Vivências e convivências

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quarta-feira, 29 de junho de 2011

Agenda: uma espécie de "memória"

Existem inúmeros programas de computador que desempenham o papel de agenda. A agenda eletrônica possibilita o agendamento de reuniões, fazer follow-up, organizar fichário, fazer protocolo e habilitá-la como correio eletrônico.

Acredito que o software mais conhecido e disponível no mercado é o Microsoft Outlook. Ferramenta que utilizo para a tarefa de lembrar de compromissos aprazados e gerenciar e-mails. Considero-o de fácil manuseio (e olha que já sou cincoentona!!!) e com recursos necessários para facilitar a organização do trabalho em si.

Vale lembrar que a agenda é um importante instrumento de trabalho do profissional de secretariado e sua finalidade é auxiliar na lembrança e na organização dos compromissos diários de dirigentes. Registra os compromissos profissionais aprazados, de forma clara e concisa.

Indiferente do tipo de agenda que se venha a adotar (eletrônica, de papel, ou ambas), há determinadas recomendações que não caem em desuso ao se optar pela agilidade das novas tecnologias à nossa disposição. Vamos a algumas que considero essenciais:

 procurar, sempre, sincronizar as informações que constam na sua agenda com a de seu dirigente;
 as informações detalhadas devem estar na sua agenda e anotadas de forma clara e concisa: nome da pessoa ou pessoas envolvidas, assunto a ser tratado, local, hora e outros esclarecimentos;
 deixar um intervalo entre um compromisso e outro para o caso do compromisso se estender além do previsto ou para que o dirigente possa atender assuntos internos ou, ainda, possa preparar-se para o próximo encontro;
 evitar marcar compromissos para a segunda-feira de manhã, sexta-feira a tarde, dias antes e depois de viagens, feriados e férias;
 evitar agendar compromissos nas primeiras horas do dia para possibilitar o planejamento das atividades do dia, ou despachar, ou retornar telefonemas. E nem no início e final da tarde;
 quando marcar uma entrevista/compromisso, explicar à pessoa que está sujeito à confirmação do dirigente;
 sugerir o horário e não deixar que o interessado o faça;
 reconfirmar sempre todos os compromissos agendados;
 se houver coincidência de data e horário para dois compromissos, é necessário comunicar ao dirigente para que ele decida como proceder;
 lembrar o dirigente, com antecedência, dos compromissos assumidos para que ele possa organizar-se;
 subsidiá-lo com informações, relatórios e documentos a respeito dos assuntos que motivaram o compromisso;
 depois do compromisso atendido, fazer o follow-up das decisões tomadas ou a tomar.

Você adota uma agenda de mesa, também chamada de caderno da secretária?
Sim, isso mesmo, estou-me referindo ao caderno pequeno ou tipo universitário...

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