DIRETOR), por parte da chefia.

Para este executivo, pode-se delegar praticamente qualquer coisa a um secretário executivo, desde que tenha capacidade. No entanto, ressaltou que em nossa região ainda “existem algumas barreiras. Os nossos profissionais ou diretores de empresas são muito patriarcas, fechados e, dificilmente, vão admitir uma pessoa formada com o título de secretário, tomando decisões. [...] É muito importante vencer essa barreira no mercado. É mostrar a capacidade que vocês têm.” (DIRETOR). É ter criatividade para apresentar ideias que facilitem a solução de problemas e otimizem os processos e métodos de trabalho, eliminando atividades desnecessárias, para o melhor gerenciamento do tempo de trabalho.
 
Texto extraído de:
WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

Referências bibliográficas
 
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WEIL, Pierre. Organizações e tecnologias para o terceiro milênio: a nova cultura organizacional holística. 5.ed. Rio de Janeiro: Record: Rosa dos Tempos, 1997.

 

 

Dos Escribas a Internet: um pouco da história da profissão de Secretário (parte VI)


Aperfeiçoamento e desenvolvimento profissional

 

Torna-se cada vez mais necessária a participação constante em cursos de aperfeiçoamento e desenvolvimento profissional. Os secretários executivos tradicionais, que perceberam que deveriam evoluir, assim como a tecnologia, ganharam novas funções. Outros perderam espaço.

Segundo a SECRETÁRIA B, nesta virada de século em que estamos vivendo mudanças frenéticas e radicais, “qualquer profissional precisa estar muito atualizado. O que era última geração ontem, hoje já não é mais. Então, há necessidade, muita necessidade de aperfeiçoamento. [...] senão nós seremos engolidos logo, logo.”

A SECRETÁRIA A concordou plenamente com essa afirmação. Em qualquer atividade, uma pessoa precisa estar atualizada, informada, participar de cursos, palestras, leituras. Participar ativamente dos cursos “in company” que muitas organizações oferecem para o aperfeiçoamento profissional e pessoal de seus empregados, bem como para mantê-los motivados.

A SECRETÁRIA C afirmou que fez muitos cursos em São Paulo e Porto Alegre, que lhe deram a noção de como desempenhar seu papel de secretária executiva. Hoje ainda faz cursos, porém não com tanta frequência como no passado. A empresa oferece mais palestras que acontecem na cidade e como sempre há certo número de inscrições pagas, quem tiver interesse pode participar. “Hoje, todo mundo dá mais incentivo para se participar no campo motivacional, porque as empresas estão tão dinâmicas, que estamos fazendo curso todo dia na empresa.”  Disse que não está saindo com muita frequência de sua empresa para fazer cursos, pois acredita estar aprendendo no dia-a-dia.

A tecnologia do escritório e o secretário executivo passaram a ter uma certa cumplicidade desde 1870, com a invenção da máquina de escrever. Precisa estar ciente das inovações tecnológicas e saber como funcionam, pois é ele quem gerencia o fluxo de informações entre as mais diversas pessoas, nos mais diversos lugares. A cada nova tecnologia no escritório, seu método de trabalho é afetado. Ao contrário de sua função, que é privilegiada. Como quase todas as inovações convergem ao secretário executivo, ele é privilegiado por ter acesso a todas, tendo a oportunidade de conhecê-las e introduzi-las no seu cotidiano, modificando processos de trabalho e até redefinindo sua posição na organização.

Infelizmente, muitos secretários executivos tiveram suas funções afetadas em virtude das novidades tecnológicas no escritório, porque não estavam preparados profissionalmente e não buscaram atualizar-se por conta própria, deixando a cargo da organização. Muitas organizações não o fizeram. Preferiram demitir. Excluíram do quadro funcional os que não evoluíram com a tecnologia, por falta de competência tecnológica, que, segundo Chiavenato (1996, p. 146), “é a capacidade de assimilação do conhecimento de diferentes técnicas necessárias ao desempenho da generalidade e da multifuncionalidade.”

