Vivências e convivências

Vivências e convivências

quarta-feira, 29 de junho de 2011

Agenda: uma espécie de "memória"

Existem inúmeros programas de computador que desempenham o papel de agenda. A agenda eletrônica possibilita o agendamento de reuniões, fazer follow-up, organizar fichário, fazer protocolo e habilitá-la como correio eletrônico.

Acredito que o software mais conhecido e disponível no mercado é o Microsoft Outlook. Ferramenta que utilizo para a tarefa de lembrar de compromissos aprazados e gerenciar e-mails. Considero-o de fácil manuseio (e olha que já sou cincoentona!!!) e com recursos necessários para facilitar a organização do trabalho em si.

Vale lembrar que a agenda é um importante instrumento de trabalho do profissional de secretariado e sua finalidade é auxiliar na lembrança e na organização dos compromissos diários de dirigentes. Registra os compromissos profissionais aprazados, de forma clara e concisa.

Indiferente do tipo de agenda que se venha a adotar (eletrônica, de papel, ou ambas), há determinadas recomendações que não caem em desuso ao se optar pela agilidade das novas tecnologias à nossa disposição. Vamos a algumas que considero essenciais:

 procurar, sempre, sincronizar as informações que constam na sua agenda com a de seu dirigente;
 as informações detalhadas devem estar na sua agenda e anotadas de forma clara e concisa: nome da pessoa ou pessoas envolvidas, assunto a ser tratado, local, hora e outros esclarecimentos;
 deixar um intervalo entre um compromisso e outro para o caso do compromisso se estender além do previsto ou para que o dirigente possa atender assuntos internos ou, ainda, possa preparar-se para o próximo encontro;
 evitar marcar compromissos para a segunda-feira de manhã, sexta-feira a tarde, dias antes e depois de viagens, feriados e férias;
 evitar agendar compromissos nas primeiras horas do dia para possibilitar o planejamento das atividades do dia, ou despachar, ou retornar telefonemas. E nem no início e final da tarde;
 quando marcar uma entrevista/compromisso, explicar à pessoa que está sujeito à confirmação do dirigente;
 sugerir o horário e não deixar que o interessado o faça;
 reconfirmar sempre todos os compromissos agendados;
 se houver coincidência de data e horário para dois compromissos, é necessário comunicar ao dirigente para que ele decida como proceder;
 lembrar o dirigente, com antecedência, dos compromissos assumidos para que ele possa organizar-se;
 subsidiá-lo com informações, relatórios e documentos a respeito dos assuntos que motivaram o compromisso;
 depois do compromisso atendido, fazer o follow-up das decisões tomadas ou a tomar.

Você adota uma agenda de mesa, também chamada de caderno da secretária?
Sim, isso mesmo, estou-me referindo ao caderno pequeno ou tipo universitário...

segunda-feira, 27 de junho de 2011

First impressions

Your clothing is sending a message. You will never have a second chance to make a good first impression.
People perceive you in that first encounter and make immediate judgments about you. Decisions are made about your economic level, education, trustworthiness, honesty, and credibility - all within that first meeting.

Your clothing actually speaks for itself.
You have a personal signature and style that is being read by others around you. The best word to describe clothing messages is communication. Communication can be one of the world's greatest problems.

You may be asking yourself by now, "How can I start in my personal image improvement process?"
First, you can become aware of yourself, then begin to see yourself as others see you. Ask yourself questions like these:

> Do I project the message I want to send?
> Am I dressing for my profession or company by the standards already adopted by that profession?
> Do I already have a fashion identity?

Questions like these will help you become aware of yourself so that you can begin to make the necessary changes for your image of excellence.


(written by Valerie Sokolosky, in "Seasons of Success: the image of excellence")

sábado, 25 de junho de 2011

Noites de Inverno
















Agora se alargam as horas
das hibernais frias noites
e as nuvens são tormentosas
acima das altas torres.
Deixemos que ardam as lareiras,
transbordem as taças de vinho
e as palavras nos enleiem
com sua harmonia divina.
Velas agora iluminam
com sua chama o doce amor
e as folias e as mascaradas e a galanteria
afastam a atração do sono.





by Thomas Campion (1567-1620)

sexta-feira, 24 de junho de 2011

Social graces should be graceful!

> Remember that your actions are being observed. Use your very best manners at all times.
> Be conservative about ordering your food and beverages.
> Be careful with your conversation.
> And on top of all that, act natural!!
> Be sure to dress appropriately for the type of restaurant.
> Never complain about anything, even if there is mold growing on your ice cold steak!!
> Be a good conversationalist! Make sure each guest has a wonderful time.
> Loud conversations and laughter can disturb other people at the restaurant. Have a good time, but do it quietly.
> Wait until your guests are served before you begin eating.
> In a large group, encourage your guests to eat as soon as they are served.
> Visit different restaurants on your own, and choose several which conform to your entertaining needs. Frequent them regularly.


Reference:
Grant-Sokolosky, Valerie. Corporate Protocol: a brief case for business Etiquette. 2nd Printing, Dallas/Texas: Honor, 1998.

quinta-feira, 23 de junho de 2011

Business card

Three ways to present a business card:

> After a senior executive requests one.
> After a meal and social time.
> Only one at a time, once rapport has been established.

Do not throw your business card at just anybody.

(by Valerie Sokolosky)

quarta-feira, 22 de junho de 2011

Frases mágicas

Eu respeito sua honestidade comigo...

Eu agradeço o tempo em que ....

Eu concordo, temos um problema...

Obrigada pela informação; eu não sabia.

Tenho que pensar antes de dar uma resposta.

Perdoe-me, entendi mal. Não quis dizer isso.


Pare um instante

... deixe a luz do sol aquecer seu coração

e a brisa do mar tocar o seu rosto,

deixe que a magia da lua lhe

traga pensamentos felizes.

Pare apenas um instante e sinta

o coração contente.

Sorria por ser uma pessoa entusiasmada com a vida.

Simplesmente sorria.....