O profissional de secretariado e o uso de aplicativos para otimizar a rotina

 

O uso de aplicativos como Trello, ChatGPT e Notion pode trazer benefícios imediatos para a produtividade e eficácia do profissional de secretariado no assessoramento a executivos ou equipes, assim como no atendimento ao cliente. Neste artigo, quero tecer alguns comentários sobre essas ferramentas e da forma como podem contribuir na realização de tarefas com mais efetividade no seu trabalho cotidiano.

Cabe lembrar que a tecnologia sempre existiu e nunca deixou de se desenvolver. Criada para nos servir em todas as formas possíveis: produtos, máquinas, processos, trata-se da aplicação sistemática de conhecimentos organizados e científicos para se atingir um fim prático. Na era digital, a tecnologia desempenha um papel fundamental na otimização do trabalho e no aprimoramento das habilidades profissionais.  No caso do secretariado não é diferente.

Tenho tido a oportunidade de acompanhar o ritmo de trabalho de profissionais de marketing e gestores de mídias sociais. E da forma como melhoram sua produtividade com o uso das ferramentas antes citadas. Daí a razão de acreditar que também podem otimizar a rotina de quem atua na área de secretariado e assessoramento executivo

Caso você ainda não esteja familiarizado com essas ferramentas, lá vão algumas considerações a respeito de cada uma.

   Trello: é uma plataforma de gerenciamento de projetos baseada em quadros, que permite a criação de listas e cartões. Permite criar fluxos de trabalho personalizados para acompanhar tarefas, prazos e prioridades.

Você pode tornar o Trello um aliado poderoso na organização de compromissos, reuniões e viagens, além de possibilitar a visualização rápida das demandas do executivo.

ChatGPT: atualmente tem-se falado muito dessa ferramenta baseada da inteligência artificial, que pode ajudar você nas questões que envolvem a comunicação corporativa. Auxilia na redação de e-mails, na elaboração de relatórios e até mesmo na tradução de documentos. Ressalto que todo e qualquer texto corporativo  deverá ser uma construção sua com o auxílio da ferramenta. Sempre haverá necessidade do toque humano e profissional em qualquer espécie de textualidade corporativa. Lembre-se disso!! O diferencial de seu trabalho em comparação com a máquina está nisso.

Ah, você ainda pode transformar o ChatGPT em seu assistente virtual quando se trata de um atendimento ao cliente com qualidade e agilidade.

Notion: é uma plataforma de organização e colaboração que oferece a possibilidade de criar bancos de dados, notas, calendários e muito mais. A ferramenta pode ser usada para centralizar documentos importantes, como políticas da empresa, manuais e contratos, facilitando o acesso rápido a informações cruciais, além de permitir a colaboração com outros membros da equipe.

Claro que há inúmeras outras ferramentas disponíveis para aprimorar a produtividade e a eficácia de quem assessora. Google drive, click up e Google calendar são outros à sua disposição para otimizar rotinas, melhorar a comunicação com clientes e principalmente aumentar sua capacidade de gerenciar informações de forma organizada e acessível.

Por vezes, confessar é preciso.... hehehe...., a velocidade com que essas tecnologias são introduzidas em nossos ambientes nos deixa um pouco atordoados, não é mesmo? E como reagir? A resposta: investir no aprendizado, sempre!! Além de se disponibilizar a fazer um pouco de benchmarking. Eu, particularmente, recorro ao uso da técnica do benchmarking, que basicamente consiste em se ter um ponto de referência (um produto, uma organização, um profissional, reconhecidos como representantes de melhores práticas) quando preciso me atualizar em relação às novas tecnologias.

E aqui vai a dica para você: seguir @arcadicas no Instagram (https://www.instagram.com/arcadicas/), que usa no seu cotidiano profissional essas ferramentas para melhorar sua produtividade. Confere lá que você vai gostar!!