Vivências e convivências

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sábado, 23 de maio de 2020

Secretário Executivo: gestor do próprio conhecimento



C

ongratulations! Agora você é bacharel em Secretariado Executivo. Qual é o próximo passo? Propus esta reflexão, certa vez, às acadêmicas da 8ª fase do curso de Secretariado Executivo, que acabavam de apresentar seus Relatórios Finais do Estágio Supervisionado.

Muitas arregalaram os olhos com perplexidade, afinal de contas tinham acabado de fazer a última avaliação para se graduarem. Outras ficaram pensativas. Algumas responderam prontamente que iriam aperfeiçoar a comunicação em língua inglesa e espanhola. Poucas manifestaram interesse em cursar pós-graduação em nível de especialização. É evidente que não esperava reação unânime. Complementei minha fala com as seguintes palavras: 


    Criem, ampliem, aprimorem suas condições de assessoramento! Não esperem que a empresa lhes diga o que, como e quando fazer. Isso não vai acontecer. A formação continuada é o melhor caminho para que vocês possam manter a empregabilidade, aprimorar suas competências e conquistar novos horizontes. 


Essa formação, conforme expliquei às formandas na ocasião, é um processo contínuo de construção de competências, habilidades e atitudes que permitem ao sujeito pensar, ler, interpretar e participar das mudanças velozes e turbulentas que constantemente afetam o cenário econômico, político e social. Neste ambiente dinâmico, não há espaço para meros espectadores.

Sabemos que, cada vez mais, o mercado de trabalho absorverá profissionais qualificados, com iniciativa, criatividade, visão global dos negócios e entusiastas. Sempre enfatizei para meus alunos o quão importante é investir na formação acadêmica e profissional para atuar na área de secretariado e assessoramento executivo.

Nunca é demais repetir que a formação do profissional de secretariado obrigatoriamente deve incluir a conclusão do curso superior em Secretariado Executivo ou do curso técnico em nível de ensino médio. Minha irmã Luciana optou pela formação técnica e tem o registro profissional de Técnica em Secretariado. Ambos os níveis estão em conformidade com a Lei 7.377/85, que regulamenta a profissão de secretário.

Uma sólida formação acadêmica é necessária, porém não basta. Atualize-se sempre para não perder capítulos importantes das transformações ocasionadas pelas novas tecnologias. A falta de atualização - tanto em relação à evolução tecnológica quanto em relação aos cursos, treinamentos, palestras, seminários e leituras – é uma forma de acomodação que pode prejudicar o processo de trabalho de toda equipe, colocando em risco a empregabilidade do profissional e inviabilizando seu progresso na carreira.

Novamente, deparamo-nos com a necessidade da formação continuada, da construção permanente do saber e do saber fazer para garantir a efetiva participação do profissional em cada etapa das mudanças organizacionais.

A condição de assessoramento é um requisito que você deve monitorar ao longo sua carreira, dia após dia. Sem essa de ligar o piloto automático e deixar acontecer. Não se deixe levar pela síndrome do SFA (sempre foi assim). O comodismo é um dos maiores fatores de risco diante das velozes mudanças que caracterizam o mundo do trabalho.

Monitore sua vida profissional por intermédio de perguntas básicas como as relacionadas a seguir.

¨       De que maneira tenho contribuído para organização do trabalho de meu gestor e para otimizar seu tempo?

¨       Com que frequência meu gestor me consulta para obter informações e dados antes da tomada de decisões?

¨       Ao invés de apenas fazer coisas, eu analiso as necessidades da atividade e então planejo, organizo, controlo e coordeno o fluxo de trabalho?

¨       Costumo facilitar a comunicação e o relacionamento interpessoal com as pessoas que procuram o gestor?

¨       Tenho uma compreensão clara de minhas atribuições?

¨       Assumo a responsabilidade pela execução das rotinas administrativas, sem necessidade de supervisão direta e com certo grau de autonomia?

¨       Busco dialogar com o gestor ou equipe de trabalho que assessoro para encontrar meios de contribuir de forma estratégica e eficaz para o desempenho do setor, departamento ou área?

¨       Sou respeitada(o) no espaço de trabalho por me envolver na implementação de melhorias nas rotinas e procedimentos administrativos?

Analise cada uma de suas respostas, confronte-as com a expectativa que a empresa tem em relação ao seu cargo e desempenho. O que o gestor e a empresa esperam de sua atuação?

O próximo passo é traçar metas para ampliar sua condição de assessoramento. Provavelmente você chegará à conclusão de que deve continuar investindo no seu processo de formação. Parabéns! O mercado oferece excelentes programas de educação continuada. Matricular-se em um curso de pós-graduação... Por que não? 

Lembre-se: você é gestor de seu conhecimento. Cabe a você, e somente a você, a responsabilidade de construir um plano de carreira audacioso, que contemple seu desenvolvimento pessoal e profissional.