Também é verdade que há escritórios que continuam operando com equipamentos de muitos anos atrás: papel, máquina de escrever, arquivos, calculadoras, telefone, lápis, canetas, copiadoras e outros. Mas não deve ser um impeditivo para o profissional secretário executivo atualizar-se em relação às novidades tecnológicas que começam a modificar o ambiente de trabalho.

Os escritórios estão sendo transformados em ambientes bonitos e aconchegantes, com móveis práticos, funcionais e visual agradável. São as estações de trabalho, ou os escritórios inteligentes, totalmente informatizados e todos ligados em rede.  Com a racionalização do espaço, o secretário executivo perdeu a exclusividade de uma sala. Muitos gerentes ainda mantêm suas salas, mas outros passaram a ter apenas sua estação de trabalho. Com esse novo conceito de escritório, seu trabalho vem se tornando mais integrado e dinâmico com os demais departamentos da organização.

Há necessidade de educação continuada para possibilitar atualização e adaptação às inovações tecnológicas, uma vez que, conforme Knechtel (1995, p. 112), “a divulgação das novas tecnologias, em geral, é acompanhada de problemas como insegurança, temor, carência de orientação, crises de identidade [...]”.

 

O secretário executivo diante da reestruturação organizacional e administrativa


Desde o seu surgimento nos escritórios dos Estados Unidos, por volta de 1870, a função de secretário sempre foi diretamente afetada pelas mudanças que se processaram nos modelos de administração. Está sendo um participante ativo no redimensionamento de seu papel junto às organizações que se reestruturam em decorrência dos novos protagonistas. Afinal de contas, é um elemento facilitador da ação administrativa, proporcionado pelo contato que tem com os mais diferentes públicos, quer sejam internos ou externos.

Faria (1986, p. 15) concorda com este entendimento quando diz que o secretário executivo “é uma peça vital do processo administrativo.” Para ele, é a peça da engrenagem administrativa que imprime velocidade aos fluxos administrativos e operacionais, que quando não está em perfeito funcionamento é um verdadeiro gargalo de estrangulamento ou obstáculo que produz morosidade e dificuldades na consecução dos objetivos da organização.
 

A minha empresa [...] passou por transformações muito sérias nos últimos anos. [...] tivemos uma nova fase. E a nossa adaptação teve que ser muito rápida, porque quem não se adaptou logicamente não está mais conosco. A partir de 1993, as mudanças continuaram; um processo dinâmico, muito intenso. [...] E quem não é fortemente adaptável, fica fora. Tínhamos, em 1985, 6.200 funcionários. Hoje, temos 1.700 funcionários. Como, então, foi afetada fortemente, tínhamos, num certo momento, 18 secretárias. A partir de 93, fizemos um pool. Trabalhávamos em duas para toda a diretoria, que eram 5 pessoas, muito ativas, com atividades até extra empresa. E, hoje, a partir deste ano de 98,  estou sozinha na diretoria. Então, além do trabalho normal de secretária, tenho outras atividades. Eu tive que realmente me adaptar para poder continuar. (SECRETÁRIA C).
 

A organização em que a SECRETÁRIA B atuou também passou por um processo de reestruturação e ela teve que se adaptar às novas regras de multifunção, que lhe exigiam flexibilidade e novos conhecimentos na área administrativa e de assessoria, para poder acompanhar o ritmo acelerado das mudanças.


Nossa empresa também reestruturou, enxugou, apertou. Havia, na empresa, três secretárias que atendiam aos diretores. Havia, também, uma secretaria administrativa, com oito funcionários. Quem trabalhava nessa secretaria administrativa? A menina do telex, do fax, os office-boys, os garotos que faziam toda a circulação de correspondências em diferentes setores. Tinha um coordenador da área. E esse grupo precisou ser extinto. Todas as suas funções passaram para o pool de secretárias. Então, além de atender aos diretores, nós assumimos as outras responsabilidades. Todo escritório,  material e equipamento, passou a ser controlado por nós. Éramos em três. Então, de oito, o serviço foi dividido em 3. E a capacidade de adaptação [...] foi muito importante, porque tivemos que nos desdobrar e adaptar.