Fonte: A secretária que faz..., que escrevi e editei em 2010.






terça-feira, 19 de maio de 2020

O secretário analista simbólico


N

o livro “O trabalho das nações”, Robert Reich identifica o surgimento, nos  Estados Unidos, de três amplas categorias de trabalho que também estariam tomando forma em outros países. Convencionou chamá-las de serviços rotineiros de produção, serviços pessoais, e serviços simbólico analíticos.

Os serviços rotineiros de produção estão relacionados a tarefas repetitivas, tediosas e intermináveis, similares às executadas na Sociedade Industrial, com uma diferença: hoje, na Sociedade do Conhecimento, esses serviços são executados na montagem de componentes eletrônicos e na operação de terminais de computador, introduzindo e recuperando dados. São os peões da Era da Informática.

Os serviços pessoais também estão relacionados a tarefas repetitivas e simples. Para Reich, o que diferencia os serviços pessoais dos produtores de rotina é que os servidores pessoais têm contato direto com os usuários finais. Seus honorários são calculados com base nas horas trabalhadas e na quantidade do trabalho. Em geral, esses serviços são executados por profissionais com ensino médio e curso profissionalizante.

A categoria denominada serviços simbólico analíticos inclui todas as atividades de identificação e solução de problemas. Nesta categoria, Reich inclui boa parte do trabalho executado por gerentes; tributaristas; consultores nas áreas de finança, energia, agricultura, armamento e arquitetura; especialistas em informações gerenciais, planejamento estratégico, desenvolvimento organizacional, marketing; headhunters corporativos; analistas de sistemas; executivos de propaganda; diretores artísticos; arquitetos; professores universitários e cinematografistas.

Robert Reich também classifica o secretário como analista simbólico. Em geral, os profissionais desta categoria trabalham sozinhos ou em pequenas equipes, identificando problemas, solucionando-os e promovendo a venda de soluções por meio da manipulação de símbolos (dados, palavras, representações orais e visuais). 

Os analistas simbólicos são formados em cursos universitários, muitas vezes, pós-graduados. Além de passar longas horas concentrados em frente a um computador ou estudando, esses profissionais participam de reuniões, fazem apresentações, fornecem instruções, negociam, redigem relatórios, projetos, passam horas ao telefone, em aviões e hotéis. 

Na opinião do autor, abstração, raciocínio sistêmico, experimentação e colaboração são aptidões básicas para que o analista simbólico possa atuar na identificação e resolução de problemas, bem como na venda de soluções.  A formação de um analista simbólico não termina com a formatura. Este tipo de atividade requer atualização constante. O desafio é aprender a aprender. 

Em outras palavras, o processo de formação do analista simbólico deve lhe dar instrumentos para que seja capaz de compreender o sistema político-econômico e o meio social onde está inserido. Este profissional deve ser capaz de conviver com as diferenças, respeitando o ser humano e contribuindo para construção coletiva de um mundo mais sadio e harmônico.

Para ter condições de atuar em um mercado altamente competitivo e em constantes transformações, o secretário executivo analista simbólico precisa de uma formação que o prepare para analisar o porquê de determinado problema e como este se conecta a outras situações adversas. Por isso, precisa assumir a responsabilidade pela gestão do próprio conhecimento, ou seja, aprender a aprender na busca por competências que lhe permitam exercer a profissão com excelência. 

Eis a questão: o que privilegiar neste processo de autoformação? No meu modo de entender - diante do engajamento que a administração contemporânea requer de seus profissionais – as competências essenciais à formação do secretário executivo analista simbólico são: competência técnica, comunicacional e social. Explico.
¨       Competência técnica na área de gestão: é importante para garantir o domínio e a aplicação de métodos secretariais e gerenciais em áreas específicas de atuação, fazendo uso de ferramentas, materiais, procedimentos, normas e sistemas corporativos.
¨       Competência comunicacional: é essencial para conhecimento e aplicação dos princípios técnicos da comunicação oral e escrita, com o objetivo de aprimorar a comunicação com clientes internos e externos, garantir a qualidade da informação e promover imagem corporativa.
¨       Competência social: é fundamental para conviver harmoniosamente com as pessoas no ambiente profissional e social.

No livro “Metacompetência: uma nova visão do trabalho e da realização pessoal”, Eugênio Mussak apresenta a equação: conhecimento x habilidade x atitude = competência. Em outras palavras, não basta saber, poder ou querer. É preciso equacionar os três elementos para obter-se o resultado esperado.

Conhecimento, habilidade e saber conviver harmoniosamente com as pessoas no espaço profissional são requisitos fundamentais para quem almeja seguir a carreira de assessor executivo. Para ser bem-sucedido, entretanto, e preciso aliar estes requisitos a uma postura profissional coerente, condizente com as regras de conduta que regem o mundo corporativo.


Extrato do livro: A secretária que faz...