A secretária deixou de ser aquela função operacional, para ser uma função estratégica. A secretária passou a ter poder de decisão. Por quê? Porque começamos a fechar contratos para a empresa por terceirizar serviços. [...] vamos contratar fora? Então, o que vamos fazer? Vamos buscar uma empresa que faça esse serviço. Tentamos fechar esse contrato e apresentar para a diretoria o custo-benefício, os cálculos de redução de custos. Então, realmente, a função foi beneficiada com todo esse enxugamento, porque a secretária passou a ter outras atividades. E aí vem mais um benefício. Precisamos estar preparadas para essa nova atividade. Precisamos assumir riscos, porque antigamente, ninguém, nenhuma secretária assumia riscos. Fazia o que era mandado fazer e pronto. Temos que ter capacidade para liderar, pois temos subordinados. Temos que responder por aquela equipe com quem fechamos o contrato e fazê-la funcionar. Temos que contratar agentes de viagens e fazer todo um trabalho com a agência de viagens. [...] a função enriqueceu, a função cresceu.   (SECRETÁRIA B).


O secretário executivo não lida somente com materiais, equipamentos, objetos palpáveis, mas, sobretudo, com pessoas. A eficácia de um executivo depende da eficácia de quem o assessora. A evolução do papel e a importância do profissional do secretariado nas organizações estão relacionadas diretamente à sua eficiência e eficácia na execução de suas tarefas, pois seu progresso profissional é medido pela busca contínua de novas técnicas e sistemas para realizar seu trabalho. Em todas as suas atividades diárias, o secretário executivo faz uso de procedimentos para aumentar sua eficiência e eficácia. Estão, ao fazer e receber ligações telefônicas, ao redigir, datilografar, receber, classificar e distribuir as correspondências,  ao organizar a agenda, ao preparar reuniões e roteiros de viagens, ao atender clientes internos  e externos, ao prestar e administrar as informações.

Medeiros e Hernandes (1995, p. 57) aconselham o secretário executivo a se interrogar sempre sobre o próprio procedimento quanto à realização de tarefas, para que obtenha desempenho máximo. É necessário que tenha planejamento da sua rotina de trabalho, desde a primeira tarefa do dia até a hora do término do expediente, bem como interesse e conhecimento das atividades profissionais do executivo com quem trabalha, além de visão global da organização.

Numa corporação virtual, o profissional do secretariado é incentivado a questionar a relevância de determinada tarefa e atividade, ou seja, por que fazer?, para que fazer? além do costumeiro como fazer? Isso requer competência pessoal. Em outras palavras, “a capacidade de aprendizagem e absorção de novos e diferentes conhecimentos e habilidades” (Chiavenato, 1996, p. 146).
 

Mudanças significativas na função secretarial


No entendimento da SECRETÁRIA C, a mudança


mais significativa de todas foi o fato de nós, hoje, termos que estar onipresentes na empresa. Temos que saber de tudo, de tudo. O diretor chega e pergunta e temos que saber o porquê e o que está acontecendo. Por isso é muito importante se estar antenada, informada. Antigamente, ficávamos numa sala isolada e não tínhamos mesmo como saber o andamento dos outros setores. Hoje, eu trabalho no meio de todo o pessoal administrativo. [...] não tem mais sala fechada nem para eles, nem para mim. Então, ali eu fico antenada, fico ligada [...] É preciso realmente ajudar a administrar a empresa, porque atualmente eles pedem a nossa opinião. A nossa opinião tem um peso enorme. 

 
O secretário executivo, a partir de sua estação de trabalho, poderá se comunicar com qualquer parte do mundo, bem como ter acesso a uma série de informações que precisarão ser selecionadas e transmitidas de acordo com os objetivos e missão da organização a qual integra. Poderá elaborar documentos com gráficos e figuras, pois terá à sua disposição equipamentos de editoração eletrônica e uma impressora para gerar textos e imagens quase fotográficos.

Na opinião da SECRETÁRIA B, as mudanças que aconteceram foram muito significativas e
 
a informática modificou totalmente o nosso mundo. O tempo hoje é real. Antigamente, o representante da empresa ia ao cliente, formulava o pedido, colocava-o no malote,  e três dias depois o malote chegava aqui na matriz da empresa. Encaminhava-se  para  a  engenharia, se fazia o orçamento, colocava-o no malote de volta com o pedido ou confirmação ou orçamento para o cliente. [...] A informática veio e mudou o sistema de informações. As informações sempre existiram, mas era difícil consegui-las. Era difícil chegar até elas. E hoje, não. Acessamos nosso computador e temos o que quisermos a nossa frente. Não existe mais o famoso papel que tanto tínhamos que guardar e controlar. O papel acabou. Hoje, ligamos um botãozinho e o mundo se descortina a nossa frente.
 

Na mesma direção, a SECRETÁRIA A reforçou esse depoimento ao exemplificar o procedimento que adotava no envio de malotes para os representantes localizados em todas as capitais do país.


[...] nós organizávamos e fazíamos os malotes. E muitas vezes o representante tinha que saber se o item tal foi cancelado, se a camiseta tal teve aumento de preço, se o cliente tal é inadimplente, enfim. Tudo isso era feito. As famosas comunicações internas. [...] Então, veja o tempo que nós perdíamos datilografando a comunicação interna. Aí corríamos para pedir o visto, a rubrica do diretor. Era envelopado, porque não podia ir aberto, e envelopado era colocado no malote. Imaginem, o tempo que perdíamos para fazer tudo isso. E, hoje, como é que é? Coloca-se a mensagem na internet, e pronto, acabou. Coisa maravilhosa. Fantástica! (SECRETÁRIA A).

 
De acordo com a SECRETÁRIA B, em 1971, quando estava trabalhando em Brusque, “fazer uma ligação para Blumenau demorava, às vezes, quatro horas [...]” . Toda ligação era feita via telefonista, que dava a previsão da demora. Dependendo da urgência e importância do assunto a ser tratado com o contato em Blumenau,

alguém pegava um jipe, porque as estradas eram de barro, e vinha para Blumenau resolver o assunto e levava de volta as informações. E a ligação ainda não tinha sido completada. Isso aconteceu em 71. Hoje, em questão de segundos, nos comunicamos com o mundo. [...] o fax já começou a revolucionar o trabalho da secretária. A  informática, então, nem se fala.” (SECRETÁRIA B).

 
É importante ressaltar que, no início, houve, por parte de muitos profissionais secretários, um certo medo e até uma forte aversão ao uso do computador. Apesar de treinamento adequado oferecido pela organização, muitos operavam com certa desconfiança, preferindo, em inúmeras situações, a antiga e sempre companheira máquina de escrever.

A SECRETÁRIA C entende que a era da informática, era da qualidade total, era da globalização, seja qual for o nome, trouxe um reforço fantástico para todas as funções. Mais especificamente falando da função de secretário, o que mais a impressiona, hoje em dia, é a possibilidade de ter voz ativa junto ao seu diretor. Não se vai mais para uma reunião, por exemplo, para ficar anotando o que é discutido. Há momentos em que se tem que explicar os resultados da empresa numa reunião. “Hoje, eu tenho funções que vocês talvez não imaginam, junto com o desempenho como secretária. Eu analiso balanços, sei fazer análise de balanços, o que antes olhava, jogava para o lado e não queria nem ver.” (SECRETÁRIA C). Ela faz o benchmarking, ou seja, compara sua empresa às empresas concorrentes, além de toda a parte societária da empresa, redação de atas legais como aumento de capital e emissão de debêntures.
 

Secretário: profissão em extinção?

Em decorrência das mudanças empresariais, neste final de século muito se tem falado na extinção da profissão de secretário. Vai terminar, ou já estaria se modificando?

Na opinião da SECRETÁRIA B,

é uma profissão que está evoluindo a cada dia que passa. [...] a secretária, a assistente, a assessora, é fundamental na vida de qualquer diretor de empresa, de qualquer dirigente, de qualquer homem de negócios. [...] é a pessoa que está na retaguarda. É quem faz a coisa acontecer. Então, eu não acredito na extinção da profissão. [...] Onde houver um homem de negócios, [...] vai ter alguém que precisa assessorá-lo, que precisa dar continuidade.


Na mesma direção, Natalense (1998, p. 41) reafirma que a era da informática não acabou com o secretário executivo mas, sim, “criou condições para que o seu real papel fosse descoberto, revitalizado e valorizado.” Lembra  que não é a profissão de secretário que se extingue, mas a sua prática inadequada.

Embora esteja sendo eliminado da estrutura funcional de muitas organizações tradicionais e ser alvo de comentários de consultores, o profissional secretário executivo tem lugar para atuar na corporação virtual. Não para fazer tarefas repetitivas e monótonas, mas como elemento importante na administração das informações e participar ativamente das forças-tarefas. Para Natalense (1998, p. 46), é o secretário executivo quem gerencia as informações da área que assessora, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, filtra e divulga as informações que servirão para a tomada de decisões. É um empreendedor que cria condições para ampliar sua área de atuação.

Para a SECRETÁRIA A, é uma profissão em evolução e não em extinção. É uma profissão que já se modificou muito, pois na sua época, no início de sua carreira, secretária não era paga para pensar.


Então, o que se exigia? A tal da boa aparência.[...]. Tinha que ser jovem, bonita, boa aparência. Era isso que importava. Inclusive nos anos 80, no início dos anos 90, quando eu era professora de Técnicas de Secretariado, uma aluna minha, um dia veio chorando porque havia se preparado para uma entrevista - e olha que era uma aluna brilhante. Havia-se preparado para o teste. Fez o teste e passou pela entrevista. Quando chegou na pessoa da área de recursos humanos, ele olhou para ela e falou: “Sinto muito, você não serve. Você é gordinha.”  Graças a Deus que isso terminou ou está terminando. Hoje o que conta é a competência.


Para a SECRETÁRIA B, hoje, o secretário executivo ”é aquela pessoa a quem o chefe pede cinco, esperando sete, e ela entrega nove.” Em outras palavras, espera-se que tenha comportamento proativo, que pense no problema antes que ele aconteça e que se antecipe às suas necessidades na resolução de determinado assunto. Para Junqueira (1996, p. 121), é preciso que esteja sempre um passo à frente neste jogo de tomadas de decisões. Isto significa esclarecer dúvidas e expectativas, ter conhecimento da rotina e modos de trabalho da chefia e visão global da organização para saber quem é quem, quais as metas e os planos, quem são os principais clientes e fornecedores.

É sempre bom lembrar que, no momento atual, tanto os clientes internos quanto os externos esperam que seus fornecedores os surpreendam com o fornecimento de pequenos extras, que custam muito pouco mas rendem dividendos fantásticos. Como membro da equipe, espera-se do secretário executivo idéias para superar a expectativa dos clientes internos e externos da organização na qual atua. Consideramos cliente interno seu superior imediato e todos os membros da organização para os quais presta algum tipo de serviço.

Com este retrospecto, podemos dizer que a profissão de secretário saiu fortalecida, apesar de toda uma série de transformações, sobretudo na última década, caracterizada por uma verdadeira reengenharia nos organogramas e nas descrições de funções das organizações. E uma das razões deste fortalecimento, certamente, é a somatória de um conjunto de fatores, como


a adaptação à modernidade, a profissionalização e regulamentação da profissão. [...] a importância da profissão de secretário está na razão direta da amplitude do seu domínio das informações. Considerando que, no futuro próximo, o poder estará nas mãos de quem detiver a informação, podemos concluir e entender toda essa transformação da atividade secretarial, já reconhecida em alguns segmentos como assessora organizacional. (EQUIPE I).


Graças à transformação gradativa de uma antiga figura decorativa das ante-salas dos executivos em um profissional atuante, com perfil voltado para a gestão de informações, novas competências e habilidades são requeridas deste profissional pelas organizações, especialmente por aquelas que já passaram por processos de reestruturação administrativa e tecnológica.

Texto extraído de:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

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